Démarche préparatoire à la compréhension puis à la construction des tableaux de gestion financière nécessaire au dossier de création d’entreprise
Etape 1 : définir les premiers besoins « matériels » et financiers
1. De quoi ai-je besoin pour débuter mon activité ? a. Mes besoins à long terme :
Terrain, construction, équipement, matériel… Ces besoins sont regroupés sous le terme Actif
immobilisé. Ils vont rester présents dans l’entreprise pendant plusieurs années. C’est pourquoi ils sont dits « immobilisés ». En fonction de leur nature, ils s’appellent immobilisations incorporelles (brevet, licence, fonds de commerce…), immobilisations corporelles (terrain, construction, installation technique…) ou immobilisations financières (placements financiers ou prêts à autrui)
b. Mes besoins à court terme :
Premier stock de marchandises, fournitures, premier argent déposé sur mon compte en banque professionnel, petite somme en espèce dans la caisse pour le jour d’ouverture… Ces besoins sont regroupés sous le terme Actif circulant. Ils vont évoluer chaque jour d’activité. Comme ils changent régulièrement, ils sont dits « circulants ». En fonction de leur nature, ils s’appellent Stocks, Créances clients ou Disponibilités.
Actif immobilisé et Actif circulant sont regroupés dans le document officiel normalisé Cerfa nommé BILAN comptable. En début d’activité ou en début d’exercice comptable, le bilan s’appelle bilan d’ouverture.
Bilan d’ouverture comptable simplifié
ACTIF PASSIF
= ce que l’entreprise doit posséder au jour d’ouverture de son activité
= avec quel argent l’entreprise a acheté ce qu’elle possède au premier jour d’activité
Actif immobilisé (2) Valeur Brute VB Capitaux propres (1) Montant
. immobilisations incorporelles . Apports personnels
. immobilisations corporelles . Subvention
. immobilisations financières
Actif circulant Dettes
. Stock (3)
. Créances clients (411)
Auprès des établissements bancaires : . EMLT (164)
+ DCT (= concours bancaires) . Disponibilités :
.. Banque (512) .. Caisse (530)
Dettes à court terme : . Dettes fournisseurs (40) . Dettes fiscales (43) . Dettes sociales (44) Les (chiffres) correspondent aux classes comptables.
2. Comment vais-je financer ces premiers besoins ? a. Je finance mon entreprise grâce mon argent personnel
Pour débuter mon activité professionnelle et montrer ma confiance en mon projet, je mets à
disposition de l’entreprise de l’argent personnel. Il servira à acquérir l’outil de travail (immobilisations) et/ou financer le début de l’activité (actif circulant). Cet argent, appelé Apport personnel me sera dû ultérieurement par mon entreprise. Il est regroupé la rubrique Capitaux propres du Passif.
b. Mon entreprise peut se financer grâce au banquier
Si l’argent personnel ne suffit pas à tout financer, l’entreprise peut solliciter le banquier.
Pour financer son besoin à long terme, c'est-à-dire son Actif immobilisé, l’entreprise doit solliciter sa banque pour obtenir un Emprunt à moyen ou long terme EMLT. Le montant emprunté s’inscrit au Passif du Bilan dans la rubrique Dettes et plus particulièrement Dettes auprès des
établissements de crédit.
Pour financer son besoin à court terme, c'est-à-dire l’actif circulant, ou si l’entreprise est confrontée à un manque d’argent passager, elle peut solliciter :
sa banque pour un prêt à court terme, remboursable en quelques mois. Son montant s’inscrit dans la rubrique Dettes et plus particulièrement Dettes auprès des établissements de crédit, additionné à l’emprunt à long terme s’il existe. L’argent dû s’appelle dette à court terme DCT.
ses fournisseurs, en leur demandant un délai de paiement. Le montant dû s’inscrit dans la rubrique Dettes et plus particulièrement en Dettes fournisseurs
l’état ou les organismes sociaux, en leur demandant également un délai de paiement. Le montant dû s’inscrit dans la rubrique Dettes et plus particulièrement en Dettes fiscales ou Dettes sociales.
A la fin du premier exercice comptable, et à chaque fin d’exercice comptable, un nouveau Bilan comptable dresse l’état des besoins et celui des financements. Ce bilan s’appelle Bilan de clôture.
Bilan de clôture comptable simplifié
ACTIF PASSIF
Liste ce que l’entreprise doit posséder au jour d’ouverture de son activité Liste avec quel argent l’entreprise a acheté ce qu’elle possède au premier jour d’activité
Actif immobilisé Valeur Brute VB Amortissement A Valeur Nette VN Capitaux propres Montant
. incorporel . Apports personnels
. corporel . Résultat
. financier . Subvention
Actif circulant Dettes
. Stock
. Créance clients
Auprès des établissements bancaires : . EMLT (164)
+ DCT (= concours bancaires) . Disponibilités :
.. Banque .. Caisse
Dettes à court terme : . Dettes fournisseurs (40) . Dettes fiscales (43) . Dettes sociales (44)
Dans le dossier de création d’entreprise, le bilan d’ouverture doit être fourni. Si vous le pouvez, proposez également le bilan de clôture de fin de premier exercice (facultatif).
Etape 2 : prévoir et anticiper le fonctionnement de l’entreprise
3. Comment va se dérouler l’activité de l’entreprise au quotidien ?
Chaque jour, pour mener à bien son activité, l’entreprise va :
acheter de la matière première, des marchandises, des prestations de services... Ces Achats (sauf les achats d’immobilisations – lire plus loin) constituent des consommations appelées Charges. Les charges « pèsent » sur l’entreprise.
vendre des produits finis, des marchandises ou des prestations de services. Ces ventes constituent des ressources appelées Produits. Les produits « apportent de l’oxygène » à l’entreprise.
En fonction du statut juridique choisi, le résultat sert de base de calcul pour :
les cotisations sociales
l’impôt et les taxes
Produits et Charges sont regroupés dans le document officiel normalisé Cerfa nommé COMPTE DE RESULTAT.
En comptabilité, les Produits et les Charges sont enregistrés au fur et à mesure de l’émission et de la réception des factures, dans le respect du Plan comptable général PCG. Chaque opération comptable s’enregistre avec un numéro de compte précisé par le PCG.
Ex : 627. Frais de tenue de compte bancaire ; 707. Vente de marchandise
Le Compte de résultat présente la synthèse annuelle des Charges et des Produits. Il peut se présenter de deux manières : en colonne ou en liste
Compte de résultat simplifié, présenté en colonnes
Charges (6) Montant Produits (7) Montant
D’exploitation 60. Achats
61. Services extérieurs 62. Autres services extérieurs 63. Impôts et taxes
64. Charges salariales et sociales 65. Autres charges
68. Dotations aux amortissements et provisions
70. Ventes
= Résultat d’exploitation
Financiers
66 76
= Résultat financier
Exceptionnels
67 77
= Résultat exceptionnel
Résultat de l’entreprise = Résultat d’exploitation + Résultat financier + Résultat exceptionnel Les chiffres correspondent aux classes comptables.
Sur les factures sont indiquées les modalités et les dates d’échéance c’est-à-dire les dates de paiement attendues des factures. Le paiement peut être au comptant (immédiat) ou différé de 1 à 60 j.
L’enregistrement comptable d’une facture ne s’accompagne donc pas forcément de l’enregistrement de son paiement.
Du fait de ce différé de paiement, la situation comptable peut donc être en décalage par rapport à la situation monétaire.
Ex : un achat de marchandise constitue une charge enregistrée en comptabilité dès la réception de la facture. Si le fournisseur m’a accordé un délai de paiement de 45 j fin de mois, le paiement sera effectif beaucoup plus tard. La situation bancaire n’est donc pas le reflet exact de la situation comptable.
Au fil du temps, des décalages entre la comptabilité (basée sur les factures) et la banque (basée sur les mouvements d’argent) apparaissent. Pour bien gérer mon entreprise, je devrai les vérifier et les anticiper.
Dans le dossier de création d’entreprise, le compte de résultat de fin de première année doit être fourni.
4. Que se passe-t-il au niveau du compte en banque la première année ?
Le compte en banque enregistre tous les mouvements d’argent : apports personnels, règlements clients, paiements des fournisseurs, remboursements de l’emprunt, paiements de la TVA, prélèvements
personnels…
Compte tenu du « mélange » des entrées et des sorties d’argent, le relevé de compte bancaire n’est pas le reflet exact du Compte de résultat. Il est plutôt le reflet de la Trésorerie, c’est-à-dire l’argent
réellement disponible sur le compte bancaire professionnel.
L’objectif de tout chef d’entreprise est de tout faire pour maintenir le solde bancaire au-dessus de 0, sous peine de devoir payer des intérêts appelés Agios.
Le suivi de la trésorerie est présenté dans un tableau mensuel dans lequel sont mis en avant tous les Encaissements (= entrées réelles d’argent) et tous les Décaissements (= sorties réelles d’argent). Ce tableau s’appelle le BUDGET MENSUEL DE TRESORERIE.
Normalement, ce budget mensuel doit coller au plus près au relevé bancaire. L’opération qui consiste à comparer le budget de trésorerie avec le relevé bancaire s’appelle le Rapprochement bancaire.
Il est important de comparer le Budget de trésorerie avec le Relevé bancaire pour s’assurer qu’il n’y ait pas d’erreurs, d’oublis de la part de l’entreprise, de la part des clients (virement) ou de la part de la banque.
Exemple de budget de trésorerie mensuel simplifié M
1
M2 M3 M4 M5 M6 M
7
M8 M
9
M10 M1
1
M1 2
Anné e Encaissement = Recettes
. .
Total des encaissements = - Décaissement = Dépenses .
.
Total des décaissements =
= Solde
Dans le dossier de création d’entreprise, le budget mensuel de trésorerie doit être proposé pour la première année d’activité.
Note : Les encaissements et les décaissements peuvent être listés comme bon vous semblent, par ordre d’arrivée, par ordre d’importance… ou semblable à la présentation du Compte de résultat (d’où parfois une confusion entre les 2 tableaux).
Même s’il est préférable de dissocier le compte de résultat et le budget de trésorerie, toutefois, les personnes qui maitrisent bien le sujet peuvent présenter leur budget de trésorerie en s’appuyant sur le même tableau que le Compte de résultat en liste.
Exemple de tableau combiné avec réaffectation des charges non décaissées pour obtenir la trésorerie
« Compte de résultat » M
1
M2 M3 M4 M5 M6 M7 M
8
M9 M10 M1
1
M1 2
Anné e Produits
. .
Total des Produits = - Charges
. .
- Dotation aux amortissements Total des charges =
= Résultat
Résultat cumulé
Budget de trésorerie + Dotation aux amortissements
+ TVA collectée - TVA déductible - TVA décaissée
- Remboursement d’emprunt - / + …
- Prélèvements privés
= Solde de trésorerie
Solde cumulé
Notes : Les prélèvements privés sont facultatifs. Ils peuvent être placés sous le Solde de trésorerie, en fonction de la lecture que l’on souhaite avoir du tableau.
Cas particuliers : la Dotation aux amortissements
Certaines charges ne correspondent pas réellement à une sortie d’argent. On dit qu’elles ne sont pas décaissables. C’est le cas notamment de la Dotation aux amortissements.
La Dotation aux amortissements est une facilité accordée par l’administration fiscale qui permet de comptabiliser sur plusieurs années l’acquisition d’un bien onéreux. Autrement dit, au lieu de comptabiliser l’achat d’un bien en totalité l’année de son achat (ce qui « plomberait » le résultat et pourrait sous-entendre que mon entreprise ne fonctionne pas bien), le coût du bien est réparti sur plusieurs années. L’impact est donc moindre sur le Résultat.
Pour autant, le bien est payé au fournisseur dès son achat. Il y a donc réellement un décaissement dès l’achat du bien. Ce décaissement a une incidence sur la Trésorerie pour le montant total (HT + TVA) mais il n’a une incidence sur le Résultat que pour sa quote-part d’amortissement annuel appelée Dotation aux amortissements.
Au fil des années, les amortissements se cumulent, ce qui fait perdre d’autant à la valeur initiale du bien acheté. Le montant total amorti est la traduction chiffrée de l’usure du bien qui sert pour l’activité de l’entreprise.
Le document explicatif des tableaux à fournir dans le dossier détaille cette notion d’amortissement.
5. Tout cela n’est que prévisions, suppositions… Puis-je estimer le moment où mon activité devient rentable ? oui, grâce au seuil de rentabilité
L’un des objectifs de l’installation à mon compte est d’espérer gagner correctement ma vie, correctement variant selon les besoins de chacun.
Comment puis-je savoir à partir de combien de temps mon activité devient rentable, c’est-à-dire que toutes mes charges sont payées et mon résultat devient enfin positif ?
L’outil qui permet de l’évaluer est le Compte de Résultat Différentiel CRD.
Le document explicatif des tableaux à fournir dans le dossier détaille cette notion de Seuil de Rentabilité SR suivie du Point Mort PM.
Etape 3 : Un an déjà ! que faire de tous ces chiffres ?
Après 1 an d’activité, il est intéressant d’avoir un regard sur ce qui vient de se passer.
Grâce au compte de résultat, je connais enfin le résultat c’est-à-dire le fruit, la récompense de tous mes efforts. Ai-je dégagé un bénéfice ? ai-je été rentable ? ou au contraire ai-je perdu de l’argent ? Cela valait-il la peine de m’installer à mon compte ?...
Mon résultat est positif. Ouf, c’est génial. Mais comment s’est-il constitué, grâce à quoi ? Le tableau des Soldes Intermédiaires de Gestion SIG va m’apporter des éléments de réponse en répondant aux questions essentielles : quelle est ma Valeur ajoutée VA ? quelles est mon Excédent Brut d’Exploitation EBE, autrement dit ma « marge »… Et surtout, il va permettre de me comparer avec les autres entreprises du même secteur d’activité. Au fil des ans, il permettra de mesurer l’évolution de mon activité, de ma rentabilité…
Le document explicatif des tableaux à fournir dans le dossier détaille cette notion de SIG.
Pour aider le banquier à se projeter dans le futur, le dossier doit également contenir sur les 6 premiers semestres, au choix, le Budget de trésorerie OU le Compte de résultat.
L’un des semestres devra intégrer une baisse d’activité équivalente à 20%. L’objectif est la recherche de solution pour palier ou faire face à cette baisse d’activité. Elle peut également correspondre au passage à la TVA => comment réagis-je ? Quelle mesure anticipatoire prends-je ?
Lorsque vos tableaux sont aboutis, n’hésitez pas à les compléter en proposant des affichages en % ex : produits qui rapportent le plus (30%), charges qui pèsent le plus (50%)…
Pour l’oral, pensez à une présentation synthétique avec pourquoi pas des graphiques.
