La Culture-Cash, de quoi s’agit-il ?

Relation clients

La Culture-Cash, de quoi s’agit-il ?

En France, le nombre de défaillance d’entreprise est de plus de 60.000 par an. Même si nous notons une certaine stabilisation les causes d’une défaillance restent trop souvent prévisibles. La Culture-Cash est un état d’esprit collectif orienté sur la trésorerie de l’entreprise. Chaque intervenant d’une organisation est à un moment concerné par le flux de trésorerie. Mettre en place une Culture d’entreprise orientée Cash permet d’anticiper le risque de défaillance.

Pourquoi développer une Culture- Cash ?

Dans les TPE-PME le dirigeant, et son bras droit financier, ont souvent une vision quotidienne de la trésorerie. Ils suivent les comptes chaque jour, gèrent les excédents ou les besoins au gré des échéances.

Lorsque la trésorerie est confortable ils peuvent avoir tendance à plus se préoccuper de leur compte d’exploitation que du cash. Lorsque les disponibilités sont plus rares, les choses se précipitent et alors la recherche de financement devient complexe, avec une capacité de négociation limitée. Ce qui rend l’entreprise fragile.

La mise en place d’une Culture-Cash permet de travailler en amont, elle implique non seulement le dirigeant, son comptable mais aussi d’autres fonctions de l’entreprise comme les commerciaux, les acheteurs, les logisticiens…

Développer une Culture-Cash c’est organiser l’entreprise pour optimiser sa trésorerie, c’est se préoccuper des délais de paiement, du financement d’un investissement et de sa rentabilité, d’une rotation des stocks. C’est aussi suivre la rentabilité de son exploitation.

Comment mettre en place une Culture-Cash ?

Cette politique doit être transverse, impulsée par une Direction Générale, déployée par les financiers et intégrée par l’ensemble des intervenants de l’entreprise.

Tous les process doivent être concernés par la Culture-Cash.

Qu’il s’agisse de la gestion des achats, des stocks, des commandes, des ressources humaines ou d’un investissement, toutes les actions menées ont un impact sur la trésorerie de l’entreprise. Par conséquent chaque intervenant doit être concerné. C’est pourquoi une communication pédagogique est recommandée.

Ensuite une gestion suivie du BFR est indispensable. Le Besoin en Fond de Roulement est composé de trois éléments phare, les fournisseurs, les stocks et les clients. Une dérive sur les délais de paiements ou sur un allongement de la durée de stockage, a inévitablement un impact sur les liquidités de l’entreprise. Mettre en place des indicateurs de suivi du BFR, c’est être dans une démarche proactive. Trop de PME déposent le bilan par la défaillance de leur trésorerie.

Il faudra aussi établir un prévisionnel d’activités, en partant d’une vision stratégique il s’agira d’évaluer les besoins en investissement, en ressources opérationnelles pour mieux définir les besoin de financement. La situation prévisionnelle permet d’également d’appréhender une saisonnalité des flux (les ventes, les achats, les stocks…), de prendre conscience de l’impact d’un changement de gamme sur l’organisation, d’un développement du chiffre d’affaires, d’une augmentation des coûts, de la défaillance d’un projet…

Enfin il y a lieu de dresser une prévision de trésorerie sur plusieurs mois. Elle permet d’avoir un cap, un objectif. C’est une démarche proactive qui permet de comprendre l’impact d’un changement d’attitude sur le crédit accordé aux clients et/ou sur celui obtenu par les fournisseurs, sur la capacité à rémunérer les actionnaires, sur les besoins de financement. Elle conduit vers une démarche constructive avec les partenaires financiers, pour couvrir un besoin saisonnier, pour financer un poste client, un stock, un investissement…

Comment pérenniser la “culture Cash” ?

Pour que la Culture-Cash vive, elle doit être impulsée par la Direction Générale, appuyée de la Direction Financière au sein de chaque fonction.

La Trésorerie est l’affaire de tous. Négocier avec son client ou son fournisseur, c’est aussi lui parler des délais de paiement, gérer correctement la rotation de ses stocks c’est libérer des liquidités, surveiller la rentabilité des affaires c’est alimenter en cash l’entreprise…

Pour faire vivre cette culture chacun doit comprendre l’impact que peuvent avoir ses actions sur la Trésorerie. Les échanges transversaux sont permanents entre financiers, direction générale et directions opérationnelles.

Ici on trouvera un lien permanent et constructif entre une Direction Commerciale et une Direction Financière pour réaliser la vente jusqu’au recouvrement. D’autres échanges porteront sur la solidité financière d’un prospect ou d’un client.

Là nous aurons des discussions sur l’impact d’une rotation des stocks trop longue entre financier et logisticien. L’un informera sur le niveau de cash mobilisé, l’autre ajustera en fonction des besoins.

La Culture-Cash peut être longue à mettre en place mais elle est source d’échanges et de décloisonnement des fonctions.

Pérenniser la Culture de la trésorerie permet de gérer au mieux les crises de croissance ou de baisse d’activité, de ne pas mobiliser inutilement des liquidités, de répondre au besoin de financement et de recourir au bon financement. Elle permet à l’entreprise d’anticiper, de comprendre les difficultés et d’apporter les solutions en amont.

Entrepreneurs et

dirigeants : comment réduire les délais de

paiement de vos clients ?

La trésorerie de nombreuses entreprises se trouve pénalisée en raison des délais de paiement de leurs clients. Pour se préserver des retards de paiement trop importants, Valoxy, expert-comptable à Lille, vous propose 9 conseils simples à mettre en place.

On estime qu’actuellement environ 30% des entreprises respectent les délais de paiement. Or, les retards de règlement jouent sur la santé des entreprises en affectant leur trésorerie mais aussi en imposant des coûts supplémentaires (relances clients, frais administratifs et bancaires,

…). L’observatoire des délais de paiement estime que l’application stricte des délais de paiement légaux (45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture) apporterait un supplément de trésorerie de 13 milliards d’euros aux PME et de 9 milliards aux entreprises de taille intermédiaire (ETI). Le dilemme pour tout dirigeant est de savoir gérer les mauvais payeurs, et ils sont nombreux, sans risquer de pénaliser la démarche commerciale.

1 – Formaliser la relation

contractuelle entre l’entreprise et ses clients en mentionnant les délais de paiement

Il faut formaliser les procédures de commande et de facturation afin d’éviter tout risque de litige ou de malentendu qui permettrait au client de trouver une justification pour retarder le paiement de sa facture. Il faut donc, lorsque cela est possible, contractualiser la relation avec les clients. Cela se fait au travers d’un contrat qui établit les conditions d’une bonne

relation entre les deux entreprises : description de la marchandise, modalités de livraison, modalité de règlement ainsi qu’une clause

d’attribution de compétence en cas de litige (cette clause permet de définir la localisation du tribunal compétent en cas de désaccord).

2 – Précis dans les relances clients

Les relances clients se font par téléphone et par écrit, elles doivent être précises (N° de facture, montant, date de facture, date de paiement

attendue, retard de paiement observé, pénalité encourue, …) et graduelles (première relance, deuxième relance, courrier simple, courrier recommandé

…). Elles doivent aussi se faire sans délais afin que le client se sente suivi et contrôlé. De trop nombreuses relances clients se font entre deux et quelques jours, voire quelques semaines de retard. Penser à planifier les relances clients, et, si nécessaire, utilisez un logiciel de facturation et

d’automatisation. (Valoxy propose à ses clients un logiciel de gestion des factures qui intègre les relances clients, n’hésitez pas à nous contacter pour avoir des informations).

3 – La formation des

collaborateurs pour réduire les délais de paiement

La formation des collaborateurs est une priorité lorsqu’on souhaite réduire les délais de paiement. Par ailleurs, même s’il est prioritaire de former les employés qui seront chargé des relances clients, il ne faut pas négliger de former l’ensemble des collaborateurs qui seront en

contact avec les clients (commerciaux, techniciens ainsi que la direction).

4 – Intervenir rapidement

» L’éducation » des clients a un rôle important à jouer pour maîtriser les délais de paiement des clients. Il est préférable d’anticiper la

transmission du dossier au contentieux que de laisser traîner les dossiers dont les délais de paiement sont dépassés. De nombreuses entreprises continuent à réclamer leurs créances après quelques relances clients écrites et téléphoniques laissées sans suite. Il faut au contraire que le dirigeant transmette le dossier du traitement des délais de paiement excessifs à un prestataire amiable qui poursuivra l’action menée en interne.

Cela peut se faire entre 45 et 60 jours après l’échéance. Si cela ne suffit pas il faudra passer par le contentieux et les procédures judiciaires…

5 – Informer les clients de sa volonté d’avoir des délais de paiement respectés

L’une des règles du commerce est d’éviter les effets de surprise, surtout lorsqu’ils touchent au portefeuille. Le dirigeant doit donc aviser ses clients

de son souhait de voir les délais de paiement prévus respectésainsi que de la procédure de relances clients et des conséquences en cas de délais de paiement excessifs, et ce auprès des entreprises de toutes tailles.

Toute prestation est réalisée en échange d’un règlement défini tant sur le montant que sur la date de paiement. Le discours à tenir doit être ferme si l’entreprise souhaite éviter les retards de paiement. La formation évoquée lors d’un point précédent doit servir à aider les employés à tenir un discours ferme et commercial.

6 – Anticiper les règlements et les relances clients

Vérifier que la facture a été reçue et validée avant la date de l’échéance permet de traiter les éventuels litiges en amont. Cette démarche, souvent réalisée auprès du service administratif du client soutient le discours de fermeté tenu lors des échanges commerciaux et permet d’éviter un certain nombre de relances clients.

7 – Privilégier certains moyens de paiement

Le règlement client peut être contractualisé et organisé lors de la signature du contrat. Privilégier les prélèvements ou les traites permet de

maîtriser les délais de paiement et éviter de devoir réaliser des relances clients, qui au final lorsqu’elles existent finissent par se retrouver dans le coût de traitement administratif des dossiers.

8 – Encouragez vos clients à respecter les délais de

paiement

Les clients sont attentifs à leur trésorerie au même titre que

vous, encouragez les à respecter les délais de paiement en mettant en place une politique d’escompte.

9 – Faire appel au recouvrement

Passer par une société de recouvrement permet de diminuer

sensiblement les délais de paiement. Cette démarche représente un coût financier ainsi qu’un risque commercial, c’est pourquoi il est important pour le dirigeant de fixer le cadre de la mission et les modalités d’interventions des sociétés de recouvrement. Si vous faites appel à une société de

recouvrement pensez à contractualiser la qualité de sa prestation (discours, méthodes, tarification, …) ainsi que l’objectif de délais de paiement que vous souhaitez atteindre.

Retard de paiement : cela peut vous coûter cher !

Gare à vos factures… et à vos échéances ! Les deux nouvelles dispositions visant à lutter contre les retards de paiement dans les transactions

commerciales prennent effet ce 1^erjanvier 2013.

Pénalités de retard

Les Conditions Générales de Ventes (CGV) doivent indiquer les

modalités d’application ainsi que le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement d’une transaction commerciale.

Si le règlement intervient après la date indiquée sur la facture, le taux d’intérêt prévu par les CGV ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (il était de 0,71% en 2012).

Les pénalités sont calculées sur le montant TTC de la facture et sont exigibles sans devoir faire de rappel auprès du fournisseur. Il n’est donc pas nécessaire d’écrire un courrier recommandé pour avoir droit à des pénalités de retard, les indemnités courant de plein droit dès le jour qui suit la date d’échéance de la facture. A défaut d’une date de règlement indiquée sur la facture, la date donnant droit à des pénalités de retard est le 31e jour qui suit la date de réception des marchandises ou de la fin de l’exécution de la prestation de service.

Indemnité pour frais de recouvrement

Depuis le 1er janvier 2013, une indemnité forfaitaire de 40 € est due au créancier au titre du remboursement des frais de recouvrement. Cette pénalité est valable pour tous les retards de paiement, même pour les contrats qui ont été conclus avant cette date.

Ce montant forfaitaire de 40 € s’ajoute aux pénalités de retard, sans être pris en compte dans leur base de calcul.

Cependant, l’indemnité de recouvrement ne pourra pas être exigée si le fournisseur est en cours de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Il est à noter qu’il est nécessaire de mentionner l’existence de cette indemnité dans les conditions de règlement de tous les documents contractuels de l’entreprise, notamment :

 dans les CGV,

 sur les factures.

Dans le cas où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs au forfait de 40 €, et à condition de le justifier, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire. L’indemnité forfaitaire est due, comme les pénalités de retard, dès le lendemain de la date d’échéance.

Important :

 L’indemnité est due par facture. Elle s’applique donc à chaque facture payée en retard, et non à un ensemble de factures.

 Ne pas mentionner le taux des pénalités de retard dans la facture et dans les conditions générales de vente est

passible d’une amende de 75 000 €. Par ailleurs, les

personnes morales peuvent être exclues des marchés publics pour un maximum de 5 ans.

Exemples de clauses :

Clause de retard de paiement à insérer dans vos factures :

Pénalités en cas de retard de paiement :

 Taux de pénalités exigibles de plein droit et sans rappel préalable en cas de paiement à une date ultérieure à celle figurant sur la facture : ***** %

 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de paiement à une date ultérieure à celle figurant sur la facture : 40 €. Si les frais de recouvrement sont supérieurs à ce

montant, une indemnisation complémentaire sera due, sur présentation des justificatifs.

Clause de retard de paiement à insérer dans vos CGV :

« En cas de retard de paiement et de versement des sommes dues par l’Acheteur au-delà du délai fixé, et après la date de paiement figurant sur la facture adressée à celui-ci, des pénalités de retard calculées au taux de

***** (taux à fixer qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal) du montant TTC du prix d’acquisition figurant sur la facture seront automatiquement et de plein droit acquises au Fournisseur sans formalité aucune ni mise en demeure préalable, sans préjudice de toute autre action que le Fournisseur serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre de

l’acheteur.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de QUARANTE (40) Euros sera due, de plein droit et sans notification

préalable, en cas de retard de paiement. Le Fournisseur se réserve le droit de demander à l’Acheteur, une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement engagés dépassaient ce montant, sur

présentation des justificatifs ».

Combien vous coûte

réellement un impayé ?

L’ impayé reste un mal important pour les entreprises. C’est avant tout une situation psychologique désagréable. En effet comprendre que sa vente ne sera pas payée n’est pas acceptable. C’est une perte de marge, mais aussi beaucoup de coûts indirects à supporter. A l’heure où le niveau des marges se réduit de plus en plus, arrêtons nous un moment pour prendre conscience de l’impact que peut avoir un impayé sur l’ensemble de l’entreprise.

Les conséquences directes d’un impayé

Bien sûr dans un premier temps on parlera de la marge perdue et de son chiffre d’affaire. Un impayé de 1.000€ représente un chiffre d’affaires de 10.000€ au taux de marge de 10%. Ce qui signifie que pour rattraper la perte liée à un impayé 1.000€ il faudra réussir à vendre 10.000€ de plus que prévu. Situation qui s’avère difficile voire impossible dans une PME et surtout quand on parle de l’impayé d’un gros client.

Ensuite viennent en tête les frais bancaires liés. Par définition un impayé génère des frais financiers supplémentaires et imprévus. A minima nous parlerons d’une commission bancaire, au pire des cas, nous aurons à faire face à un découvert qui peut déstabiliser une organisation. La difficulté de trésorerie reste une des principales causes de défaillance des entreprises.

Les conséquences indirectes d’un impayé

Subir un impayé ne résume pas au rejet d’un chèque remis en banque, c’est aussi une facture payée avec 30 jours de retard. Le paiement au-delà d’une échéance a un impact sur l’organisation d’une entreprise. Tout d’abord sur le budget de trésorerie, une entrée d’argent retardée a parfois un effet boule de neige sur le respect des engagements. Il met également en alerte le système d’information de votre banquier. Un client qui subit régulièrement des impayés peut être un client à risque, ce qui n’est pas sans conséquence sur vos conditions bancaires et sa tarification.

Une autre conséquence cachée à ne pas sous-estimer reste le temps nécessaire pour récupérer les montants impayés. Il s’agit ici des temps passés entre un client et un fournisseur, entre comptables, entre un chef d’entreprise et sa banque, entre un huissier et un dirigeant, pour négocier un échéancier, pour monter une procédure, pour saisir la justice, pour rassurer un banquier… Le temps passé dans le recouvrement est souvent inévitable, malgré tout plus ce temps est utilisé en amont des échéances plus il est justifié et conseillé.

Enfin la crainte des impayés peut générer un climat néfaste et improductif.

C’est un moment compliqué à gérer psychologiquement, créateur de tensions dans une relation commerciale mais aussi en interne, entre un service comptable et le commercial notamment.

Toutes les entreprises peuvent être touchées par ce risque, pour toutes ces conséquences, il est important d’être dans un comportement proactif afin de subir le moins possible cette problématique.

Combien vous coûtent

réellement vos impayés ?

Les impayés représentent un véritable danger pour les entreprises. Dans le cadre de sa mission le dirigeant d’entreprise doit parfois choisir entre accepter la commande d’un client peu solvable en acceptant le risque de ne pas être payé en temps et en heure (voir pas du tout), et refuser la commande en se privant d’une vente qui alimente l’activité de l’entreprise.

Bien plus qu’une perte financière ponctuelle l’impayé représente un stress du en parti aux conséquences financières qui peuvent être importantes voir graves ainsi qu’à la désagréable sensation d’avoir travaillé pour rien.

Lorsqu’un dirigeant (ou un cadre) doit décider s’il doit ou non accepter une commande, il doit s’appuyer sur 2 indicateurs complémentaires, la solvabilité du client et le coût que représenterait un impayé pour l’entreprise. L’article qui suit vise à détailler les coûts générés par un impayé afin de mieux évaluer les solutions à envisager pour les limiter ou les éviter.

Combien coûte un impayé pour l’entreprise

Pour l’entreprise, le coût d’un impayé dépasse le seul aspect de la perte financière. Pour pouvoir évaluer ce qu’un impayé coûte à une entreprise, il faut distinguer les conséquences directes et indirecte de l’impayé.

Les conséquences directes d’un impayé

La perte financière liée à l’impayé

La conséquence la plus évidente d’un impayé est la perte financière qu’il génère. Celle ci devra être compensée par un accroissement de l’activité égale au montant de l’impayé divisé par le taux de marge qui sera réalisé par le chiffre d’affaire complémentaire.

Exemple : Le taux de marge est de 5 %. Pour compenser la perte liée à un impayé de 20 000 €, l’entreprise doit réaliser un chiffre d’affaires de 400

000 € (20 000 / 0,05).

Pourquoi ? Car si la marge est de 5% c’est que 95 % du prix correspond à des dépenses effectives de l’entreprise (matière première, salaire de vos employés…). Donc sur 20 000 € impayés, elle a réalisé 19 000 € de

dépenses pour 1 000 € de gain espéré.

Alors pour obtenir l’équivalent du paiement de cette facture impayée avec un taux de marge de 5%, il faudra facturer 400 000 € c’est-à-dire 380 000 € de nouvelles dépenses et 20 000 € de marge.

Pour obtenir seulement le remboursement des dépenses liées à cet impayé, il faudra facturer 380 000 € c’est-à-dire 361 000 € de nouvelles dépenses et 19 000 € de marge.

Attention : En cas de frais liés au recouvrement, il faudra réaliser un chiffre d’affaires encore plus élevé pour les compenser.

Tableau récapitulatif du chiffre d’affaires supplémentaire à réaliser en cas d’impayé selon la marge établie

Les frais bancaires générés par l’impayé

Comme l’exemple ci-dessus le met en évidence, un impayé est la conséquence d’une vente et d’une commande préalable qui à engendré des dépenses. Le manque à gagner qu’occasionne l’impayé génère souvent des frais financiers supplémentaires et imprévus. Lorsque le montant de l’impayé est limité et que l’entreprise est en bonne santé financière cela peut se cantonner à quelques frais ou commissions bancaires. Par contre lorsque l’entreprise se trouve dans une passe financière difficile, elle peut devoir faire face à une déstabilisation de son modèle économique de part notamment l’alourdissement de ses charges financières.

Les conséquences indirectes d’un impayé

Des conséquences sur l’organisation de l’entreprise

Les conséquences d’un impayé ne se résument pas à une tension sur la trésorerie, elles affectent parfois l’organisation même de l’entreprise de plusieurs manières :

 en affectant différemment le budget de trésorerie,

 en alertant le banquier qui peut, le cas échéant réajuster le niveau de risque à la hausse ce qui engendrera un durcissement des tarifs et de l’accès au crédit,

 en affectant l’exploitation de l’entreprise (embauches et investissements repoussés, économies sur l’entretien, les matières premières, …).

Le temps passé pour gérer le recouvrement

Le temps passé et les dépenses liées au recouvrement (huissier, dépenses juridiques, …) bien souvent à fonds perdu impactent eux aussi la bonne gestion de l’entreprise. Le recouvrement est une tâche délicate à mener qui nécessite du temps du suivi et bien souvent l’intervention d’un responsable pour tenter de débloquer la situation. Le temps que le dirigeant passe sur le recouvrement n’est as utilisé pour traiter d’autres missions importantes …

Les impayés perturbent le climat au sein de l’entreprise

Pour finir les impayés peuvent perturber le climat au sein d’une entreprise et jouer sur la productivité de l’ensemble de l’équipe.

Pour évaluer le coût d’un impayé, le dirigeant doit lister et mesurer l’ensemble des conséquences. Cette démarche lui permettra, lors de la validation des commandes d’avoir à l’esprit le risque financier mais aussi organisationnel et administratif que peut avoir l’acceptation d’une commande à risque

Frais de recouvrement en cas d’impayé

Une démarche de recouvrement a un coût, que ce soit une lettre de mise en demeure ou une assignation en paiement au fond. Lors d’un impayé, ces frais sont pratiquement inévitables et parfois récurrents. L’entreprise doit les prendre en compte pour chaque créance impayée si elle n’a pas mis en place une politique de prévention. A cause de ces frais et du temps administratif, le coût des impayés peut vite devenir très élevé.

Mettre en place des mesures préventives

Bien évidemment la meilleur façon de lutter contre les impayés est de les anticiper pour mieux les éviter. Pour cela il importe de mener des actions diverses et complémentaires ainsi que de mettre en lace un suivi implacable et exigent.

On s’inquiétera de savoir quelles peuvent être les causes d’un impayé pour mettre en place des mesures correctrices. Ces causes peuvent être l’imprécision ou la contradiction des documents contractuels, l’insatisfaction

du client sur la prestation réalisée ou le bien livré, des difficultés financières du client, etc.

On se tiendra informé sur la santé financière de ses partenaires économiques peut aussi représenter un moyen d’éviter les déconvenues prévisibles.

En cas de difficultés financières, on peut décider de privilégier les créanciers qu’il juge dangereux de ne pas régler pour la survie de son entreprise.

Pour éviter une accumulation d’impayés, une entreprise peut avoir intérêt durcir ses conditions générales de vente pour éviter les commandes des mauvais payeurs. Elle peut réduire le nombre de clients, le chiffre d’affaires sera plus faible mais il y aura moins de problèmes financiers qui peuvent menacer sa survie.

La prévention des impayés

Les impayés sont le fléau des entreprises. Aucune n’est à l’abri des mauvais payeurs, encore moins des escrocs. Mais avant de partir à la chasse aux impayés, Valoxy vous détaille l’arsenal des techniques de défense et de prévention, et vous en dit plus sur ce qui reste

aujourd’hui l’une des causes principales de défaillance des entreprises.

Les impayés

Aucune entreprise n’est épargnée par les impayés, même si les plus vulnérables sont souvent les plus petites et les plus jeunes. De même, celles qui réalisent une partie importante de leur chiffre d’affaires (par exemple plus du tiers) avec un seul client sont étroitement liées à la santé de celui-ci. Enfin, l’augmentation des incidents de paiement sur les chèques et les interdits bancaires expose aussi fortement les commerçants.

Dans le meilleur des cas, une facture impayée perturbe la gestion de l’entreprise. Car pour compenser les pertes correspondantes, elle devra générer un chiffre d’affaires supplémentaire. Lequel ? A titre indicatif, le tableau ci-contre présente le chiffre d’affaires à réaliser en fonction du taux de marge bénéficiaire (comprenez le résultat courant par rapport au chiffre d’affaires) pour compenser un impayé.

Ayez toujours à l’esprit le calcul suivant : si votre résultat net annuel

représente 10 % de votre chiffre d’affaires, vous devrez vendre l’équivalent de dix fois le montant d’un impayé pour le compenser. Et à la perte de chiffre d’affaires, s’ajoutent les frais divers de recouvrement, le temps consacré à la procédure, sans compter que le client perdu est aussi un manque à gagner pour l’avenir.

Afin de réduire le risque d’impayés, des méthodes rigoureuses sont à mettre en place dans le traitement des créances clients, depuis l’approche du prospect, en passant par le traitement de la commande jusqu’au

recouvrement de la facture. Le montant de la dette, l’importance du client, la fréquence comme la qualité des relations commerciales avec celui-ci seront autant d’éléments à prendre en compte pour adapter la forme et le contenu des actions à mettre en œuvre.

La prévention des impayés

Premier commandement : se renseigner

La première précaution à prendre est de se renseigner sur la solvabilité du client. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, vous pouvez obtenir

du greffe du tribunal de commerce de précieuses informations.

Lesquelles ? Pour l’essentiel l’état civil, le régime matrimonial des

personnes physiques comme celui des associés d’une SNC par exemple, la désignation de la ou des personnes habilitées à engager la responsabilité de l’entreprise ou de la société, l’origine du fonds et les principales

caractéristiques de l’affaire, sans oublier la connaissance de quelques

accidents de parcours comme la diminution de l’actif net d’une SARL faisant suite à une perte importante. Concrètement, il vous est possible d’obtenir (moyennant une somme modique) la copie des comptes annuels, dès lors qu’il s’agit d’une société. Vous voulez savoir qui est propriétaire d’un

immeuble ? Savoir s’il est hypothéqué et pour quelle valeur ? Le bureau de la conservation des hypothèques ou le cadastre peut fournir ces

informations, même si la procédure n’est pas des plus simples. Vous pouvez aussi demander à votre banquier quelques informations sur un client potentiel. Les renseignements que vous obtiendrez seront cependant limités. Si le montant de ses crédits en cours ou la position de ses comptes sont jugés confidentiels, vous n’obtiendrez que des informations d’ordre général sur la situation commerciale ou financière d’une personne avec qui vous envisagez de travailler. Autre source d’informations possible,

les sociétés de renseignements commerciaux ou d’assurance-crédit, (Coface, Altares, Pouey, Euler, etc.) et les bases de données privées qui, moyennant un abonnement, vous fourniront des informations souvent plus complètes, analysées, recoupées et vérifiées. Enfin, les sociétés

d’assurance

Deuxième commandement : se ménager des preuves

Les difficultés que vous rencontrez lors du recouvrement de vos créances trouvent souvent leur source dans des contestations liées à la qualité de la prestation ou des produits fournis. C’est donc au moment où vous vous mettez d’accord avec votre client (votre futur débiteur) que vous pouvez tuer dans l’œuf des éventuels prétextes d’impayés. Cette façon de voir peut surprendre plus d’un chef d’entreprise qui n’imagine pas que ses relations avec la clientèle constituent des contrats, même en l’absence de trace écrite. Or, le contrat naît dès que vous vous mettez d’accord avec votre client sur la chose à livrer ou les travaux à effectuer ainsi que sur leur prix.

Dès lors, les obligations et les droits qui en découlent s’imposent aux deux parties. Si cet accord réciproque peut être simplement tacite, l’écrit reste la méthode la plus sûre pour prouver sa créance, en particulier devant un juge. Si nombre de documents échangés avec la clientèle sont susceptibles de prouver l’existence d’accords, en pratique, la pièce considérée le plus souvent comme à l’origine du contrat est celle qui établit la commande, appelée « bon de commande » pour une marchandise ou un article ou bien

« devis » pour l’exécution d’un travail. Pièce maîtresse, le devis est un état détaillé des travaux à entreprendre et des fournitures nécessaires à leur exécution. Toutes les prestations y sont détaillées, décrites, chiffrées, mais le prix global et définitif n’est pas nécessairement fixé dès le départ, car il ne peut souvent être déterminé qu’au fur et à mesure de l’avancement du travail. Un devis doit faire l’objet d’une rédaction très rigoureuse. Si la loi ne prescrit aucune forme particulière, un certain nombre de renseignements doivent cependant y figurer comme la nature et l’importance des travaux, le

prix à payer, les modalités de paiement, les conditions de révision des prix, le délai d’exécution des travaux, etc. Il est aussi prudent d’émettre des réserves sur les travaux imprévisibles ou de prévoir une clause pour les suppléments de travaux demandés en cours d’exécution par le client.

Les différents documents que nous venons de passer en revue aboutissent à un document qui les constate en même temps qu’il les chiffre : la facture.

Pour être valable, celle-ci doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Parmi elles, citons les nom et adresse du client, la mention « facture », la date, le détail et le prix unitaire des produits ou des services, la TVA, le terme du paiement… Pour les entreprises du bâtiment, nous

rappelons qu’il est impératif d’y distinguer la partie « matériaux » de la partie « main d’œuvre ». A défaut d’une telle ventilation, les sanctions peuvent être lourdes de conséquences.

Troisième commandement : se garantir

Un bon contrat doit permettre de trancher un litige à sa seule lecture, mais il doit prévenir aussi toute contestation à naître en cours d’exécution. Vous pourrez sécuriser davantage encore vos relations avec la clientèle en prévoyant des conditions générales de vente (CGV). De quoi s’agit-il ? Sont-elles obligatoires ? Une chose est sûre : si les conditions d’un contrat sont négociables, les clauses insérées dans les conditions générales de vente ne le sont pas. Parmi elles, certaines sont essentielles, voire

impératives. Plusieurs textes réglementaires font par exemple référence aux conditions de paiement.

 Des délais de paiement réglementés

En vertu de l’article L.441-6 du Code de commerce, les conditions

générales de vente doivent en effet comporter des clauses relatives aux délais de paiement. S’ils peuvent être librement fixés par les parties, en l’absence de dispositions particulières, le prix devra être payé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée. C’est le principe. Des délais particuliers sont prévus pour certains produits alimentaires. De plus, pour faciliter les éventuelles procédures de recouvrement, les conditions générales de vente doivent également préciser les modalités d’application et le taux d’intérêt des

pénalités dues en cas de retard de paiement. Dans pareille situation, le taux d’intérêt ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. A défaut de précision, le taux de référence est celui appliqué par la Banque Centrale Européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points : un taux assez malaisé à manipuler du fait des variations qui dépendent de la politique monétaire…

Les pénalités sont exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire. Le plus souvent appliquées après une mise en demeure du créancier, elles peuvent courir de plein droit dès le jour suivant la date de règlement portée sur la facture ou, à défaut, le trente et unième jour suivant la date de

réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation.

 Quelles autres clauses insérer ?

D’autres clauses applicables en cas de non-paiement permettent

d’accélérer le recouvrement de la facture : elles sont essentielles lorsque le débiteur risque d’être soumis à une procédure collective. La « clause de déchéance du terme » est utile lorsque le débiteur bénéficie d’un

échéancier de paiement. Tout incident se produisant au paiement de l’une des échéances rend exigible immédiatement la totalité des créances restant dues. La « clause pénale » a pour objet de fixer de manière forfaitaire le montant des dommages et intérêts susceptibles d’être versé au cas où l’une des parties ne remplit son obligation.

La « clause résolutoire » permet à une partie de réclamer l’exécution ou d’exiger la résolution du contrat. Un exemple ? A défaut de paiement du client, la vente est annulée et le vendeur redevient automatiquement propriétaire du bien.

Les conditions générales de vente (CGV) doivent être portées à la

connaissance et à l’assentiment du client, au plus tard au moment de la conclusion du contrat, et figurer sur un document écrit. Aucune forme n’est exigée par la loi : il peut s’agir d’un document contractuel (bon de

commande, contrat…), d’un document précontractuel comme un catalogue, un tarif ou une publicité, ou bien encore d’un document annexe, par

exemple une affiche apposée distinctement dans les locaux de l’entreprise.

Attention, si elles sont imprimées au dos d’une facture, il est recommandé d’insérer, au recto, un encadré nettement visible, où l’on pourra lire la mention « voir nos conditions générales au verso ». En tout cas, sachez que la rédaction de ces conditions générales de vente ne sont pas du

ressort d’un imprimeur, mais bel et bien une affaire de juriste… qu’il ne faut pas hésiter à consulter (par exemple un avocat d’entreprise).

Le recouvrement des impayés

Vous pensiez avoir mis toutes les chances de votre côté. Et pourtant, l’un de vos clients vous file entre les doigts. Que faire ? La réponse est sans appel : agir vite. Car, à l’inverse d’un bon cru de Bordeaux, une créance ne se bonifie pas avec le temps !

Se faire justice soi-même ?

Les procédés susceptibles de fléchir la volonté de votre débiteur ne manquent pas. Si une certaine dose d’intimidation est permise, il n’en demeure pas moins que vous devez rester dans des limites qui préservent sa liberté, sa vie privée comme sa dignité. Il y a longtemps qu’on

n’embastille plus les gens pour un chèque impayé, mais, idéalement, comment procéder ?

Pour commencer, un premier appel téléphonique : le ton est courtois. Une semaine plus tard : la relance téléphonique plus musclée. Pas de réponse deux semaines après : on passe alors à l’écrit. Ce genre de lettre amène assez souvent le client de bonne foi, celui qui est simplement négligent ou momentanément gêné, à régler son dû, ou tout au moins à proposer un paiement échelonné. Mais face aux clients de mauvaise foi, il faut se

montrer plus ferme et renouveler l’opération. Attention cependant à ne pas donner à vos lettres l’apparence de documents judiciaires en les intitulant, par exemple, « sommation » ou « commandement de payer ». Il n’y a pas de délai particulier entre chaque rappel ; tout est fonction du montant de la créance, de la personnalité du débiteur, des relations de l’entreprise avec lui…

Inutile cependant de lui expédier une multitude de lettres de relance : deux lettres, c’est un maximum. Si vos missives restent sans effet, c’est l’heure de la mise en demeure. Cette « mise au pied du mur » prend alors la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Un conseil : envoyez-la sans enveloppe, de manière à ce que votre débiteur ne puisse prétendre n’avoir reçu qu’une enveloppe vide (il existe des modèles de plis à coller sous le nom de « lettre charmante »). Aucune mention obligatoire n’est exigée. Elle doit simplement être rédigée dans des termes

suffisamment clairs et formels, permettant une véritable prise de conscience chez son destinataire. Si vous le souhaitez, cette lettre peut être transmise (voire remise en mains propres) par un huissier : une manière de donner à votre action un caractère plus solennel. L’intérêt de la mise en demeure ? Il

est double. D’abord, si un contentieux est engagé plus tard, la lettre sert de preuve de la mauvaise foi du débiteur. Ensuite, elle constitue le point de départ pour le calcul des éventuels intérêts de retard.

Tenter les voies judiciaires

Vous avez épuisé toutes les solutions qui s’offraient à vous pour régler votre litige à l’amiable. Sans résultat. Vous pouvez alors tenter d’obtenir une décision du juge pour contraindre votre débiteur à payer.

 L’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure de recouvrement de créances. Son but ? Obtenir un titre exécutoire. Son intérêt ? Rapide, elle n’est pas trop onéreuse. Toutes les créances sont visées, peu importe leur montant, qu’elles soient civiles ou commerciales. Evidemment, comme toute action judiciaire, elle ne présente d’intérêt que si vous avez quelque chance de récupérer le montant de la créance, majoré des frais que vous avez engagés et que vous engagerez. Comment procéder ? Votre requête est rédigée sur papier libre ou sur un formulaire-type, par vous-même ou bien par votre mandataire (un huissier ou un avocat) ; elle est ensuite adressée au tribunal compétent, accompagnée des documents justifiant la créance : devis ou bon de commande, éventuellement bon de livraison, facture, lettre(s) de relance. La requête doit aussi être précédée de l’envoi d’une lettre (recommandée avec AR) de mise en demeure : on vous la réclamera comme justification du refus de paiement. S’il considère votre demande fondée, le juge rend alors une ordonnance en injonction de payer… que vous pourrez faire signifier au débiteur par l’intermédiaire d’un huissier. A défaut de paiement, la formule dite « exécutoire » s’applique : elle autorise une saisie.

 L’assignation en paiement

Cette procédure, plus traditionnelle, poursuit la même finalité que la précédente : se faire payer. Elle est plus longue, plus onéreuse aussi ; il faut généralement se faire assister d’un avocat. La procédure est un peu plus complexe : la demande présentée devant le tribunal doit être

constituée par acte d’huissier assignant le défendeur à comparaître devant le tribunal. De deux choses l’une, soit il reconnaît sa dette, auquel cas il est condamné à la payer, avec au besoin un plan d’échelonnement, soit il la

conteste : il lui appartiendra d’apporter la preuve de son bon droit, de façon à ce que le juge soit en mesure de statuer.

Comment gérer un impayé

Le paiement des factures à la date que vous avez anticipée est

indispensable à la bonne gestion de votre trésorerie, donc à la pérennité de votre entreprise ! Pourtant, le suivi des paiements clients est une tâche que de nombreux dirigeants délaissent, de peur de devoir affronter le mauvais payeur, en ressortir perdants. Comment gérer un impayé et surtout, comment l’éviter ? Valoxy vous donne la marche à suivre.

Comment gérer un impayé

Formaliser le processus de paiement de vos clients

Si vous évoluez dans le BtoB, commencez par vous renseigner sur l’organisation de votre entreprise cliente. Qui est le décideur ? Quel service, quelle personne, quel poste valide l’achat auprès de votre entreprise, puis exécute le paiement ? Il peut y avoir plusieurs niveaux de décision et plusieurs personnes dédiées à son exécution. À vous de rédiger l’organigramme de votre client afin de contacter immédiatement la ou les bonne(s) personne(s) en cas de retard de paiement et de savoir dans quelles mains se situe votre facture.

En matière de paiement, il faut être ferme et rigoureux tout en expliquant les choses.

Avoir un main de fer dans un gant de velours est la règle principale.

Émettre une facture détaillée

Le Code de commerce fixe la date légale de règlement d’une facture au 30^e jour suivant celle de l’exécution de la prestation ou de réception de la commande, mais vous pouvez prévoir une date antérieure ou supérieure, dans la limite de 60 jours à compter de l’émission de la facture. La date de paiement fait partie des mentions obligatoires à faire

apparaître… Soyez précis !

Vous pouvez également prévoir des pénalités de retard. Un taux légal est prévu par la Banque Centrale Européenne, ainsi qu’un taux plafond et un taux plancher. Ils sont applicables dès le jour suivant la date de

paiement de la facture et une indemnité légale forfaitaire d’un montant de 40 euros peut y être ajoutée. Notez que le taux des pénalités de retard font partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture dans le cas d’une transaction entre professionnels.

N’oubliez pas de rédiger des conditions générales de vente strictes, récapitulant vos modalités de paiement en détail, puis de les transmettre à votre client en amont de sa commande. Ainsi, il ne pourra pas dire qu’il avait acheté auprès de votre entreprise sans en connaître les

conséquences en termes de paiement.

Une première relance

Votre facture n’a pas été réglée dans les temps ? Ne laissez pas passer de temps avant de relancer votre client, au risque de donner de mauvaises habitudes à votre mauvais payeur. Un courrier simple de relance vous fera perdre du temps et sera peu percutant. Privilégiez le téléphone ou l’envoi d’un mail de relance et n’hésitez pas à questionner votre client sur les motifs de son retard. Un mail récapitulatif pourra être envoyé à l’issue de la discussion afin de laisser une trace écrite de votre échange.

Émettre une facture pour les pénalités de retard

Si votre relance ne porte pas ses fruits, n’hésitez pas à envoyer la facture pour les pénalités de retard. Cette démarche qui peut faire l’objet d’une remise commerciale ou d’un avoir permet de faire réagir le client et à lui montrer votre rigueur et votre détermination.

Et après ?

Si votre client ne réagit ni à votre relance ni à la facture de vos pénalités de retard, il est temps de passer à l’action ! Un courrier de mise en demeure, en recommandé avec accusé de réception, expliquera votre volonté de saisir le tribunal en cas d’absence de réaction dans le délai que vous aurez déterminé. Le courrier n’est pas obligatoire, mais il servira en cas de procès.

Enfin, la loi prévoit une procédure simplifiée en cas de non-paiement d’une facture. Il vous suffit de remplir un formulaire spécialement dédié (cerfa 12 948 ) pour que le tribunal rende une ordonnance d’injonction de payer, sans obliger les parties à comparaître (sauf contestation de la part de votre client). Les huissiers pourront alors intervenir.

En conclusion, soyez rigoureux dès le démarrage du processus de vente ! Vous encadrez ainsi le relationnel avec votre client. Dans le cas d’un recours auprès du tribunal, les différentes pièces et les démarches que vous aurez effectuées joueront en votre faveur.

Conséquences d’un impayé sur les impôts dus par

l’entreprise

Lorsque l’entreprise est confrontée à la situation d’un impayé celui-ci a des conséquences sur sa trésorerie à plus ou moins long terme. (voir notre article Combien vous coûtent réellement vos impayés ?)

Mais l’impayé aura également des conséquences en matière de

fiscalité puisque l’entreprise pourrait être taxée à la fois sur l’impôt sur les bénéfices et sur la TVA.

En effet :

 La créance résultant de la vente de marchandises ou d’une prestation de services entre dans le calcul du résultat de l’exercice soumis à l’impôt : en cas de non-recouvrement il y a lieu de corriger le résultat.

 De même, la créance du prix de vente des biens ou services est soumise à la TVA : en cas d’impayé l’entreprise peut demander à récupérer la part de TVA collectée à tort.

Toutefois la question ne se pose que lorsque la TVA est perçue sur une créance (TVA sur livraisons et sur les débits donc) et non sur un encaissement.

Le Blog Valoxy vous éclaire aujourd’hui sur les conséquences fiscales d’un impayé.

I. L’impôt sur les bénéfices : la déduction d’une provision voire d’une perte

A. Que faut-il déduire ?

Tout dépend en réalité de la qualification de la créance : perte irrécouvrable ou simple créance litigieuse/douteuse. (voir notre article Vérifier la solvabilité de vos clients et fournisseurs)

Lorsque la perte est irrécouvrable, le résultat va être corrigé en déduisant une charge : la perte est certaine et définitive, dès lors elle constitue une charge de l’exercice. C’est l’hypothèse la plus simple.

Lorsque la créance est seulement ou compromise ou litigieuse alors dans ce cas on considère que la charge n’est pas certaine et définitive : une amélioration est encore possible. Dès lors que la perte n’est que probable alors l’entreprise peut déduire une provision pour dépréciation de la créance :

 La créance doit être inscrite à l’actif du bilan

 La provision doit être égale à la part de la créance dont le recouvrement est menacé

B. Petit rappel sur la déduction des provisions pour dépréciation des créances client

Pour être déductible, la provision doit respecter un certain nombre de conditions (article 39, 1.5° du CGI) :

 La perte doit être nettement précisée quant à son objet et à son montant : l’entreprise doit individualiser pour chaque créance la part qui est irrécouvrable et ne doit pas calculer une provision globale. L’entreprise doit donc calculer un pourcentage individualisé de dépréciation pour chaque créance (même via une méthode statistique si elle est appropriée) et l’appliquer au montant HT de la créance.

 La perte doit être probable

 La probabilité doit résulter d’évènements en cours à la clôture de l’exercice au cours duquel la provision est constatée. Peu importe que l’évènement en question ait débuté dans un exercice précédent tant qu’il est encore en cours.

 La provision doit être déductible.

Lorsque les conditions sont réunies, l’entreprise va généralement constater la provision dans ses écritures comptables. Toutefois, si l’entreprise l’estime utile elle peut choisir de ne comptabiliser que partiellement la provision voire même de ne pas la constater.

Fiscalement toutefois, l’entreprise qui a passé dans ses écritures

comptables une provision a obligation de la déduire de ses résultats.

En pratique :

 Les provisions figurent sur un tableau annexé à la déclaration de résultats de l’entreprise : tableau 2056 ou 2033-D (si régime simplifié d’imposition)

 La sanction est une amende fiscale mais la provision reste déductible.

II. La TVA : récupération de la TVA versée à tort

A. La condition : une créance définitivement irrécouvrable

L’entreprise doit être en mesure de démontrer que sa créance est réellement et définitivement irrécouvrable. Pour cela elle doit apporter des preuves de l’échec de toute mesure de recouvrement. (voir notre article Qu’est ce que la clause de réserve de propriété?)

On peut citer quelques exemples tirés de décisions de justice qui illustrent le caractère irrécouvrable de la créance :

 Le débiteur est décédé

 Le débiteur a payé avec un chèque volé

 L’assurance-crédit a versé une indemnité compensant la perte

 Le débiteur est mis en liquidation judiciaire

B. En pratique : comment récupérer la TVA ?

1. 1ère étape : envoyer un duplicata de la facture initiale

L’entreprise va envoyer à son client débiteur un duplicata de la facture initiale où doit figurer la mention suivante :

« Facture demeurée impayée pour la somme de …………. € (prix net) et pour la somme de ……… € (TVA) qui ne peut faire l’objet d’une déduction »

Il serait fastidieux pour une entreprise de devoir envoyer un tel duplicata pour chaque impayé lorsqu’un client cumule plusieurs factures impayées. L’entreprise peut alors adresser un récapitulatif des factures impayées qui mentionne :

 Chaque facture impayée et la référence de la facture initiale correspondante

 Le montant HT

 La TVA

 La mention ci-dessus

Dès réception, le débiteur doit, de son côté, reverser la TVA déduite.

2. 2nde étape : demande d’imputation ou de remboursement

La TVA va faire l’objet :

 Soit d’une imputation : il faut alors remplir la ligne 21 de la déclaration CA3

 Soit d’un remboursement : il y a lieu alors de demander le remboursement comme pour un crédit de TVA

 Soit la restitution dans certains cas : cession, cessation ou décès.

Attention à bien respecter le délai : la demande doit être faite avant le 31/12 de la deuxième année qui suit celle au cours de laquelle la TVA est devenue définitivement irrécouvrable

Faire face aux impayés :

comment marche le référé- provision ?

Un impayé peut creuser, dans la trésorerie de l’entreprise, un trou extrêmement préjudiciable. Le chef d’entreprise n’est pas toujours en mesure de souscrire une assurance-crédit, d’engager une procédure d’injonction de payer, et l’inertie du débiteur s’obstinant à ne pas payer va pénaliser encore plus l’entreprise.

Le référé-provision est une procédure de recouvrement très simple, rapide et surtout peu onéreuse. Le créancier va éviter les affres de la lenteur des tribunaux. La décision est rendue dans un délai d’un mois.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient pour vous sur les aspects essentiels de cette procédure et les questions à se poser.

I. La procédure de référé-provision

A. Quel juge ?

Il existe, dans l’ordre judiciaire français, un nombre assez important de juges. Il importe de s’adresser au bon juge dès le départ.

En matière de référé-provision, le juge compétent est :

 le Président du Tribunal de Commerce : lorsque le créancier et le débiteur sont commerçants et que la dette est elle-même commerciale.

 le Président du Tribunal de Grande Instance : si la dette n’est pas commerciale et supérieure à 10 000 €.

 le Président du Tribunal d’Instance : lorsque la dette est inférieure à 10 000 € et qu’elle n’est pas commerciale.

Le juge compétent sera celui du lieu de livraison des marchandises ou d’exécution de la prestation de services, ou le juge du lieu du domicile du débiteur.

B. Comment engager la procédure

Une fois le juge identifié il faut assigner le débiteur.

L’acte d’assignation est un acte d’huissier qui invite le débiteur à se présenter devant le juge.

Il n’existe aucun délai à respecter entre la date de l’assignation et la date de l’audience. Toutefois, le juge apprécie si le délai a été raisonnable ou non : le débiteur doit pouvoir préparer une défense. Une assignation du jour pour le lendemain a donc peu de chances d’aboutir.

C. La question de l’avocat

Un avocat n’est pas obligatoire en matière de référé. Le créancier peut faire seul son assignation, il peut saisir seul l’huissier et défendre seul son dossier devant le juge.

En pratique toutefois il est très rare de ne pas recourir à un avocat pour ce genre de procédure.

II. L’instance devant le juge

A. Quelle créance est susceptible de faire l’objet du référé ?

Le créancier qui agit en référé demande une provision sur sa créance, autrement dit tout ou partie du montant de sa créance.

Le créancier doit seulement prouver qu’il a une créance à l’encontre de son débiteur, et cette créance ne doit pas être contestable.

La preuve la plus importante de la créance est celle qui résulte des bons de commande et de livraison communiqués et signés par le débiteur :

 Cela prouve que le débiteur est d’accord sur le prix à payer (bon de commande)

 Cela prouve que la marchandise a été réceptionnée sans réserve donc sans contestation (bon de livraison).

B. Comment s’organiser pour l’audience ?

Le créancier doit établir l’assignation et la faire parvenir au débiteur via un huissier.

Ensuite, il convient de prendre attache avec le greffe du juge des référés pour connaître les dates d’audience. Si vous agissez devant le TC de Paris, sachez que toute la procédure peut être faite via leur site internet.

Une fois cela fait, il convient de monter son dossier pour justifier la demande de provision :

 Bons de commande ou devis

 Contrat conclu avec le débiteur

 Bons de livraison

 CGV

 Mise en demeure,…

Remarque : certains juges exigent que le dossier soit remis au greffe plusieurs jours avant l’audience. Il faut donc téléphoner au greffe et connaître les modalités de dépôt du dossier.

C. L’audience

La procédure est orale et publique. Il n’y a pas de conclusions à rédiger.

Si vous n’avez pas d’avocat, veillez à bien communiquer à la partie adverse l’ensemble de vos pièces avant le jour de l’audience, à peine de renvoi à une date ultérieure.

III. L’ordonnance de référé

A. L’obtention d’une provision

Le créancier, s’il obtient gain de cause, aura droit à une provision qui peut être égale au montant de la créance entière.

Le juge peut aussi accorder une éventuelle clause pénale si celle-ci a été prévue dans les CGV ou dans le contrat initial. En pratique, dans la majorité des cas, la clause pénale n’est accordée que partiellement.

À ces montants peuvent aussi s’ajouter des sommes au titre des pénalités de retard, pour autant :

 que celles-ci aient été prévues au contrat

 qu’elles soient au moins égales au montant minimum prévu par le Code de commerce (3,03%).

Remarque : en pratique, il est conseillé d’utiliser le taux de refinancement de la BCE en y ajoutant 10 points soit 10,05% pour 2016

B. Les autres sommes possibles

Le créancier peut se voir accorder des sommes qui sont détachées de la créance elle-même :

 Les dommages et intérêts en cas de préjudice causé par le retard.

 Les intérêts de retard avec capitalisation

 La condamnation du débiteur au paiement d’une partie des frais de procédure engagés (article 700 du code de procédure civile)

IV. La décision de référé : une décision intéressante pour le créancier

A titre de conclusion sur la procédure de référé-provision il convient de mettre en avant certains aspects fondamentaux de la décision rendue :

 L’ordonnance est exécutoire immédiatement et à titre provisoire, ce qui implique que le créancier la fera signifier.

Si le débiteur ne s’exécute pas, une saisie est possible à son encontre.

 La décision est susceptible d’appel mais ce recours n’exonère pas le débiteur de son obligation de s’exécuter. Cependant, si l’ordonnance est annulée, le créancier devra tout restituer et parfois payer des dommages et intérêts.

Sachez enfin que la décision de référé est provisoire, cela implique que le débiteur condamné en référé peut engager une procédure de droit commun. Le Tribunal n’a pas alors à prendre en compte l’ordonnance de référé rendue.

Il en est de même du côté du créancier qui peut toujours exercer son action de droit commun en paiement si le référé échoue.

Comment aborder le

recouvrement de créances avec ses clients ?

Le recouvrement de créances est une tâche délicate qui nécessite souvent des qualités multiples qui sont parfois divergentes. Ainsi le chargé du

recouvrement devra savoir être ferme afin d’assurer le règlement des

factures dans un délai correct tout en conservant la souplesse nécessaire à

une bonne relation client. Il devra aussi mettre en place des règles qui permettront de disposer de délais de règlements acceptables, tout en acceptant quelques dérogations en fonction du type de contrat ou des spécificités du client.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous propose une série d’observations et de conseils issus de son expérience pour vous aider dans vos démarches de recouvrement de créances.

Comment aborder le recouvrement de créances avec ses clients ?

Confier cette tâche à une personne qui dispose du caractère adapté

Demander à être payé (« exiger ») est une démarche qui est n’est pas agréable, qui n’est pas facile et qui demande un savoir-faire. Il est important de confier cette tâche à une personne qui dispose des qualités nécessaires à son accomplissement pour plusieurs raisons :

 Le délai de recouvrement agit directement sur la santé

financière de l’entreprise en contribuant à maîtriser le BFR et donc la trésorerie.

 L’intervention auprès des clients pour leur demander de régler leurs factures demande de savoir faire preuve de qualités diverses et parfois très différentes :

o De la rigueur et de la fermeté,

o De la compréhension et de la souplesse,

o Du discernement et de la perspicacité associés à une capacité d’analyse ainsi que du bon sens,

o Des qualités relationnelles pour savoir présenter les exigences sur le ton adapté à l’interlocuteur et aux circonstances,

 Le recouvrement amiable demande souvent de savoir mettre en place une démarche professionnelle exigeante qui

nécessite une constance dans le cadencement des opérations de relance et une démarche « en entonnoir » qui constitue une solution acceptable pour les deux parties.

 Au regard de la situation de l’entreprise et du client, il faut parfois savoir prendre, appliquer et défendre des options compliquées qui peuvent aller vers un abandon de créances ou au contraire un suivi encore plus rigoureux de certains clients.

Vérifier la créance et voir s’il y a un litige

Le recouvrement de créances est une démarche difficile qui peut devenir désagréable lorsqu’on ne dispose pas de l’ensemble des éléments du dossier et qu’on se voit contraint d’improviser ou de reconnaître qu’on ne maîtrise pas le dossier. La première des choses est donc de mettre en place une procédure qui permette de regrouper l’ensemble des informations liées à un problème de recouvrement et de prendre connaissance du

dossier avant la première démarche.

Ne pas se mettre en position de faiblesse

L’attitude que nous avons, le ton et le vocabulaire employés ainsi que notre démarche en général en disent long sur notre assurance. Il faut par conséquent se placer systématiquement en position de force pour pouvoir négocier, et obtenir des résultats à la hauteur de ceux que nous souhaitons.

Eviter les préjugés

On a souvent tendance à partir du principe que tout s’est bien passé, ce qui n’est pas toujours le cas. Il faut donc entamer la démarche de recouvrement par une demande d’informations aimable qui confirme (ou non) nos

informations et sensibilise le client sur le règlement des factures en cours.

Lorsque la discussion risque d’être compliquée, il est préférable de se placer en terrain connu

Il est toujours plus facile de discuter lorsqu’on maîtrise notre environnement, il ne faut donc pas hésiter à s’organiser pour faire l’entretien dans un lieu que nous connaissons bien.

Savoir mesurer la valeur de ce que nous apportons

Lorsqu’on est conscient de l’intérêt que le client porte à nos produits, on est plus à même de mettre des limites à la négociation.

Connaître ses atouts permet d’équilibrer la relation commerciale en faisant sentir au client qu’on sait ce qu’on lui apporte.

Connaître son interlocuteur

Avant de lancer la discussion, il est important de savoir à qui on parle pour plusieurs raisons :

 Il est plus efficace de discuter avec une personne qui peut prendre des décisions ou qui est écoutée par le décideur.

 Savoir à qui on parle est un atout lors des discussions.

 Connaître l’organisation de son client permet de mieux

comprendre le processus de décision et savoir ce qui peut être négocié ou pas.

Conserver une attitude et un échange respectueux

Si une démarche respectueuse ne suffit pas toujours à éviter un conflit (ou la mauvaise foi), elle peut éviter le durcissement des relations ou la

naissance d’une rancœur d’un client qui comprendra la situation de

l’entreprise mais n’acceptera pas la manière avec laquelle il aura été traité.

Prendre connaissance et maîtriser le dossier du client

Disposer de l’historique du dossier permet d’adapter le discours en fonction de la situation. Cela permet de voir si l’entreprise cliente est une habituée des retards de paiement, si elle essaye d’éviter le sujet, …L’important au final est de parvenir à traiter le dossier sans le faire traîner.

Se renseigner sur l’attitude du client avec les autres fournisseurs

Il ne faut pas hésiter à évoquer un dossier compliqué avec certains

confrères, cela permet de se faire une idée sur la situation financière du client et/ou le fait qu’il soit ou non un mauvais payeur.

Ne pas dévoiler ses cartes trop vite

Lorsque la négociation est entamée, laisser son client faire la première offre peut donner une information sur la santé financière de son entreprise. S’il propose plus que ce que vous attendiez, c’est « toujours cela de pris ». Si au contraire il propose moins, il faudra sans doute négocier, mais surtout cela laisse une idée sur le niveau de difficulté de l’entreprise, ainsi que sur la manière dont il perçoit votre entreprise.

Prendre son temps pour décider, surtout lorsqu’on est pressé…

Prendre son temps lors d’une décision aide à maintenir la pression. Il faut prendre son temps pour faire des simulations et s’assurer que la

solution trouvée va bien dans le sens de l’entreprise.

Il faut avoir conscience que la décision finale revient à votre entreprise, qui n’est pas obligée de composer. Elle peut :

 Décider d’annuler l’encours et/ou les délais de paiement accordés.

 Choisir de bloquer le compte du client et mettre en suspens les commandes et les livraisons en cours.

 Lancer une démarche contentieuse de recouvrement.

Centraliser les démarches de recouvrement

Le recouvrement est une démarche professionnelle, il faut éviter de la confier à un trop grand nombre de personnes au risque de :

 Perdre des informations utiles pour faire avancer le dossier,

 Avoir une politique de recouvrement qui manque de lisibilité et d’unité car différente en fonction des personnes qui s’en chargent dans l’entreprise,

 Perdre l’expérience accumulée qui est source de confiance et de professionnalisation dans la démarche.

Un mauvais accord vaut parfois

mieux qu’un bon procès

Il est généralement plus avantageux de négocier. Cela permet d’échanger, de mieux intégrer les remarques éventuelles des clients mais aussi de souligner les atouts de l’entreprise.

Il est souvent préférable de trouver un compromis, à condition que les deux parties soient de bonne foi et que le client ait les capacités de payer une partie de ses factures rapidement.