SOMMAIRE Page
Présentation …... 2
Menu principal …... 2
Boutons menu à droite
Lecture d'un TAG …... 3Paramètres divers …... 3
Boutons PTI et SOS …... 4
Paramètres
…... 5Site …... 6
Agents …... 6
Parcours de ronde …... 8
Événements …... 12
N° Téléphones …... 14
Gestion des mails …... 14
Détection PTI …... 17
Automatiques …... 18
Mises à jour …... 19
Codes d'accès …... 22
Autres boutons menu
PdS / FdS …... 22Main courante …... 22
Rondes …... 24
Photos …... 25
Envoi mails …... 25
Exemples d'impressions …... 27
Journal mises à jour …... 29
L'application Vigilant est installée sur un smartphone fonctionnant sous Androïd, qui doit être équipé des fonctions suivantes : une carte SIM pour le réseau GSM et une connexion NFC. Les TAGS devant être lus par le smartphone doivent également avoir la technologie NFC. Les fonctions gérées par Vigilant sont : Gestion du site, gestions des agents, gestion des parcours de rondes, prises et fins de service avec géolocalisation avec envoi de SMS, gestion d'une main courante avec liste d'événements et prises de photos, gestion de rondes avec prises de photos, prises de photos instantanées, envois par mails de fichiers PDF.
Une messagerie doit être paramétrée dans Vigilant.
Le menu principal ci-dessous s'affiche au démarrage. Une nouvelle mise à jour de Vigilant peut être téléchargée dans la fenêtre Paramètres mises à jour en cliquant sur le bouton correspondant.
Ensuite Androïd fait une invite d'installation de la mise à jour et après un SMS est envoyé pour informer de la mise à jour aux n° de téléphone ayant la case «maj» cochée.
Pour la première exécution de Vigilant, il faut aller dans la fenêtre Paramètres mises à jour, télécharger la licence et l'installer (voir page 18). Ensuite dans la fenêtre Paramètres du site il faut saisir un code site et enregistrer la saisie avec le bouton Coche (voir page 6).
Les fichiers rondes et main courante sont conservés sur le smartphone le mois en cours et tout le mois précédent. Une procédure automatique se lance le moment venu pour nettoyer les fichiers en deçà de ces 2 mois, et un SMS d'avertissement est envoyé aux n° de téléphone ayant la case «maj»
cochée.
Un mois puis 15 jours avant la fin de la période d'abonnement (présente dans la fenêtre Paramètres du site), 2 mails d'avertissement sont envoyés aux destinataires ayant la case «fic» cochée.
Les conditions générales d'utilisation CGU (présentes dans la fenêtre Paramètres du site) sont à lire et à accepter obligatoirement.
Dans la fenêtre du menu, tous les boutons fonctionnent sur un appui LONG.
Ce bouton affiche la liste des prises de service en cours des agents (voir le fichier PDF en fin de document).
Ce bouton permet de visualiser en fichier PDF ce mode d'emploi
.
Ce bouton affiche la fenêtre Lecture d'un TAG trouvé ci-dessous.
Ce bouton permet de lire un TAG et d'afficher son appartenance à un parcours de rondes ou de spécifier si c'est un TAG inconnu.
Si le TAG est répertorié, ce n° d'ordre correspond à sa position dans le parcours de rondes.
Ce bouton ouvre la fenêtre Paramètres divers ci-dessous et permet de faire les réglages suivants : Alerte PTI son ou vibreur, Alerte SOS son ou vibreur.
Il est possible dans cette fenêtre en cas d'alerte PTI ou SOS d'activer le son ( la sirène) ou le vibreur.
L'enregistrement de la saisie se fait automatiquement à la fermeture de la fenêtre.
Ces boutons permettent d'appeler directement les n°de téléphone correspondant (de 1 à 4) saisis dans la fenêtre Paramètres N° de téléphone. En cas d'alerte PTI ou SOS, le n° en rouge, spécifié dans la fenêtre Paramètres PTI est appelé automatiquement.
Ce bouton permet de déclencher l'alerte PTI en fonction des champs saisis dans la fenêtre Paramètres PTI. 2 types de détection sont activés : perte de verticalité et immobilité du smartphone.
En cas d'alerte, un SMS est envoyé automatiquement aux n° de téléphone ayant la case «ale»
cochée et avec le libellé «dernier TAG lu», si une ronde est en cours, sinon le libellé «Hors ronde»
est affiché.
En cas de déclenchement de l'alerte, le libellé ci-dessous est affiché avec un décompte en secondes pour suivre la temporisation.
Le n°de téléphone alerte défini dans la fenêtre Paramètres PTI le numéro rouge du menu est appelé automatiquement.
automatiquement.
Ce bouton permet de déclencher l'alerte SOS en fonction des champs saisis dans la fenêtre Paramètres PTI. Un SMS est envoyé automatiquement aux n° de téléphone ayant la case «ale»
cochée et avec une géolocalisation activée. En cas de déclenchement de l'alerte, le libellé ci- dessous est affiché avec un décompte en secondes pour suivre la temporisation. Le n°de téléphone alerte défini dans la fenêtre Paramètres PTI est appelé automatiquement, le numéro au menu devient rouge.
BOUTON MENU
Ce bouton, actif sur un appui LONG, demande de saisir un code d'accès enregistré dans la fenêtre Paramètres code d'accès. Le code d'accès initial est «admin». Le bouton coche valide la saisie et affiche la fenêtre Gestion des paramètres ci-dessous.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton ouvre la fenêtre Paramètres du site ci-dessous et permet de récupérer
automatiquement le N° d'IMEI du smartphone ainsi que la date de fin de l'abonnement et le nom du site en validant avec le bouton coche. Les conditions générales d'utilisation CGU accessibles avec le bouton approprié sont à lire et à accepter obligatoirement.
Un code site doit être saisi, il est intégré dans les noms des fichiers PDF et JPG envoyés par mail.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton ouvre la fenêtre Paramètres agents ci-dessous et permet de visualiser les agents enregistrés sur le site. L'agent en rouge indique qu'il a été désactivé.
Ce bouton ouvre la fenêtre Fiche agents ci-dessous et permet de modifier la fiche de l'agent.
Il est possible de désactiver un agent avec le bouton interrupteur. La saisie est validée avec le bouton coche.
Ce bouton ouvre la fenêtre Changement code agent pour changer le code de l'agent sélectionné. La saisie est validée avec le bouton coche.
Ce bouton permet de supprimer un agent s'il n'a pas encore été enregistré dans une prise de service, une main courante ou une ronde sinon il faut le désactiver dans sa fiche.
Ce bouton ouvre la fenêtre Nouvel agent et permet d'ajouter un agent sur le site.
S'il y a eu une changement de code d'un agent ou si un agent a été désactivé, un SMS est envoyé aux n° de téléphone ayant la case «maj» cochée.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton ouvre la fenêtre Paramètres parcours de ronde ci-dessous et permet de gérer les parcours de ronde.
Ce bouton ouvre la fenêtre Fiche parcours de ronde avec la liste des TAGS du parcours sélectionné.
Ce bouton ouvre la fenêtre Modifier nom du parcours et permet de modifier le nom du parcours de ronde inscrit en haut de la fenêtre. La saisie est validée avec le bouton coche.
Ce bouton supprime le parcours de ronde sélectionné s'il n'a pas encore été utilisé.
Ce bouton ouvre la fenêtre Nouveau parcours de ronde.
Le «S» en fin de ligne indique qu'un SMS est envoyé après la lecture du TAG correspondant pendant la ronde.Il est systématiquement affiché pour le départ et le retour de ronde.
Ce bouton ouvre la fenêtre Fiche tag avec le nom du parcours de ronde.
Ce bouton permet de remonter dans la liste le TAG sélectionné.
Ce bouton permet de descendre dans la liste le TAG sélectionné.
Ce bouton permet de visualiser dans un fichier PDF le détail du parcours de ronde avec ses TAGS.
Ce bouton permet de supprimer le TAG sélectionné.
Ce bouton ouvre la fenêtre Ajout tag avec le nom du parcours de ronde et permet d'ajouter un TAG dans le parcours de ronde.
Ce bouton permet de lire un TAG. Il faut ensuite saisir son libellé.
Ce bouton ajoute le TAG lu au parcours de ronde.
Ici s'affiche le total des TAGS ajouter dans le parcours de ronde.
Ce bouton permet de visualiser dans un fichier PDF le détail du parcours de ronde avec ces TAGS.
Ce bouton permet d'enregistrer le parcours de ronde après avoir saisi son nom.
Cette fenêtre permet de modifier le libellé d'un TAG. Si le bouton SMS est activé, un SMS est envoyé après la lecture de ce TAG intermédiaire pendant la ronde.
Ce bouton permet de lire un TAG. Il faut ensuite saisir son libellé.
Ce bouton ajoute le TAG lu au parcours de ronde.
Ce bouton retourne à la liste réactualisée des TAGS du parcours de ronde.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton affiche la fenêtre Modifier l'événement ci-dessous.
Ce bouton affiche la fenêtre Nouvel événement ci-dessous.
Il est possible de désactiver un événement avec le bouton interrupteur du haut et il n'est plus affiché dans la liste destinée aux agents dans la main courante.
Les boutons coche valident la saisie.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton, actif sur un appui COURT, ouvre la fenêtre Paramètres N° téléphone et permet de saisir 4 n°de téléphone pour les appels d'urgence et les envois de SMS en fonction des cases cochées ci- dessous.
Si elle est cochée, permet d'envoyer un SMS d'alerte (PTI ou SOS) au n° de téléphone correspondant.
Si elle est cochée, permet d'envoyer un SMS de prises et fins de service au n° de téléphone correspondant.
Si elle est cochée, permet d'envoyer un SMS de départ et fin de ronde au n° de téléphone correspondant. D'autres TAGS intermédiaires, paramétrés avec le bouton interrupteur dans la fenêtre Fiche tag peuvent aussi être envoyés par SMS après leur lecture.
Si elle est cochée, permet d'envoyer un SMS pour spécifier une mise à jour ou un nettoyage de fichiers.
Ce bouton, actif sur un appui COURT, permet de tester l'envoi des SMS. Tous les n° de téléphone reçoivent un SMS.
L'enregistrement de la saisie se fera automatiquement à la fermeture de la fenêtre.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton, actif sur un appui COURT, ouvre la fenêtre Paramètres des mails et permet de saisir les Paramètres messagerie et la Liste des destinataires.
Ces paramètres permettent d'envoyer des mails automatiquement via Vigilant ou manuellement via la messagerie du smartphone. Ils sont communiqués par l'administrateur réseau.
Il faut saisir le «Compte mail» de la messagerie.
Il faut saisir le «Mot de passe» de la messagerie.
Il faut saisir le «Serveur SMTP» de la messagerie.
Il faut saisir le «N° du port SMTP» utilisé (25 par défaut).
Si «Expéditeur mail» est différent du compte mail, Il faut saisir le mail de l'expéditeur qui sera affiché dans les mails envoyés.
Ce paramètre permet de définir le type de sécurité utilisé pour l'envoi des mails si le n° de port est différent de 25 (envoi non sécurisé) qui est communiqué par l'administrateur réseau.
Ce paramètre détermine un envoi de mails automatique via Vigilant ou manuel via la messagerie du smartphone.
Ce bouton, actif sur un appui COURT, permet de tester l'envoi de mails qui sont envoyés à tous les destinataires.
Le bouton coche valide la saisie.
Il est possible ensuite d'envoyer des mails à 4 destinataires en fonction des cases cochées ci- dessous.
Si elle est cochée, permet d'envoyer par mail les rondes au destinataire associé.
Si elle est cochée, permet d'envoyer par mail la main courante au destinataire associé.
Si elle est cochée, permet d'envoyer par mail les fichiers (au format PDF) et les fichiers de sauvegarde au destinataire associé.
L'enregistrement de la saisie se fait automatiquement à la fermeture de la fenêtre.
BOUTON PARAMÈTRES
A partir de la position horizontale du smartphone, ce paramètre détermine l'angle en dessous duquel à se déclenche l'alarme PTI. La détection se fera si le smartphone est à plat (recto, verso) ou couché sur la tranche.
Détermine l'angle minimum de changement d'orientation du smartphone qui est recalculé via son accéléromètre.
Correspond au délai à partir duquel l'alerte PTI (perte de verticalité ou immobilité) se déclenche.
Après le délai pré-alerte PTI atteint, ce délai d'appel PTI une fois atteint déclenche l'appel au N°
d'alerte saisi plus bas et l'envoi de SMS aux n° de téléphone ayant la case «ale» cochée.
Correspond au délai au delà duquel, si le smartphone reste immobile, l'alerte se déclenche.
Correspond au délai à partir duquel l'alerte SOS se déclenche avec l'envoi de SMS aux n° de téléphone ayant la case «ale» cochée.
Correspond à la fréquence de détection du changement d'orientation du smartphone (1 à 3), la 3 étant la fréquence la plus forte.
Correspond au n° de téléphone (1 à 4) défini dans la fenêtre Paramètres N° téléphone et qui est appelé automatiquement en cas d'alerte PTI ou SOS.
L'enregistrement de la saisie se fait automatiquement à la fermeture de la fenêtre.
BOUTON PARAMÈTRES
Cette case, si elle est cochée, oblige l'agent à déclencher le bouton PTI du menu, avant de faire sa ronde.
Cette case, si elle est cochée, oblige l'agent à valider sa prise de service avant d'effectuer sa ronde.
Cette case, si elle est cochée, active la géolocalisation.
Cette case, si elle est cochée, active des messages vocaux émis avec les messages textes.
Cette case vaut 1 si le téléchargement de la licence se fait automatiquement à partir d'un serveur FTP ou 2 si le téléchargement de la licence se fait à partir de liens sur une page web en HTTP.
L'enregistrement de la saisie se fait automatiquement à la fermeture de la fenêtre.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton ouvre la page web HTTP ci_dessous avec le lien Vigilant.APK. En cliquant sur celui-ci Vigilant est téléchargé et s'installe automatiquement avec Androïd.
Attention !!!, à partir de la version 10 d'Androïd, avant le téléchargement, le dossier «Download»
dans le gestionnaire de fichiers Androïd doit être vidé.
Dans la fenêtre Paramètres Automatiques option 1, le bouton ci-dessous s'affiche.
Ce bouton lance automatiquement le téléchargement de la licence via un serveur FTP
Dans la fenêtre Paramètres Automatiques option 2, les 2 boutons ci-dessous s'affichent.
Ce bouton ouvre la page web HTTP ci_dessous avec les liens licence 01 et licence 02. En cliquant sur ceux-ci la licence est téléchargée sur le smartphone.
Attention !!!, à partir de la version 10 d'Androïd, avant le téléchargement, le dossier «Download»
dans le gestionnaire de fichiers Androïd doit être vidé.
Ce bouton récupère les fichiers précédemment téléchargés et ferme l'application Vigilant
.
Pour les 2 mises à jour précédentes, un SMS est envoyé aux N° de téléphones ayant la case «maj»
cochée.
Ce bouton permet d'envoyer par mail aux destinataires qui ont la case «fic» cochée, les fichiers principaux à savoir : «Paramètres», «Agents», «Parcours de ronde» et «Événements».
Ces fichiers doivent être enregistrés en réception et stockés, de préférence, sur un support externe (clé USB, disque externe). Cette sauvegarde est utile, dans le cas où il faut faire une réinstallation de l'application Vigilant sur le même smartphone ou sur un autre
.
Attention !!!, à partir de la version 10 d'Androïd, avant le téléchargement des fichiers joints envoyés par mail, le dossier «Download» dans le gestionnaire de fichiers Androïd doit être vidé.
Après l'envoi des fichiers précédents sur la messagerie du smartphone, ce bouton permet de les récupérer en cas de réinstallation de l'application Vigilant et ainsi éviter de tout ressaisir.
Ce bouton, sur un appui LONG, permet de récupérer le fichier logo qui doit impérativement est nommé en «LOGO.JPG» et être envoyé sur la messagerie du smartphone. Ce logo est inséré dans toutes les impressions PDF.
Attention !!!, à partir de la version 10 d'Androïd, avant le téléchargement du logo envoyés par mail, le dossier «Download» dans le gestionnaire de fichiers Androïd doit être vidé.
Ce bouton, actif sur un appui LONG, remet à zéro les fichiers suivants : «Parcours de rondes»,
«Rondes», «Main courante» et «Prises et Fins de service». Les autres fichiers : «Paramètres»,
«Agents» et «Événements» sont conservés. Cette action est utile si le smartphone est transféré sur un autre site.
Attention !!! cette action est irréversible, il est conseillé de faire une sauvegarde au préalable.
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet de supprimer une ronde en cours non envoyée.
BOUTON PARAMÈTRES
Ce bouton ouvre la fenêtre Paramètres code d'accès ci-dessous et permet de changer le code d'accès aux paramètres. L'ancien code d'accès s'affiche automatiquement, il faut saisir le nouveau code et le confirmer puis valider avec le bouton coche.
Il est vivement conseillé de changer le code d'accès initial «admin».
BOUTON MENU
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet de valider les prises et fins de service de l'agent en place sur le site. Un code agent ci-dessous est demandé et le bouton coche valide la saisie. Les prises et fins de service sont gérées automatiquement, si un agent est en service c'est la fin de service qui est validée. Un SMS est envoyé automatiquement aux n° de téléphone ayant la case
«pds» cochée, avec une géolocalisation si celle-ci est activée dans la fenêtre Paramètres automatiques.
La prise de service est obligatoire avant d'effectuer une ronde ou de saisir une main courante si dans la fenêtre Paramètres automatiques la case «PDS obligatoire» est cochée, l'agent doit faire sa prise de service avertie par un message.
BOUTON MENU
Ce bouton, actif sur un appui LONG, ouvre la fenêtre Main courante après avoir saisi et validé le code agent avec le bouton coche.
Si dans la fenêtre Paramètres automatiques la case «PDS obligatoire» est cochée, l'agent doit faire sa prise de service avant de saisir sa main courante.
Il faut obligatoirement saisir le texte de la main courante qui est forcé en majuscule.
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet d'envoyer par mail, aux destinataires ayant la case
«mce» cochée, la main courante saisie avec l'événement sélectionné et éventuellement les photos prises (5 maxi).
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet de prendre directement une photo qui sera ensuite envoyée par mail en pièce jointe avec la main courante.
Le message "Photos prises x sur 5 !!!" s'affiche pour informer du nombre de photos prises (x) par rapport au nombre maximum autorisé (5).
Si le nombre maximum de photos est atteint un message est affiché.
Ce bouton ouvre la fenêtre Liste événements et permet de choisir un événement associé à la main courante.
Ce bouton retourne à la fenêtre Main courante après avoir sélectionné un événement.
BOUTON MENU
Ce bouton, après avoir saisi et validé le code agent avec le bouton coche ouvre la fenêtre
Enregistrement d'une ronde. Si dans la fenêtre Paramètres automatiques la case «PDS obligatoire»
est cochée, l'agent doit faire sa prise de service avant de faire sa ronde. Si dans la fenêtre
Paramètres automatiques la case «PTI obligatoire» est cochée, l'agent doit activer la fonction PTI avant de faire sa ronde. Un code agent est demandé avant.
Ce bouton permet de lire un TAG.
Une fois le TAG lu, il est enregistré après confirmation.
Le TAG de départ doit être lu en 1er obligatoirement.
Un SMS est envoyé automatiquement après la lecture des TAGS de départ, de retour et intermédiaires, si le bouton interrupteur SMS du TAG est activé.
Le dernier TAG lu ne peut pas être lu une seconde fois.
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet de clôturer et d'envoyer la ronde par mail aux destinataires ayant la case «ron» cochée.
Ce bouton permet de visualiser dans un fichier PDF le détail de la ronde encours.
Ce bouton, actif sur un appui LONG, permet de prendre directement une photo qui sera ensuite envoyée par mail en pièce jointe avec la ronde.
Le message "Photos prises x sur 5 !!!" s'affiche pour informer du nombre de photos prises (x) par rapport au nombre maximum autorisé (5).
Un compteur est incrémenté et si le nombre maximum de photos est atteint un message est affiché.
BOUTON MENU
Ce bouton, après avoir saisi un code agent, permet de prendre une photo en instantané et de l'envoyer par mail aux destinataires ayant la case «pho» cochée.
BOUTON MENU
Ce bouton ouvre la fenêtre Envoi de mails ci-dessous.
Il est possible dans cette fenêtre d'envoyer par mail en PDF la Main courante, les Rondes (FICHE) détaillées avec une ronde par page et les Rondes (LISTE) avec plusieurs rondes par page sur une période de 7 jours maxi.
Pour chaque ronde, un rapport d'anomalie est envoyé.
Si des photos ont été prises dans la main courante et les rondes, elles sont envoyée en pièces jointes et référencées dans chaque édition.
Il est possible également dans cette fenêtre d'envoyer par mail en PDF la Liste des agents, la Liste des événements et la Listes des parcours de ronde.
Les dates ne sont pas utilisées.
Le code site (DEMO dans cette exemple) est intégré dans les noms des fichiers PDF et JPG.
Le nom du fichier PDF est de la forme «Code site_type_date_Id.PDF». Le type est MCE pour main courante, RDF pour ronde fiche et RDL pour ronde liste. Les fichiers sont envoyés dans la fenêtre Envoi de mails du menu principal. Le nom des photos prises est affiché dans la main courante et les rondes.
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