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Version 08/2017 S. LUTZPUBLISHER
Objectifs à atteindre
Créer une plaquette scientifique et un poster scientifique
Aller plus loin : réaliser des cartes de visite et des publipostages Savoir-faire
Réaliser une composition
Etablir une trame
Choisir les dimensions adéquates
Ajouter des formes (logo) et des zones de texte
Insérer des tableaux et des images Réaliser un publipostage :
Filtrer les enregistrements
Effectuer une fusion simple
Effectuer une fusion conditionnelle Réaliser des cartes de visite
Exercice guidé
Plaquette scientifique
Publipostage
Cartes de visite Exercices en autonomie
Créer la plaquette scientifique de son laboratoire
Créer le poster scientifique de son laboratoire
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Version 08/2017 S. LUTZSOMMAIRE
I.COMPOSER AVEC PUBLISHER --- 3
1. Généralités --- 3
2. Par où commencer ? --- 3
3. Présentation de publisher --- 3
4. Ouvrir PUBLISHER --- 4
5. Modifier la couleur de remplissage --- 6
6. Modifier « le jeux de couleurs » de la plaquette --- 6
7. Saisir le texte et insérer les images --- 7
8. Insérer une bordure et ornement --- 8
9. Insérer un calendrier --- 9
a) Fusionner des cellules --- 10
b) Supprimer une ligne --- 11
10. Insérer du texte --- 12
11. Insérer du texte et des images --- 12
12. Insérer un tableau --- 13
a) Modifier la largeur des colonnes --- 13
b) Modifier la hauteur des lignes --- 14
c) Fusionner des cellules --- 15
d) Centrer les données horizontalement et verticalement --- 15
e) Modifier le style de tableau --- 16
f) compléments : insérer des lignes ou le tableau (ne pas faire) --- 16
13. Insérer un wordart --- 17
POUR ALLER PLUS LOIN --- 18
II.CREER UN PUBLIPOSTAGE --- 18
1. Créer un publipostage avec une composition publisher --- 18
a) Créer la source de données --- 18
b) Sélectionner les destinataires --- 18
c) Personnaliser les colonnes du tableau des destinataires --- 19
d) complément : créer des champs si besoins (ne pas faire pour cet exercice) --- 20
a) Ajouter un champ --- 20
b) Saisir les informations sur les destinataires du courrier --- 21
c) Enregistrer la base de données --- 21
d) Insérer un champ dans le document principal --- 22
e) Insérer une formule d’appel pour personnaliser votre composition --- 22
f) Filtrer les enregistrements --- 23
2. Effectuer une Fusion simple --- 24
3. Effectuer une Fusion conditionnelle --- 25
4. Complément --- 25
a) Modifier la liste des destinataires (vous souhaitez modifier ou supprimer une entrée)25 b) Lier un document avec une base de données existante--- 26
c) Ouvrir une composition liée avec une base de données--- 27
III. REALISER DES CARTES DE VISITE --- 28
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Version 08/2017 S. LUTZ I. COMPOSER AVEC PUBLISHER1. GENERALITES
Pourquoi la P.A.O. avec un logiciel spécifique ?
Il est possible de réaliser de la publication avec les traitements de texte actuels, mais pas de façon aussi simple ni aussi précise qu'avec un logiciel dédié à la P.A.O.
Nous étudierons le logiciel Microsoft Publisher (simple, bon marché), il en existe d'autres plus performants tels que PageMaker, QuarkXPress, FrameMaker, Illustrator, Indesign... mais ils sont plus complexes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de publication assisté par ordinateur ?
Un logiciel de P.A.O. associe différents éléments (ou objets) en un seul document appelé composition. Ces éléments sont du texte, des tableaux, des images et des objets graphiques. Et son avantage est la souplesse dans l'organisation et l'intégration de ces objets.
2. PAR OU COMMENCER ?
Pour ne pas perdre du temps, il est préférable de réfléchir à la présentation avant de créer une composition, le mieux est de faire une ébauche de votre travail au brouillon. Il est ensuite facile de disposer les objets comme sur l'ébauche et de passer à la phase de saisie des données ou à l’insertion des données si ces informations sont déjà saisies dans un autre fichier. Il ne reste plus qu'à imprimer la composition.
Remarque : Il faut sélectionner l'imprimante avant de commencer le travail, car changer d'imprimante peut modifier la présentation du document.
3. PRESENTATION DE PUBLISHER
Nom de votre document, cette barre s’appelle la barre de titre
Ensemble des onglets qui sont à votre disposition, cette barre est appelée barre des onglets
Le ruban Accueil
Des règles graduées tous les quarts de centimètre pour mieux vous repérer
Barre de défilement qui vous permet de vous déplacer rapidement dans votre texte
Une barre d’état vous donnant des indications dans votre document (nombre de mots, ligne, colonne, page, zoom…) vous permet de vous déplacer rapidementdans votre texte
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Version 08/2017 S. LUTZ 4. OUVRIR PUBLISHER
Cliquer sur le bouton DEMARRER – TOUS LES PROGRAMMES – MICROSOFT OFFICE – PUBLISHERVous pouvez choisir un type de Composition en fonction du style désiré.
La fenêtre suivante doit apparaître :
Cliquer sur AUTRES CATEGORIES5
Version 08/2017 S. LUTZ Sélectionner la BROCHURE D’INFORMATION (MODELE PROFESSIONNEL)
Cliquer sur TELECHARGER
Le modèle suivant apparait :
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Version 08/2017 S. LUTZ 5. MODIFIER LA COULEUR DE REMPLISSAGE Se positionner sur la première page et sélectionner la première forme
Cliquer sur l’onglet FORMAT - REMPLISSAGE DE FORME
Choisir une couleur
6. MODIFIER « LE JEUX DE COULEURS » DE LA PLAQUETTE
Cliquer sur l’onglet CREATION DE PAGE - zone JEUX
Sélectionner le jeu de couleurs de votre choix
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Version 08/2017 S. LUTZ 7. SAISIR LE TEXTE ET INSERER LES IMAGES Se positionner sur la première page, première colonne, cliquer la forme
Cliquer à l’intérieur de chaque zone de texte et saisir les données comme ci-dessous
Cliquer l’image à remplacer
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone ILLUSTRATIONS
Cliquer sur l’icône IMAGES CLIPART
Saisir l’image recherchée dans l’emplacement Rechercher
Sélectionner l’image et double cliquer sur l’image
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Version 08/2017 S. LUTZ L’image se place directement sur l’emplacement sélectionné précédemment
Vous pouvez dimensionner l’image en cliquant sur les poignées
L’outil de rognage s’active, les 8 points d’ancrage de l’image se transforment en gros tirets. Allez sur le tiret de gauche, le curseur se transforme alors, cliquez dessus sans lâcher la souris pour tailler et faites de même sur le côté droit
Si l’outil de rognage ne s’active pas : cliquer l’image, cliquer sur l’outil image, onglet Format – zone Taille – cliquer sur l’icône Rogner
8. INSERER UNE BORDURE ET ORNEMENT
Se positionner sur la première page, première colonne
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone BLOCS DE CONSTRUCTION
Cliquer sur l’icône BORDURES & ORNEMENTS
Choisir l’ornement et le déplacer au-dessus du titre « gestion durable des territoires »
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Version 08/2017 S. LUTZ
Se positionner sur la première page, deuxième colonne
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone BLOCS DE CONSTRUCTION
Cliquer sur l’icône ANNONCES
Choisir l’annonce, déplacer à l’endroit désiré, saisir le titre « conférences autour du climat »,
9. INSERER UN CALENDRIER
Se positionner sur la première page, deuxième colonne
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone BLOCS DE CONSTRUCTION
Cliquer sur l’icône CALENDRIERS
Choisir le calendrier10
Version 08/2017 S. LUTZ Le calendrier se modifie comme un tableau :Lorsque vous sélectionnez le tableau du calendrier, un ruban « D’OUTILS DE TABLEAU » apparaît avec deux onglets : CREATION & DISPOSITION
Supprimer le titre « février 2016 »a) Fusionner des cellules
Sélectionner la première ligne
Cliquer sur l’onglet DISPOSITION – zone FUSIONNER
Cliquer sur l’icône FUSIONNER11
Version 08/2017 S. LUTZ
Recommencer avec les lignes 2, 3, 4, 5
NB : supprimer les données à l’intérieur du calendrier pour avoir le résultat ci-dessousb) Supprimer une ligne
Sélectionner la dernière ligne
Cliquer sur l’onglet Disposition
Dans la zone LIGNES ET COLONNES, cliquer les icones SUPPRIMER LES COLONNES, LES LIGNES OU SUPPRIMER LE TABLEAU
Saisir les données dans le tableau
Déplacer le calendrier et le positionner sous l’annonce (cf page écran ci-dessous)12
Version 08/2017 S. LUTZ 10. INSERER DU TEXTE
Saisir le texte au kilomètre ou copier-coller le texte jusqu’à obtenir le résultat ci-dessous11. INSERER DU TEXTE ET DES IMAGES
Nous allons réaliser la deuxième page comme ci-dessous Saisir le texte au kilomètre ou copier-coller le texte jusqu’à obtenir le résultat ci-dessous13
Version 08/2017 S. LUTZ 12. INSERER UN TABLEAU
Se positionner sur la deuxième page, troisième colonne
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone TABLEAUX
Cliquer sur l’icône TABLEAU
Réaliser un tableau de 4 colonnes et 3 lignesUn ruban « D’OUTILS DE TABLEAU » apparaît avec deux onglets : CREATION &
DISPOSITION
a) Modifier la largeur des colonnes
Positionner son curseur dans le tableau
Cliquer sur l’onglet CREATION
Dans la zone TAILLE, modifier la largeur à 3’’, l’ensemble du tableau se modifie
Positionner le tableau sur la feuille14
Version 08/2017 S. LUTZ b) Modifier la hauteur des lignes
Positionner son curseur dans le tableau
Cliquer sur l’onglet CREATION
Dans la zone TAILLE, modifier la hauteur à 2,5, l’ensemble du tableau se modifie15
Version 08/2017 S. LUTZ c) Fusionner des cellules
Sélectionner la première ligne
Cliquer sur FUSIONNER
Cliquer à l’intérieur du cadre et saisir le titre «le développement durable en chiffre »
Saisir les données du tableaud) Centrer les données horizontalement et verticalement
Sélectionner le tableau
Cliquer sur l’onglet DISPOSITION
Dans la zone ALIGNEMENT, cliquer les icones centrer et centrer verticalement16
Version 08/2017 S. LUTZ e) Modifier le style de tableau
Sélectionner le tableau
Cliquer sur l’onglet CREATION
Dans la zone FORMAT DE TABLEAU
Descendre la liste déroulante et choisir un style à votre choixf) compléments : insérer des lignes ou le tableau (ne pas faire)
Sélectionner le tableau ou la ligne
Cliquer sur l’onglet DISPOSITION
Dans la zone LIGNES ET COLONNES, CLIQUER LES ICONES INSERER AU-DESSUS, INSERER EN DESSOUS, INSERER A GAUCHE OU A DROITE
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Version 08/2017 S. LUTZ 13. INSERER UN WORDART
Se positionner sur la deuxième page, première colonne
Remplacer le titre « Les missions de l’école doctorale » par un wordart
Cliquer sur l’onglet INSERTION – zone TEXTES
Cliquer sur l’icône WORDART
Un ruban « D’OUTILS WORDART » apparaît avec deux onglets : FORMAT
Modifier le wordart dans l’outil wordart :
Onglet Format – zone Texte : Icône Modifier le texte
Onglet Format –zone Styles wordart : modifier le style du wordart, la couleur (icone remplissage de forme), icone modifier la forme et contour de la forme
vous obtenez le résultat ci-dessous18
Version 08/2017 S. LUTZPOUR ALLER PLUS LOIN
II. CREER UN PUBLIPOSTAGE
1. CREER UN PUBLIPOSTAGE AVEC UNE COMPOSITION PUBLISHER
Se positionner sur l’OngletPUBLIPOSTAGE
a) Créer la source de données
Cliquer sur l’icône FUSION ET PUBLIPOSTAGEb) Sélectionner les destinataires
cliquer sur SELECTION DES DESTINATAIRES
Cliquer sur ENTER UNE NOUVELLE LISTE19
Version 08/2017 S. LUTZ
Une boite de dialogue apparaît, vous pouvez, à présent, personnaliser les titres des colonnes du tableau des destinataires (ex : titre, nom…).c) Personnaliser les colonnes du tableau des destinataires
Nous allons personnaliser les titres des colonnes du tableau
Afin d’ajouter, supprimer, renommer des champs, il faut cliquer sur PERSONNALISER COLONNES.= champs
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Version 08/2017 S. LUTZNous allons supprimer les champs inutiles
Sélectionner le champ à supprimer : (à supprimer : prénom, nom de la société, adresse ligne 2, département, pays,téléphone personnel, téléphone professionnel, adresse de messagerie)
Cliquer sur SUPPRIMER ET OKd) complément : créer des champs si besoins (ne pas faire pour cet exercice)
Nous allons créer les noms de champs ci-dessous
Cliquer sur le bouton PERSONNALISER COLONNESUne liste de noms de champs déjà définis est affichée sur l’écran. Vous pouvez en supprimer ou en rajouter à votre convenance.
a) Ajouter un champ
Cliquer sur AJOUTER - Saisir le nom du champ dans ENTRER UN NOM DE CHAMPS - Valider par Ok21
Version 08/2017 S. LUTZb) Saisir les informations sur les destinataires du courrier
Nous allons procéder à la saisie des informations ci-dessous dans la boite de dialogue « créer une liste d’adresses »
Base de données Bdchercheur (à saisir)
Titre Nom Adresse1 CodePostal Ville
Monsieur LANDAIS 20 avenue Ducis 92500 RUEIL MALMAISON
Mademoiselle LEFRANCOIS 105 avenue Albert Ier 92500 RUEIL MALMAISON
Madame DUPUIS 5 place Henri IV 92150 SURESNES
Monsieur CHARBONNEL 21 rue Edmond Rostant 92500 RUEIL MALMAISON
Madame CARRE 24 rue Saint-Jacques 92100 BOULOGNE
c) Enregistrer la base de données
Lorsque vous aurez saisi les informations concernant les destinataires, vous devez enregistrer la base de données sur votre ordinateur ou votre clé sous le nom bdchercheur.
Voici le résultat :
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Version 08/2017 S. LUTZ d) Insérer un champ dans le document principalVous allez maintenant insérer les champs de fusion (champs surlignés en gris)
Positionner le curseur de la souris à l'emplacement désiré (première page, troisième colonne) dans le document principal et cliquer sur l'icône Insérer un champ de fusion
Choisir dans la liste le champ désiré (Ex: Titre)
Continuer la même procédure pour les autres variables et terminer par Ok.
Enregistrer vos modificationse) Insérer une formule d’appel pour personnaliser votre composition
Vous souhaitez que votre composition commence par Cher M….pour un homme et Chère Mme… pour une femme.
Remplacer le champ « Titre et Nom » par une formule d’appel
Cliquer sur l’icône Publipostage – zone champs d’écriture et d’insertion
Cliquer sur l’icône FORMULE D’APPEL23
Version 08/2017 S. LUTZ
Cliquer sur okf) Filtrer les enregistrements
Envoyer le courrier en priorité aux clients qui habitent RUEIL MALMAISON en réalisant un filtre sur les enregistrements de la base de données
Cliquer sur MODIFIER LA LISTE DES DESTINATAIRES
Cliquer sur FILTRER24
Version 08/2017 S. LUTZ Champ : Choisir le champ de sélection (Ex: Ville)Comparaison : Cliquer sur la condition désirée (Ex : Egal à) Comparé à : Saisir la valeur désirée (texte ou nombre).
(Ex : RUEIL MALMAISON) Cliquer sur le bouton Ok
Votre document fusionnera vers l’imprimante ou vers une nouvelle composition les enregistrements selon le critère demandé. (Dans notre exemple uniquement les clients qui habitent à RUEIL MALMAISON)
Remarque :
Nous vous conseillons de cocher, à la fin de votre fusion la case Effacer tout, car l’option demeurera active durant toute la durée de la session.
Lorsque que vous allez fusionner la composition et la base de données (liste d’adresses), cela va permettre d’obtenir tous les courriers
Deux sortes de fusion : la fusion simple et la fusion conditionnelle
2. EFFECTUER UNE FUSION SIMPLE
Sélectionner l’une des deux options ci-dessous : Imprimer les documents
Toutes les plaquettes sortiront sur l’imprimante mais ne seront pas enregistrées dans un document.
Imprimer vers une nouvelle présentation
Un nouveau document se crée sous le nom composition. Vous pouvez l’enregistrer sur et l’imprimer comme un document normal de Word.
Vous obtiendrez le résultat ci-dessous : toutes les compositions vont se générer et vous aurez toutes les compositions avec les noms
Descendre la liste déroulante
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Version 08/2017 S. LUTZ 3. EFFECTUER UNE FUSION CONDITIONNELLESi vous souhaitez insérer des conditions lors de la fusion.
Ex : ne sélectionner que les compositions de 1 à 6
Sélectionner le mode de fusion de votre choix : Une page par feuille
4. COMPLEMENT
Tester si vous le souhaitez les fonctionnalités :
a) Modifier la liste des destinataires (vous souhaitez modifier ou supprimer une entrée)
Cliquer sur MODIFIER LA LISTE DES DESTINATAIRES
Sélectionner le fichier puis cliquer sur MODIFIER26
Version 08/2017 S. LUTZ
Pour ajouter ou supprimer un enregistrement : Cliquer sur Nouvelle entrée ou supprimer l’entréeb) Lier un document avec une base de données existante
Si vous avez déjà créée une base de données, il faut suivre la procédure ci-dessous (ne pas faire pour cet exercice) :
Si vous souhaitez rattacher une base de données (tableau d’adresses) à une lettre :
Cliquer sur l’icône SELECTION DES DESTINATAIRES
Sélectionner UTILISER LA LISTE EXISTANTE
Sélectionner le fichier de données désiré (dans le dossier document ou sur une clé usb) et valider27
Version 08/2017 S. LUTZ c) Ouvrir une composition liée avec une base de données
Sélectionner le fichier
Cliquer sur OUVRIR
Cliquer sur OUI28
Version 08/2017 S. LUTZ III. REALISER DES CARTES DE VISITE
Cliquer sur FICHIER – NOUVEAU
Sélectionner la carte de visite de votre choix
Choisir ensuite le jour de couleurs souhaités29
Version 08/2017 S. LUTZ
Cliquer sur CREER
Lorsque la carte apparait, on va modifier chaque donnée de la carte
Lorsque l’on clique sur une zone, des onglets apparaissent, il suffit ensuite de modifier à sa convenance comme une composition classique30
Version 08/2017 S. LUTZ
Cliquer sur l’onglet FICHIER et IMPRIMER sur un papier rigide31
Version 08/2017 S. LUTZEXERCICES EN AUTONOMIE
Exercice 1 :
CREER UNE PLAQUETTE SCIENTIFIQUEVous devez créer une plaquette scientifique pour votre laboratoire, vous êtes libre de définir le sujet de votre plaquette mais il doit être en rapport avec vos études.
VOTRE PLAQUETTE DOIT OBLIGATOIREMENT CONTINIR LES ELEMENTS CI-DESSOUS :
La plaquette scientifique est un outil de communication destinée à « vendre » son laboratoire aux financeurs comme des industriels, la région … c’est un outil de communication externe.
Sur la couverture : Mettre le logo & le nom du laboratoire
A l’arrière de la plaquette : Inscrire les coordonnées, le nom du directeur…
Si le laboratoire est composé de plusieurs groupes de personnes, il faut mettre les coordonnées du secrétariat et/ou du directeur
A l’intérieur : Utiliser des mots clés
Faire des phrases courtes
Mettre en avant les compétences et matériels que l’on peut trouver dans le labo
Insérer des images & photos pour rendre la plaquette attractive
Il faut prévoir deux plaquettes dont une bilingue
POUR RENDRE LA FORME DE VOTRE POSTER LISIBLE & ATTRATIF, UTILISEZ LES CONSE ILS CI-DESSOUS :
La mise en page : Format A4
Forme triptyque soit plié en 3
L’équilibre de la plaquette : Texte : 30%,
Les images, schémas & graphiques : 40%
Vide : 30%
Les polices : Pour une meilleure lisibilité police sans serif Helvetica (Verdana ou Arial)
Taille police en 12 minimum
La mise en valeur : La charte graphique valorisera les contenus (textes, infographies..) grâce à une palette de couleurs équilibrée permettant le repérage des différentes parties. Gras pour les titres importants
Listes à puces, à numéros, boites à cocher…
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Version 08/2017 S. LUTZ Italique pour une note, observation, témoignage…
Les images : Pour réduire la taille de l’image, cliquer-glisser la poignée d’angle de l’image vers l’intérieur à l’aide de la souris.
Pour agrandir la taille de l’image, cliquer-glisser la poignée d’angle de l’image vers l’extérieur à l’aide de la souris
Cliquer-glisser une poignée d’angle de l’image
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Version 08/2017 S. LUTZExercice 2 :
CREER UN POSTER SCIENTIFIQUEVous devez créer un poster scientifique pour votre laboratoire, vous êtes libre de définir le sujet de votre poster mais il doit être en rapport avec vos études.
VOTRE POSTER DOIT OBLIGATOIREMENT CONTINIR LES ELEMENTS CI- DESSOUS :
Le logo de votre université
Les noms et l’ordre des auteurs de l’étude scientifique
Si la personne est dans l’auditoire et explique sa plaquette, il faut souligner le nom de la personne sur votre poster
Un titre et une accroche pertinente : Le titre doit être accrocheur et évocateur. Il doit résumer l'objectif, les moyens et la conclusion.
Un résumé du projet pour convaincre qui comporte :
L’objectif de l’étude c’est l’introduction : située en haut à gauche permet de bien replacer l'étude dans le contexte et d’identifier clairement l'objectif en mettant un titre "OBJECTIF".
La ou les méthode(s) utilisée(s) et le matériel : doivent être abrégés au maximum sauf si l'objectif est d'améliorer une technique. Cette partie doit représenter les deux tiers du poster.Il est possible d'ajouter quelques références bibliographiques des auteurs pour renforcer le bon positionnement scientifique du projet
Les actions entreprises
Les principaux résultats
Il faut imager l’étude
Les remerciements : techniciens, laboratoires, les financeurs du projet
Vos coordonnées téléphoniques & emailPOUR RENDRE LA FORME DE VOTRE POSTER LISIBLE & ATTRATIF, UTILISEZ LES CONSE ILS CI-DESSOUS :
La mise en page pour être lisible à deux mètres : Utiliser publisher ou Powerpoint en format personnalisé (Powerpoint : Menu création/Mise en page ou publisher : création de page, Mise en page, Taille : 118,9 x 84,1)
Choisir un format horizontal pour une lecture verticale
L’équilibre du poster : Texte : 30%,
Les images, schémas & graphiques : 40%
Vide : 30%
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Version 08/2017 S. LUTZ
Les polices : Texte lisible, en lecture à la main ou en plein écran d’ordinateur
Pour une meilleure lisibilité police sans serif Helvetica (Verdana ou Arial)
Taille police en 28 minimum pour avoir des caractères au minimum d’une hauteur de 1,5 cm
La mise en valeur : Pour attirer l’attention du visiteur et pour structurer les idées : chaque couleur peut être associée à une partie (objectifs, auteurs, résultats)
Gras pour les titres, l’important
Listes à puces, à numéros, boites à cocher…
Italique pour une note, observation, témoignage…
Exemple de poster
Les images : Résolution minimum 300ppp (à vérifier dans propriétés/détails)
Les sources : En bas de page avec les liens et accès en 1 clic
Présentation orale du posterAu cours des congrès, il peut être demandé aux auteurs de faire une communication orale de leur poster. Le temps imparti étant généralement très court, il est important de définir à l’avance le message que l’on veut faire passer. D’ailleurs, au cours de la présentation, il est judicieux de se rapporter régulièrement au fil conducteur. Il est nécessaire d’utiliser des phrases courtes et claires, de faire des pauses après les points importants, en particulier après l'exposition de l'objectif et de choisir les mots avec précaution et surtout de les utiliser de façon appropriée.
