NOTICE
HOMOLOGATION ET MISE EN LIGNE DES FORMULAIRES CERFA
SOMMAIRE
1. Introduction ... 2
2. LES DIFFERENTS TYPES DE DEMANDE D’HOMOLOGATION ... 3
3. ACCES A L’OUTIL DE DEMANDES D’HOMOLOGATION ... 4
4. SAISIE D’UNE DEMANDE D’HOMOLOGATION ... 5
5. SAISIE D’UNE DEMANDE DE MODIFICATION / MONTEE DE VERSION ... 9
6. SAISIE D’UNE DEMANDE DE SUPPRESSION ... 12
7. SUIVI DE VOS DEMANDES ... 14
8. DUPLIQUER UNE DEMANDE ... 16
1. INTRODUCTION
Les formulaires émis par les administrations à l’attention des usagers en vue de permettre la réalisation de leur démarche doivent faire l’objet d’une homologation qui se caractérise par l’attribution d’un numéro Cerfa, et qui doivent faire l’objet d’une diffusion sur le site service-public.fr
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000208797
https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=48CD00253D0915EE1F73A125B8FD51AB.tplgfr43s_2?idSe ctionTA=LEGISCTA000031370005&cidTexte=LEGITEXT000031366350&dateTexte=20180928
Pour demander l’homologation d’un formulaire, les ministères doivent s’assurer qu’ils répondent aux critères définis par la Direction interministérielle du numérique :
https://dinsic.xwiki.com/xwiki/wiki/demarchesenligne/view/qualite-demarches-cerfa/formulaires-cerfa-pdf/
Dans le cadre de l’homologation des formulaires Cerfa, les activités de la DILA (Direction générale de l’information légale et administrative) sont les suivantes :
• La gestion des demandes de numéro Cerfa : l’homologation consiste notamment à l’attribution d’un numéro de Cerfa pour laquelle la DILA assure la collecte des demandes et la gestion des numéros, qu’il s’agisse de la création d’un nouveau formulaire, d’une notice, ou de la montée de version d’un formulaire existant.
• La mise en ligne des formulaires : la mise en ligne des formulaires sur un site unique de publication des formulaires (SUP) par la DILA permet d’assurer la diffusion des formulaires sur un service unique, et d’en garantir la version en vigueur. La DILA assure la gestion de la diffusion des formulaires Cerfa : mise en ligne des nouveaux formulaires, modification des versions ou suppression des formulaires obsolètes.
• Le référencement des formulaires : le référencement des formulaires sur service-public.fr permet aux usagers d’être orientés vers les formulaires Cerfa de manière contextualisée au sein des fiches du guide Vos droits et vos démarches, avec des informations explicatives.
2. LES DIFFERENTS TYPES DE DEMANDE D’HOMOLOGATION
2.1 La demande d’homologation d’un nouveau formulaire
Une demande d’homologation correspond à la création d’un formulaire. Il s’agit d’un nouveau formulaire n'ayant jamais fait l'objet d'une demande d'homologation auparavant (première demande), et ne disposant pas de numéro.
Il peut également s’agir d’une évolution réglementaire majeure des textes encadrant la démarche concernée par un formulaire existant, rendu obsolète dans son contenu, et remplacé par un nouveau formulaire.
Un nouveau Cerfa comporte 5 chiffres suivi du numéro version *01. Exemple : 11111*01
2.2 La demande de montée de version d’un formulaire Cerfa
La montée de version correspond à une évolution d’un formulaire disposant déjà d’un numéro Cerfa. Il s’agit d’une évolution peu importante du contenu du formulaire, correspondant par exemple à la mise à jour annuelle d’un dispositif de déclaration.
Dans ce cas le numéro Cerfa reste identique, seul un le numéro de version change. Exemple : 11111*01 devient 11111*02.
2.3 La demande de modification d’un Cerfa
La demande de modification concerne des demandes de correction de forme dans un formulaire déjà homologué. Il s’agit de corrections de fautes d’orthographes ou de modification d’un élément visuel.
Pour une modification, le numéro de Cerfa et de version reste identique.
2.4 La demande de suppression d’un Cerfa
La demande de suppression d’un Cerfa correspond à la suppression définitive d’un formulaire homologué.
3. ACCES A L’OUTIL DE DEMANDES D’HOMOLOGATION
A compter du 1er octobre 2019, les demandes d’homologation, de modification ou de suppression de formulaire CERFA doivent être adressée depuis l’espace partenaire service-public.fr partenaires.service-public.fr.
Cet espace se substitue au site homologation.modernisation.gouv.fr et à la messagerie précédemment utilisés pour l’envoi de vos différentes demandes afin d’apporter un meilleur suivi et une meilleure visibilité entre les différentes acteurs concernés (ministères, équipe homologation et rédaction service-public.fr).
Un compte est créé pour les personnes ayant demandé une homologation au cours des derniers mois précédent le 1er octobre 2019, et une
notification leur a été adressé.
Si vous n’en disposez pas vous pouvez créer un compte depuis la page partenaires.service- public.fr, et sélectionner les groupes thématiques correspondants à vos centres d’intérêt.
Pour pouvoir adresser vos demandes, n’oubliez pas de vous inscrire dans le groupe « Docs homologation Cerfa » dans la liste des groupes située sous le formulaire de création de compte :
L’équipe en charge des homologations ne traitera donc plus les demandes adressées par messagerie, y compris pour les demandes de modification ou de suppression pour lesquelles des formulaires spécifiques ont été mis en place.
4. SAISIE D’UNE DEMANDE D’HOMOLOGATION
Une fois connecté, vous pouvez adresser directement votre demande depuis votre flux d’activité, en cliquant sur le bouton « homologation d’un formulaire Cerfa » situé en colonne de droite :
Le formulaire de demande d’homologation vous permet alors de remplir toutes les informations nécessaires à l’homologation et la diffusion du formulaire :
Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s’ils disposent d’un compte sur l’espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable.
« Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l’équipe d’homologation, ne le supprimez pas de la liste !
Précisez ici le/s secteur/s d’activité ministériel/s dont relève le formulaire Cerfa, en sélectionnant dans la liste. Exemple : cohésion sociale, sport, etc.
Pour sélectionner un secteur d’activité, saisissez les premières lettres ou cliquez sur le bouton + pour accéder à la liste. Plusieurs choix sont possibles
Vous pouvez sauvegarder votre saisie pour la compléter plus tard (pour y accéder, cliquer sur
votre image de profil en haut à droite : Brouillons)
Préciser le nom de votre ministère / organisme
Puis du service responsable de la réglementation concernée
Préciser ici le nom et les coordonnées du responsable métier de la réglementation concernée par le formulaire (chef de bureau par exemple)
Préciser si votre demande d’homologation concerne un nouveau formulaire, la notice d’un formulaire déjà homologué, ou un nouveau formulaire et sa notice.
Si la demande concerne la notice d’un formulaire déjà homologué, préciser le numéro Cerfa du formulaire dans le champ Remarques
Préciser le format de diffusion du formulaire Cerfa : - Statique : imprimable pour un remplissage manuel - Remplissable : PDF remplissable sur ordinateur, attention
ce format présente des problèmes d’accessibilité
- Cerfa guidé : interface d’aide à la saisie sur service-public.fr pour impression du formulaire une fois rempli
Préciser si le formulaire doit être diffusé sur le site de publication unique (SUP)
Si la démarche concernée par le formulaire Cerfa peut être réalisée en ligne, préciser l’URL du téléservice, ainsi que son numéro MonAvis https://observatoire.numerique.gouv.fr/
Préciser les références réglementaires relatives à la démarche et au formulaire défini, ainsi que les liens sur Legifrance.
S’ils ne sont pas connus à date, vous pouvez indiquer « en cours de publication » et les préciser plus tard.
Le cas échéant, vous pouvez préciser le numéro de référence interne du formulaire
Le cas échéant, préciser sa date réglementaire d’entrée en vigueur
Préciser succinctement la finalité du formulaire
Préciser si le formulaire concerne les particuliers, les
professionnels ou les associations (plusieurs choix possible) en tapant les premières lettres dans le champ ou en cliquant sur l’icone +
Préciser si le formulaire concerne une démarche dont la couverture est nationale, régionale ou départementale
Une fois rempli, votre demande d’homologation sera traitée par l’équipe en charge des demandes d’homologation.
Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté sur à demande.
Notamment vous serez notifié :
- Lors de l’attribution du numéro au formulaire - Lors de sa mise en ligne sur le SUP (le cas échéant)
- Lors de son référencement sur service-public.fr (le cas échéant)
Vous devez vous assurer que le formulaire est conforme aux critères d’homologation des formulaires Cerfa
Cliquez ici pour sélectionner les documents à joindre à votre demande d’homologation : formulaire, notice, annexe
5. SAISIE D’UNE DEMANDE DE MODIFICATION / MONTEE DE VERSION
Pour demander la modification d’un formulaire Cerfa déjà homologué, qu’il s’agisse d’une modification mineure ou d’une montée de version, cliquez sur le bouton « Modification d’un formulaire Cerfa » de l’encart « Homologation Cerfa » situé dans en colonne de droite
https://partenaires.service-public.fr/?action=wall
Voici quelques indications pour bien remplir votre demande de modification :
Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s’ils disposent d’un compte sur l’espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable.
« Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l’équipe d’homologation, ne le supprimez pas de la liste ! Préciser le nom et le numéro du formulaire à modifier
Préciser si votre demande de modification concerne la correction d’un formulaire existant, la nouvelle version d’un formulaire, ou la nouvelle version d’un formulaire et sa de sa notice.
En cas de montée de version, préciser le format de la nouvelle version du formulaire
- Statique : imprimable pour un remplissage manuel - Remplissable : PDF remplissable sur ordinateur, attention
ce format présente des problèmes d’accessibilité
- Cerfa guidé : interface d’aide à la saisie sur service-public.fr En cas de montée de version, préciser le formulaire doit être diffusé sur le site de publication unique (SUP)
Si nécessaire, vous pouvez signaler les modifications relatives à l’émetteur du formulaire (suite à des réorganisations entre les ministères ou leurs services).
Si la démarche concernée par le formulaire Cerfa peut être réalisée en ligne, préciser l’URL du téléservice, ainsi que son numéro MonAvis https://observatoire.numerique.gouv.fr/
Le cas échéant, vous pouvez préciser le numéro de référence interne de la nouvelle version du formulaire
Le cas échéant, préciser la date réglementaire d’entrée en vigueur de la nouvelle version
En cas de montée de version, préciser les références réglementaires si elles ont changées, ainsi que les liens sur Legifrance.
S’il elles ne sont pas connues à date, vous pouvez indiquer « en cours de publication » et les préciser plus tard.
Préciser si le formulaire concerne une démarche de couverture nationale, régionale ou départementale
Précisez ici le/s secteur/s d’activité ministériel/s dont relève le formulaire Cerfa, en tapant les premières lettres ou après avoir cliqué sur le bouton + pour accéder à la liste. Plusieurs choix sont possibles
Une fois rempli, votre demande de modification sera traitée par l’équipe en charge des demandes d’homologation.
Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté à votre demande.
Notamment vous serez notifié :
- Lors de l’attribution du nouveau numéro de version du formulaire (le cas échéant) - Lors de sa mise en ligne de la nouvelle version sur le SUP (le cas échéant)
- Lors de son référencement sur service-public.fr (le cas échéant)
Utiliser ce champ pour apporter des précisions sur votre demande. Notamment, détaillez ici les corrections à apporter dans un formulaire existant.
Cliquez ici pour sélectionner les documents à joindre à votre demande d’homologation : formulaire, notice, annexe
6. SAISIE D’UNE DEMANDE DE SUPPRESSION
Pour demander la suppression d’un formulaire homologué, cliquez sur le bouton « Suppression d’un formulaire Cerfa » de l’encart « Homologation Cerfa » situé dans en colonne de droite :
https://partenaires.service-public.fr/?action=wall
Vous pouvez associer vos collègues au suivi de cette demande s’ils disposent d’un compte sur l’espace partenaires. Si nécessaire vous pouvez les inviter à créer un compte au préalable.
« Demandes Cerfa » correspond au groupe de suivi des demandes par l’équipe d’homologation, ne le supprimez pas de la liste ! Préciser le nom et le numéro du formulaire à supprimer
Préciser si la suppression concerne un formulaire et/ou une notice
Préciser ici le nom du responsable métier de la réglementation concernée par le formulaire (chef de bureau par exemple) Préciser le nom de votre ministère / organisme
Puis du service responsable de la réglementation concernée
Une fois rempli, votre demande de suppression sera traitée par l’équipe en charge des demandes d’homologation.
Vous serez notifié par messagerie à chaque modification ou commentaire ajouté à votre demande.
Vous serez notamment notifié lors de sa suppression du SUP (le cas échéant).
7.
SUIVI DE VOS DEMANDES
Vous pouvez accéder à vos différentes demandes dans votre flux d’activité. Celui-ci est affiché lors de votre
connexion à l’espace partenaires ; vous pouvez également y accéder depuis n’importe quelle page en cliquant sur le picto à gauche sous le logo :
Cliquer sur le pictogramme pour retrouver votre flux d’activité
Pour accéder au récapitulatif de votre demande, cliquez sur son libellé.
Les commentaires sont affichés directement. Si besoin, vous pouvez y répondre directement depuis votre flux d’activité en plaçant votre curseur dans le champ :
Récapitulatif de votre demande
Depuis le récapitulatif, vous pouvez éditer votre demande en cliquant sur l’icône située à droite de son libellé et en
sélectionnant sur « modifier » dans le menu qui s’affiche.
Les commentaires de suivi de votre demande sont affichés en bas du récapitulatif. Si besoin, vous pouvez y répondre directement sans avoir à modifier votre demande initiale.
8.
DUPLIQUER UNE DEMANDE
Si vous souhaitez publier plusieurs demandes, vous pouvez utiliser la possibilité de republier une demande afin de dupliquer les informations qui ont été saisies. Depuis le récapitulatif, cliquez sur le pictogramme de partage, puis sélectionner « Republier » :
L’ensemble des informations de la demande sont reprises (ministère, coordonnées, etc.), vous devez toutefois vous assurer de mettre à jour les informations spécifiques à votre nouvelle demande, notamment : motif de la demande, format du formulaire, modalités de diffusion, références juridiques, public concerné.
Attention à bien ajouter le groupe « Demandes Cerfa » aux interlocuteurs associés à cette nouvelle demande :
Ajouter le groupe « Demandes Cerfa » aux interlocuteurs associés à la demande, en tapant les premières lettres ou après avoir cliqué sur le bouton + pour accéder à la liste.
