Le présent document présente les fonctions principales de l interface utilisateur d Access.

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1 ACCESS_0001_debuter_avec_Access.docx

Logiciel: MICROSOFT ACCESS 365

Sujet: Débuter avec Access

Type de document: Tutoriel

Référence Teknik prod du document: ACCESS 0001

Index

1 Le menu d´accueil d´Access. ... 1

2 Créer une base de données vierge. ... 5

3 Les formats de fichier des bases de données Access. ... 6

4 L´interface de Access. ... 7

4.1 Le panneau de navigation. ... 7

4.1.1 L´option « Custom » de la catégorie « « Navigate To Category » ... 8

4.1.2 L´option « Object type » de la catégorie « « Navigate To Category » ... 9

4.1.3 L´option « Tables and Related Views » de la catégorie « « Navigate To Category » .... 10

4.1.4 L´option « Created Date » de la catégorie « « Navigate To Category » ... 11

4.1.5 L´option « Modified Date » de la catégorie « « Navigate To Category » ... 11

4.2 Retour à l´ancien affichage des objets ... 12

4.3 Le Ruban ... 14

4.4 La barre d'outils d'accès rapide ... 17

Introduction

Le présent document présente les fonctions principales de l´interface utilisateur d´Access.

1 Le menu d´accueil d´Access.

Si lútilisateur lance Microsoft Access depuis Windows en utilisant le bouton démarrer (repère 1 de la Figure 1) puis en cliquant sur lícône de lápplication Access dans la liste de programmes disponibles (repère 1 de la Figure 1) il sera dirigé vers le menu dáccueil de Access (Figure 2).

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Figure 1 : lancer Access depuis la liste des programmes.

Figure 2 : Menu d´accueil d´Access.

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Si l´utilisateur double-clic sur une base de données Access existante (Figure 3), alors il sera

directement dirigé sous línterface de la base de données sans visualiser le menu dáccueil dÁccess.

Figure 3: icone d´une base de données Access déjà existante.

La partie centrale du menu dáccueil présente les bases de données récemment ouvertes, cliquer sur lúne déntre elles pour lóuvrir.

Figure 4 : la partie centrale du menu d´accueil de Access présente les bases de données récemment utilisées.

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Remarque : Access ne distingue pas les bases de données actives et les bases de données supprimées par l´utilisateur et présente ces deux catégories dans la partie récemment utilisée du menu d´accueil.

Si l´utilisateur clic sur une base de données qui a été supprimée alors un message d´erreur sera généré par Access signifiant que la base de données demandée est introuvable.

Le menu open permet dóuvrir les bases de données à partir de leurs emplacements, comme disponible sur le Drive de Microsoft mais également sur le disque dur du PC de lútilisateur, la fonction « Browse » permet à lútilisateur de naviguer dans les différents lieux de stockage des données afin de désigner la base de données à ouvrir.

Figure 5 : le menu « Open ».

La partie supérieure du menu « Home » de l´écran d´accueil (Figure 6) propose de nombreux formats de bases de données préformatées et pouvant répondre à des besoins en matière de gestion des contacts, suivi clients, inventaires etc. En utilisant le menu « More templates » (repère 2 Figure 6), l´utilisateur sera redirigé vers la liste complète des bases de données préformatées disponibles.

Figure 6 : bases de données préformatées disponibles.

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2 Créer une base de données vierge.

L´utilisateur clic sur le bouton « Blank database » pour créer une base de données.

Figure 7 : Bouton créer une base de données « Blank database ».

Access attribue un nom par défaut à la base de données (repère 1 Figure 8), il est conseillé de modifier le nom par défaut avec un nom plus approprié et explicite.

Par défaut, la base de données sera enregistrée dans le dossier « Documents » de lútilisateur. Le bouton (repère 2 Figure 8) permet à lútilisateur de modifier lémplacement dénregistrement de la base de données.

Lorsque les choix sont effectués, l´utilisateur clic sur le bouton « Create » (repère 3 Figure 8).

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Figure 8 : création d´une base de données.

Access ouvre alors la base de données nouvellement créée avec une nouvelle Table vierge.

Figure 9 : ouverture de la nouvelle base de données.

3 Les formats de fichier des bases de données Access.

Depuis Access 2007, le format par défaut des bases de données Access comporte l´extension

*.ACCDB pour ACCess Data Base. Avant Access 2007, les bases de données Access étaient formée avec l´extension *.MDB pour Microsoft Data Base.

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Pour information, Access 2019 supportait les versions suivantes des bases de données :

• ACCESS 2007-2019 ACCDB

• ACCESS 2002-2003 MDB

• ACCESS 2000 MDB

Pour les bases de données au format MDB l´utilisateur pourra les utiliser sous Access utilisant le format ACCDB, par contre si l´utilisateur souhaite conserver le format MDB, il ne sera pas en mesure de profiter des fonctionnalités disponibles depuis Access 2007 et son nouveau moteur de base de données Access Connectivity Engine (ACE).

Il est cependant possible d´enregistrer la base de données MDB au format ACCDB en utilisant la fonction « Save as ».

4 L´interface de Access.

Lorsque la nouvelle base de données est créée, l´utilisateur dispose d´une interface similaire à la Figure 10.

Comme pour la plupart des solutions logicielles de Microsoft Office, le menu du Ruban (repère 1 Figure 10) permet dáfficher les différents groupes dóption, dóutils, de fonctions proposées par le ruban de Access.

Le panneau de Navigation disponible sur la gauche de Access (repère 2 Figure 10) est un élément essentiel lors des opérations sous Access. Le panneau de navigation présente les Tables, les Requêtes (Queries), Formulaires (Forms), Rapports et autres objets de Access.

Ces deux éléments représentent les éléments essentiels dédiés la gestion d´une base de données sous Access. En complément une barre d'accès rapide aux outils est également disponible.

Figure 10: Menu du Ruban et le panneau de navigation.

4.1 Le panneau de navigation.

Lorsque l´utilisateur clic sur bouton repère 1 de la Figure 11 du panneau de navigation, un menu contextuel apparait permettant la personnalisation de l´affichage des objets affichés dans le panneau de navigation (repère 2 Figure 11).

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Figure 11: filtre permettant de sélectionner les objets afficher dans le panneau de navigation.

Les options de navigation sont divisées en deux catégories « Navigate To Category » (Naviguer vers une catégorie) et « Filter By Group » (Filtrer par Groupe).

L´utilisateur doit commencer par sélectionner une option dans la catégorie « Navigate To Category » puis faire un choix dans la catégorie « Filter By Group ».

4.1.1 L´option « Custom » de la catégorie « « Navigate To Category »

Cette option crée un nouveau dossier baptisé « Custom Group 1 » par défaut. Ce groupe contiendra les objets que l´utilisateur ajouteront par glisser/déposer. Les objets ajoutés dans ce nouveau dossier conservent leur type.

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Lorsque lútilisateur sélectionne lóption « Custom » alors la catégorie « Filter By Group » présente tous les groupes qui ont été créés par lútilisateur. Il est donc possible de sélectionner un de ces groupes dans « Filter By Group ».

La création de groupes est un moyen efficace pour regrouper au sein d´une même entité des objets de différents types (Tables, Requêtes, Formulaires) associés à une même activité comme la gestion des clients par exemple. Les objets contenus dans un groupe peuvent apparaître dans d´autre groupes également.

4.1.2 L´option « Object type » de la catégorie « « Navigate To Category »

L´option « Object type » correspond à l´option disponible par défaut.

Lorsque l´utilisateur sélectionne cette option dans « Navigate To Category » alors les options listées ci-dessous deviennent disponibles dans la catégorie « Filter By Group ».

• Tables

• Queries (Requêtes)

• Forms (Formulaires)

• Reports

• Tous les objets Access

Par défaut le panneau de navigation affiche tous les objets de la base de données concernée, aussi il est possible de sélectionner láffichage dún type dóbjet seulement en particulier.

Comme illustré en Figure 12, si l´utilisateur sélectionne « Tables » alors seuls les objets de la classe

« Tables » seront affichés dans le panneau de navigation comme illustré en Figure 13.

Figure 12 : sélectionner un type d´objet en particulier.

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Figure 13: seuls les objets de la classe "Tables" sont affichés dans le panneau de navigation.

4.1.3 L´option « Tables and Related Views » de la catégorie « « Navigate To Category »

Cette option (Figure 14) permet à lútilisateur de visualiser les liens quéntretien une Table donnée avec dáutres objets. Cette option peut sávérer utile pour la vérification des liens qu’entretien une Table avec les autres objets de la base de données avant sa suppression par exemple.

Figure 14 : option « Tables and Related Views”.

Dans l´exemple de la Figure 15, la Table « Customers_ID » contient les données utilisées par deux Requêtes et par cascade un formulaire.

Il est alors facile d´analyser que la suppression de la Table « Customers_ID » entrainera un disfonctionnement des deux requêtes et du formulaire reliés.

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Figure 15:liens d´une table avec d´autres objets de la base de données.

4.1.4 L´option « Created Date » de la catégorie « « Navigate To Category »

Cette option (Figure 16) permet à l´utilisateur de filtrer l´affichage des objets de la base de données par rapport à leur date de création.

Figure 16 : affichage des objets par date de création en utilisant le fonction « Created Date ».

4.1.5 L´option « Modified Date » de la catégorie « « Navigate To Category »

Cette option (Figure 17) permet d´afficher les objets de la base de données en fonction de leur date d´éventuelle modification.

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Figure 17: affichage des objets par date de modification en utilisant le fonction « Modified Date ».

4.2 Retour à l´ancien affichage des objets

Si la nouvelle présentation des objets dans la partie centrale de l´écran de Access par onglets ne convient pas à l´utilisateur, il est toujours possible de revenir à l´ancienne présentation par superposition de fenêtres en utilisant le menu suivant : File > Option > Dans la boîte de dialogue

« Access options » > sélectionnez le menu « Current Database » > dans le sous-menu « Document Windows Options » > sélectionnez lóption « Overlapping Windows ». Lútilisateur devra ensuite fermer puis redémarrer Access afin que la modification dáffichage demandée soient prises en compte.

Figure 18: affichage des objets par onglet (nouvelle présentation).

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Figure 19: Menu "File".

Figure 20 Sélection des Options de Access.

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Figure 21 : Sélection de l´Option “Overlapping Windows” (Fenêtres superposées).

Figure 22 : affichage des objets par superposition de fenêtres (ancienne présentation).

4.3 Le Ruban

Le Ruban a été introduit avec la version 2007 de Access.

Le Ruban est divisé en 6 onglets qui contiennent à leur tour un certain nombre de contrôles et commandes (voir repère 1 Figure 10). Les onglets du Ruban sont les suivants :

• L´onglet « File » lorsque l´utilisateur clic sur le titre de cet onglet, Access redirige

automatiquement lútilisateur vers la page dáccueil dÁccess (Backstage view). Cette page contient les options de création dúne nouvelle base de données, dóuverture de base de

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données existantes, de sauvegarde et de configuration des bases de données. La barre de menu latérale (repère 1 Figure 23) permet d´accéder à de nombreuses autres fonctions comme la sélection d´Options par exemple.

Figure 23 : page d´accueil d´Access.

• Lónglet « Home » cet onglet propose les options les plus fréquemment utilisées lors des sessions de travail sous Access. Sousvcet onglet lútilisateur dispose par exemple des fonctions de mise en forme, de copie, de collage, dórganisation et de filtrage.

• L´onglet « Create » est très utilisé car il permet la création de nouveaux objets de types Tables, Requêtes, Formulaires et de Rapports au sein de la base de données.

• Lónglet « External Data», cet onglet propose les outils nécessaires pour intégrer des sources de données extérieures dans Access. Cet onglet permet à lútilisateur de disposer dóutils dímportation et déxportation de données, de connexion avec des bases de données externes et de collaboration avec SharePoint ou avec dáutres plateformes.

• Lónglet « Database Tools», cet onglet met à la disposition de lútilisateur des outils pour travailler au sein de la base de données Access. On y trouve par exemple, lóutil essentiel de gestion des relations entre les différentes Tables présentes dans la base de données Access, un outil dánalyse des performances de la base de données, un outil de documentation de la base de données mais aussi des outils pour compacter et réparer la base de données si besoin est.

• L´onglet « Help» qui propose de l´aide en ligne ainsi que de la formation.

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Figure 24 : vidéo d´aide accessible depuis le menu Help > Show Training.

En complément aux 6 onglets précédemment cités précédemment, des onglets contextuels peuvent apparaitre en fonction de lóbjet particulier qui est sélectionné par lútilisateur. Dans léxemple de la Figure 25, le repère 1 pointe vers un onglet contextuel dédié au travail sur les tables car une table est sélectionnée dans le panneau de navigation (non représenté sur líllustration ci-dessous).

Figure 25 : exemple d´onglet contextuel.

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4.4 La barre d'outils d'accès rapide

Cette barre d´outils paramétrable regroupant les fonctions les plus fréquemment utilisées est disponible en haut à gauche de la fenêtre d´Access, dans la partie colorée (voir Figure 26).

Figure 26: position la barre d'outils d'accès rapide.

En cliquant sur la flèche orientée vers les bas (Figure 27) lútilisateur peut afficher ou supprimer les options dont il souhaite pouvoir disposer au sein de la barre dóutils dáccès rapide en cochant ou décochant les options disponibles.

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Figure 27: sélection des options de la barre d´outils d´accès rapide.

Si lútilisateur souhaite afficher dans la barre dóutils dáccès rapide une fonction qui nést pas présente dans la liste déroulante présentée en Figure 27, il est possible de sélectionner lóption

« More Commands… » (Figure 28) puis comme illustré en Figure 29 de sélectionner une fonction à ajouter dans la fenêtre de gauche (repère 1) puis de lájouter à la liste des fonctions à afficher dans la barre dóutils dáccès rapide en cliquant sur le bouton « Add >> » (repère 2) puis pour finaliser la commande lútilisateur clic sur le bouton « Ok » (repère 3).

Remarque : l´utilisateur dispose de plusieurs listes de fonctions disponibles par l´intermédiaire de la liste déroulante repère 4.

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Figure 28 : sélection de lóption « More Commands… » dans la liste déroulante des options de la barre dóutils dáccès rapide.

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Figure 29 : ajout dúne option par líntermédiaire de la boîte de dialogue de la barre dóutils dáccès rapide.

Figure 30 : la fonction « Export to Excel spreadsheet » de léxemple de la Figure 29 est désormais présente au sein de la barre dóutils dáccès rapide.