Expert/M Plus
Guide du nouvel utilisateur
www.wolterskluwer.be/business-software
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Table des matières
INTRODUCTION ... 3
OBJECTIF: ... 3
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR AVANT DE COMMENCER: ... 3
CRÉATION DOSSIER DANS EXPERT/M PLUS ... 4
PARAMÈTRES GÉNÉRAUX DANS EXPERT/M PLUS ... 8
Remplir les données du dossier ... 8
Création période comptable et/ou TVA ... 8
Création comptes généraux ... 8
Création journaux ... 9
CRÉATION NOUVEAU CLIENT / FOURNISSEUR ... 11
SAISIE FACTURE D'ACHAT / FACTURE DE VENTE ... 12
SAISIE OPÉRATIONS FINANCIÈRES ... 13
SAISIE OPÉRATIONS DIVERSES ... 15
LISTES DIVERSES ... 16
INFORMATIONS UTILES ... 17
Introduction
Objectif:
Le but de ce guide est de fournir aux nouveaux utilisateurs (indépendants ou PME), de brèves explications sur :
comment créer un dossier dans le logiciel comptable
comment configurer les paramètres généraux dans le dossier
comment créer des clients/fournisseurs, comptes, factures d'achat et de vente, opérations diverses et financières
Ce que vous devez savoir avant de commencer:
Expert/M Plus comptabilité
Logiciel comptable (comptabilisation d'achats et de ventes, création de la déclaration à la TVA, création de différentes balances)
Outre l'utilisation de la souris, Expert/M Plus peut aussi être commandé par le clavier. Voici une liste des touches les plus utilisées dans le programme:
Touches de fonction Fonction
CTRL + W Fermer une fenêtre
CTRL + N Appeler un écran de création
F8 Appeler les documents ouverts dans le financier
+ Accepter un document
* Appeler les aperçus (clients/fournisseurs/comptes généraux)
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Création dossier dans Expert/M Plus
Pour créer un dossier dans Expert/M Plus, suivez les étapes suivantes:
Démarrez la Gestion centrale des dossiers Plus pour vous trouver dans l'écran de connexion:
Connectez-vous avez l'Administrator sans mot de passe. Cliquez ensuite sur Gestion centrale des dossiers.
Cliquez sur le bouton Nouveau dossier.
Déterminez d'abord le type de dossier que vous allez créer.
L'écran suivant peut être différent selon le type de dossier.
Personne morale/société Personne physique/Particulier
Cliquez sur le bouton OK et ensuite sur Sélectionner.
Remplissez Général, Contact et sièges et TVA pour le type Personne morale et société.
Remplissez Données personnelles, Contact et sièges, Professionnel et TVA pour le type Personne physique et particulier.
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Lancez ensuite Expert/M Plus sous le menu Programmes.
Les données d'identification et les données concernant le numéro d'entreprise sont reprises de la Gestion centrale des dossiers. Les autres champs sont remplis avec les données par défaut.
Déterminez la devise de référence et le nombre de chiffres que peut contenir un compte général.
Cochez si vous allez travailler avec des Devises étrangères et/ou Unités et Ventilation privé par doc.
si les pourcentages privés des comptes généraux peuvent être appliqués lors de la comptabilisation de factures d'achat pour que seule la TVA soit appliquée à la partie professionnelle des frais.
L'exercice en cours est proposé par défaut. La date de début et de fin peuvent être modifiées.
Le nombre de périodes comptables est mis sur 4 (trimestre) ou 12 (mois) en fonction de la déclaration à la TVA mais il peut encore être modifié.
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Paramètres généraux dans Expert/M Plus
Remplir les données du dossier
Gestion – Données de base – Dossier
Modifiez ici certains paramètres après la création de votre dossier.Vous modifiez l'adresse dans la Gestion centrale des dossiers.
Création période comptable et/ou TVA
Clôtures – Glissement de période
Cliquez sur Glissement de période comptable et/ou Glissement de période TVA lorsque vous voulez comptabiliser dans une nouvelle période.
14 ou 6 périodes comptables sont utilisées par défaut, respectivement pour les déclarants mensuels et trimestriels à la TVA. Vous disposez donc toujours d'une période 0 pour reprendre le bilan d'ouverture.
Ensuite vous avez le nombre de périodes comptables, en fonction de l'assujettissement à la TVA et si vous le souhaitez, complété par une 13ème ou une 5ème période pour reprendre les opérations de fin d'année.
Ne créez une période que lorsque vous en avez réellement besoin pour comptabiliser! Dans les écrans de saisie des achats/ventes/opérations financières et diverses, la période créée en dernier est proposée par défaut.
Création comptes généraux
Gestion – Données de base – Comptes généraux
Pour créer un nouveau compte, remplissez le numéro et la description. Le Type de compte est rempli par défaut sur base du numéro de compte qui a été introduit.
Remplissez, si d'application, les autres champs.
Pour les comptes de charge, vous remplissez le pourcentage non déductible du montant de TVA dans le champ % TVA non déductible.
Pour les comptes de charge, vous remplissez le pourcentage qui peut être appliqué lors de la comptabilisation de documents d'achat dans le champ % Privé.
Vous indiquez les journaux dans lesquels vous allez utiliser le compte dans les champs Encoder aux …
Lors de la création d'un compte de la classe 2 ou d'un compte d'investissement, cochez le champ Investissement. Remplissez ensuite la durée, la méthode et le compte de charges de l'amortissement.
Copiez le plan comptable standard par Gestion, Données de base, Copier plan comptable standard!
Création journaux
Gestion – Données de base – Journaux des achats/des ventes
Pour les journaux des achats, des ventes et des opérations diverses, remplissez un numéro, un code alpha et une description. Pour les journaux des opérations financières, vous utilisez le compte général (compte des classes 55 ou 57) comme numéro.
Déterminez les champs qui doivent être demandés/affichés en cochant ou décochant les champs Visible et Arrêt.
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Gestion – Données de base – Journaux des opérations financières/diverses
Pour les journaux des opérations diverses, remplissez un numéro, un code alpha et une description.Pour les journaux des opérations financières, vous utilisez le compte général (compte des classes 55 ou 57) comme numéro.
Déterminez les champs qui doivent être demandés/affichés en cochant ou décochant les champs Visible et Arrêt et indiquez si certains contrôles (numéro de document, date,...) doivent être exécutés.
Remplissez les comptes généraux/la ventilation qui peuvent être utilisés par défaut lors de la comptabilisation de frais bancaires, recettes ou ventes quotidiennes, acomptes, différences d'arrondissement et de change et remises attribuées ou obtenues.
Dans le champ Paiement documents, choisissez Tous les documents!
Lors de la création d'un journal des opérations diverses, vous choisissez Standard pour les
comptabilisations diverses générales, Bilan d'ouverture pour l'ouverture manuelle ou automatique des comptes de bilan et Comptabilisations de clôture pour la comptabilisation de postes de clôture à la fin d'une période ou d'un exercice.
Création nouveau client / fournisseur
La création d'un nouveau client ou fournisseur est similaire.
Gestion – Données de base – Clients Gestion – Données de base – Fournisseurs
Le numéro est proposé selon le numéro le plus élevé déjà utilisé +1.Le code alpha est proposé sur base du nom. Les formes juridiques et les caractères spéciaux (-,’,…) en sont omis.
Il est conseillé de toujours remplir le champ Code de ventilation, Pourcentage de TVA et Compte d'achat/de vente. Ceci permet d'accélérer la saisie des données.
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Saisie facture d'achat / facture de vente
La saisie d'une facture d'achat ou d'une facture de vente est similaire.
Journaux – Achats – Encodage achats Journaux – Ventes – Encodage ventes
Sélectionnez le journal, l'exercice et la période (période comptable et période de TVA) dans lesquels vous voulez travailler.
L'échéance, la devise et le code de ventilation vous sont proposés sur base du fournisseur sélectionné.
Après avoir rempli et/ou accepté le dernier champ dans l'en-tête, une comptabilisation par défaut est proposée sur base du code de ventilation, du pourcentage de TVA et du compte général liés au fournisseur.
Dès que la ventilation est complète, vous pouvez accepter le document en cliquant sur la touche + dans le champ Code de ventilation ou CTRL + S ou sur une ligne de comptabilisation.
Vous pouvez parcourir la comptabilisation proposée avec les flèches et PageUp/Pagedown. Les modifications sont toujours effectuées sur la ligne de comptabilisation tout en bas de l'écran.
Saisie opérations financières
Journaux – Opérations financières – Encodage opérations financières
Sélectionnez le journal des opérations financières, l'exercice et la période (période comptable et période de TVA) dans lesquels vous voulez travailler.
Lors de l'encodage du tout premier extrait, vous devez aussi remplir le solde initial. Pour les extraits suivants, le solde initial est automatiquement proposé (à savoir le solde final de l'extrait avec la date la plus élevée). A la fin de l'extrait, le champ Solde actuel doit être identique au solde dans le champ Solde final. Le champ Encore à comptabiliser affiche, lors de l'encodage de l'extrait, le solde encore ouvert.
Les opérations sont affichées ligne par ligne dans le détail. Ceci est effectué sur base des codes de ventilation suivants:
Client (1)
Fournisseur (2)
Compte général (3)
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Ventilation Client/fournisseur
Si vous tapez F8 après avoir encodé le client/fournisseur, le numéro de document ou le montant, vous obtenez une liste des documents ouverts trouvés dans l'écran de sélection.
Dans l'écran de sélection, vous indiquez le document exact (un seul clic ou Enter sur la ligne
sélectionnée) et vous retournez vers l'extrait en cliquant OK. Vous pouvez indiquer plusieurs documents (paiement collectif). Si seulement une partie du document est payée, adaptez le montant dans le champ Paiement document à gauche en bas à l'écran.
Ventilation Compte général
Après avoir sélectionné le compte général, choisissez Débit ou Crédit et remplissez le montant.
Ventilation Frais bancaires avec TVA
Ce code de ventilation vous permet de comptabiliser et de reprendre automatiquement les frais assujettis à la TVA dans la déclaration à la TVA. Le compte général et le pourcentage de TVA sont proposés mais peuvent être modifiés. Vous devez seulement encore remplir le montant net. Une ligne de comptabilisation est alors automatiquement créée pour le montant de la TVA.
Ventilation Recettes journalières
Vous utilisez cette ventilation pour les ventes sans facture qui sont directement traitées dans le journal des opérations financières. Le compte général et le pourcentage de TVA sont proposés mais peuvent être modifiés. Vous devez seulement encore remplir le montant net. Une ligne de comptabilisation est alors automatiquement créée pour le montant de la TVA.
Dès que la ventilation est complète, vous pouvez accepter le document en cliquant sur la touche + dans le champ Code de ventilation ou CTRL + S ou sur une ligne de comptabilisation.
Il est conseillé d'introduire les opérations financières lorsque les factures d'achat et de vente se trouvent dans Expert/M Plus.
Si les factures ne se trouvent pas dans Expert/M Plus, elles devront ensuite être apurées de façon manuelle.
Saisie opérations diverses
Journaux – Opérations diverses – Encodage opérations diverses
Sélectionnez le journal des opérations diverses, l'exercice et la période (période comptable et période de TVA) dans lesquels vous voulez travailler.
Lors de la comptabilisation, veillez à ce que le solde de la comptabilisation dans le champ Solde actuel se trouve sur 0 pour pouvoir accepter la comptabilisation.
Les opérations sont affichées ligne par ligne dans le détail. Ceci est effectué sur base des codes de ventilation suivants:
Client (1)
Fournisseur (2)
Compte général (3) Ventilation Client/fournisseur
Si vous tapez F8 après avoir encodé le client/fournisseur, le numéro de document ou le montant, vous obtenez une liste des documents trouvés dans l'écran de sélection. Vous indiquez le bon document dans
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Listes diverses
Après la saisie des factures, opérations diverses et financières, vous pouvez imprimer un nombre de listes (comptables) et effectuer des consultations.
Les listes/consultations les plus intéressantes sont les suivantes:
Consultation – Documents – Clients/Fournisseurs
Cette liste vous permet de consulter rapidement le solde ouvert et/ou payé de clients/fournisseurs en détail à l'écran. Ces listes sont surtout pratiques lorsqu'un client ou fournisseur vous demande plus d'informations.
Impression – Clients/Fournisseurs – Documents ouverts clients/fournisseurs
Cette liste vous donne un aperçu des documents ouverts et/ou payés des clients/fournisseurs. Vous déterminez vous-même le classement, les détails et les données (données personnelles, références,...) que vous voulez imprimer sur base des cases à cocher.Impression – Clients/fournisseurs – Echéancier clients/fournisseurs
Cette liste sera divisée en périodes sur base de la date clé et des jours d'échéance introduits. Tous les documents sont repris indépendamment de leur jour d'échéance dans une de ces périodes, soit dans le passé (déjà échus), soit dans le futur (à échoir).
Impression – Journaux
Vous pouvez imprimer ici toutes les comptabilisations effectuées pour les achats, ventes, opérations financières et diverses.
Impression – Balances – Balance par soldes comptes généraux
Cette liste vous permet de consulter le résultat d'une certaine période.Informations utiles Manuel
Vous pouvez consulter le manuel en ligne par Aide. Vous pouvez aussi faire appel au manuel pendant l'utilisation du programme grâce à la touche F1. Si vous utilisez cette dernière méthode et que vous étiez par exemple dans un écran d’encodage des achats, vous accéderez automatiquement à l’aide au niveau de l’encodage des achats.
Ce manuel est uniquement disponible en ligne. Ceci signifie qu’il est toujours à jour mais également que vous devez disposer d’une connexion Internet pour pouvoir le consulter.
MyFAQ
Via MyFAQ sur le portail client MyServices de www.wolterskluwer.be/business-software/fr, vous pouvez trouver une réponse aux questions les plus diverses des logiciels que vous utilisez couramment.
Vous accédez à MyServices en introduisant votre numéro de client et votre mot de passe à la première page de notre site (en haut à droite) et en cliquant ensuite sur la flèche bleue.
1-2-3 Support
Vous pouvez enregistrer directement votre question ou problème 24h sur 24 à partir de notre portail 1-2-3 Support sur www.wolterskluwer.be/business-software/fr. Votre demande de support se trouve alors directement dans notre système d’enregistrement et est traitée First in First out par les collaborateurs du Service Desk. Vous pouvez ensuite suivre en ligne (la progressions de) toutes vos demandes de support auprès de Wolters Kluwer pour tous vos produits.
Allez vers www.wolterskluwer.be/business-software/fr.
Cliquez en haut à droite sur Login, remplissez votre numéro de client et votre mot de passe et cliquez sur Connecter.
Cliquez sur le lien 1-2-3 Support au milieu de la page et ensuite sur Enregistrez ici votre demande de support sous le point 3. Demander de l’aide.
Répondez aux questions, complétez vos données et cliquez sur Envoyer.
Vous recevez immédiatement à l’écran, la confirmation que nous avons bien reçu votre demande de support et un de nos collaborateurs vous contacte.
Garantie de formation
Après avoir suivi la/les formation(s) requise(s), vous bénéficiez de 6 mois de garantie de formation.
Pendant cette période, vous pouvez contacter notre Service Desk pour poser des questions qui ne sont pas couvertes par le Contrat de mise à jour.
Consultez notre Product Catalogue sur www.wolterskluwer.be/business-software/fr pour un aperçu
