Document de travail – mis à jour le 22 avril 2013 Page 1
Rôle, accès et formation des utilisateurs de HSPnet
Les permissions des utilisateurs dans HSPnet sont déterminées par trois paramètres :
Niveau d’accès
Formation Spécificités du rôle de l’utilisateur
Administrateur local : Coordonnateur demandeur Coordonnateur receveur Obligation d’avoir 1 administrateur par organisme
La formation en classe est obligatoire. L’administrateur local possède les droits suivants :
Modification des enregistrements des étudiants et du personnel Modification de la configuration
L’administrateur local a donc un rôle important dans la protection de la vie privée et la qualité des données pour son établissement.
L’administrateur local peut aussi former les utilisateurs réguliers si ceux-ci ont effectué le module en ligne.
Utilisateur régulier : Coordonnateur demandeur Coordonnateur receveur Agent de destination Enseignant
Personnel clérical Il peut y avoir plus d’un utilisateur régulier
La formation en classe n’est pas toujours obligatoire. Elle peut être remplacée par une formation téléphonique ou une formation par un administrateur local. Dans tous les cas, l’utilisateur doit auparavant effectuer le module en ligne.
L’utilisateur régulier ne peut modifier les données concernant les étudiants, le personnel et la configuration (privilèges de l’administrateur local).
L’utilisateur régulier, selon son niveau d’accès, peut réaliser les opérations suivantes : Modification des placements
Modification des calendriers de stages
Toute modification peut avoir un impact sur les autres utilisateurs.
Niveau d'accès
Détermine la capacité à ajouter ou modifier la configuration et les registres du personnel et des
étudiants
Rôle utilisateur
Détermine l'accès aux écrans et les droits d'ajout et de modification de chaque écran
Options spéciales
Restreint l'accès aux données
Permission d'utilisation
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Rôles - Organismes demandeurs (OD)
Rôles Description Type de formation selon le niveau d’accès
Administrateur local Utilisateur régulier
Coordonnateur demandeur (CD) Fonctions: TOUTES
Planifie, crée et envoie les demandes
Vérifie les réponses et ajoute/met à jour les demandes Affecte les étudiants et les enseignants, conçoit les courriels
Produit les horaires, rapports et correspondance Peut faire d’autres tâches d’ordre administratif au besoin (voir le rôle suivant)
Nouvel utilisateur
Formation en classe obligatoire – 1 jour Une formation de dépannage par téléphone (1.5h) sera offerte en attendant de recevoir la formation en classe. Cette formation ne couvre pas l’ensemble des fonctionnalités utilisées par l’administrateur.
Mise à jour
Formation en classe – 0.5 jour Fonctions avancées (rapport, module de correspondance, etc.)
Formation en classe – 0.5 jour par sujet
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local Une formation de dépannage par téléphone sera offerte pour supporter l’administrateur local en cas de besoin
Mise à jour
Formation en classe – 0.5 jour Fonctions avancées (rapport, module de correspondance, etc.)
Formation en classe – 0.5 jour par sujet
Soutien administratif - général Fonction: Maintien à jour les informations du système;
soutien administratif
Gère les informations touchant les programmes, les profils de cours, les documents téléversés
Gère les données sur les étudiants et le personnel/enseignant, conçoit les courriels
Gère les cohortes et les listes de classe (initialisation, absences, fin d’études)
Produit les horaires, rapports et correspondance Peut aider dans la création, l’envoi et le suivi des demandes
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local
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Rôles Description Type de formation selon le niveau d’accès
Administrateur local Utilisateur régulier
Soutien administratif - étudiants Fonction: Maintien à jour les informations étudiantes Gère les bases de données des étudiants et des enseignants incluant les pré-requis
Gère les cohortes et les listes d’inscriptions (initialisation, dispense pour un cours, congé, fin d’études)
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local
Enseignant Fonction: Constate ses horaires et les étudiants qui lui sont affectés; maintien à jour ses informations personnelles
Passe en revue les stages, les étudiants et les horaires qui lui sont attribués
Communique avec les personnes ressources des sites et de ses étudiants
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local
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Rôles - Organismes receveurs (OR)
Rôle Description Type de formation selon le niveau d’accès
Administrateur local Utilisateur régulier
Coordonnateur receveur (CR) Fonction: TOUTES
Vérifie les demandes reçues, signale les conflits d’horaire potentiels et désigne un précepteur si nécessaire
Réachemine électroniquement les demandes (aux destinations utilisant HSPnet) ou par courriel au besoin
Assure le suivi avec les destinations et les écoles afin de résoudre les problèmes liés aux horaires ou autre Assure le suivi des demandes en attente afin de limiter les délais de réponse
Produit des rapports incluant des horaires et des répertoires
Peut faire d’autres tâches d’ordre administratif au besoin (voir le rôle suivant)
Nouvel utilisateur
Formation en classe obligatoire – 1 jour Une formation de dépannage par téléphone (1.5h à 2h) sera offerte en attendant de recevoir la formation en classe. Cette formation ne couvre pas l’ensemble des fonctionnalités utilisées par l’administrateur.
Mise à jour
Formation en classe – 0.5 jour Fonctions avancées (rapport, module de correspondance, etc.)
Formation en classe – 0.5 jour par sujet
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local Une formation de dépannage par téléphone sera offerte pour supporter l’administrateur local en cas de besoin
Mise à jour
Formation en classe – 0.5 jour Fonctions avancées (rapport, module de correspondance, etc.)
Formation en classe – 0.5 jour par sujet
Soutien administratif- Général Fonction: Maintien à jour les informations du système;
soutien administratif
Aide les destinations dans la gestion et la mise à jour de la base des données des précepteurs et des profils de destination
Fait le suivi des stages et des affectations en vue de l’arrivée des étudiants et de l’enseignant
Produit des rapports incluant des horaires et des
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local
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Rôle Description Type de formation selon le niveau d’accès
Administrateur local Utilisateur régulier
répertoires Peut aider le CR à :
passer en revue les demandes reçues
réacheminer électroniquement les demandes (aux destinations utilisant HSPnet) ou par courriel au besoin
assurer le suivi des demandes en attente au besoin Agent de destination Fonction: Répond aux demandes reçues; désigne des
précepteurs
Passe en revue les demandes reçues et répond aux questions ou aux préoccupations des personnes ressources
Accepte ou refuse les demandes; désigne des précepteurs au besoin
Communique avec les personnes ressources des écoles et des enseignants
Nouvel utilisateur
Formation par l’administrateur local
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Responsabilités de l’administrateur local
Administrateur local
Un coordonnateur demandeur ou receveur auquel sont assignées des tâches supplémentaires en lien avec l’utilisation du logiciel
Agir à titre de personne-ressource auprès de l’équipe HSPnet et de l’Agence de la santé et des services sociaux de Montréal Gérer les accès des nouveaux utilisateurs:
Étape 1 – Distribuer le Guide de démarrage pour nouveaux utilisateurs
Étape 2 – Recevoir un avis de la part du centre d’assistance confirmant que l’orientation en ligne est complétée Étape 3 – Initialiser les comptes d’utilisateur et établir les droits d’accès
Au besoin, préparer des procédures spécifiques de l’organisme pour soutenir les politiques de HSPnet Exemple : rédiger une procédure pour la signature de formulaire de consentement aux étudiants
Modifier la configuration du système Former les utilisateurs réguliers
