Compte rendu de l atelier de Formation des cadres nationaux à l'élaboration des notes aux décideurs

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Compte rendu de l’atelier de Formation des cadres nationaux à l'élaboration des notes aux décideurs

Introduction

1. Sur l’initiative du Centre Régional AGHRIMET, a été organisé à Niamey, du 08 au 09 Octobre 2014, l’atelier régional de formation des cadres nationaux à l’élaboration des notes aux décideurs.

L’objectif de l’atelier était d’initier les cadres des systèmes d’alerte précoce à la rédaction des notes aux décideurs publics pour mieux communiquer sur les résultats du cadre harmonisé. Il s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre du Programme d’Appui à la Sécurité Alimentaire en Afrique de l’Ouest. Ce programme est financé conjointement par la Commission de la Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest et l’Agence Française de Développement et mis en œuvre par le CILSS et le consortium IRAM/ISSALA/LARES /AEDES.

2. De façon spécifique, l’atelier vise à opérationnaliser l’activité, A1.3.2 « Appuyer les structures nationales de coordination des politiques de SA (Notes d’analyse pour la prise de décision) »

3. Ont pris part à la rencontre les cadres des systèmes d’alerte précoce du Burkina-Faso, du Mali et du Niger, du centre régional AGHRIMET, et un représentant du consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES. La liste complète des participants, ainsi que le programme de l’atelier sont joints en annexe à ce compte rendu.

Déroulement des travaux de l’atelier

4. Les travaux se sont déroulés alternativement en plénière et en séances de groupes. Ils ont été présidés par Madame Maty BA DIAO, Chef de Département Information et Recherche (DIR), et modérés par le Dr Bio Goura SOULE, représentant du consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES.

5. La première séance a été consacrée à un brainstorming sur le concept de décideur à partir d’un ensemble de questions : (i) qui est décideur ?, (ii) quels sont les différents types de décideurs ?, (iii) quelles sont les caractéristiques des décideurs, (iv) quelles sont les informations dont les décideurs ont besoin, (v) quelles sont les réponses qui sont souvent apportées par les techniciens ?, (vi) quelles sont les difficultés que rencontrent les acteurs pour informer les décideurs ?. Cette session a été modérée par le Dr Bio Goura SOULE. Elle a permis de s’accorder sur le fait que le décideur, est cette personne investie d’un pouvoir, d’une responsabilité et qui peut poser des actes qui engagent un groupe, une communauté, un Etat, une région, etc. On peut donc avoir des décideurs à différents niveaux de l’échelle administrative et politique d’un pays. Les débats ont permis d’établir la chaine de décision qui, va des Systèmes d’Alerte Précoce, qui sont chargés de l’analyse approfondie de la situation alimentaire, aux instances de prise de décision (Ministre, Premier Ministre, Conseil des Ministres et Président de la République) en passant par les instances multi acteurs chargées de la validation des phénomènes, évènements constatés, la conjoncture alimentaire ambiante et les propositions de recommandations d’actions à mettre en œuvre de façon urgence ou à court et moyen termes.

6. La seconde séquence a été consacrée à la présentation de la fiche de communication du Cadre Harmonisé ; présentation faite par Monsieur Issoufou BAOUA, Expert en Cadre Harmonisé en service au CRA. Il a insisté sur les objectifs de la fiche, avant de présenter ses différentes composantes. A la suite de Monsieur BAOUA, Mme Maty B.DIAO a fait un exposé sur les techniques d’expression pour améliorer la communication. A partir d’exemples précis de

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construction des phrases, elle a montré comment on peut rendre plus compréhensibles les phénomènes qu’on souhaite porter à la connaissance de ses interlocuteurs.

7. La troisième session a été consacrée à des travaux de groupes. L’équipe de chaque pays a été invitée à faire une réécriture de leur dernière fiche de communication. Dans l’ensemble, les équipes ont réussi à réduire le volume des textes initiaux d’au moins 30%. Les débats ont insisté sur les informations qui doivent être mises en relief : les déterminants de la conjoncture ; la conjoncture elle-même (zones, populations touchées selon les degrés de sévérité de la vulnérabilité, accompagné d’illustration : cartes, graphiques, etc.), la projection du phénomène dans le temps et enfin les recommandations d’actions à mettre en œuvre, de façon urgente ou à court et moyen termes. A ce niveau les participants ont recommandé de ne pas dépasser trois à quatre pages et de renvoyer les tableaux détaillés à la dernière page, sous forme d’annexe.

8. La quatrième session a été consacrée à la rédaction de la note aux décideurs. La session a débuté par une présentation de deux exemples de notes aux décideurs : (i) la note politique du CTA (n°1 : mai 2011) intitulée « de la crise alimentaire à la sécurité alimentaire dans les pays ACP » ; (i) la note aux décideurs du RPCA du 4 -6 décembre 2012 intitulée « Sécurité alimentaire et nutrition au Sahel et en Afrique de l’Ouest ». Sur la base de ces deux exemples, Madame Maty a fait une communication sur les composantes et les caractéristiques essentielles d’une note aux décideurs.

9. Les équipes pays ont été ensuite invitées à formuler une note aux décideurs à partir de la note de communication du cadre harmonisé. Les notes ont fait l’objet de présentation sous forme de powerpoint de six diapositives. Les présentations ont été suivies de débats qui ont permis d’améliorer, non seulement la forme, mais aussi le fond, notamment en ce qui concerne les données et informations à communiquer. Les recommandations ont, aussi mis l’accent sur les techniques de communication à adopter : éviter de plaquer des textes dans les diapositives, ne pas dépasser plus de six à sept lignes par diapositive, s’efforcer d’expliquer et non de lire les informations contenues dans les diapositives, rester debout, lors de la présentation si possible, ne pas être surpris par la fin de la présentation, etc.

10. Les échanges sur les techniques de communication se sont poursuivis, par l’initiation à celle du speach de l’ascenseur. Il s’agit d’imaginer une situation exceptionnelle, où vous rencontrez dans l’ascenseur un décideur à qui, vous voulez faire part de la situation alimentaire et nutritionnelle conjoncturelle ou à venir, à court et moyen termes, pour l’amener à partir de vos suggestions de recommandations, à prendre des décisions idoines. Le technicien a, entre 30 à 60 secondes pour formuler une proposition choc, reflétant la réalité de la situation. Les équipes ont formulé des propositions qui ont été débattues en plénière.

Recommandations.

11. A l’issue des échanges, les participants ont reconnu la pertinence de la note aux décideurs et ont recommandé de l’expérimenter lors des prochaines missions d’analyse de la situation alimentaire et nutritionnelle dans les Etats membres du CILSS. Le consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES est invité à proposer une ossature de la note à soumettre aux autorités du CILSS, pour validation dans les jours qui viennent. Cette note dont la formule sera progressivement améliorée, devra être succincte :

a. Une page et demi maximum, avec 2500 signes au plus.

b. Une entête qui permet d’identifier le pays et l’institution qui a validé la note

c. Un titre qui résume de façon précise la conjoncture que décrit la note

d. Quatre parties bien distinctes :

i. les déterminants ou causes de la conjoncture alimentaire et nutritionnelle ;

ii. la situation alimentaire elle-même (zones, populations touchées selon les degrés de sévérité de la vulnérabilité),

iii. la projection du phénomène dans le temps,

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iv. les recommandations d’actions à mettre en œuvre à court et moyen termes et adressées aux décideurs du pays.

12. les prochaines missions d’évaluation de la situation alimentaire au Burkina-Faso, du 24 au 27 Octobre ; au Mali, 3 au 10 Novembre ; et au Niger du 3 au 7 Novembre 2014 seront mises à profit pour réaliser les premières notes aux décideurs. Dans la mesure du possible, un membre du consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES participera à l’élaboration des notes aux décideurs. Le consortium communiquera en temps

l’extension de l’initiative au PRA –Marchés

13. Le 16 Octobre, nous avons eu un rapide entretien avec Monsieur Moussa Cissé, responsable du Programme Accès au Marché du CILSS. Nous avons débattu de l’initiative. Il a reconnu la pertinence de la note aux décideurs et recommandé qu’une formation analogue à celle réalisée pour l’équipe des SAP, soit faite pour les membres des équipes pays des systèmes d’informations sur le marché. La première quinzaine du mois de décembre 2014 a été retenue pour réaliser cette opération.

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Centre Régional AGRHYMET

Atelier de Formation des cadres nationaux à l'élaboration des notes aux décideurs

Niamey (Niger), du 08 au 09 octobre 2014

Baoua Issoufou, rapporteur.

C OMPTE RENDU

Dans le cadre de l’amélioration de la communication des résultats d’analyse de la situation alimentaire et nutritionnelle en utilisant le Cadre Harmonisé, un atelier de réflexion a été organisé du 08 au 09 octobre 2014 à Niamey au Niger. Cet atelier rentre dans le cadre de la mise en œuvre de l’Activité, A1.3.2 « Appuyer les structures nationales de coordination des politiques de SA (Notes

d’analyse pour la prise de décision) », financée par le programme PASANAO-AFD-SA.

La rencontre a été présidée par Mme Maty BaDiao, chef de Département Information-Recherche du Centre Régional AGRHYMET. Dans ses mots de bienvenus, Mme Maty a d’abord salué la présence des représentants des pays participant à l’atelier à savoir le Burkina Faso, le Mali et le Niger. Ensuite elle a rappelé qu’il s’agit d’une rencontre de réflexion sur les expériences développées par les pays en matière d’élaboration de notes d’information à l’intention des décideurs dans le domaine de la sécurité alimentaire et nutritionnelle. Il s’agit de partager les différentes expériences des pays participant afin de les valorisées dans la conception d’un canevas harmonisé avec l’appui du consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES.

L’atelier a été facilité par Dr SOULE Bio Goura, Expert du consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES.

Les principaux points saillant développés au cours de la rencontre comportaient les aspects suivants :

1. Brainstorming sur le questionnement sur les connaissances générales de ce que veut un décideur : Il s’agissait, pour chaque participant de donner son avis sur 6 questions clés suivantes : 1) Qui est décideur ? 2) Quels sont les différents types de décideurs ? 3) Quels sont les caractéristiques des décideurs ? 4) Quels sont les informations dont ils ont besoin ? 5) Quelles sont les réponses que vous apportez ? 6) Les difficultés rencontrées ? la synthèse des discussions engagées est donnée dans le tableau suivant :

COMITE PERMANENT INTER-ETATS DE LUTTE CONTRE LA SECHERESSE DANS LE SAHEL PERMANENT INTERSTATE COMMITTEE FOR DROUGHT CONTROL IN THE SAHEL

Bénin Burkina Faso Cap Vert Côte d’Ivoire Gambie Guinée Guinée Bissau Mali Mauritanie Niger Sénégal Tchad Togo

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Qu’est-ce qu’un décideur ?



Employeur



Détenteur d’un pouvoir (politique, économique)



Celui qui impulse selon le degré de responsabilité



Celui qui sur la base d’une information donne une impulsion à une activité/action



Acteur de développement Quels sont les

différents types de décideurs

Niger Dispositif National /PM dirigé par DC/PM, Cellule d’information /SAP, DC/PM, Premier Ministre, CMC, CR (Etat Donateur) Mali SAP / Groupe National, Commissariat à la SA, Comité Technique

d’orientation, Conseil national SA Burkina

Faso

SAP, Direction/stat agri, DGESS, Secrétaire Général, Ministre, Conseil des ministres, CNSA (CT, AG)

Quels sont les caractéristiques des décideurs?



Ne sont pas des techniciens/ spécialistes



Sont très souvent influencés par l’opinion publique



Etendue de responsabilité variable



Niveau de la décision



Multiplicité des sources d’information



Moyens d’intervention Quels sont les

informations dont ils ont besoin?



Les zones à risque



Les causes des risques



Les populations affectées



La nature et quantité de l’aide/réponse



La période



L’ampleur



La classification



Le plan de réponse Quels sont les

réponses que vous apportez ?



Recommandations générales et spécifiques



Actions à dimension

o

conjoncturelle :Prévention des feux de brousse, Cash for work, Cash for work, Vente à prix modéré des céréales, Distribution de vivres ;

o

structurelle : Appui à la production, Distribution d’intrants, Aménagements hydro agricoles…

Quels sont les difficultés rencontrées



sur la production de l’information :

o

Collecte de l’information

o

Pressions (politiques, religion, coutumes)

o

Cohérence des données

o

Estimations des populations à risques

o

Niveau de désagrégation des données

o

Diffusion de l’information



Sur la validation/acceptation politique des résultats d’analyse.

2. Présentation de la fiche de communication du Cadre Harmonisé : l’élaboration de la fiche

de communication est la 5

^ème

étape qui boucle le processus de déroulement du cycle de

Cadre Harmonisé par les pays et le comité technique régional. Conformément aux

indications de la version 1.0 du manuel du CH, des orientations claires et précises ont été

fournies aux participants leur permettant de l’élaborer la note de synthèse de 3-4 pages au

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maximum. A la suite de cette présentation les discussions ont porté sur la compréhension globale des orientations fournies par le manuel du CH et sur les étapes de communication des résultats aux décideurs et aux autres acteurs. Les participants ont beaucoup insisté sur la nécessité de respecter les indications du manuel du CH et surtout d’être très claire et précis dans la rédaction de la note de synthèse.

3. Présentation sur les techniques de rédaction des notes de synthèse destinées aux décideurs : Cette présentation est focalisée sur l’apprentissage des techniques de rédaction de note de synthèse basée sur la clarté, la concision et le respect des règles élémentaires de vocabulaire, de grammaire et d’orthographe. La présentation a été séquencée d’exercices en brainstorming pour renforcer la compréhension des participants.

4. Travaux de groupe sur les techniques de rédaction de note de synthèse : trois groupes ont été constitués pour réexaminer les fiches de communication déjà produites par le Niger, le Mali et le Burkina Faso en mars 2014. Il s’agissait aux participants de reprendre les fiches de communication produites à la suite des cycles d’analyse du CH pour les corriger et les rendre plus claires, précises, concises en référence aux indications données au cours de cet atelier. Les travaux de groupe ont été restitués en plénière. Il a été constaté globalement une nette amélioration de la syntaxe et de la présentation même des anciennes fiches de communication ayant servi aux exercices d’application.

5. Présentation sur les techniques de communication orale : la session visait à apprendre aux participants les techniques les simples mais efficaces de communication orale en particulier en référence à la phase de restitution des résultats d’analyse du CH. La communication orale cherche à édifier les participants comment faire usage d’un langage simple, avec des phrases courtes, pour être toujours plus efficace dans la transmission de messages clés aux décideurs. Il s’agit de pouvoir communiquer en construisant des phrases courtes en quelques mots et comprenant : un sujet, un verbe et un complément. Un langage simple est un langage compris par tous, même par les non-initiés. La session a permis aux participants d’appréhender la possibilité de modifier ou d’adapter notre langage en utilisant des formules « plus simples et efficaces » pour bien informer et éclairer les décideurs et renforcer l’impact recherché en termes comment les convaincre pour les amener aux prises de décisions efficaces et rapides.

6. La rencontre a été conclue à la grande satisfaction de tous les participants. Le facilitateur a

rappelé que les réflexions issues de cet atelier seront valorisées à travers une note

d’orientation technique et méthodologique qui sera proposée au CRA par LARES/PASANAO

en vue de servir aux pays dans le cadre de l’amélioration de la qualité de la communication

des résultats du CH. Mme Maty a, dans sa conclusion, réitéré les remerciements du Centre

Régional AGRHYMET aux participants pour leur disponibilité et pour avoir répondu présent

à l’invitation. Elle a souligné que les réflexions vont servir à plus d’un titre au CILSS, aux

pays et leurs partenaires pour améliorer la qualité de l’information livrée aux décideurs des

pays et du niveau régional dans le but d’accélérer les prises de décisions en faveur des

populations victimes de l’insécurité alimentaire et nutritionnelle au Sahel et en Afrique de

l’Ouest.

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CENTRE REGIONAL AGRHYMET

DEPARTEMENT INFORMATION ET RECHERCHE

Atelier de Formation des cadres nationaux à l'élaboration des notes aux décideurs, du 8 et 9 octobre au CRA.

AGENDA

Mercredi 08 octobre 2014 09h 00 – 09h 30  Introduction

 Présentation des participants

 Objectifs de l’atelier

09h 30 – 10h 30

Liste de questions : 1. Qui est décideur ?

2. Quels sont les différents types de décideurs ? 3. Quels sont les caractéristiques des décideurs ? 4. Quels sont les informations dont ils ont besoin ? 5. Quelles sont les réponses que vous apportez ? 6. Les difficultés rencontrées?

10h 30 – 11h 00 Pause-café

11h 00 – 13h 00  Présentation de la fiche de communication du Cadre Harmonisé

 Comment alléger la rédaction ? 13h 00 – 14h 30 Pause Déjeuner

14h 30 – 16h 30  Travaux de groupe sur l’amélioration de la fiche de communication 16h 30 – 17h 00 Pause-café et fin des travaux

Jeudi 09 octobre 2014

09h 00 – 10h 30  Restitution des résultats des travaux de groupe 10h 30 – 11h 00 Pause-Café

11h 00 – 13h 00  Technique de communication orale 13h 00– 14h 30 Pause déjeuner

14h 30 – 16h 30  Travaux de groupe et restitution sur la communication orale 16h 30 – 17h 00  Conclusion de l’atelier

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LISTE DES PARTICIPANTS

PAYS/INSTITUTIONS NOM/PRENOMS &

FONCTION

CONTACTS

BURKINA FASO PARE Lassina

Directeur des Statistiques Sectorielles

Ministère de l’Agriculture et de la Sécurité Alimentaire (MASA)

DGESS

BP : 7010 Ouagadougou

Tél : +226 50 30 68 02 / 70 28 86 26 Email : parelas@yahoo.fr

HIEN Sitégné Chef de Service

Ministère de l’Agriculture et de la Sécurité Alimentaire (MASA)

DGESS/SAP

BP : 7010 Ouagadougou Tél : +226 70 66 92 22 Email : hiensitegne@yahoo.fr h.sitegne@gmx.com

MALI MAOULOUNE Assékou

Chef Cellule Production et Publication SAP

Système d’Alerte Précoce (SAP) BP : 2660 Bamako

Tél : +223 20 74 54 39 Cél : +223 76 05 13 36 Email : amakounta@yahoo.fr sapmali@afribone.net.ml HOUSSEINI Abdramane

Responsable Cellule Planification-Suivi- Evaluation

Système d’Alerte Précoce (SAP) BP : 2660 Bamako

Tél : +223 20 74 54 39 Cél : +223 76 36 49 62

Email : sapmali@afribone.net.ml

NIGER Adamou OUMAROU

Chef Département Prévention et Réduction des Risques de

catastrophes

Cellule de Coordination du Système d’Alerte Précoce (CC/SAP)

Cabinet du Premier Ministre BP : 893 Niamey

Tél : +227 20 72 32 75 Cél : 227 96 20 45 45 Fax : 227 20 72 27 69 Email : yarouh@gmail.com sap@intnet.ne

Moctar KANGO Chef de Division Suivi Alimentaire et Pastoral

Cellule de Coordination du Système d’Alerte Précoce (CC/SAP)

Cabinet du Premier Ministre BP : 893 Niamey

Tél : +227 20 72 32 75 Cél : 227 96 29 13 96 Fax : 227 20 72 27 69 Email : mockango@yahoo.fr sap@intnet.ne

PASANAO/CEDEAO Dr SOULE Bio Goura Consortium IRAM/ISSALA/LARES/AEDES

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PAYS/INSTITUTIONS NOM/PRENOMS &

FONCTION

CONTACTS

Agro-Economiste Consultant

08 BP 0592 Cotonou, Bénin Tél : +229 97 19 81 36 Fax : +229 20 32 50 41

Email : soule_goura@yahoo.fr

CRA Madame Maty BA DIAO

Chef de Département Information et Recherche (DIR)

Centre Régional AGRHYMET BP : 11011 Niamey, Niger