Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF)
Cahier des charges pour le
développement du site internet des Jeux de la Francophonie
Actualisé le 31/10/2014
LOT 1 : Refonte site des jeux
LOT 2 : Application des inscriptions en ligne
LOT 3 : Transmission des listes de départ et des résultats
2 Sommaire:
Introduction ... 5
I. Présentation générale du site des Jeux de la Francophonie ... 6
1. Historique ... 6
2. Objectifs selon les cibles ... 6
Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie ... 6
Auprès des lauréats des éditions précédentes ... 7
Auprès du CNJF ... 7
Auprès des médias ... 7
Auprès du grand public ... 7
3. Présentation du site et de sa visibilité (quelques chiffres) ... 7
4. Bases de données du site ... 10
5. Présentation du contenu du site des Jeux ... 11
6. Présentation du backoffice... 14
7. Administration du site ... 14
8. Présentation de la demande ... 14
Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie ... 15
Auprès des lauréats des éditions précédentes ... 15
Auprès du CNJF ... 15
Auprès des médias ... 16
Auprès du grand public ... 16
LOT 1 - Cahier des charges technique - Refonte du site internet des Jeux de la Francophonie ... 18
Identification des besoins ... 19
Quelques exemples de sites des Jeux (Commonwealth et Glasgow) ... 20
Ce qu’il faut maintenir sur le site ... 21
Dysfonctionnements à corriger : ... 22
Rubrique « les lauréats » ... 22
Rubrique « les résultats : ... 22
Nouvelles fonctionnalités à intégrer ... 23
a) General ... 23
Fonction mobile ... 23
Formats vidéo ... 23
Téléchargement des photos et des vidéos ... 23
Réseaux sociaux ... 23
Option agrandir/diminuer le texte ... 24
Revoir l’apparence des pages ... 24
Insertion des photos ... 24
Passage à une nouvelle édition ... 24
3
b) Fonctionnalités à intégrer par rubrique : ... 25
Accueil ... 25
Les jeux ... 26
Le CIJF ... 26
Les lauréats ... 27
Pages personnelles ... 27
Les résultats ... 27
Cote d’Ivoire 2017 ... 27
Les Etats invités ... 28
La carte de la Francophonie ... 28
Les partenaires ... 28
Rubriques utilitaires ... 29
Moteur de recherche ... 29
Medias – Espace presse/medias ... 29
Forum ... 30
Liens utiles ... 30
Les Jeux en images ... 30
Lettre électronique ... 31
Contenu à prendre en compte dans l’offre technique : ... 32
II. LOT 2 - Cahier des charges technique- Actualisation de l’application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux de la Francophonie ... 33
Identification des besoins ... 34
Présentation de l’application ... 35
Catégories de participants ... 35
Processus d’inscription ... 36
Participants membres de la délégation ... 36
Participants non-membres de la délégation ... 57
Extractions ... 58
Fonctionnalités à intégrer dans l’application d’inscription en ligne ... 59
Etape de préinscriptions aux disciplines ... 59
Etape de qualification ... 59
Etape d’inscription nominative et définitive ... 61
Extractions ... 63
General ... 63
Supports à télécharger en ligne ... 64
NB : toutes les personnes des délégations (officiels, accompagnateurs, médias, arbitres) devront également remettre au Responsable de dossier pour téléchargement sur le site des Jeux de la Francophonie : une photo d'identité format passeport lors de l’étape d’inscription nominative en vue de leur accréditation ... 70
Accréditations ... 70
4
Contenu à prendre en compte dans l’offre technique : ... 71
III. LOT 3 - Cahier des charges technique – Développement d’une application sur la transmission des listes de départ et des résultats aux Jeux intégrée au site internet des Jeux ... 72
Historique ... 73
Objectif ... 73
Développements souhaités ... 73
Quelques exemples de sites ... 74
Compléments : ... 78
Calendrier de livraison souhaité : ... 79
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Introduction
Le site des Jeux géré par le CIJF et animé par des volontaires en service civique (www.jeux.francophonie.org) est le site de référence des Jeux de la Francophonie ; il est permanent et assure la continuité entre chaque édition. Il fonctionne de manière complémentaire avec celui du CNJF et marque de manière concrète la présence des Jeux sur le web. Il représente à la fois un outil de travail mais également un outil de communication essentiel.
Lors des derniers Jeux qui se sont déroulés à Nice en 2013, le site a bien fonctionné et à pleinement joué son rôle. D’un côté par l’efficacité du système d’inscriptions en ligne même si certains points peuvent être améliorés ; d’autre part, par la diffusion continue des résultats en temps réel. Rappelons que le site est sécurisé par un nom de domaine en « https » depuis 2013, ce qui garantit notamment aux Etats la confidentialité des données inscrites sur le site.
En 2008, Le CIJF a choisi la société Oliance afin d’effectuer une refonte du site internet des Jeux de la Francophonie. Celui-ci existe donc depuis 6 ans. Durant cette période, le site a fait l’objet d’actualisations régulières. De plus, le gestionnaire de publications en ligne utilisé dénommé SPIP, date également de 2008.
Celui-ci a rempli sa mission depuis 2008 et répondu aux objectifs fixés par le CIJF mais il a besoin d’être actualisé ou refondu en gardant toutefois les éléments essentiels et les fonctionnalités présents sur le site à l’heure actuelle. Il s’agira donc de voir ce qui a bien fonctionné et ce qui reste à développer.
Au regard de nos nouveaux besoins, il y a lieu de procéder à une actualisation technique (évolution de la version de de SPIP de la version actuelle 1.9.2d vers une version actuelle plus élevée) ou à une refonte complète (induisant un changement de langage). De plus, il est nécessaire au regard des évolutions souhaitées avant, pendant et après les jeux de pouvoir administrer le site plus librement sans devoir avoir recours au prestataire pour des modifications qui engendreraient un coût supplémentaire.
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I. Présentation générale du site des Jeux de la Francophonie
(www.jeux.francophonie.org)
1. Historique
1998 : création du site internet officiel des Jeux de la Francophonie ; à ce moment (et jusqu’à 2004) le CIJF était sous l’égide de la CONFEJES.
2008 : suite à l’intégration du CIJF au sein de l’OIF en 2004, le site internet officiel a fait l’objet d’une refonte complète en terme de graphisme, de contenus et de structure de ses informations ; la société Oliance a été désignée en avril 2008 pour réaliser la refonte du site des Jeux de la Francophonie suite à un appel d’offre.
2010 : la page d’accueil a été revue de manière à mettre en valeur les actualités, les liens vers les sites jeunesse et intégrer des fonctionnalités interactives (forum, quizz, image la plus vue, liens vers les réseaux sociaux…)
2011 : le site internet officiel intègre un module d’inscription en ligne à l’édition France/Nice 2013 pour les délégations.
2012 : le site internet officiel intègre un module d’inscription en ligne à l’édition France/Nice 2013 pour les participants non concurrents : invités, officiels, médias.
2013 : la rubrique « Les Jeux en images » a été revue afin de permettre le téléchargement des photos en haute définition.
2013 : la page d’accueil a été actualisée de manière à mettre en valeur les réseaux sociaux (les tweets du compte Twitter des Jeux sont visibles en page d’accueil).
2013 : maintenance et actualisation : diffusion en direct et en streaming des compétitions sur le site des Jeux.
2013 : Passage du site en https (mode sécurisé)
2014 : Après les jeux, création d’un fil twitter sur la page d’accueil ; basculement d’une édition à l’autre
2. Objectifs selon les cibles
Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie
- permettre aux Etats et gouvernements d’inscrire leurs délégations (concurrentes et non concurrentes) en ligne
- permettre aux Etats et gouvernements engagés à participer aux Jeux de se renseigner en temps réel sur l’état d’avancement des dossiers de pré-inscriptions, de qualifications et d’inscription ainsi que toutes les activités liées à l’organisation des Jeux de la Francophonie ;
7 Auprès des lauréats des éditions précédentes
- valoriser les lauréats des éditions précédentes des Jeux de la Francophonie.
- développer un réseau des lauréats des Jeux (contact, actualités, discussions par thématique ou discipline sur le forum, photos, etc…)
Auprès du CNJF
- transmission des données des inscriptions pour les accréditations des participants
Auprès des médias
- transmission des listes de départs, des résultats, des photos et vidéos téléchargeables ainsi que des informations (brèves, communiqués de presse, documents, …)
Auprès du grand public
- informer et présenter les Jeux de la Francophonie au grand public
- être une source d’information et donc un outil de travail pour l’ensemble des partenaires des Jeux de la Francophonie (institutionnels, médias, privés) impliqués dans l’organisation des Jeux ;
- permettre aux médias et aux officiels de faire une demande d’accréditation en ligne
3. Présentation du site et de sa visibilité (quelques chiffres)
En termes de visibilité, le site des Jeux de la Francophonie connait actuellement :
- une moyenne de 9169 visiteurs par mois en 2014 et de 28 878 visiteurs par mois l’année des Jeux (une évolution des visites par mois est présentée plus bas)
- 4876 abonnés à la lettre électronique des Jeux (une évolution des abonnés par mois pour les douze derniers mois est présentée plus bas)
8 Évolution des visites
Il est important de souligner que le site des Jeux dispose d’un excellent référencement puisqu’il apparaît en tête des recherches Google avec les mots clefs : « Jeux Francophonie » (voir ci-dessous)
Évolution des abonnés à la lettre électronique des Jeux
Les abonnements à la lettre électronique sont passés de 3955 en juin 2013 à 4899 abonnés en mai 2014 soit 944 abonnés de plus. Les demandes d’abonnements sont donc en nette progression et démontre la capacité du site et de l’équipe du CIJF à promouvoir cette lettre électronique.
Synthèse de la couverture médiatique des Jeux
Plus spécifiquement, la VIIe édition des Jeux de la Francophonie qui s’est tenue en France, à Nice, du 7 au 15 septembre 2013, fût un succès notamment en terme de médiatisation au niveau international :
2013
janvier 14 466
février 16 455
mars 21 485
avril 18 876
mai 19 267
juin 16 606
juillet 20 493
aout 32 006
septembre 152 023
octobre 13 047
novembre 11 633
décembre 10 183
2014
janvier 10 135
février 8 434
mars 9 824
avril 8 284
mai 7 126
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- plus de 250 millions de téléspectateurs ont pu suivre les images des compétitions, produites en haute définition, avec 49 heures de programme de directs et de résumés quotidiens ;
- plus de 50 millions d’auditeurs avec des émissions radios quotidiennes ;
- plus de 1000 articles de presse produits durant les Jeux et plus de 150 journalistes internationaux présents à Nice ;
- plus de 150 000 internautes avec 10 heures de programme de diffusion en direct (en streaming) sur le site des Jeux et des milliers de fans sur les réseaux sociaux liés aux Jeux (Facebook et Twitter) ; Ces Jeux ont permis d’offrir une très large visibilité au pays et à la ville hôte, à l’OIF ainsi qu’aux partenaires officiels. Ces Jeux se sont affirmés comme le plus grand événementiel diffusé en langue française à travers le monde.
Synthèse du site internet des Jeux de la Francophonie, septembre 2013
- 50 brèves publiées sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie - 152 023 visites sur le site des Jeux de la Francophonie
- 4 899 abonnés à la lettre électronique des Jeux (106 abonnés en septembre) - 6 communiqués de presse
- 15 vidéos
- 268 photos publiées
Evolution des visites du 7 au 15 septembre 2013 :
Il convient de souligner que le site a de nombreux aspects positifs. Il a permis de diffuser les différentes vidéos des Jeux de la Francophonie 2013 et d’intégrer les résumés quotidiens en VOD mais également les images des compétitions en haute définition. Il est attractif avec des outils en lignes efficaces. Il a répondu aux besoins des Etats notamment mais aussi des lauréats. L’attention est aujourd’hui concentrée sur la mise en ligne de portraits de lauréats de la dernière édition. A cet effet, voici un tableau répertoriant l’ensemble des portraits réalisés et mis en ligne sur le site (voir page suivante)
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Concernant la médiatisation des Jeux sur internet, environ 1000 articles de presse ou brèves ont été publiées sur divers sites au courant du mois de septembre.
Facebook et Twitter sont également appréciés des internautes puisque la page Facebook compte aujourd’hui 2849 j’aime et les Jeux sont suivis sur Twitter par 730 personnes. Le site possède un fil d’actualité twitter et des liens vers les réseaux sociaux qui jouent le rôle de passerelle.
4. Bases de données du site
Voici quatre tableaux qui récapitulent l’ensemble des inscriptions faites sur le site pour les Jeux France/Nice 2013.
Inscriptions médias et organisateurs
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5. Présentation du contenu du site des Jeux
La page d’accueil a été conçue de telle manière qu’elle mette en valeur : - les actualités des Jeux
- les dernières vidéos - la photo la plus vue
- liens vers les réseaux sociaux
- lien vers les images prises des éditions précédentes (notamment la dernière édition) - pendant les Jeux, lien vers les résultats en temps réel
- flux RSS
- compte à rebours
Actuellement, le site des Jeux de la Francophonie contient huit rubriques principales avec des informations sur :
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- les Jeux de la Francophonie en général (« Les Jeux ») : histoire, philosophie, objectifs, valeurs - le CIJF (« Le CIJF ») : statuts, missions, agenda, Direction du CIJF, Conseil d’Orientation; les
membres du Conseil d’Orientation disposent d’un espace privé pour faciliter la transmission des documents et donc la communication avec le CIJF ;
- les lauréats des Jeux de la Francophonie (« Les lauréats ») : portraits d’artistes, de créateurs et de sportifs médaillés lors des précédentes éditions, leurs actualités (agenda des lauréats) et leurs pages personnelles. Les lauréats disposent d’un espace privé pour créer leur pages personnelles, ce qui leur permet de mettre en ligne sur le site des Jeux des informations sur leurs prochains évènements, leurs récompenses (prix, bourses, etc.), leurs parcours (attachement du CV) ainsi que sur leurs participations aux Jeux ;
- les résultats (« Les résultats ») : les médaillés par édition et par discipline (culturelle, sportive et de création), le total des médaillés par édition et par Etat, les record féminins et masculins ainsi que le livret des résultats de la dernière édition ;
- la prochaine édition des Jeux (« Côte d’Ivoire 2017 ») : des informations sur les actualités et évènements liés à la préparation de l’édition 2017, informations sur le pays hôte, les disciplines inscrites au programme ;
- les Etats et gouvernements invités (« Les Etats invités »): les 77 Etats et gouvernements invités à participer aux Jeux, les conditions de participation, un espace privé dédié aux Etats et gouvernements pour effectuer l’inscription en ligne de leurs délégations, les tableaux d’inscription puis de qualification des Etats et gouvernements inscrits, puis qualifiés, des renseignements pratiques, des manuels techniques de chaque discipline ;
- les partenaires des Jeux (« Les partenaires ») : institutionnels, privés, médias
- Les Jeux Côte d’Ivoire/Abidjan 2017 (« Jeux 2021 ») : le processus de candidature pour la désignation du pays hôte de l’édition qui suit l’édition en cours ;
Une rubrique du site est dédiée aux visuels des Jeux de la Francophonie (« Les Jeux en images ») : des photos de la dernière édition (France 2013) mises à la disposition du grand public (format basse définition et haute définition) et des photos des précédentes éditions en format BD et des vidéos.
Le site est également doté :
- d’un forum (« Forum ») pour permettre au public de recevoir des réponses sur des sujets comme : la participation aux Jeux, la vie du site, les actualités des Jeux et plus particulièrement sur le fonctionnement des pages personnelles pour les lauréats.
- d’un espace médias (« Medias ») afin de permettre aux journalistes de télécharger les communiqués de presse, les revues de presse, le kit de communication ainsi que d’autres documents spécifiques à chaque édition des Jeux (affiches, dossier de presse, etc.)
- d’une lettre électronique, avec la possibilité d’abonnement et désabonnement sur le site des Jeux - d’une rubrique contacts (coordonnées de l’ensemble de l’équipe du CIJF) et liens utiles qui contient
des liens vers les sites de la Francophonie et des partenaires - d’un moteur de recherche
Vous trouverez en page suivante l’architecture du site (modèle de données) fournie par Oliance.
13 Architecture du site (modèle de données)
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6. Présentation du backoffice
Trois grandes parties sont actuellement gérées dans le backoffice du site par le CIJF : - la publication des articles et des brèves (y compris des photos et des vidéos) - la gestion de la base de données « concurrents » et « non concurrents » - l’envoi des lettres électroniques
7. Administration du site
Parmi les caractéristiques de ce site, la Direction du CIJF met l’accent sur la capacité de pouvoir être le maître d’œuvre des prochaines évolutions du site et de sa ligne éditoriale. L’objectif est que le site du CIJF ainsi créé puisse vivre au moins six ans sans faire l’objet d’une dépense budgétaire.
Le site internet des Jeux de la Francophonie, lié à l’actualité doit permettre non seulement une mise à jour régulière de son contenu informatif mais également une réorganisation de ses rubriques en fonction du calendrier : avant les Jeux, pendant les Jeux et après les Jeux.
Cela implique pour le CIJF d’avoir une totale maîtrise de l’interface de gestion et d’administration du site et que celle-ci soit suffisamment souple pour lui permettre de revoir la ligne éditoriale, c'est-à-dire d’ajouter, modifier ou enlever des rubriques, ainsi que le contenu informatif que ce soit les titres, le texte, l’affichage des photos ou des vidéos.
L’accent sera mis sur la construction d’outils permettant à l’équipe en charge de la mise à jour de s’approprier de manière simple et efficace la gestion du site, ce personnel étant sans compétence en programmation web.
8. Présentation de la demande
Le site internet des Jeux de la Francophonie, depuis sa refonte en 2008 et jusqu’à présent remplit pleinement sa mission et atteint les objectifs fixés, avant, pendant et après les Jeux, auprès des différentes cibles et ce, du fait des différentes évolutions techniques qui ont pu être réalisés au cours de ces dernières années.
En vue de la prochaine édition 2017, le site internet des Jeux, sécurisé en https depuis 2013, doit évoluer, dans le cadre des objectifs statutaires du CIJF pour répondre encore davantage aux nouveaux objectifs du site des Jeux :
De façon générale :
- devenir un outil plus performant, plus efficace et plus adapté pour répondre aux besoins des 77 Etats et gouvernements de la Francophonie invités aux Jeux au niveau des inscriptions en ligne (des pré-sélections
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jusqu’aux accréditations), de la transmission des résultats, de l’espace de travail sécurisé dédié aux membres du Conseil d’orientation du CIJF, du moteur de recherche, des supports en ligne (photo, vidéo, guide, livret, etc.). Ceci demande certaines évolutions techniques du site au niveau de son ergonomie, de la base de données, de ses applications et de ses fonctionnalités.
- devenir plus attractif, dynamique et interactif pour accroitre et doubler, voir tripler le nombre de visiteurs du site par mois avant les Jeux pour passer de 10 000 visites par mois actuellement à 20 000 à 30 000 visiteurs par mois et pendant la période des Jeux passer de 150 000 visiteurs enregistrés lors de la précédente édition à 300 000 visiteurs durant la prochaine édition de 2017 avec également une fonction streaming passant de 10h de direct lors des précédent Jeux à la totalité de la programmation soit plus de 60 heures de programmes. Ceci demande également une refonte du site au niveau de son ergonomie et de ses fonctionnalités en gardant le contenu du site (texte, photos, vidéos, base de données, etc) tel qu’il est actuellement sur le site des Jeux.
De façon spécifique selon les cibles :
Auprès des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie
- améliorer l’application des inscriptions et permettre le téléchargement en ligne sur le site des Jeux de supports d’accompagnement lors des phases de pré-sélection pour accroitre la qualité des sélections (documents, supports audiovidéo, etc.), lors des inscriptions nominatives pour permettre de récolter des supports nécessaires à la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que pour les photos des participants en vue de leurs accréditations ;
- développer une application permettant la transmission des listes de départ et des résultats en temps réel (cf. recommandations de l’évaluation et cahier des charges des VIIIes Jeux) ;
- refaire les outils en ligne comme par exemple le moteur de recherche et l’espace dédié aux membres du Conseil d’orientation du CIJF pour devenir une véritable plateforme collaborative et leur permettre de télécharger facilement les guides, rapports, documents de travail, etc.
Auprès des lauréats des éditions précédentes
- développer le réseau des lauréats des Jeux par édition et par discipline à travers un forum dédié et développer leurs pages personnelles en lien avec les réseaux sociaux.
- augmenter les supports audio et vidéo pour les présenter et les faire connaitre dans le cadre de la promotion des lauréats artistes et sportifs et de leur accompagnement mais aussi dans le soutien de leur carrière.
Auprès du CNJF
- transmission des listes de départ et des résultats en temps réel en lien avec le site de la VIIIe édition développé par le CNJF (cf. cahier des charges de la VIIIe édition)
- transmission sécurisée des données des inscriptions pour les accréditations des participants (cf.
cahier des charges de la VIIIe édition)
16 Auprès des médias
- développer un espace média plus fonctionnel et attractif regroupant toutes les informations dont les médias ont besoin et qui puissent être téléchargeables : communiqués, dossier de presse, photos et vidéos hautes définition, listes de départ et résultats en temps réel, archives, grille de programme tv, coordonnées satellitaires pour la reprise du signal international, contacts, etc.
Auprès du grand public
- fidéliser les visiteurs actuels et attirer de nouveaux visiteurs pour doubler puis tripler le nombre de visiteurs par mois avant les Jeux (20 à 30 000 visites par mois) puis durant les Jeux (300 000 visites par mois) et ce, afin de contribuer encore davantage à l’un des résultats attendus: contribuer au rayonnement de la Francophonie, du pays hôte et des Jeux de la Francophonie (en terme de notoriété et d’image) ;
- développer de nouvelles fonctionnalités pour plus d’attractivité et de lisibilité et de suivi : fonction mobile, liens réseaux sociaux, photos et vidéos, streaming, moteur de recherche, listes de départ et résultats en temps réel, etc.
Aujourd’hui, du fait des avancées rapides technologiques, les sites internet évoluent rapidement et doivent être régulièrement développés et actualisés.
Au regard des objectifs recherchés, il s’agit donc de disposer d’un outil de travail plus performant et d’un outil de communication plus attractif.
Il s’avère donc essentiel de faire évoluer le site des Jeux en termes d’ergonomie et de navigation pour l’internaute mais aussi de gestion.
Le développement et l’actualisation du site doivent se faire à trois niveaux :
- LOT 1 : refonte du site internet : l’évolution et l’actualisation technique du site : ergonomie, navigation, outils, fonctionnalités ;
- LOT 2 : l’actualisation et le développement de l’application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux )
- LOT 3 : le développement d’une nouvelle application sur la transmission des listes de départ et des résultats des Jeux et donc d’une nouvelle rubrique « Résultats en temps réel/Résultats » (qui sera en lien avec le moteur de recherche et l’application des inscriptions en ligne)
Au regard de l’ensemble de ces éléments développés, de l’analyse critique réalisée, des objectifs recherchés, des rubriques et applications à maintenir et à actualiser ainsi que des améliorations et nouvelles fonctionnalités identifiés à développer, il s’avère nécessaire que le site internet subisse une refonte complète.
Ceci pourrait se faire à travers une refonte complète (réécriture du code) soit à une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP. Tel qu’indiqué dans la description de
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l’offre technique du présent appel d’offres, le prestataire soumissionnaire doit argumenter son choix de CMS et ses solutions techniques pour chacun des trois lots.
Concernant l’application des inscriptions en ligne, l’actualisation et le développement peuvent se faire de plusieurs façons :
- option A : soit une refonte complète de l’application des inscriptions en ligne des jeux (réécriture du code) dans le même CMS choisie que pour la refonte du site des jeux
- option B : soit une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP pour cette application en prenant en compte le fait de devoir rattacher ensuite cette application au site des jeux refondu selon le nouveau CMS choisie
- option C : toute autre façon jugée utile et efficace comme par exemple le paramétrage d’un logiciel d’accréditation existant et le développement d’un module d’inscription/qualification Le prestataire soumissionnaire doit argumenter son choix : option A, B ou C.
Les modifications/ajouts/développements apportées au site des Jeux ne doivent pas modifier le contenu actuel du site (texte, photos, vidéos, documents (publique ou privés), données BD (coordonnes, documents), etc). Les contenus du site doivent être conservés tel qu’ils sont actuellement sur le site des Jeux.
Les Jeux de la Francophonie représentent le plus grand événementiel sportif et culturel de la Francophonie.
A l’instar des autres sites internet des grands événements internationaux, le site internet des Jeux de la Francophonie se doit ainsi d’évoluer pour continuer de jouer pleinement son rôle d’outil de travail efficace pour le CIJF, les Etats et gouvernements, l’ensemble des participants, les lauréats, les médias et les organisateurs. Il doit également jouer son rôle de vitrine des Jeux et de la Francophonie sur internet, média de plus en plus utilisé notamment par les jeunes à travers le monde.
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LOT 1 - Cahier des charges technique - Refonte
du site internet des Jeux de la Francophonie
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Identification des besoins
Le site des Jeux de la Francophonie est à la fois un site institutionnel et événementiel. Il ne change pas beaucoup pendant de long mois, et une fois l’événement proche, subit beaucoup de modifications et doit être malléable pour permettre les changements nécessaires.
Objectifs du site :
Durant les Jeux : Communiquer sur les compétitions, les actualités, les résultats en direct, permettre la retransmission de l’ensemble des compétitions. Concernant les médias, permettre la mise à disposition de contenus divers afin de permettre une communication optimale sur les Jeux.
En dehors des Jeux : La problématique principale est de faire vivre le site et d’éveiller l’intérêt des internautes en dehors de l’événementiel qu’est l’édition des Jeux. L’enjeu est de communiquer sur la dernière édition, sur la suivante, promouvoir les lauréats. Il s’agit de garder une veille sur l’actualité des lauréats et sur tous les événements relatifs aux Jeux de la Francophonie ainsi qu’aux disciplines sportives, culturelles et créatives dans ce cadre.
Le site a six ans, ce qui est l’espérance de vie normale d’un site. Internet change constamment, les sites ont donc besoin d’être mis à jour régulièrement et d’évoluer conjointement avec les nouvelles pratiques en cours.
Il faut donc améliorer son ergonomie, la présentation des documents et informations contenues sur le site, l’objectif est que l’internaute apprécie le site internet par son ergonomie, sa navigation, ses contenus, le poussant à revenir régulièrement.
L’ergonomie du site doit être repensée : le site doit être plus esthétique visuellement et disposer d’une ergonomie qui permet à l’internaute d’obtenir les informations rapidement. L’information doit être mise en valeur, le nombre de scroll (défilement d’écran avec la souris) doit être réduit au maximum.
Il doit être à la fois léger, bien organisé et très attractif. Souvent, les internautes n’ont pas su trouver les informations car les rubriques n’étaient pas claires, il y avait trop d’informations. Il faut simplifier les pages tout en rendant le tout plus esthétique et mettre en valeur un contenu de qualité.
La Direction du CIJF souhaite que le site des Jeux soit un outil de communication pérenne, axé sur l’actualité, évolutif, informatif et attractif.
La dynamique actuelle du site doit être préservée et renforcée. Le site doit permettre de capter l’attention et d’intéresser davantage les 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie ainsi que le grand public.
SPIP : SPIP est un système de publication pour l’Internet qui s’attache particulièrement au fonctionnement collectif, au multilinguisme et à la facilité d’emploi. C’est un logiciel libre, distribué sous la licence GNU/GPL.
Il peut ainsi être utilisé pour tout site Internet, qu’il soit associatif ou institutionnel, personnel ou marchand.
La version utilisée pour le site des Jeux de la Francophonie 1.9.2d est parue le 27 Janvier 2008. Depuis, SPIP s’est développé et sa dernière version 3.0.16 est sortie en 2014. Ces mises à jour obligent le CIJF soit à une
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refonte complète de l’application des inscriptions en ligne des jeux (réécriture du code) soit à une évolution technique de la version SPIP existante vers une version actuelle plus élevée SPIP.
Quelques exemples de sites des Jeux (Commonwealth et Glasgow)
Dans un souci d’amélioration constante du site des Jeux de la Francophonie, il est essentiel de procéder à un benchmarking et ainsi analyser ce qui se fait dans d’autres évènements similaires. Voici donc une capture d’écran du site de la fédération des Jeux du Commonwealth. Sont présents sur cette page d’accueil, des applications twitter et facebook pour commenter et aimer la page des Jeux du Commonwealth, de nombreuses photos et surtout plusieurs rubriques intéressantes et qui synthétisent l’ensemble des informations nécessaires aux internautes qui se rendent sur le site, qu’ils soient particuliers ou journalistes. L’information est ainsi accessible de manière simple et rapide.
La deuxième capture d’écran permet d’avoir une information rapidement sur une édition recherchée par l’internaute. En cliquant sur l’une des éditions, il est possible d’obtenir tous les contacts et les informations nécessaires (téléchargements, images, clips vidéos). (Voir page suivante)
Page d’accueil du site de la Fédération des Jeux du Commonwealth (capture d’écran 1)
Page d’accueil de la rubrique des Jeux par édition. (capture d’écran 2)
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La sous-rubrique des Jeux de Glasgow contient de nombreuses informations (capture d’écran 3)
Cette rubrique (ci-dessus) permet à l’internaute de basculer sur le site des Jeux de Glasgow, qui sont la prochaine édition des Jeux du Commonwealth qui a lieu cette année au mois de juillet. La présence d’un décompte en haut de la page permet de rendre la page dynamique.
Ce qu’il faut maintenir sur le site
Les rubriques présentes actuellement sur le site doivent être maintenues, c’est-à-dire : 1) Accueil
2) Les Jeux 3) Le CIJF 4) Les lauréats 5) Les résultats
6) Côte d’Ivoire 2017 (rubrique qui change d’une édition a l’autre) 7) Les Etats invités
8) Partenaires
9) Jeux 2021 (rubrique qui change d’une édition a l’autre)
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Elles représentent les grands thèmes des Jeux de la Francophonie et sont essentielles comme outil de travail et outil de communication à destination de nos cibles.
Les contenus du site doivent être conservés, le site possède en effet une grande quantité d’images des Jeux, de vidéos en streaming, de portraits de lauréats et toute l’actualité relative aux Jeux mais aussi toutes les données soumises au CIJF par les Etats et gouvernements lors de l’étape d’inscription en ligne (coordonnées, photos, documents, etc) . Une mine d’informations précieuse qu’il convient de préserver tout en retravaillant sur la forme du site.
L’application des inscriptions en ligne destinée aux Etats a bien fonctionné. Même si certains paramètres restent à retravailler, l’application a bien fonctionné et les retours des Etats ont été positifs.
Enfin l’onglet des résultats en temps réel a permis aux internautes de consulter rapidement et en direct les résultats des Jeux.
Dysfonctionnements à corriger :
Rubrique « les lauréats »
- Pour les rubriques portraites d’artistes et portraits de sportifs, au moment où on agrandit la page, parfois il y a des soucis d’affichage de la barre de navigation grise :
Rubrique « les résultats :
- Au moment où on clique sur „Retrouvez les résultats des VIIes Jeux de la Francophonie en temps réel”, on a toujours les rubriques „France 2013” et „Jeux 2017” qui apparaissent.
https://www.jeux.francophonie.org/-Resultats-jeux-
Une fois le passage à une nouvelle édition fait, il doit apparaitre Cote d’Ivoire 2017 et Jeux 2021 (tel qu’il apparait sur la page d’accueil du site des Jeux)
- Si on clique sur France 2013 il y a d’autres sous-rubriques cliquables à gauche (des rubriques archivées).Si on clique sur « Jeux 2017 » on a « Erreur 404 ».
- au survol de la souris sur les autres rubriques, il y a une erreur d’affichage :
23 Rubrique « rubriques utilitaires »
- les deux sous-rubriques « Records féminins » et « Records masculins » de la rubrique « Les résultats » n’apparaissent pas
- la rubrique « Contacts » ne s’affiche pas : https://www.jeux.francophonie.org/-Contacts- Rubrique « Les Etats invités »
- une vingtaine d’États n’apparaissent pas sur le site des Jeux dans la liste des États invités https://www.jeux.francophonie.org/-Les-Etats-invites-?act=liste
Nouvelles fonctionnalités à intégrer
a) General Fonction mobile
- Intégrer une interface mobile sur le site des Jeux. L’objectif est que les personnes ayant des smartphones accèdent à une version mobile plus ergonomique, plus légère, en phase avec le système d’exploitation du téléphone. La navigation actuelle sur les smartphones est difficile en raison de la taille du site.
Formats vidéo
- Le site doit également accepter le format mp4 (même d’autres formats si possible) Téléchargement des photos et des vidéos
- Pour qu’un internaute puisse télécharger des photos ou des vidéos, quelle que soit la rubrique utilisée, il serait souhaitable de prévoir son enregistrement (seulement le courriel).
Réseaux sociaux
Au vu de l’essor des réseaux sociaux, les passerelles entre le site et les réseaux sociaux doivent être développées notamment au travers de divers outils que ces sites proposent aux internautes comme le bouton « j’aime », commentaire ou partage pour facebook. Les internautes doivent avoir la possibilité de partager, d’aimer ou de commenter chaque publication du site internet.
Exemple de bouton de partage en bas à droite de l’image
Au même titre que le fil d’actualités twitter, il est possible d’intégrer un fil d’actualités facebook à droite de la page d’accueil du site.
- Sur la page d’accueil, il convient d’enlever les liens vers les réseaux sociaux (ci-dessous) ; aussi d’ajouter un bouton vers YouTube (avec les options « Voir » et « s‘abonner » au moment où la souris survole le bouton)
- La chaine YouTube des Jeux : https://www.youtube.com/user/JeuxFrancophonie
24
- Revoir la mise en page pour « s’abonner aux flux RSS » Option agrandir/diminuer le texte
- enlever les deux boutons :
Ces boutons n’ont pas d’intérêt puisqu’il est possible pour l’internaute d’agrandir la page avec une fonctionnalité de Mozilla ou Google Chrome par exemple
Revoir l’apparence des pages
- mélange de carrés et ovales au moment où d’autres sous-rubriques sont crées
Insertion des photos
A l’heure actuelle, les photos ne sont pas bien mises en valeur dans les articles et rubriques du site. Il est important de revoir leur insertion dans les articles. Il est impossible de mettre les photos les unes à côté des autres ou de les organiser autrement, le code de la page ne le permet pas. Cela casse la dynamique des articles et ne rend pas le tout attrayant. Aussi, mettre en valeur les photos de la zone contextuelle du site.
Ex : https://www.jeux.francophonie.org/Signature-du-cahier-des-charges,1028
Il serait souhaitable que les photos s’agrandissent dans une pop-up afin que chacun puisse les regarder en haute-définition et que l’internaute puisse les faire défiler avec un commentaire en dessous.
Passage à une nouvelle édition
Une fois une édition des Jeux passée, le CIJF doit pouvoir faire le passage vers l’édition qui suit. C’est-à-dire archiver les articles concernant l’ancienne édition et préparer des rubriques pour la nouvelle édition. (Ce passage implique plusieurs rubriques : Les Jeux – 7 éditions inoubliables, Côte d’Ivoire 2017 -…, Jeux 2017, Lettre électronique, etc.) Ce passage doit pouvoir être géré par le CIJF.
25 b) Fonctionnalités à intégrer par rubrique :
Accueil
La page d’accueil subie de nombreuses modifications avant et pendant les Jeux ; il faut donc que l’équipe du CIJF soit en mesure d’en avoir le contrôle afin de pouvoir mettre en place les changements qui s’imposent sans passer systématiquement par l’agence dédiée.
Elle ne doit pas proposer trop de contenus : il s’agit de simplifier les choses, de mettre en valeur ce qui doit l’être, et de rendre l’expérience de navigation confortable et logique pour l’internaute, sans le submerger d’informations. Il faut privilégier le qualitatif sur le quantitatif.
La page d’accueil doit rester relativement simple : elle doit mettre en valeur l’information jugée la plus importante par le CIJF et ne doit pas fournir trop d’informations tout de suite.
Faire dans le minimal : garder les photos sur la page d’accueil en HD qui mettent bien a valeur les Jeux.
Rester minimaliste dans la mise en page : pas trop de couleurs, pas trop de lien, mettre bien en valeur des belles photos des Jeux.
Il faut repenser l’affichage des brèves sur la page d’accueil, peu attractives pour le moment car trop petites et mal mises en valeur. L’internaute doit pouvoir accéder aux dernières actualités et brèves sans devoir descendre tout en bas du site. Les photos attachées aux brèves doivent également être mises en valeur et mettre en même temps en valeur la brève. Le système est pour l’instant limité. Les brèves disparaissent dès qu’on les met en archives et que le lien n’est plus visible sur la page concernée, tandis qu’elles encombrent les pages lorsqu’elles s’accumulent. Les brèves peuvent être classées par le biais d’un répertoire. Elles restent donc accessibles et mises en valeur sur le site.
Les autres rubriques de la page d’accueil peuvent inclure l’agenda, utile hors et pendant les Jeux pour les rendez-vous à venir ; un lien Twitter et Facebook; un lien vers les médaillés des Jeux ; une vidéo mise en valeur sur la page ; un lien vers la médiathèque du site, lien pour s’inscrire à la lettre des Jeux, le compte à rebours, les logos des partenaires.
- prévoir un bandeau publicitaire logo ou texte partenaires des Jeux défilant en page d'accueil (en bas ou sur le côté) – proposition : en-dessous des liens Twitter et Facebook
- prévoir la fonction streaming à activer avant et pendant les jeux - éclaircir la police dans le menu principal
- Concernant la vidéo des Jeux durant 51 minutes, le fait qu’elle démarre à chaque connexion pose problème. Cela peut gêner l’internaute qui navigue sur le site.
26
- Concernant la lettre électronique, il conviendrait de la rendre accessible de manière plus évidente qu’actuellement. Le lien n’est pas très lisible. De plus, il serait intéressant d’inclure une pop-up qui s’ouvrirait non pas dès l’arrivée sur le site mais au bout de 30 secondes, après que l’internaute ai parcouru quelques pages. Une pop-up demeure un risque de lasser l’internaute, c’est pourquoi, il serait bon de ne pas l’intégrer dès l’arrivée sur le site. De plus, l’accès aux précédentes brèves me paraît essentiel si l’internaute recherche une information précise. Cette pop-up ne doit pas être permanente. De temps en temps, le CIJF doit pouvoir activer cette pop-up.
- faire le logo des Jeux cliquable (vers la page d’accueil même si le texte « Les Jeux de la Francophonie » renvoie aussi sur la page d’accueil)
- pendant les Jeux, l’équipe en charge de la gestion du site doit pouvoir ajouter des boutons spécifique pour reprendre en page d’accueil les rubriques : « Résultats en temps réel », « Accréditations », « Les médaillés » etc. Prévoir un espace avec la possibilité d’ajout de plusieurs boutons ; le CIJF peut modifier les titres (les boutons) et le lien vers lequel le bouton renvoie.
Compte à rebours :
- le CIJF doit pouvoir modifier le « titre » pour le compte à rebours (remplacer « Cote d’Ivoire/Abidjan 2017 » par le pays hôte de la prochaine édition
- le CIJF doit pouvoir enlever ce rectangle une fois une édition passée et le remettre à nouveau sur le site si/quand il le souhaite
Les jeux
Sous rubrique : « En coulisse »
- Il faut prévoir un espace pour mettre les versions longues des interviews ; actuellement on a la possibilité de mettre les versions longues sans qu’elles soient visibles sur le site ;
- pour cette rubrique, le fait que le texte n’est pas justifié rend l’affichage moins joli; trouver une autre mise en page pour cette rubrique; une maquette graphique serait souhaitable ; Le CIJF
« Conseil d’orientation » espace privé
- A renommer cet espace : « Plateforme de travail collaborative CO-CIJF »
- le CIJF doit pouvoir choisir l’ordre des documents ainsi que grouper les documents par dossier (par année, par réunion/évènement, etc.)
- le CIJF doit pouvoir ajouter (une fois les dossiers créés) des dossiers (années et réunion) et choisir l’ordre des dossiers
Exemple structure des documents : - 2013
o Mission visite des sites [possibilité de joindre plusieurs documents et choisir l’ordre des documents]
o Cérémonie de signature du cahier des charges [possibilité de joindre plusieurs documents et choisir l’ordre des documents]
o etc.
- 2012 ….
27 Les lauréats
L’habillage actuel des rubriques « Portraits d’artistes » et « Portraits de sportifs » n’est pas très attrayant et ne donne pas à l’utilisateur l’envie d’explorer cette rubrique. Il s’agit de repenser le mode de présentation des portraits des lauréats.
- possibilité de mettre autant de portraits qu’on souhaite pour chaque lettre (si la page garde le même format, le groupement par lettre)
Pages personnelles
- Relooking des pages personnelles afin de les rendre plus attrayantes.
- Dans l’espace privé des lauréats, le champ « Les liens vers des sites d'amis » qui se trouve dans l’espace privé des lauréats doit être modifié et nommé : « Page Facebook » (le champ ne doit pas être obligatoire) ;
- Dans l’espace privé des lauréats, le champ « Vos dernières récompenses hors-jeux de la Francophonie » doit pouvoir être modifié par le CIJF (ajout des années)
- Dans le backoffice, le CIJF doit pouvoir ajouter des éditions (voir années) pour que les lauréats d’une nouvelle édition puissent ensuite choisir l’année
- Le CIJF doit pouvoir créer d’autres champs (ex. Page Twitter) et ensuite doit pouvoir choisir le type de champs souhaité (texte, document à ajouter, etc.)
- un message d’information doit être reçu par le CIJF (à une adresse bien établie que le CIJF doit pouvoir modifier/remplacer ultérieurement) une fois une information ajoutée/modifiée par les lauréats
- prévoir une extraction dans le backoffice contenant les données inscrites dans le backoffice des pages personnelles (par les lauréats)
- revoir la façon de se connecter à la page (actuellement, les lauréats se connectent dans la rubrique
« Pages personnelles » ; une fois connectée, il est dirigé vers la rubrique « Connexion » ; si déjà inscrit, il introduit ses coordonnées et ensuite il doit revenir tout seul dans la rubrique « Pages personnelles » pour ajouter des informations ; s’il ne revient pas, il ne peut rien faire sur la page
« Connexion »
A titre d’exemple, un lauréat peut actuellement ajouter les champs ci-après : - Coordonnées : Nom/Nom de scène*, Prénom, Equipe, Pays*, Courriel*
- Présentation : Votre parcours*, Vous et les Jeux*, Votre CV, Votre lien, Les liens vers des sites d’amis (trois liens)
- Multimédia : Vos photos, Vos vidéos, Vos fichiers son, Vos fichiers pdf
- Actualités : Les prochains événements auxquels vous participez (3 événements), Vos projets en préparation, Vos dernières récompenses hors Jeux de la Francophonie
Les résultats
Relooking général du site, en accord avec le reste des rubriques actualisées
Cote d’Ivoire 2017
Pays participants
- revoir cette page; normalement sur cette page le CIJF doit valider le paiement des cotisations proportionnelles pour que les délégations apparaissent sur le site des Jeux (avec les noms et prénoms des concurrents) ; Les délégations doivent apparaitre une fois les inscriptions nominatives et définitives validées par le CIJF (discipline par discipline et épreuve par épreuve); les Etats pourront vérifier facilement si leur inscription a été validée.
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Ajout d’une sous rubrique : Résultats en temps réel/Résultats (qui fait l’objet du LOT 3 de cet appel d’offre ) sera aussi intégrée dans cette rubrique.
Les Etats invités
Penser à un système qui permet de rassembler tous les documents à un endroit donné pour le téléchargement libre ; devra être clair et bien organisé, ne pas multiplier les sous-rubriques.
Pour l’instant l’affichage des documents sur le site laisse à désirer et est difficilement modulable – par exemple, on ne peut pas mettre deux photos côte à côte ou deux documents côte à côte sans que cela ne détruisent l’affichage.
La sous rubrique « Inscriptions et qualifications » n’a pas marché pendant les Jeux, est restée vide la plupart du temps : soit on la retravaille soit on la supprime. (normalement cela doit être réglé une fois l’application d’inscription en ligne améliorée).
Repenser les rubriques pour éviter la multiplication des sous-rubriques ; par exemple « Pourquoi participer ? » et « Conditions de participation » peuvent être une seule et même rubrique.
Travail de relooking pour cette partie, qui doit rester malléable car beaucoup de changements doivent s’opérer dans les inscriptions et les informations qui seront mises à en ligne à l’approche des Jeux.
La carte de la Francophonie
Le CIJF doit avoir la possibilité de faire apparaitre/disparaitre dans les informations de chaque Etat des champs de la base de données du backoffice (exemple : Responsable de dossier, Charges nationaux, Pré-inscriptions aux disciplines, etc.) sous condition que ces informations soient attachées à une édition précise.
Si le cas, le CIJF doit pourvoir faire des modifications sur la carte : ajouter d’autres Etats, changer le nombre, etc.
Les partenaires
Garder la première sous rubrique au niveau de contenu.
Les trois autres rubriques doivent être relookées et ne pas être mises en enfilade sous la forme d’une liste qui n’est pas mise en valeur. Repenser le design. Il est préférable de pouvoir modifier les sous- rubriques selon les besoins du CIJF.
29 Rubriques utilitaires
- agrandir la police du texte Moteur de recherche
- ajout d’une recherche avancée qui permet la recherche dans les actualités du site, dans les documents à télécharger, dans le contenu média en fonction de la date de publication, etc…
- pour la recherche dans les médaillés/ les résultats, le moteur de recherche doit permettre de :
o visualiser les résultats d’une édition (par discipline et épreuve) o rechercher un médaillé par nom d’athlète, par pays, par édition, etc..
Exemple :
http://www.sochi2014.com/fr/
Pour l’instant, aucune recherche ne marche en tapant les noms des lauréats dans la barre de recherche.
Medias – Espace presse/medias
Concernant l’organisation de cette rubrique, la page des Jeux du Commonwealth est riche d’enseignements. Il serait intéressant de reproduire ce type de présentation. (voir ci-dessous)
Le site de la fédération des Jeux du Commonwealth regroupe en une seule rubrique les images des anciennes éditions, les liens, les actualités, les archives ainsi que l’ensemble des éléments susceptibles d’intéresser les journalistes notamment. Il serait plus simple que l’ensemble de ces informations soient regroupées au même endroit afin de faciliter la navigation et la prise d’informations. De plus, il serait d’intéressant d’intégrer des miniatures dans cet espace média qui redirige vers les Jeux en image pour ne pas doubler l’information.
Propositions :
- Communiqués de presse
- Calendrier prévisionnel des prochains événements
- Documents à télécharger (sous-rubriques : dossier de presse, affiches, revues de presse, logos, miniatures-lien vers « Les Jeux en images » : prévoir des miniatures qui renvoient vers les Jeux en images pour ne pas doubler l’information ; d’autres propositions sont encouragées ;
, etc.)
- Archives des lettres d'information
30 Les Jeux en images
Concernant les vidéos, il est souhaitable que le site accepte d’autres formats (mp4).
- Formulaire d’enregistrement pour recevoir des nouvelles (lettre, communiqué de presse, etc) : exemple http://www.thecgf.com/medialibrary/register.asp
Nom*
Prénom*
Courriel*
Téléphone :
Nom de l’institution :
Type média (menu déroulant ou possibilité de cocher une case) : Presse écrite, Radio, TV, Web, Photographe, Cameraman, Autres
Pays : Site web :
Le CIJF doit pouvoir ajouter d’autres sous-rubriques/sous-catégories.
Forum
Le nouveau Forum de discussion devra être performant et facile à utiliser. Le prestataire devra proposer un forum de discussion plus adapté aux besoins des internautes. Veiller à rendre le forum plus attractif.
Le forum doit inclure des groupes d’animation sur des thématiques spécifiques. Ces pages devront offrir la possibilité aux membres d’échanger et de partager des informations et des documents. Ils devront également être en mesure de participer à des forums de discussion privés.
Exemple de site Internet proposant ce type de prestations : http://jeunesse.francophonie.org/reseaux-thematiques
Exemple de thématiques :
Les lauréats des Jeux de la Francophonie : chaque discipline, pages personnelles, etc
Participer aux VIIIes Jeux de la Francophonie : Volontariat, Culture, Sports, Concurrents…
L’équipe en charge de la gestion du forum doit pouvoir ajouter/supprimer les thématiques, créer des groupes de discussion, etc.
Une fois un message envoyé sur le forum, un courriel doit être envoyé sur l’adresse mail du CIJF (cijf@francophonie.org). Le CIJF doit pouvoir remplacer cette adresse mail et annuler cette fonction.
Liens utiles
- revoir la mise en page ; une maquette graphique est souhaitée ;
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Pour les images, à chaque scroll, les petites images doivent se déplacer (exemple:
http://www.upsidedown.ro/gallery-places.13-0.php).
Quand on clique sur une petite image qui se trouve en bas, elle va s’afficher plus grande.
Les dernières photos ajoutées doivent être les premières dans la galerie (et donc qui apparaissent sur la page) ou mieux, il est souhaitable que le CIJF puisse choisir quelles sont les photos qui apparaissent en bas (parmi toutes les photos de la galerie) et quelle est la photo qui s’affichera plus grande.
Les photos doivent avoir les mêmes dimensions :
- Soit le site redimensionne automatiquement les photos (si le cas, le CIJF doit pouvoir remplacer une photo qui n’a pas été correctement dimensionnée)
- Soit, comme avant, les photos sont redimensionnées par le CIJF
Le remplacement doit être possible – la photo ne doit pas se mettre automatiquement à la fin ; Il est souhaitable que le CIJF puisse ajouter plusieurs photos à la fois (surtout pendant les Jeux).
Pour les vidéos, sur le même principe décrit plus haut pour les photos, il peut y avoir les petites vidéos en bas (comme une galerie). Si on clique, la vidéo apparait en vidéo principale et une autre prend la place de celle-ci. Le CIJF doit pouvoir choisir quelle est la vidéo qui apparait en page principale.
Pour les deux catégories (photos et vidéos), le CIJF doit aussi pouvoir ajouter des éditions et choisir l’édition qui apparait en page principale, au clic sur une catégorie.
Ci-dessous un exemple (même si l’édition courante est 2017, en page principale on a les vidéos de 2013)
Dans le backoffice, le CIJF doit pouvoir choisir l’ordre des images et des vidéos.
Lettre électronique
- Un espace publique d’archivage de toutes les lettres électronique doit être envisagé (proposition – rubrique Espace Medias)
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NB : Cette refonte su site internet qui fait l’objet du LOT 1 de cet appel d’offre est en lien avec la rubrique
« Résultats en temps réel/Résultats » qui sera développée par le présent appel d’offre, dans le LOT 3 ainsi que l’application des inscriptions en ligne et des accréditations aux Jeux, développée à travers le LOT 2 du présent cahier des charges. Le développement de cette partie doit se faire de telle manière que les deux autres lots puissent également être développés conformément au cahier des charges ci-après, notamment le LOT 2 et le LOT 3.
Contenu à prendre en compte dans l’offre technique :
- choix CMS et argumentation - développements envisagés
- sauvegarde envisagée du contenu texte, photos, vidéos - nouvelles fonctionnalités demandées
- durée du développement et calendrier d’exécution
Il est souhaité que la livraison du site se fasse avant le 15 février 2015. Idéalement, cette partie (LOT 1) devrait être réalisée conformément au calendrier ci-après :
- idéalement 15 à 20 jours ouvrés de développement - idéalement choix du prestataire avant fin décembre 2014 - idéalement signature du contrat avant le 15 janvier 2015 - idéalement livraison du site après tests le 15 février 2015
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II. LOT 2 - Cahier des charges technique- Actualisation de l’application des
inscriptions en ligne et des accréditations
aux Jeux de la Francophonie
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Identification des besoins
Historique : L’inscription, telle qu’elle était effectuée lors des éditions précédentes, reposait sur la saisie de fiches manuscrites communiquées par les Etats et gouvernements participantes. Ces documents étaient ensuite placés sur le site des Jeux de la Francophonie en format pdf et offraient des informations nominatives pour la culture, mais pour le volet sportif, aucune information nominative n’y figurait. Ce mode de fonctionnement représentait traditionnellement une charge de travail très importante à la charge de l’organisation. Cette nouvelle procédure d’inscription permet aux participants concurrents ainsi qu’a un certain nombre de participants non-concurrents de saisir directement les informations nécessaires en ligne plutôt que par l’intermédiaire de formulaires papier. Le CIJF contrôle et de valide des données saisies par les utilisateurs.
En vue de faciliter l’inscription des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie invités à participer aux Jeux de la Francophonie ainsi que pour faciliter la gestion des participants et donc le fonctionnement de l’organisation des Jeux, la Direction du CIJF a développé pour la première fois pour l’édition de 2013 une application d’inscription en ligne.
L’ensemble des informations recueillies sont destinées ultérieurement à gérer au mieux les personnes participant aux jeux, en permettant notamment l’accréditation individuelle des participants, les autorisant à accéder, en fonction de leur rôle, aux différents sites et événements des Jeux de la Francophonie. Cette accréditation est un élément essentiel du dispositif d’organisation et de sécurité mis en place à l’occasion des Jeux. Ces données sont aussi utilisées à des fins d’organisation des besoins logistiques des différentes catégories de participants.
L’application existante permet de suivre les différentes phases de présélection, qualification et inscriptions nominatives des délégations participant aux Jeux de la Francophonie ainsi que l’inscription de certains participants non membres de la délégation (organisateurs, invités, medias).
Etant donné les besoins parus lors de l’édition de 2013 et afin que cette application atteigne ses objectifs, des améliorations doivent être apportées.
Objectif :
- améliorer l’application des inscriptions et permettre le téléchargement en ligne sur le site des Jeux de supports d’accompagnement lors des phases de pré-sélection pour accroitre la qualité des sélections (documents, supports audiovidéo, etc.), lors des inscriptions nominatives pour permettre de récolter des supports nécessaires à la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que pour les photos des participants en vue de leurs accréditations ;
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Présentation de l’application
Catégories de participants Participants membres de la délégation
Catégorie Définition Exemples Prise en charge
Concurrent Artistes, créateurs et sportifs participants aux Jeux
sculpteur, judoka, lutteur, écrivain,
Selon la Règle des Jeux, les dix premiers participants seront invités par le CIJF et le CNJF et à compter du 11e participant, une cotisation proportionnelle de 400 euros/participant sera exigée.
A noter que les délégations
(concurrents et
accompagnateurs) seront
prises en charges
(hébergement au village, restauration et transport local) par le comité national d’organisation durant leurs séjours durant les Jeux.
L’Etat ou gouvernement participant devra prendre en charge le transport international (billet d’avion) de sa délégation.
NB : Les officiels et les medias de la délégation qui sont pris en charges par l’Etat ou gouvernement participant ne sont pas soumis aux cotisations proportionnelles.
NB : Les Chefs de délégations seront pris en charge par le comité national d’organisation (CNJF).
Accompagnateur Deux catégories :
- accompagnateurs qui font partie du groupe et qui reçoivent des médailles (musiciens)
-accompagnateurs membres de la délégation qui accompagnent un ou plusieurs concurrents
musicien, chorégraphe, entraineur, membre de l’équipe médicale,
Officiels Représentants de l’Etat ou gouvernement participant ; membre de l’Etat ou gouvernement
chargés nationaux, responsable de dossier, chef de délégation, ministre Médias Presse invitée par chaque Etat
ou gouvernement pour prendre part aux Jeux
Journaliste,
photographe, attaché de presse
Arbitres Cf a la règlementation spécifique de chaque discipline
36 Participants non-membres de la délégation
Catégorie Définition Exemples Prise en charge
Organisateur les institutions, organismes ou entreprises en charge de l’organisation des Jeux
délégués sportifs, jurys culturels
CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges
Invité institutions invitées à participer aux Jeux directement par les organisateurs
Institutions de la Francophonie
CIJF et/ou CNJF et/ou invité selon le cahier des charges et ententes en vigueur
Médias Medias (indépendants ou
institutions) qui souhaite participer aux Jeux
Journaliste d’une agence de presse internationale
Médias
Partenaire Partenaire média officiel des Jeux Officiel ou journaliste d’une organisation officielle partenaire des Jeux
CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges et ententes en vigueur
Les participants non-membres de la délégation qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent s’adresser par courriel (cijf@francophonie.org) au Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF).
Les medias non-membres des délégations qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent faire la demande d’accréditation sur le site des jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org) dans la rubrique « Les Etats invités ».
Processus d’inscription
Participants membres de la délégation
Les participants membres de la délégation sont inscrits par le Responsable de dossier de chaque Etat ou gouvernement. L’entrée dans cette application se fait sur le site des Jeux de la Francophonie, dans la rubrique « Les Etats invités », la rubrique : « Inscription en linge »
https://www.jeux.francophonie.org/-Le-guide-des-inscriptions-
Une brève description de ces étapes se trouve dans la même sous-rubrique du site : https://www.jeux.francophonie.org/-Le-guide-des-inscriptions-
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Les différentes étapes des préinscriptions et inscriptions aux VIIIes Jeux de la Francophonie
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou
à renvoyer au CIJF
Descriptif Intervenants
ETAPE 1 Engagement de principe et désignation du
Responsable de dossier
A partir du15 février au 30 avril 2015
Guide des inscriptions et Règlementation - envoyé par la Direction du CIJF aux Etats ; - disponible sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie : www.jeux.francoph onie.org
Mettre à disposition des Etats les
informations nécessaires au processus de pré- inscription et d’inscription ainsi que la
réglementation.
La Direction du CIJF transmet aux 77 Etats et gouvernements de la
Francophonie le guide des inscriptions aux épreuves des VIIIes Jeux de la Francophonie ainsi que la Règlementation.
Clôture le : à partir du 15 février 2015
CIJF
Ministères concernés
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux de la Engagement de
principe des Etats et gouvernements
Retourner à la Direction du CIJF, le formulaire 1 d’engagement de principe des Etats, dûment complété par courriel :
cijf@francophonie.org ou par fax : +33 (0) 1 44 37 32 54
Les Etats et Gouvernements transmettent leur engagement de principe à participer aux Jeux en renvoyant la fiche d’engagement de principe dûment complétée et signée par les autorités compétentes.
Clôture le : 15 avril 2015
Engagement de principe
