Saisie du Contrat de professionnalisation Université de Poitiers

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« Des savoirs et des talents »

Saisie du Contrat de professionnalisation

Université de Poitiers

A destination des administratifs

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 Introduction

 Paramétrer une formation accueillant des contrats pro

 Ajouter un dispositif (Si un apprentissage est déjà paramétré)

 Paramétrer un contrat pro (pas d’apprentissage ou calendrier différent)

 Paramétrer un calendrier

 Paramétrer les alternances

 Planifier les fiches d’évaluation

 Définir le contenu de la fiche : générer les questions

 Contenu LEA en PDF

 Saisir un contrat pro

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« Des savoirs et des talents » 3

1 • Signature du contrat de professionnalisation entre l’entreprise et l’alternant

2 • Saisir les données du contrat de professionnalisation dans AreXis

3 • Collecter les mails de : o L’alternant

o Tuteur-enseignant o Tuteur de l’entreprise

CONTRAT COMPLET

LEA ACTIF

(en fonction du paramétrage établi par le responsable de formation)

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« Des savoirs et des talents »

Accès

•

Accéder à AreXis à l’adresse suivante pour l'Université de Poitiers :

https://arexis.appli.univ-poitiers.fr/arexis_ias/

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Paramétrer une formation accueillant des contrats de professionalisation

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« Des savoirs et des talents » 6

Pour paramétrer un contrat de professionnalisation sur une formation, il est nécessaire de se rendre dans le menu Paramètres>Paramétrage LEA

S’affiche alors la liste des formations où sont paramétrés un apprentissage ou un contrat pro.

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« Des savoirs et des talents »

Deux cas peuvent se présenter :

1) Un apprentissage a été paramétré sur la formation et son calendrier est le même que celui des contrats de professionnalisation

 il suffit d’ajouter un dispositif

2) Il n’y a pas d’apprentissage de paramétré sur la formation ou celui-ci n’a pas le même calendrier que les contrats de professionnalisation

il faut paramétrer un nouveau livret de l’alternant

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« Des savoirs et des talents »

Cas n°1 : Ajouter un dispositive "Contrat pro"

sur une formation ayant un apprentissage déjà paramétré

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Si un apprentissage est déjà paramétré sur la formation visée par le contrat pro ET que le calendrier est le même, il faut « cliquer sur cette formation dans la liste affiché dans

« Paramétrage LEA »

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Une fois sur la formation, il faut cliquer sur le afin d’ajouter le dispositif « contrat pro »

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Le dispositif « contrat pro » ajouté, il ne reste plus qu’à saisir le contrat de l’étudiant en passant

par le Menu « Etudiant » (voir Saisir un contrat)

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Cas n°2 : Paramétrer complètement un contrat de professionnalisation

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Pour paramétrer un contrat de professionnalisation sur une formation n’ayant pas d’apprentissage paramétré OU n’ayant pas le même calendrier que celui-ci, il est nécessaire de cliquer sur

« Paramétrer un nouveau livret de l’alternant »

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Il faut maintenant sélectionner la formation visée par le contrat pro Puis choisir les dates de début et de fin de calendrier

Et enfin sélectionner le dispositif « contrat pro »

Enregistrer.

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Le calendrier est la base du paramétrage, il permet de:

-Déterminer les dates de début et de fin de formation -Consigner les périodes d’alternance (sous forme calendaire) -Planifier les fiches d’évaluation

-Définir le contenu du LEA lors de sa génération en PDF Ainsi, l’ensemble du paramétrage est historisé.

Le paramétrage d’un calendrier se fait via le menu

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Via l’onglet "Calendrier" il est possible de visualiser le calendrier du LEA et d’ajouter ou modifier les périodes. Les périodes du calendrier sont divisées en demi-journée (matin et après-midi), il est ainsi possible d’affecter un type différent par demi-journée.

Les types de périodes sont :

• Centre

• Structure

• Période d’examen

• Soutenance

• Jour férié

La création d’une période :

s’effectue dans un premier temps par la sélection des jours sur le calendrier, via un clic

sur celui-ci (ou sur un numéro de semaine pour sélectionner la semaine entière). La période sélectionnée est représentée par les jours surlignés en bleu.

Pour aller plus vite : la sélection multiple

Pour sélectionner plusieurs jours il faut maintenir la touche [CTRL] du clavier et cliquer sur les jours voulus. Il est également possible de sélectionner une semaine via un clic sur le numéro de celle-ci ou un mois en cliquant sur son nom (la multi-sélection via [CTRL] est également possible).

Pour désélectionner, un jour, une semaine ou un mois, il faut maintenir la touche [CTRL] du clavier et cliquer sur une zone sélectionnée.

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A noter qu’une sélection peut concerner plusieurs périodes.

Sur l’écran de création d’une période, nous avons à gauche un récapitulatif des périodes sélectionnées (avec la prise en compte des discontinuités).

Sur la droite de l’écran, nous réglons, le nombre d’heure des demi-journées, le type de période et via la case à cocher si les périodes qui comme durée 0h sont générées ou non.

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Générer un calendrier sans prendre les week-ends en compte

Par exemple il est possible de ne pas générer les week-ends en mettant les durées à zéro pour le samedi et le dimanche tout en cochant la case "Ne pas créer les périodes qui ont comme durée zéro", comme c’est le cas sur l’image ci-dessus.

Générer une période avec des types différents entre le matin et l’après-midi

Il est également possible générer un type de période différent entre le matin et l’après-midi, pour cela on génère une première fois la période avec 0h de durée l’après-midi (en cochant la case pour ne pas créer les périodes avec comme durée zéro), avec un type de période pour le matin. On génère dans un deuxième temps la période avec un type différent et 0h de durée le matin.

Par exemple, on souhaite avoir le lundi matin une période en centre et le lundi après-midi une période en structure, on commence donc par sélectionner le lundi en question, puis nous ajoutons une période, on définit le nombre d’heures du lundi après-midi à 0h, le type de période en centre et on coche la case puis on génère la période.

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Nous avons donc cela comme affichage sur le calendrier :

Nous allons ensuite créer la période de l’après-midi tel que représenté ici :

Ce qui nous donnera comme résultat :

Nous avons donc notre lundi avec un type de période différent entre le matin et l’après-midi.

Attention, lors de la création d’une période, il y a une vérification de chevauchement avec les autres périodes déjà créées afin d’éviter tous problèmes.

Supprimer une période

La suppression d’une période s’effectue en sélectionnant les périodes à supprimer et en cliquant sur "Supprimer une période" dans le menu des actions disponibles.

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Planifier les fiches d’évaluation

Le paramétrage des fiches d’évaluation se passe via l’onglet "Fiche d’évaluation".

L’écran présente la planification sous forme d’indications temporelles sur l’ensemble de la durée de la formation.

Il récapitule l’ensemble des fiches paramétrées, classées par destinataire.

La même présentation a été choisie pour le suivi des fiches sur chaque L.E.A.

La barre en pointillé rouge représente la date du jour. Au survol d’une fiche par la souris, le nom et les dates de début et de fin sont indiqués via un tooltip.

Depuis cet écran, nous avons une vue d’ensemble sur les fiches paramétrées avec leur répartition et durée dans la période du calendrier, néanmoins de très légers décalages peuvent être présents sur le placement des fiches.

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Paramétrer une fiche

Pour planifier une nouvelle fiche, il suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter une fiche].

Dans un premier temps, nous renseignons les informations générales de la fiche : ses dates de début et de fin, son titre, sa description, son destinataire et ses signataires.

Une fois, les informations générales renseignées, nous pouvons passer à la création des questions via le bouton [Etape suivante], dès le clic sur ce bouton la fiche est créée et sauvegardée (Cf. Gérer les questions).

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Le cas particulier : la visite en structure

Il est également possible de définir la fiche comme étant une visite, si le destinataire est le tuteur enseignant.

Les dates de début et de fin d’une fiche visite correspondent à la période dans laquelle il est prévu de réaliser la visite, la date exacte de visite sera définie lors de la planification de la fiche sur les L.E.A.

Modifier une fiche existante

L’accès au paramétrage d’une fiche existante se fait par un clic sur son nom ou sur sa représentation temporelle.

Le paramétrage d’une fiche est possible tant qu’elle n’est pas remplie sur un livret.

Dupliquer une fiche

A partir de l’écran de planification, il est possible de dupliquer une fiche via l’icône , la fiche sera dupliquée à l’identique, mêmes nom, dates, questions, ...

Il suffit de modifier la fiche dupliquée pour changer le destinataire, la période d’accessibilité...

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Définir le contenu de la fiche : générer les questions

Une fiche peut être composée d’une ou plusieurs questions de type grille de critères, liste de choix, texte libre ou fichier à télécharger.

L’ajout d’une question se fait par l’encadré "Ajouter une question" , dès l’ajout d’une question celle-ci est enregistrée.

Pour chaque question, on retrouve l’intitulé de la question, ainsi que l’icône permettant de supprimer la question, ainsi que des flèches permettant de changer l’ordre des questions.

Toutes les zones de saisie des questions disposent d’un enregistrement dynamique, lors que l’on commence à remplir la zone celle-ci passe en orange pour signaler qu’une modification est en cours mais qu’elle n’est pas encore sauvegardée, une fois la saisie terminée à la suite d’un court temps la zone passe en verte et une icône verte de validation indique que la zone a été sauvegardée.

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Grille de critères

Une grille de critère dispose de critères et de niveaux, pour les ajouter il faut cliquer sur l’icône, comme pour les questions il est possible de changer l’ordre de ceux-ci via les flèches sur la droite de la zone.

La case "Permettre la saisie de critère libre" permet au destinataire de créer ses propres critères lors du remplissage de la fiche.

Dans l’encadré "Colonnes", il est possible de renommer la colonne "Critères" et d’ajouter les colonnes 2 et 3 en cochant la case devant la zone. Les colonnes 2 et 3 apparaîtrons en saisie libre lors du remplissage d’une fiche.

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Par défaut la liste de choix est une liste à choix unique, sous forme de bouton radio (case à cocher ronde).

En cochant la case «choix multiples» la liste passe en choix multiple, cases à cocher carré.

Il est possible d’avoir une présentation sous forme de liste déroulante en cochant la case correspondante.

La saisie d’un choix "Autre" permet d’avoir en plus des choix paramétré, un choix avec une zone de texte libre.

L’ajout de choix se fait comme pour l’ajout de critères et de niveau via l’icône , il est possible de définir l’ordre d’apparition des choix.

Texte libre

Une question de type «texte libre» permet d’avoir une zone de texte pour une saisie au kilomètre, il n’y a pas de longueur maximale.

Fichier à télécharger

Ce type de question implique le dépôt d’un fichier PDF lors du remplissage de la fiche.

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L’onglet "Contenu LEA en PDF" permet de définir le contenu et l’ordre des documents présents lors de la génération en PDF.

Trois types de document sont possibles : Document de fusion

Il s’agit d’un fichier au format ODT, obtenu via le modèle de fusion, qui permet d’insérer les informations concernant l’alternant et son contrat dans le LEA. Par exemple, la couverture du LEA peut contenir les informations et logo de l’établissement, l’identité de

l’alternant, le nom de la structure d’accueil, les noms des tuteurs ....

Fiches de suivi

Cette sélection est obligatoire dans la génération du L.E.A. en PDF car cela est la compilation des fiches remplies informatiquement, par ordre chronologique.

Fichier externe

Tout fichier au format PDF, pouvant ou non être téléchargé individuellement à partir des interfaces (case Téléchargeable).

Cela concerne par exemple, le programme pédagogique, le règlement intérieur la fiche RNCP.

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« Des savoirs et des talents »

Saisir un Contrat

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2. Ensuite, vérifier que l’entreprise est créée (à faire avec le numéro SIRET ou le nom). Si ce n'est pas le cas, se reporter à la procédure "Créer une structure dans AreXis".

1. Lorsque le contrat doit être saisi, vérifier dans AreXis qu’il

s’agit bien d’un de nos étudiants.

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Une fois le contrat paramétré, vous retrouverez les informations concernant le planning de l’alternance ainsi que les documents dans le Menu « L.E.A »

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Contrat :

- N°contrat : Facultatif, vous pouvez indiquer le n°d'enregistrement indiqué en bas du contrat.

- Dispositif : sélectionner «Contrat pro »

- Date : Facultatif, date où l'on vise le contrat - Période : dates du contrat

- Durée : nombre de mois et de jours du contrat

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Entreprise :

- Structure : cliquer sur la loupe puis taper le nom de la structure dans « Texte à rechercher » puis cliquer sur « Entrée » - Contact : il s'agit de la personne que nous allons contacter dans le cadre "administratif".

- Maitre d’apprentissage (1 ou 2) : Désigne le ou les tuteurs en entreprise de l’étudiant en Contrat pro. Il est nécessaire de cliquer sur la loupe pour le sélectionner.

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