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SUBSTITUTUS
Guide de l’utilisateur
Personnel de soutien aux services directs aux élèves (SDÉ)
• Technicien (ne) en éducation spécialisée
• Préposé(e) aux élèves handicapés
Mise à jour 1e septembre 2020
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Table des matières
Introduction ... 3
Comment s’inscrire? ... 3
Modifier votre profil ... 5
Pour ajouter des spécialités et des niveaux ... Enregistrer vos écoles ... 6
Voir les coordonnées et les horaires des établissements sélectionnés ... 7
Réception des offres de remplacements ... 7
Consulter votre agenda... 9
Annuler une demande de remplacement « Acceptée » ... 10
Annulation d’une offre (par l’établissement ou par le T.E.S. OU P.E.H.) ... 10
Support... 11
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INTRODUCTION
Substitutus est un système de recherche et de réservation en ligne de suppléants/remplaçants destiné au domaine scolaire. Le service est déjà offert aux enseignants et aux concierges du primaire et aux remplaçants. La plateforme de réservation est accessible en tout temps. Les suppléants/remplaçants peuvent configurer leurs préférences et caractéristiques (niveaux, matières, disponibilités, etc.) et accepter, refuser ou annuler les demandes qu’ils reçoivent.
COMMENT S’INSCRIRE?
Pour vous inscrire, visitez le https://substitutus.com
1. Cliquez sur « Inscrivez-vous en tant que nouvel utilisateur ».
2. Remplir les champs demandés et cliquer sur « S’inscrire ».
Votre mot de passe doit contenir au moins 8 caractères et une lettre majuscule.
4 3. Visitez votre boîte courriel afin de confirmer votre adresse de messagerie. Un message vous aura été acheminé de la part de Substitutus. Cliquez sur le lien d’activation dans le courriel afin de confirmer votre compte.
Vous n’avez pas reçu le courriel?
Demander un nouveau courriel de confirmation en entrant à nouveau votre adresse courriel à l’endroit demandé.
4. Après avoir confirmé votre adresse courriel, vous pouvez vous connecter en cliquant sur « Cliquez ici pour vous connecter ».
5. Entrez vos informations et cliquez sur « Se connecter ».
Vous devez cliquer sur « ce lien » afin de valider votre adresse courriel.
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MODIFIER VOTRE PROFIL
1. Dans la section Accueil, sélectionner Mon profil.
2. Entrez vos informations personnelles et cliquez sur « Enregistrer ».
Pour les suppléants, vous devez cocher « Je suis disponible » pour recevoir les alertes en lien avec les demandes de remplacements.
Cochez :
- Je suis remplaçant – si vous souhaitez faire de la suppléance
- Je cherche un remplaçant – si vous êtes employé et que vous cherchez un suppléant
*Vous pouvez également sélectionner les deux statuts.
Il est très important de sélectionner le bon fuseau horaire (heure de l’Est nord-américain-Toronto).
Les heures de vos demandes pourraient être décalées si vous sélectionnez le mauvais fuseau horaire.
Inscrire votre matricule employé.
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Enregistrer vos établissements
IMPORTANT : Si votre navigateur internet vous demande de connaitre votre position, vous devez dire
« Oui » afin que la carte se positionne correctement en fonction de votre localisation.
Sur la carte disponible dans la section Mes écoles : - les écoles sont identifiées par un marqueur
- les Centres de services scolaire sont identifiées par des étoiles
Si vous désirez sélectionner tous les établissements du Centre de services scolaire de Laval (CSSL), il suffit de trouver l’icône rouge (avec étoile) représentant le CSSL. Cet établissement s’appelle « C.S. de Laval ». Vous pouvez ensuite cliquer sur Ajouter toutes les écoles.
Pour sélectionner seulement quelques écoles au Centre de services scolaire de Laval, vous devez ajouter les établissements souhaités un à un en allant sélectionner chacun des marqueurs rouges.
Les marqueurs des écoles sélectionnées deviendront verts . La configuration de votre profil est maintenant terminée.
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CONSULTATION DE VOTRE PROFIL
Voir les coordonnées et les horaires des écoles sélectionnées
1. Accédez à Mes écoles dans
le menu de gauche.
2. Sélectionnez
les écoles pour voir
les coordonnées et
les horaires des
écoles.
Réception des offres de remplacements
Une fois votre dossier évalué par le Service des ressources humaines, vous recevrez des offres de remplacement par courriel à l’adresse que vous avez fournie lors de votre inscription. En voici un exemple :
En cliquant sur le lien, vous serez redirigé vers le site de Substitutus où vous serez invité à vous connecter pour prendre connaissance de l’offre.
8 Voici comment l’offre vous sera affichée :
Vous aurez le choix d’« Accepter » ou de « Refuser » l’offre. Cliquer sur « Fermer » pour ignorer la demande sans y répondre.
Si vous acceptez la demande de remplacement, celui-ci sera automatique ajouté à votre agenda (section Agenda du menu de gauche).
Il est possible que vous receviez plus d’une demande par jour pour chacune des plages horaires pour lesquelles vous êtes disponible.
Dès l’acceptation de la demande, un courriel de confirmation sera automatiquement envoyé à la direction de l’établissement, via l’adresse courriel de l’établissement. Les informations en lien avec le remplacement et les coordonnées du remplaçant seront acheminées dans le courriel de confirmation.
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CONSULTER VOTRE AGENDA
Tous les remplacements à venir ainsi que ceux complétés seront affichés dans la section Mon agenda.
De plus, vous pouvez ajouter des événements personnels à votre agenda qui vous rendront non disponible pendant ces périodes. Il est possible de s’indiquer non-disponible uniquement en avant-midi/après-midi ou bien de dupliquer la non-disponibilité sur plusieurs semaines (périodicité).
Pour ajouter un événement à votre agenda, appuyez sur le bouton Ajouter un évènement.
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ANNULER UNE DEMANDE DE REMPLACEMENT « ACCEPTÉE »
Sachez également que si, pour une raison ou une autre, vous n’êtes plus disponible pour effectuer un remplacement pour lequel vous avez déjà accepté la demande, il est possible d’annuler votre réponse à tout moment. Par contre, nous privilégions un délai raisonnable d’une heure avant le début de la suppléance. Voici comment procéder :
1. Accéder à Mes remplacements dans le menu de gauche.
2. Repérer la demande pour laquelle vous n’êtes plus disponible.
3. Cliquer sur le crayon pour modifier votre réponse.
4. Cliquer sur le bouton « Annuler » pour annuler votre remplacement.
5. Une fenêtre apparaitra ensuite pour vous demander de confirmer l’annulation de votre remplacement. Cliquer sur « Confirmer ».
Les changements seront à nouveau portés à votre agenda.
ANNULATION D’UNE OFFRE (PAR L’ÉTABLISSEMENT OU PAR LA PERSONNE SALARIÉE T.E.S. OU PEH)
Il se pourrait également qu’un établissement ou un T.E.S. OU P.E.H. décide d’annuler un remplacement pour lequel vous aviez déjà été accepté, car le besoin n’est plus nécessaire.
L’annulation par l’établissement ou par le T.E.S. OU P.E.H. est possible jusqu’à une heure avant le début du remplacement.
En cas d’annulation, un courriel sera automatiquement envoyé à l’établissement, au T.E.S. OU P.E.H. et au T.E.S. OU P.E.H. remplaçant afin de les aviser que le remplacement est annulé.
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SUPPORT
Pour toute question concernant le système Substitutus, veuillez communiquer avec les personnes suivantes. Vous pouvez les joindre en composant le (450) 662‐7000 entre 6h00 et 19h00.
o Julie Paquette 450-662-7000 poste 1166 o Stéphanie Larose 450-662-7000 poste 1169
Afin de vous guider davantage dans le processus d’inscription, des capsules vidéo sont également disponible sur le site web de Substitutus. Cliquez ici pour accéder au site.
L’équipe de Substitutus est également disponible pour vous offrir du support au besoin. Vous pouvez communiquer avec eux via leurs réseaux sociaux.
