LOT 1 - Cahier des charges technique - Refonte du site internet des Jeux de la
II. LOT 2 - Cahier des charges technique- Actualisation de l’application des
inscriptions en ligne et des accréditations
aux Jeux de la Francophonie
34
Identification des besoins
Historique : L’inscription, telle qu’elle était effectuée lors des éditions précédentes, reposait sur la saisie de fiches manuscrites communiquées par les Etats et gouvernements participantes. Ces documents étaient ensuite placés sur le site des Jeux de la Francophonie en format pdf et offraient des informations nominatives pour la culture, mais pour le volet sportif, aucune information nominative n’y figurait. Ce mode de fonctionnement représentait traditionnellement une charge de travail très importante à la charge de l’organisation. Cette nouvelle procédure d’inscription permet aux participants concurrents ainsi qu’a un certain nombre de participants non-concurrents de saisir directement les informations nécessaires en ligne plutôt que par l’intermédiaire de formulaires papier. Le CIJF contrôle et de valide des données saisies par les utilisateurs.
En vue de faciliter l’inscription des 77 Etats et gouvernements membres de la Francophonie invités à participer aux Jeux de la Francophonie ainsi que pour faciliter la gestion des participants et donc le fonctionnement de l’organisation des Jeux, la Direction du CIJF a développé pour la première fois pour l’édition de 2013 une application d’inscription en ligne.
L’ensemble des informations recueillies sont destinées ultérieurement à gérer au mieux les personnes participant aux jeux, en permettant notamment l’accréditation individuelle des participants, les autorisant à accéder, en fonction de leur rôle, aux différents sites et événements des Jeux de la Francophonie. Cette accréditation est un élément essentiel du dispositif d’organisation et de sécurité mis en place à l’occasion des Jeux. Ces données sont aussi utilisées à des fins d’organisation des besoins logistiques des différentes catégories de participants.
L’application existante permet de suivre les différentes phases de présélection, qualification et inscriptions nominatives des délégations participant aux Jeux de la Francophonie ainsi que l’inscription de certains participants non membres de la délégation (organisateurs, invités, medias).
Etant donné les besoins parus lors de l’édition de 2013 et afin que cette application atteigne ses objectifs, des améliorations doivent être apportées.
Objectif :
- améliorer l’application des inscriptions et permettre le téléchargement en ligne sur le site des Jeux de supports d’accompagnement lors des phases de pré-sélection pour accroitre la qualité des sélections (documents, supports audiovidéo, etc.), lors des inscriptions nominatives pour permettre de récolter des supports nécessaires à la réalisation du catalogue des artistes et sportifs ainsi que pour les photos des participants en vue de leurs accréditations ;
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Présentation de l’application
Catégories de participants Participants membres de la délégation
Catégorie Définition Exemples Prise en charge
Concurrent Artistes, créateurs et sportifs participants aux Jeux
sculpteur, judoka, lutteur, écrivain,
Selon la Règle des Jeux, les dix premiers participants seront invités par le CIJF et le CNJF et à compter du 11e participant, une cotisation proportionnelle de 400 euros/participant sera exigée.
A noter que les délégations
(concurrents et
accompagnateurs) seront
prises en charges
(hébergement au village, restauration et transport local) par le comité national d’organisation durant leurs séjours durant les Jeux.
L’Etat ou gouvernement participant devra prendre en charge le transport international (billet d’avion) de sa délégation.
NB : Les officiels et les medias de la délégation qui sont pris en charges par l’Etat ou gouvernement participant ne sont pas soumis aux cotisations proportionnelles.
NB : Les Chefs de délégations seront pris en charge par le comité national d’organisation (CNJF).
Accompagnateur Deux catégories :
- accompagnateurs qui font partie du groupe et qui reçoivent des médailles (musiciens)
-accompagnateurs membres de la délégation qui accompagnent un ou plusieurs concurrents
musicien, chorégraphe, entraineur, membre de l’équipe médicale,
Officiels Représentants de l’Etat ou gouvernement participant ; membre de l’Etat ou gouvernement
chargés nationaux, responsable de dossier, chef de délégation, ministre Médias Presse invitée par chaque Etat
ou gouvernement pour prendre part aux Jeux
Journaliste,
photographe, attaché de presse
Arbitres Cf a la règlementation spécifique de chaque discipline
36 Participants non-membres de la délégation
Catégorie Définition Exemples Prise en charge
Organisateur les institutions, organismes ou entreprises en charge de l’organisation des Jeux
délégués sportifs, jurys culturels
CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges
Invité institutions invitées à participer aux Jeux directement par les organisateurs
Institutions de la Francophonie
CIJF et/ou CNJF et/ou invité selon le cahier des charges et ententes en vigueur
Médias Medias (indépendants ou
institutions) qui souhaite participer aux Jeux
Journaliste d’une agence de presse internationale
Médias
Partenaire Partenaire média officiel des Jeux Officiel ou journaliste d’une organisation officielle partenaire des Jeux
CIJF et/ou CNJF selon le cahier des charges et ententes en vigueur
Les participants non-membres de la délégation qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent s’adresser par courriel (cijf@francophonie.org) au Comité international des Jeux de la Francophonie (CIJF).
Les medias non-membres des délégations qui souhaitent participer aux Jeux de 2017 doivent faire la demande d’accréditation sur le site des jeux de la Francophonie (www.jeux.francophonie.org) dans la rubrique « Les Etats invités ».
Processus d’inscription
Participants membres de la délégation
Les participants membres de la délégation sont inscrits par le Responsable de dossier de chaque Etat ou gouvernement. L’entrée dans cette application se fait sur le site des Jeux de la Francophonie, dans la rubrique « Les Etats invités », la rubrique : « Inscription en linge »
https://www.jeux.francophonie.org/-Le-guide-des-inscriptions-
Une brève description de ces étapes se trouve dans la même sous-rubrique du site : https://www.jeux.francophonie.org/-Le-guide-des-inscriptions-
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Les différentes étapes des préinscriptions et inscriptions aux VIIIes Jeux de la Francophonie
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou
à renvoyer au CIJF
Descriptif Intervenants
ETAPE 1 Engagement de principe et désignation du
Responsable de dossier
A partir du15 février au 30 avril 2015
Guide des inscriptions et Règlementation - envoyé par la Direction du CIJF aux Etats ; - disponible sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie : www.jeux.francoph onie.org
Mettre à disposition des Etats les
informations nécessaires au processus de pré-inscription et d’inscription ainsi que la
réglementation.
La Direction du CIJF transmet aux 77 Etats et gouvernements de la
Francophonie le guide des inscriptions aux épreuves des VIIIes Jeux de la Francophonie ainsi que la Règlementation.
Clôture le : à partir du 15 février 2015
CIJF
Ministères concernés
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux de la Engagement de
principe des Etats et gouvernements
Retourner à la Direction du CIJF, le formulaire 1 d’engagement de principe des Etats, dûment complété par courriel :
cijf@francophonie.org ou par fax : +33 (0) 1 44 37 32 54
Les Etats et Gouvernements transmettent leur engagement de principe à participer aux Jeux en renvoyant la fiche d’engagement de principe dûment complétée et signée par les autorités compétentes.
Clôture le : 15 avril 2015
Engagement de principe
39 Chaque Etat ou
gouvernement désigne le Responsable de dossier national des VIIIes Jeux
Retourner à la Direction du CIJF, le formulaire 2 de désignation du Responsable de dossier national des VIIIes Jeux, dûment complété par Courriel :
cijf@francophonie.org ou par Fax : +33 (0) 1 44 37 32 54
Les Etats et gouvernements désignent le Responsable de dossier national des VIIIes Jeux de la Francophonie, en renvoyant la fiche de désignation du responsable dossier dument
complétée.
Clôture le : 30 avril 2015
Francophonie
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou
à renvoyer au CIJF
Descriptif Intervenants
ETAPE 1
- Désignation des chargés nationaux sport, culture, création et
Guide des inscriptions et Règlementation
A des fins de coordination et d’efficacité, le CIJF demande à ce que les Etats puissent désigner :
- 1 Chargé du volet sport national des VIIIes Jeux
- 1 Chargé du volet culturel national des
Retourner à la Direction du CIJF le formulaire 3 de désignation des chargés sport, culturel, création numérique, développement durable et de communication nationaux des VIIIes Jeux
Chaque Etat et gouvernement désigne leurs chargés nationaux des VIIIes Jeux, qui seront chargés, en rapport avec leur Ministère, de la coordination des pré-inscriptions et pré-inscriptions dans leur domaine respectif en étroite relation avec le Responsable de dossier national des VIIIesJeux de la Francophonie.
Le Responsable de dossier national des VIIIesJeux, en relation avec les différents Chargés nationaux, s’assurera de la
Responsable dossier national des VIIIeJeux
Chargé du volet sportif national des VIIIeJeux
40 communicatio
n des VIIIes Jeux de la Francophonie par chaque Etat et
gouvernement
Du 15 février au 30 avril 2015
VIIIes Jeux
- 1 Chargé du volet création
développement durable national des VIIIes Jeux
- 1 Chargé du volet création numérique national des VIIIes Jeux
- 1 Chargé de communication national des VIIIes Jeux
Les Etats membres du Conseil
d’orientation du CIJF ont demandé à ce qu’un accent particulier soit porté sur la promotion des Jeux de la
Francophonie dans les différents Etats et gouvernements de la
dûment complété par Courriel :
cijf@francophonie.org ou par Fax : +33 (0) 1 44 37 32 54
coordination des informations en étroite relation avec les chargés nationaux, du recueil et de la saisie des données ; celui-ci sera l’interlocuteur principal du CIJF et responsable de la mise en place des virements et de la clôture de chacune des étapes du processus.
Il pourra déléguer aux chargés nationaux les identifiants et mots de passe transmis préalablement par le CIJF afin que ceux-ci puissent également procéder aux saisies des données.
Le CIJF et le Responsable de dossier national seront toujours mis en copie de toute correspondance.
A noter que le chargé de
communication national sera chargé de :
- la promotion des Jeux sur son territoire national (supports transmis par le CIJF).
- la coordination avec les médias nationaux en vue de la
couverture médiatique des Jeux sur le territoire national dont notamment la couverture télévisuelle.
Chargé du volet culturel national des VIIIes Jeux
Chargé du volet création développemen t durable national des VIIIes Jeux
Chargé du volet création numérique national des VIIIes Jeux
Chargé de communicatio n national des VIIIes Jeux
41 Francophonie.
C’est pourquoi, le CIJF demande à ce que les Etats
puissent désigner un Chargé de
communication national des Jeux
Celui-ci sera en liaison permanente avec le Responsable de dossier désigné.
NB : en fonction de la taille de la délégation il est souhaitable que le Responsable de dossier et les chargés nationaux désignés soient différents Clôture le : 30 avril 2015
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou
à renvoyer au CIJF
Descriptif Intervenants
ETAPE 2
Pré-inscriptions en ligne, sur le site internet des Jeux de la Francophonie, des Etats et gouvernement s aux épreuves sportives, culturelles et de création développemen t durable et
Du 30 avril 2015 au 30 octobre 2015
Attribution d’un identifiant et mot de passe au
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux.
La Direction du CIJF attribue un
identifiant et un mot de passe à chaque Responsable dossier par courriel avec accusé de réception.
A partir du 30 avril 2015
CIJF Guide des
inscriptions et Réglementation des disciplines
Le formulaire 4 de pré-inscription en ligne a été rempli par le Responsable de dossier national des VIIIes Jeux.
Compléter en ligne le formulaire 4 de préinscription en ligne sur le site internet des Jeux de la
Francophonie
www.jeux.francophoni e.org
Le Responsable de dossier désigné, en étroite collaboration avec les
ministères concernés, effectue les pré-inscriptions aux épreuves sportives, culturelles et de création numérique et développement durable à partir du formulaire d’inscription en ligne disponible sur le site internet officiel des Jeux de la Francophonie.
Pré-inscriptions
42 numériqueet
paiement des frais
d’inscription www.jeux.fran cophonie.org
Clôture le : 30 juin 2015
Ministères concernés
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux Formulaire 4 de
préinscription en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie www.jeux.francoph onie.org
Les frais
d’inscription de 2000 euros par délégation sont réglés.
Compléter en ligne le formulaire 5 relatif au versement des frais d’inscription aux VIIIes Jeux en ligne sur le site internet des Jeux de la Francophonie
www.jeux.francophoni e.org
Le Responsable de dossier national des VIIIes Jeux, en étroite collaboration avec les Ministères concernés de son Etat, s’assure du versement des frais d’inscription à la VIIIe édition des Jeux de la Francophonie.
La Direction du CIJF vérifie que le versement a bien été effectué.
Clôture le : 30 octobre 2015
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne sur le site internet des Jeux de la
Francophonie
Descriptif Intervenants
SELECTION ET INSCRIPTIONS
ETAPE 3
ETAPE 3.1 Du 1er
Guide des inscriptions et Règlementation
Les présélections culturelles, organisées par les Etats, se sont déroulées dans chaque pays
Compléter en ligne le formulaire 6
Démarrage du processus de présélections par les Etats et
gouvernements ; lancement des appels à candidatures nationaux par les États à partir du 1er février 2016.
CIJF
Ministères
43 Présélection
s et
sélections aux concours culturels organisés par les Etats et
gouvernem ents
février 2016 au 31 mars 2016
participant.
Le formulaire 6 de présélections a été rempli par les Responsables de dossier nationaux des VIIIes Jeux.
Les Etats et gouvernements organisent les présélections aux concours culturels sur leur territoire national du 1er mars au 31 mars 2016.
Clôture le : 31 mars 2016
A l’issue des présélections organisées par les Etats et gouvernements, les Responsables de dossiers nationaux se chargent de compléter en ligne le formulaire de présélections.
Clôture le : 15 avril 2016
concernés
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux
ETAPE 3.2
Pré-classement des artistes (ou troupes) présélection nés aux
Guide des inscriptions et Règlementation
Formulaire 6 de présélections des artistes
Remplir le formulaire 7 en ligne sur le site internet des Jeux
Sur la base du formulaire 6 transmis par les Etats et gouvernements, la
Direction du CIJF envoi aux Etats ou gouvernements un calendrier de mission des jurys régionaux afin de les informer des dates précises de leurs missions.
Clôture le : 15 avril 2016
Les jurys régionaux effectuent des
CIJF
Ministères concernés
Responsable de dossier national des
44 concours
culturels par les jurys régionaux
Du 1er avril 2016 au 31 mai 2016
missions dans les différents Etats et gouvernements afin d’ effectuer un pré- classement des artistes (ou troupes) présélectionnés aux Jeux, sur la période du 15 mai au 15 juin 2016.
Conformément à la Règlementation des disciplines, tous les participants présélectionnés, quelle que soit la discipline à laquelle ils participent, doivent également remettre au Responsable de dossier et aux jurys régionaux lors de la tournée des jurys des dossiers en format électronique (support audio, vidéo, etc) pour la réalisation du catalogue des artistes ainsi que pour leurs accréditations.
VIIIesJeux
Chargé du volet culturel national
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer
au CIJF
Descriptif Intervenants
ETAPE 3.3
Qualificatio ns aux compétition s sportives
Du 30 octobre 2015 au : - 15 décembre 2016 pour le football,
Guide des inscriptions et Règlementation
Sélections réalisées sur la base des classements des Fédérations sportives internationales de chacune des
épreuves concernées
- Pour l’athlétisme, les sélections des athlètes se basent sur les minimas requis réalisés durant la saison 2016-2017 (au plus tard le 30 avril 2016-2017).
- Pour la lutte libre et africaine, les sélections se basent sur le classement
CIJF
Responsable de dossier national des
45 le
basket-ball, le cyclisme et le tennis de table
- 1er février 2017 pour l’athlétisme handisport, le judo et la lutte (libre at africaine)
- 30 avril 2017 pour l’athlétisme
Les qualifications ont été réalisées pour chaque discipline sportive (à l’exception de l’athlétisme). Les pays qualifiés sont inscrits par la direction du CIJF à l’aide du formulaire 7B
des lutteurs durant l’année 2016.
(au plus tard le 1er février 2017).- Pour le football, basket-ball, les sélections des équipes aux compétitions sportives se basent sur le classement respectif de la FIFA et de la FIBA (selon les résultats enregistrés au cours de l’année lors des événements homologués)
(au plus tard le 15 décembre 2016).
- Pour le judo les sélections se basent sur le classement des lutteurs durant l’année 2016.
(au plus tard le 1er février 2017).
- Pour le tennis de table les sélections se basent sur le classement des sportifs durant l’année 2016
(au plus tard le 15 décembre 2016).
- Pour le handisport athlétisme, les sélections des athlètes se basent sur les minimas requis réalisés sur l’année 2016.
(au plus tard le 1er février 2017).- Pour le cyclisme sur route (en animation), les sélections se basent sur le classement
VIIIes Jeux
Délégués techniques désignés par les fédérations sportives internationale s
46
des coureurs durant l’année 2016.
(au plus tard le 15 décembre 2016).
Les modalités de sélection sont précisées et détaillées pour chacune des épreuves au niveau de la
Règlementation des disciplines.
Le CIJF propose la liste des pays
qualifiés dans chaque discipline sportive (à l’exception de l’athlétisme).
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer
au CIJF
Descriptif Intervenants
47 ETAPE 3.4
Présélection s aux concours de création développem ent durable et
numérique organisés par les Etats et
gouvernem ents
Du 1er février 2016 au 15 avril 2016
Guide des inscriptions et Règlementation
Les présélections organisées par les Etats et
gouvernements, se sont déroulées dans chaque pays
participant.
Le formulaire 6 de présélections a été rempli par les Responsables de dossier nationaux des VIIIes Jeux.
Clôture le : 30 mai 2012
Compléter en ligne le formulaire 6
Les Etats et gouvernements organisent les présélections aux concours de créations développement durable et numérique sur leur territoire national.
Clôture le : du 1er mars 2016 au 30 mars 2016
A l’issue des présélections organisées par les Etats et gouvernements, les Responsables de dossiers se chargent de compléter en ligne le formulaire de pré-inscription.
Clôture le : 15 avril 2016
CIJF
Ministères concernés
Responsable de dossier national des VIIIes Jeux
ETAPE 3.5
Pré-classement des
créateurs
Guide des inscriptions et Règlementation
Formulaire 6 des présélections des créateurs
Sur la base du formulaire 6 transmis par les Etats et gouvernements, la Direction du CIJF envoie aux Etats et
gouvernements un calendrier de mission des experts en création afin de les informer des dates précises de leurs missions.
Clôture le : 30 avril 2016
CIJF
Ministères concernés
48 (ou
groupes) présélection nés aux concours de création numérique et
développem ent durable par les experts en création
Du 1er avril 2016 au 31 mai 2016
Les experts en création effectuent des missions dans les différents Etats et gouvernements afin de proposer un pré-classement des créateurs (ou groupes) présélectionnés aux Jeux, sur la période du 15 mai au 15 juin 2016
Conformément à la Règlementation des disciplines, tous les participants présélectionnés, quelle que soit la discipline à laquelle ils participent, doivent également remettre au Responsable de dossier et aux experts en création, des dossiers en format électronique (support audio, vidéo, etc) pour la réalisation du catalogue des artistes ainsi que pour leurs accréditations.
Responsable dossier national des VIIIes Jeux
Chargé du volet création national
ETAPES Période/
échéancier
Document de référence
But recherché Formulaire à compléter en ligne ou à renvoyer
au CIJF
Descriptif Intervenants
49 ETAPE 4.1
Sélections des participants
aux concours
culturels
Du 1er juin 2016 au 15 novembre 2016
Guide des inscriptions et Règlementation La fiche de sélections
Le formulaire 7A de classement des créateurs (ou groupes ) présélectionnés
Les artistes
sélectionnés aux Jeux sont connus et la liste officielle des artistes participants est arrêtée et publiée en ligne sur le site internet officiel des Jeux
La Direction du CIJF réunit les experts culturels afin de déterminer les artistes sélectionnés aux VIIes Jeux, en
concertation avec la DDDC et en présence du CNJF.
Clôture le : 15 octobre 2016
La Direction du CIJF transmet aux Etats et gouvernements la liste officielle des artistes sélectionnés aux VIIIes Jeux de la Francophonie et publie la liste officielle sur le site internet officiel des Jeux.
Clôture le : 15 novembre 2016
CIJF
Experts culturels
ETAPE 4.2 Qualificatio ns et tirages au sort des équipes aux compétition s sportives
Du 1er novembre 2016 au 30 avril 2017
Guide des inscriptions et
Règlementation Les équipes participantes aux Jeux sont connues (judo, lutte libre et africaine, tennis de table, cyclisme).
Les quotas et
athlètes participants, ayant enregistrés les
Publier le formulaire 7B relatif aux
qualifications en ligne sur le site internet des Jeux.
La Direction du CIJF, en étroite relation avec les délégués techniques désignés par les Fédérations sportives
internationales, adopte la liste des équipes qualifiées aux Jeux en tenant compte des modalités et critères détaillés pour chacune des épreuves.
Clôture le : 1er décembre 2016
La Direction du CIJF, en étroite relation avec la FIFA et la FIBA, organise les tirages au sort en football et basketball
CIJF
Responsable dossier national des VIIIes Jeux
Délégués techniques des
Qualifications, sélections et