Guide de Commercialisation Offre Paie & GRH Sage
Chers Partenaires,
Leader sur le marché de la paie, Sage est positionné aujourd’hui sur le marché des logiciels de Paie avec les Paies 30, 100 et 500 ainsi que sur celui de la Gestion des Ressources Humaines avec les modules Gestion des Temps et Gestion de la Formation.
Ce guide de commercialisation a été actualisé et enrichi afin de vous permettre d’appréhender plus facilement le marché de la Paie et de la Gestion des Ressources Humaines ainsi que les différentes composantes de notre solution.
L’objectif de ce document est de vous aider à préconiser les solutions Sage de Paie et de Gestion de Ressources Humaines.
Aussi, vous trouverez des informations sur :
• le contexte de la Paie en entreprise,
• le marché des logiciels de Paie et GRH,
• la typologie des entreprises utilisatrices d’un logiciel de Paie & GRH,
• les points forts des solutions de Paie & GRH Sage,
• les scripts de démonstration.
Nous espérons que ce guide vous aidera à vendre encore mieux les solutions de Paie & GRH de Sage.
Elise ROUSSEL
Chef de Marché Paie & GRH
INFORMATIONS MARKETING 3
L’offre logiciel de Sage 5
Le contexte de la Paie en entreprise 6
La Paie : un enjeu pour l’entreprise ? 6
Les sources du droit du travail 6
Le cadre législatif du bulletin de paie 7
Le cadre législatif de la Gestion des Tempsi 8
Le cadre légal de la Gestion de la Formation Continue ii 10
Le marché des logiciels de Paie et de GRH 11
Les offres proposées 11
Les attentes des clients 12
Le positionnement de Sage 12
L’offre Paie & GRH de Sage 14
Le positionnement de l’offre 14
Diagnostic produit 15
INFORMATIONS PRODUITS 17
Paie 100 19
Points forts 19
Bien présenter la Paie 100 20
Paie & GRH 500 25
Gestion des Temps 26
Points forts 26
Bien présenter la Gestion des Temps 27
Gestion de la Formation 30
Points forts 30
Bien présenter la Gestion de la Formation 31
Synthèse de l’offre Paie & GRH de Sage 34
MIEUX VENDRE LA PAIE & GRH 37
Outils existants 39
GLOSSAIRE 41
INDEX 44
Sommaire
INFORMATIONS
MARKETING
L’offre logiciel de Sage
Sage propose cinq lignes de produits dédiés chacun à un segment de marché afin de répondre aux besoins des entreprises de 5 à 2000 salariés quel que soit leur secteur d’activité. Ces différentes lignes de produits intègrent les technologies les plus récentes et sont en parfaite adéquation avec les évolutions légales du marché.
• la Ligne 30 est spécialement dédiée aux Petites Entreprises.
• la Ligne 100 est particulièrement destinée aux PMI / PME.
• la Ligne 500 adresse principalement le marché des Moyennes Entreprises.
• la Ligne 1000 cible les Moyennes et Grandes Entreprises qui ont des besoins de développement verticaux importants.
• CS/3 est un ERP multi légal, multi fiscal et multi langues pour le mid-market (jusqu’à 2000 salariés).
La Paie au sein de l’offre progicielle de Sage
Pour répondre aux besoins de chaque segment de marché, Sage commercialise différentes versions de Paie.
Ces différentes versions s’intègrent dans chacune des lignes de produits et font l’objet d’une tarification propres adaptées aux besoins de chaque typologie d’entreprise.
Sage commercialise donc :
• Sage Paie 30
• Sage Paie 100
• Sage Paie & GRH 500
Le contexte de la Paie en entreprise
La paie est souvent considérée comme une tâche complexe.
En effet, elle est régie par de nombreuses règles légales et sociales en perpétuelle évolution. L’ensemble des ces règles forment les sources du droit du travail.
Il n’en reste pas moins que le traitement de la paie fait appel à une masse d’informations énorme stockée dans le logiciel de Paie. Aussi la paie constitue-t-elle une source d’informations et un enjeu de grande valeur pour les gestionnaires d’entreprise.
La Paie :
un enjeu pour l’entreprise ?
La Paie est une opération complexe régie par une multitude de sources et de règles et par un certains nombre d’obligations imposées à l’employeur telles que celle de remplir de nombreuses déclarations administratives et légales ou de devoir respecter des délais de paiement des charges sociales…
Pendant longtemps, la paie a eu une image assez ingrate qui a ensuite évolué. D’une d’obligation légale contraignante, elle est devenue un enjeu pour les dirigeants d’entreprise et les Directions des Ressources Humaines.
En effet, la richesse des données qu’elle recèle donne la possibilité aux dirigeants d’accéder à de nombreuses informations à la fois financières et sociales. Ces données, une fois exploitées, permettent de mener des politiques de Gestion des Ressources Humaines mais aussi de gérer les coûts ; le poste rémunérations étant souvent le plus important dans les comptes des sociétés. Aussi le Responsable du Personnel ou le Chef d’entreprise doivent-ils piloter l’évolution de la masse salariale, les montants payés au titre des primes d’ancienneté, les coûts des absences et des heures supplémentaires… Au delà d’une obligation, la Paie devient donc un instrument de prévision et d’analyse.
On comprend bien pourquoi une gestion rigoureuse et complète de la paie est indispensable pour une entreprise désireuse de maîtriser ses coûts et de mener une véritable politique salariale.
Les sources du droit du travail
Les sources du droit du travail proviennent d’origines multiples : philosophiques, morales, sociales ou économiques… Le bulletin de paie découle de sources juridiques qui sont organisées entre elles selon une hiérarchie.
Le principe de hiérarchie des sources signifie qu’une source inférieure ne peut contredire une source hiérarchiquement
Les dispositions d’un contrat de travail ne peuvent être moins favorables que celles de la Convention Collective dont dépend l’entreprise. Elles peuvent être équivalentes ou plus avantageuses. Prenons l’exemple de l’annualisation du temps de travail : si la convention collective prévoit que le nombre de jours travaillés est de 217 pour un cadre, il est possible dans un accord d’entreprise de fixer ce nombre à 217 ou 215.
En aucun cas, ce nombre de jours peut être égal à 219.
Voici les principales sources du droit du travail dans l’ordre de la hiérarchie :
Les sources internationales
Elles comprennent les conventions internationales du travail et le droit européen du travail. Le droit européen est constitué par les règlements communautaires, la jurisprudence de la Cour de Justice des Communautés ainsi que par l’ensemble des Directives émises par la Commission Européenne.
Les sources nationales du droit du travail regroupent
La Constitution du 27 octobre 1946
Elle fixe certains principes fondamentaux relatifs au travail (droit au travail, doit de grève, conventions collectives, etc.).
Les lois
Elles sont regroupées dans le code du travail.
Les Conventions Collective
C’est un accord entre des groupements professionnels d’employeurs et de salariés ayant pour but de déterminer les conditions de travail à l’intérieur d’une branche professionnelle, d’une entreprise ou de l’ensemble des branches représentées.
Les usages
Ils précisent dans certaines professions les congés, l’embauche à l’essai, la résiliation du contrat de travail, les frais de déplacement…
Les règlements intérieurs des entreprises
Ils sont considérés comme un complément au contrat de travail dans la mesure où ils représentent la loi édictée par l’employeur pour assurer la sécurité et la discipline sur le lieu de travail.
Les contrats de travail individuels
La jurisprudence
Très utilisée en droit du travail qui est particulièrement mouvant, la jurisprudence allie un pouvoir d’interprétation sur la pratique et un pouvoir réglementaire. Elle ne se substitue ni au pouvoir législatif ni au pouvoir réglementaire de l’autorité administrative pour définir une règle obligatoire.
Elle est composée de l’ensemble des arrêtés et des jugements rendus par les Cours d’Appel et de Cassation (ainsi que par les tribunaux) pour la solution d’une situation juridique donnée. Là encore, une certaine hiérarchie prédomine et les juridictions ont tendance à s’aligner sur les décisions des Cours d’Appel et des Cours de cassation.
Cette multiplicité d’origines explique la complexité du droit du travail. En effet, toute action dans ce domaine doit prendre en compte l’ensemble de ces éléments législatifs, réglementaires et conventionnels en respectant la hiérarchie des sources.
Le cadre législatif du bulletin de paie
A côté des sources juridiques, d’autres éléments ont une influence sur la forme et le fond du bulletin de paie.
En effet, le bulletin de salaire doit pouvoir se substituer au contrat de travail, lorsque ce dernier n’est pas obligatoire (pour les Contrats à Durée Indéterminée par exemple). Il a donc une valeur juridique et doit refléter le plus fidèlement possible la position du salarié dans l’entreprise. Il n’est soumis à aucune condition de forme mais sa présentation doit permettre une lecture facile et compréhensible.
L’obligation de paiement des cotisations sociales influe également sur la composition du bulletin. En effet, l’ensemble des cotisations payées par le salarié doit apparaître sur le bulletin de façon détaillée : par nature de cotisation (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC ou ARRCO et Régime de prévoyance et mutuelle), avec le plafond, le taux et le montant de la cotisation opérée sur le brut.
Le bulletin se décompose donc en trois blocs :
L’entête du bulletin
Elle contient toutes les notions propres au salarié et à l’entreprise (adresse, qualification, convention collective...).
Le corps du bulletin
Les lignes composant le bulletin son souvent appelées rubriques.
Il est composé de 4 parties :
• Le brut : ce sont les éléments à partir desquels les cotisations sociales seront calculées.
• Les cotisations.
• Les éléments non soumis à cotisations : ce sont les indemnités qui s’ajoutent au net à payer et sont exemptées de cotisations sociales (remboursement de carte orange, frais...).
• Les retenues sur le net : avances, acomptes,
remboursement de prêts, saisie arrêt, part non déductible de la CSG / RDS...
Le pied du bulletin
Les récapitulatifs périodiques et annuels y sont regroupés :
• Brut de la période et de l’année,
• Total des cotisations salariales,
• Total des cotisations patronales,
• Net imposable,
• Net à payer.
Outre sa structure, certaines informations doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire : Informations Mentions obligatoires
Identifiant de l’employeur
Nom, adresse, Etablissement, Numéro APE,
Référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de Sécurité Sociale : Nom et Adresse de l’URSSAF, Numéro de cotisant,
Convention Collective.
Identifiant du salarié Nom,
Emploi occupé,
Position du salarié : qualification, coefficient hiérarchique.
Durée du travail Période de paie,
Nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire en distinguant les heures normales et des heures majorées,
Repos compensateur.
Congés payés Date de congé éventuelle avec montant de l’indemnité correspondante.
Rémunérations Date du paiement de la rémunération,
Nature et montant des différents éléments du brut, Montant de la rémunération totale brute,
Le montant du complément différentiel de salaire relatif à la réduction du temps de travail, Le complément de rémunération alloué aux handicapés,
Indications relatives aux allocations de chômage partiel,
Montant de la rémunération nette effectivement perçue par le salarié : Net à verser au salarié, La nature et le montant des sommes non soumis à cotisations.
Cotisations salariales Nature, assiette, taux et montant cotisations opérées sur le brut : Sécurité sociale (URSSAF),
Chômage / emploi (ASSEDIC / APEC),
Retraite complémentaire obligatoire (ARRCO ou AGIRC).
Nature et montant des cotisations des régimes de prévoyance obligatoire et de mutuelle (éventuellement).
Contributions salariales
Montant de la CSG et CRDS.
Cotisations patronales Nature et montant des cotisations : Sécurité sociale (URSSAF),
Retraite complémentaire obligatoire (ARRCO ou AGIRC).
Montant de la réduction sur les cotisations (Réduction bas salaires),
Nature et montant des cotisations des régimes de prévoyance obligatoire, régime de retraites facultatif et de mutuelle (contrat collectif entreprise).
Conservation Mention incitant le salarié à conserver le bulletin sans limitation de durée.
Le cadre législatif de la Gestion des Temps
iLa loi sur la Réduction du Temps de Travail a précisé certains points en ce qui concerne la durée légale du travail et le régime des heures supplémentaires.
Une définition du temps de travail effectif a été formulée dans la loi Aubry I pour servir de référence à tout calcul du temps de travail :
« Le temps de travail effectif comprend l’ensemble des périodes de temps pendant lesquelles le salarié ne peut vaquer librement à ses occupations. Les temps d’habillage et de déshabillage peuvent, par exemple, en faire partie lorsque le port de la tenue de travail est imposé par des dispositions législatives ou réglementaires. »
Les maxima horaires ont été revus à l’occasion de la Réduction du Temps de Travail. Aussi la loi stipule-t-elle que :
• le nombre d'heures de travail journalier ne dépasse pas 10 heures,
• le nombre d'heures réalisé chaque semaine est inférieur à 48 heures,
• la durée maximale hebdomadaire du travail ne peut dépasser 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives. Toutefois cette durée peut être portée à 46 heures par accord de branche ou d’entreprise.
La valorisation des heures supplémentaires a également été modifiée :
Entreprises de plus de 20 salariés
Régime transitoire : année 2000 Régime définitif
Seuil du contingent 37 heures en 2000
36 heures en 2001
35 heures en 2002
Valorisation des h. sup
➙ de 36 h à 39 h :
➙ de 39 h à 43 h :
➙ au delà de 43 h :
110 % ou 6 mn. par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée
125 % ou 15 mn par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée
Entreprises de moins de 20 salariés
Régime transitoire : année 2002 Régime définitif
Seuil du contingent 37 heures en 2002
36 heures en 2003
35 heures en 2004
Valorisation des h. sup
➙ de 36 h à 39 h :
➙ de 39 h à 43 h :
➙ au delà de 43 h :
110 % ou 6 mn. par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée
125 % ou 15 mn par heure effectuée 125 % ou 15 mn par heure effectuée 150 % ou 30 mn par heure effectuée
Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos équivalent à leur paiement ne s’imputent pas sur le contingent d’heures supplémentaires.
Le contingent annuel d’heures supplémentaires
Le contingent fixe le nombre d’heures supplémentaires que le chef d’entreprise peut faire faire à ses salariés sans avoir à demander l’autorisation à l’Inspection du Travail.
Il est maintenu à 130 heures avec possibilité de l’augmenter ou de le réduire par accord de branche étendu. Au delà du contingent, les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’avec l’autorisation de l’Inspection du Travail et elles génèrent un repos compensateur de 100 %.
Le repos compensateur
Le repos compensateur est généré à partir du moment ou le salarié effectue des heures au delà de la durée légale du travail. Il est obligatoire, rémunéré et proportionnel au temps de travail accompli en heures supplémentaires.
Il existe deux régimes de repos compensateur en fonction de l’effectif de l’entreprise et du contingent annuel d’heures supplémentaires.
Effectif Entreprises < 10 salariés Entreprises > 10 salariés
Contingent Pas de repos compensateur 50 % au delà de 41 heures
Hors du contingent 50 % au delà de 39 heures 100 % au delà de 39 heures
Attention : il ne faut pas les confondre avec les repos compensateurs de remplacement. Le repos compensateur de remplacement permet de remplacer tout ou partie du paiement des heures supplémentaires. Il est institué par voie conventionnelle (convention ou accord collectif étendu, accord d’entreprise ou d’établissement). Les heures dont le paiement est remplacé par un repos compensateur ne s’imputent pas sur le contingent annuel réglementaire.
Le cadre légal de la Gestion de la Formation Continue
iiLes entreprises de plus de 10 salariés doivent participer au financement de la formation professionnelle continue.
Cette obligation revêt trois formes :
• La participation au financement de la formation des salariés de la société dans la cadre de la mise en œuvre d’un plan de formation,
• La participation au financement du congés individuel de formation des salariés,
• La participation au financement des formations en alternance destinées aux jeunes à la recherche d’un premier emploi.
Répartition du budget de formation
Entreprises de plus de 10 salariés
Les entreprises de plus de 10 salariés doivent consacrer 1.50 % de leur masse salariale brute annuelle à la formation professionnelle continue selon la répartition suivante.
Formation en alternance Actions de formation Congé individuel de formation Bilan de compétences.
Répartition 0.30 % 1% (0,90% si l’entreprise
est soumise à la taxe d’apprentissage)
0.20 %
Moyens • en concluant des contrats d’adaptation, d’orientation ou de qualification
• en versant cette contribution à un OPCA avant le 1er mars de l’année N+1 (pour l’année N)
• en effectuant un versement au Trésor Public avant le 5 avril de l’année N+
(pour l’année N)
Actions de formation organisées par l’entreprise :
• Plan de formation
• Autres formules
Congé individuel de formation, bilan de compétences, capital de temps formation.
Cette contribution doit être réglée auprès d’un organisme collecteur (FONGECIF) avant le 1er mars de l’année N+1 (pour l’année N)
OCPA : Organisme Collecteur Paritaire Agréé
FONGECIF : Fonds de Gestion du Congé Individuel de Formation
La déclaration 2483 doit être adressée avant le 5 avril N+1 (pour l’année N) Entreprises de moins de 10 salariés
Les entreprises de moins de 10 salariés doivent consacrer 0.15% (0.25% si la société est soumise à la taxe d’apprentissage) de leur masse salariale brute annuelle au financement de la formation professionnelle continue.
La déclaration 2486 doit être adressée avant le 5 avril N+1 (pour l’année N) Cas des salariés en contrat à durée déterminée
Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent participer au financement des congés individuels de formation des salariés sous contrat de travail à durée déterminée en versant 1% de la masse salariale de leurs salariés à un organisme collecteur avant le 1er
mars de l’année N+1 (pour l’année N)
Le marché des logiciels de Paie et de GRH
Les offres proposées
Plusieurs groupes d’offres existent sur le marché de la Paie :
L’offre service bureau
Elle revêt différentes appellations telles qu’externalisation, outsourcing ou facility management. Les sociétés présentes sur le marché proposent aux entreprises de sous-traiter la réalisation de leur paie et de toutes les éditions administratives.
Dans la majorité des cas, elles fournissent à l’utilisateur une interface micro pour réaliser la mise à jour du fichier du personnel et la saisie des éléments variables de paie. Ces données sont transmises chez le prestataire qui effectue le traitement de la paie. Les bulletins sont ensuite remis au client qui les distribue à ses salariés.
Certains fournisseurs proposent également une offre de Gestion des Ressources Humaines installée localement chez le client et interfacée avec la paie traitée chez le sous traitant sur cite central. La mise à jour des données de ces logiciels de GRH est faite une fois par mois après le traitement de la paie.
Ce type de traitement de la paie est réalisé en premier lieu par un expert comptable mais d’autres prestataires existent sur le marché : entreprise de service ou SSII.
L’ASP : nouveau mode de traitement de la Paie ? Un nouveau type d’externalisation de la paie apparaît sur le marché par le biais de l’ASP (Application Services Provider) et du fait de l’essor des technologies Internet. L’ASP propose des services informatiques et applicatifs via Internet ou via un réseau privé.
L’entreprise loue le droit d’utiliser le logiciel. Celui-ci est hébergé par l’ASP qui s’occupe de son administration et de la mise à jour de certains paramètres.
Ce mode de fonctionnement devrait notamment permettre au client :
• d’accéder à son dossier de paie via Internet,
• de réaliser la mise à jour du fichier du personnel,
• de saisir les éléments variables de paie,
• de recevoir, après traitement par l’ASP, les bulletins de salaires et les éditions administratives.
L’ASP est un concept nouveau. Nous ne connaissons pas encore tous les acteurs sur ce marché. Ils peuvent être des experts comptables, des SSII, des entreprises de services…
L’offre micro
C’est une offre de traitement en interne de la paie grâce à un progiciel de paie. Les éditeurs qui proposent des logiciels sur micro-ordinateurs peuvent également avoir une offre GRH.
Celle-ci n’est pas nécessairement intégrée, ce qui requiert le développement et la mise en place d’une interface ou la ressaisie d’informations.
Certaines solutions sont plus des outils de développement que de véritables logiciels. Par exemple, le paramétrage des rubriques se fait souvent par le biais d’une syntaxe issue d’un langage de programmation difficilement accessible pour l’utilisateur.
Cette offre est choisie par une majorité d’entreprises qui souhaitent traiter la paie en interne par le biais d’un logiciel.
L’offre mini et gros systèmes
Dans les années 60 et 70, les systèmes d’information de Paie reposaient quasi exclusivement sur une informatique mini ou gros systèmes.
Mini informatique : IBM AS 400, Bull DPS6...
Gros systèmes : IBM MVS, BULL DPS7000, UNISYS, HP...
Aujourd’hui subsistent surtout des offres gros systèmes et UNIX adaptées aux très grandes entreprises (plus de 2000 salariés). Cependant, ces logiciels nécessitent une exploitation lourde et coûteuse tant en matériel qu’en ressources humaines (nécessité d’avoir des ingénieurs d’exploitation dédiés pour ce type de machines).
Beaucoup de ces applications ne sont pas compatibles Euro et demandent des investissements importants en développements complémentaires et mises à jour.
Les éditeurs de logiciels de paie sur mini et gros systèmes proposent parfois des logiciels de GRH sur micro- ordinateurs. Ils peuvent être reliés au système de paie par une interface.
Les programmes spécifiques
Des entreprises traitent encore leur paie avec des produits développés en interne spécifiquement pour leurs besoins. Ces produits sont souvent peu évolutifs et s’adaptent difficilement aux changements légaux et sociaux. Compte tenu des ressources nécessairement limitées affectées à de tels projets, il y a un risque fort de perte de connaissances et de difficultés à maintenir l’application.
Les « demi progiciels »
Ce sont des produits développés pour un client et qui ont ensuite été adaptés pour être commercialisés à d’autres sociétés. Ce ne sont pas de vrais produits car, généralement, chaque client dispose d’une version qui lui est propre. A terme, ce type de solution pose de très gros problèmes de maintenance. La pérennité du produit est donc sujette à caution.
Les attentes des clients
Dans le contexte complexe qu’est la Paie, les clients font face à des contraintes qui conditionnent les attentes qu’ils peuvent avoir d’un logiciel de paie. Ces contraintes sont de quatre types :
• contraintes de temps,
• contraintes de connaissances légales et d’adaptation, à la législation,
• contraintes de confidentialité et d’accès à l’information,
• contraintes techniques,
• contraintes financières.
Face à ces contraintes, les principales attentes des clients sont les suivantes :
• Simplicité et rapidité : l’utilisateurs doit gagner du temps dans le traitement de ses paies et éviter tout risque d’erreur.
• Fiabilité et évolutivité : il attend du logiciel que celui-ci s’adapte aux nouvelles règles sociales et fiscales et évolue en fonction de ces dernières (mises à jour…) sans avoir à faire de veille légale.
• Confidentialité de la paie : l’entreprise utilisatrice souhaite préserver la confidentialité des données contenues dans son système de paie.
• Budget : l’acquisition d’un logiciel de paie est un investissement qui doit correspondre à un budget adapté à la taille et aux exigences de gestion de l’entreprise.
Le positionnement de Sage
La cible visée par l’offre Paie & GRH de Sage
L’offre Paie & GRH cible une clientèle allant de la Petite Entreprise d’environ 5 salariés aux groupes de sociétés dont l’effectif est de 1000 personnes. L’offre de Paie 100 et de Paie & GRH 500 répond aux besoins d’entreprises de tout secteur d’activité qui souhaitent :
• Disposer d’une gestion souple et autonome de la Paie.
• Produire aisément et de façon automatique des états de gestion administrative.
• Gérer l’Aménagement et de la Réduction du Temps de Travail (ARTT).
• Gérer les temps en amont du calcul de la paie : valoriser automatiquement les heures supplémentaires, les repos compensateurs, les congés, les absences...
• Mettre en place une gestion analytique mono ou multi axes et ventiler les rubriques de paie en fonction des heures travaillées.
• Gérer l’ensemble de la formation professionnelle continue du plan de formation à l’édition de la déclaration fiscale 2483.
• Se doter d’outils de pilotage de l’entreprise (tableaux de bord, états récapitulatifs…).
Les opportunités du marché
Le marché des applications de Paie et de GRH évolue sous l’impulsion d’innovations techniques, légales et fonctionnelles.
Parmi les innovations techniques, des nouvelles technologies (SGBDR, Client / Serveur, Internet…) bouleversent le paysage du marché des logiciels de Paie & GRH.
Sur le plan légal et social, le passage à l’Euro, la mise en place des 35 heures et la simplification administrative entraînent des modifications importantes dans les logiciels de Paie et créent des besoins nouveaux en matière de Gestion des Ressources Humaines ou de transmission de données (EDI).
Ces évolutions vont inciter et parfois obliger de nombreuses entreprises à changer de système d’information.
Pour Sage, dont les logiciels de Paie et de GRH sont conçus pour s’adapter à ces évolutions, ce contexte crée de vastes opportunités de conquêtes de parts de marché :
Le Downsizing
La tendance de beaucoup de moyennes et grandes entreprises est de rapatrier leurs applications de gestion, notamment la paie et la gestion du personnel sur des applications micro standards bénéficiant de la puissance technologique, de la convivialité et du caractère économique de cet environnement.
L’« Upsizing fonctionnel »
Ce sont les PME qui ont une paie micro simple et qui veulent migrer vers une solution évoluée de paie intégrant des modules de GRH.
Internet
Le développement accéléré d’Internet offre de nombreuses opportunités dans le domaine des ressources humaines. En effet, les technologies de l’internet (intranet, extranet) permettent de faciliter l’accès aux fonctionnalités des logiciels via un navigateur et d’alléger l’administration du personnel. Certains logiciels permettent de décentraliser la saisie des éléments variables de paie au niveau d’entités régionales ou de managers opérationnels. Ces derniers peuvent également accéder à des tableaux de bord issus des progiciels de GRH en se connectant sur leur intranet ou par messagerie…
L’Euro
Le rapport Simon - Creyssel a recensé les préconisations nationales relatives au passage à l’Euro. Des janvier 2002, les logiciels de paie devront permettre de faire apparaître sur les bulletins de salaire le double affichage Euro / Franc de la barre des cumuls (net à payer, net imposable, brut, total cotisations, …) située en bas du bulletin, ainsi que des montants bruts (salaire de base, primes d’ancienneté…) et non soumis (tickets restaurant, indemnités kilométriques…) des rubriques de paie. Pour assurer la continuité de la paie, il est également préférable de convertir l’ensemble du plan de paie société à l’Euro afin de faciliter les comparatifs d’une année sur l’autre.
L’Aménagement et Réduction du Temps deTravail (ARTT)
La loi sur les 35 heures oblige les entreprises à repenser leur mode de fonctionnement, leur modèle de rémunération et leur plan de recrutement. Aussi des besoins de planification, de gestion des temps et de reporting apparaissent-ils de manière renforcée. De nombreux concurrents ne proposent pas d’offre de Paie & GRH qui gère les modalités de l’ARTT. Au contraire, ils préconisent des logiciels de Gestion des Temps externes compliqués qui ne permettent pas toujours d'intégrer directement les nouvelles règles dans le plan de paie société.
Les simplifications administratives
Les organismes sociaux et les pouvoirs publics ont lancé une politique de simplification administrative et de modernisation des déclarations. Cette politique entraîne la création de formulaires de déclaration simplifiés tels que la Déclaration Unique des Cotisations Sociales (DUCS), des remaniements des tables de codes et le développement de la transmission électronique de données (EDI). Ces derniers apportent simplicité et productivité aux entreprises. Sage, par le biais de son département de veille légale est en relation permanente avec ces organismes et collabore à la mise au point de ces nouveaux outils déclaratifs.
De nombreux éditeurs n’ont pas encore intégré ces fonctions dans leur offre et n’auront probablement pas les ressources pour investir dans ces nouveaux développements technologiques.
L’offre Paie & GRH de Sage
La Paie 100 et la Paie & GRH 500 sont des outils souples et puissants qui permettent d’automatiser les événements et contraintes légales ou réglementaires appliqués à l’entreprise, à l’établissement ou au salarié.
Leur vocation est de répondre aux besoins d’entreprises appartenant à des secteurs d’activités divers auxquels s’appliquent des règles spécifiques.
Les logiciels de Paie Sage évoluent régulièrement, tant pour offrir de nouvelles fonctionnalités que pour rester conformes à l’évolution de la législation en matière de paie.
Le positionnement de l’offre
La Paie Sage s’adresse à tous les types d’entreprises et comporte des fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises qui ont entre 5 et 1000 salariés.
Paie 30
Paie 500 GRH
Pack Pack +
Paie 100 Base
10 30 100 300 1000
Diagnostic produit
Ce diagnostic permet au commercial de réaliser une première qualification des besoins du client en avant vente et de déterminer si une analyse fonctionnelle approfondie doit être réalisée afin de valider la ligne et le produit préconisé. Ce second niveau sera de la compétence d’un consultant.
Diagnostic marché
Par effectif
Nombre de salariés Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH
Entre 5 et 20 salariés ✔
Entre 20 et 100 salariés ✔
Entre 50 et 1000 salariés ✔
Par Chiffre d’Affaires
Chiffres d’affaires Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH
< 15 millions F ✔
≥ 15 millions de franc ✔ ✔
Par environnement
Environnement Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH
Windows (95, 98, Millenium, NT et 2000) ✔ ✔ ✔
Macintosh ✔ ✔
Par nombre de postes
Nombre de postes Paie 30 Paie 100 Paie 500 & GRH
Monoposte ✔ ✔ ✔
De 1 à 4 postes ✔ ✔ ✔
De 1 à 10 postes ✔ ✔
De 1 à 15 postes ✔ ✔
Diagnostic fonctionnel
Ligne 30 Ligne 100 Ligne 500
Archivage des données (historiques) 2 ans maxi 10 ans maxi 10 ans Maxi
Nombre d’établissements Jusqu’à 2 Illimité Illimité
Gestion des alertes Non Oui Oui
Gestion Multi sociétés Non Oui Oui
Personnalisation des écrans Non Non Oui
Préparation des paies personnalisable Non Oui Oui
Editions administratives - Livre de Paie
- DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales)
- Attestation ASSEDIC
- Certificat de travail / Solde de tout compte
Oui Oui Oui Non
Oui Oui Oui
En option (Pack)
Oui Oui Oui Oui
Mouvement de main d’œuvre Non En option (Pack) Oui
Attestation maladie / maternité Non En option (Pack) Oui
Gestion de la DADS - Normes TDS - DAS Bilatérale
- Caisse de Retraite Complémentaire
Oui Oui Non
Oui Oui
Gestion des acomptes sur support magnétique Non En option (Pack) Oui
Calcul de la participation Non En option (Pack+) Oui
Bilan social Non En option (Pack+) Oui
Gestion analytique Non Mono axe / mono
plan
En option :
Multi axes / multi plans
Gestion avancée – Générateur d’états Simplifié Simplifié Oui
Importation des données Valeurs de base des
bulletins salariés
Oui Oui
Gestion de la formation Non Non En option (GRH)
Gestion des temps Non Non En option (GRH)
Automate d’intégration des données Non Non En option (GRH)
INFORMATIONS
PRODUITS
Paie 100
D’une grande richesse fonctionnelle, la Paie 100 répond aux besoins de toute PME / PMI quel que soit son secteur d’activité. Performante, elle assure le traitement de la paie et la gestion administrative du personnel. Grâce à sa richesse de paramétrage, elle gère les règles de paie les plus complexes et s’adapte aisément aux nouvelles règles fiscales et sociales.
Dotée de nombreux automatismes, elle apporte gain de temps, confort d’utilisation et permet de simplifier la gestion de la paie.
Points forts
Paie et gestion administrative du personnel
Très riche en informations administratives (états civil, affectation, médecine du travail, diplômes...), la Paie 100 assure une gestion administrative du personnel très complète.
Elle couvre le traitement des paies, l’archivage et l’exploitation des données sur 10 ans, le suivi des carrières, la gestion des acomptes ou le calcul de la participation…
Plusieurs modèles de bulletins de paie sont proposés : préimprimés, confidentiels ou Euro, avec la possibilité de conserver un duplicata.
Intégration des évolutions légales : le Plan de Paie Sage
S’appuyant sur son département de veille légale, Sage propose des mises à jour du Plan de Paie Sage sur CD-Rom ou par Internet. Elles permettent de mettre à jour automatiquement et en toute sécurité le plan de paie par simple chargement d’un fichier contenant les nouveautés légales et fiscales sans modifier les règles de gestion propres à l’entreprise.
Gestion Multi sociétés
Grâce à la Gestion multisociétés de la Paie 100, l’utilisateur a la possibilité :
• d'apporter une modification de paramètres en une seule opération dans plusieurs sociétés quel que soit le nombre de sociétés gérées.
• de lancer des traitements dans plusieurs sociétés à la fois : calcul ou éditions de bulletins, clôture, éditions.
De nombreuses éditions administratives
Le logiciel présente de nombreuses éditions pré paramétrées issues directement de la paie et conformes aux dernières normes sociales : DUE (Déclaration Unique d’Embauche), attestation Assedic, DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales) (agrément EDI), certificat de travail, solde de tout compte, attestation maladie ou maternité au modèle CERFA, mouvement de personnel pour la DDTEFP…De même, le logiciel traite tous les types de DADS aux normes TDS, Ircantec ou CRC : DAS, DAS honoraire et DAS bilatérale (agricole).
Calcul automatique des heures supplémentaires
Le logiciel génère automatiquement les heures supplémentaires effectuées par le salarié à partir de la simple saisie des heures travaillées et en fonction de seuils pré paramétrés et personnalisables.
Bilan Social
Obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, le Bilan Social est aussi un véritable outil d’information, de concertation et de planification. Le logiciel présente un ensemble d’états d’analyse sur l’absentéisme, la répartition de l’effectif par âge ou par sexe… de façon claire et concise, et selon les 7 domaines définis par l'ANACT.
Calcul de la Participation
La Paie 100 permet de calculer le montant de la Réserve Spéciale de Participation (R.S.P.) et d’effectuer la répartition salariale individuelle de la RSP.
Gestion des 35 heures
Le logiciel gère les principales modalités d’Aménagement et de Réduction du Temps de Travail (annualisation, repos compensateur de remplacement, jours de repos, ...). Il permet de planifier les horaires par catégorie de personnel ou par salarié et de saisir les heures réalisées en tenant compte des absences et des congés. Véritable outil de pilotage et de suivi de la mise en place des 35 heures, il présente des fonctions de contrôle du respect de la durée légale ou conventionnelle du travail ainsi que des tableaux de bord de mesure des écarts entre réel et prévisionnel.
Certifiée Euro
Compatible Euro, la Paie 100 comprend des fonctions qui permettent aux entreprises de gérer leur paie en Euro :
• double affichage Euro/Franc de la barre des cumuls (net à payer, net imposable, brut, total cotisations…) située en bas de bulletin, ainsi que des montants bruts et non soumis des rubriques de paie.
• intégration des écritures comptables dans les versions Euro des logiciels de comptabilité Sage quelle que soit la monnaie de tenue de la comptabilité (identification du code monétaire dans le pont comptable).
La Paie 100 permet également de gérer le passage à l’euro grâce à un assistant de basculement du dossier de paie du Franc vers l’Euro : l’EuroPass’port. Tous les éléments monétaires de la base de données sont alors convertis. Cette opération peut être réalisée à n’importe quel moment de l’année.
Un générateur d’états intégré
La gestion avancée intègre un générateur d’états et un traitement de textes qui permettent de réaliser des documents récapitulatifs ou de synthèse à partir de toutes les données de la paie (fiches salariés et rubriques de paie) sur plusieurs années d’archive. Souple d’utilisation, elle offre un véritable suivi et contrôle des paies : états d’analyse comparative des salaires et des charges dans le temps, évolution de carrière des salariés…
Ouverture de la Paie 100
Avec le Driver ODBC, l’utilisateur accède aux données de la Paie en lecture à partir de tous les logiciels du marché compatibles normes SQL.
Intégration dans le système d’information de l’entreprise
La Paie 100 s’intègre dans le système d’information de l’entreprise et permet ainsi :
• d’importer des données issues de badgeuses et de collecter ainsi directement les horaires réalisés par les salariés pour les exploiter ensuite dans les calculs de paie.
• d’exporter les écritures comptables de paie dans les logiciels de Comptabilité Sage (pont comptable).
• de réaliser les virements de salaires par transmission bancaire grâce à l’interface avec les produits bancaires Sage Moyens de Paiements 100 ou Telbac 100.
• d’exploiter des états pré paramétrés de gestion sociale et de créer des tableaux de bord de gestion administrative du personnel avec Reporting & Decisions 100.
Bien présenter la Paie 100
Les logiciels de Paie Sage facilitent le traitement de la Paie et simplifient la gestion administrative du personnel. Nous vous proposons ci-dessous un plan de démonstration.
Présentation de base
Le principe
La Paie 100 est un progiciel de Paie et Gestion du personnel complet. En effet, elle permet de gérer les règles de paie les plus complexes et de générer de nombreux états administratifs de gestion de personnel. Ouverte, elle communique parfaitement avec des horodateurs ou des badgeuses en amont et avec des logiciels de comptabilité en aval.
La présentation
La présentation se déroule en plusieurs étapes de façon à montrer l’étendue des fonctions du logiciel en restant concis.
A chaque étape, prendre un exemple concret en guise d’illustration.
Le traitement de la paie
Le principe
Cette partie est destinée à montrer les différentes étapes d’établissement de la paie : de l’immatriculation des salariés à l’édition d’un bulletin de paie.
La présentation
Lancement du programme Ouverture d’un fichier .prh Au lancement, mettre en valeur :
• l’ergonomie Windows 32 bits,
• la facilité d’utilisation grâce aux menus déroulant et aux barres d’icônes.
Le logiciel est multi sociétés, multi établissements et multi conventions collectives.
L’organisation est personnalisable selon 4 niveaux : départements, services, unités, catégories que l’utilisateur paramètre librement en fonction de la structure de sa société.
Création des salariés
Elle se fait dans la fiche personnel. Celle-ci est organisée en 14 onglets qui contiennent toutes les informations nécessaires à la gestion du personnel.
L’onglet « Salarié » : contient l’ensemble des données signalétiques du salarié.
L’onglet « Etat civil » :
• Situation familiale,
L’onglet « Lieu de travail » comporte la date d’embauche, la date de départ et la date d’ancienneté.
L’onglet « Affectation » : Dans cet onglet, on trouve
• L’emploi occupé,
• Le planning annuel modèle auquel est rattaché le salarié pour la gestion des 35 heures.
• Le type de contrat.
L’onglet « Salaire » :
• Convention Collective,
• Le rattachement à un bulletin modèle,
• Toutes les données contractuelles destinées à établir le bulletin de paie.
L’onglet « Congé » : il permet de gérer :
• Les dates de prise de congés,
• Les droits et les soldes,
• La valorisation pour le paiement des congés (comparaison règle du maintien / règle du dixième).
L’onglet « Banque » : comprend l’ensemble des types de paiement : chèque, virement ou espèce.
Les onglets DAS et Fiscales permettent de préparer la TDS.
Cette fonction entièrement intégrée génère automatiquement la DADS et la DADS CRC sous forme de fichier qui sera transmis au centre TDS dont dépend la société.
L’onglet « Bilan social » : comporte des données
complémentaires dans les domaines de la médecine du travail et des visites médicales. Ces informations serviront à éditer le bilan social.
L’onglet « Personnelles » : permet de gérer :
• Les langues,
• Les permis de conduire,
• Les diplômes.
Enfin, des « Zones libres » sont disponibles. Elles pourront être utilisées comme base de calcul dans certaines règles de gestion.
Des zones libres de différents types peuvent être créées :
• Date, fourchette de dates,
• Montant, taux,
• Texte.
La mise à jour du plan de paie Sage
Cette fonction permet de distinguer les rubriques légales du plan de paie de celles propres à l’entreprise.
Lors d’évolutions législatives, Sage propose une mise à jour du Plan de Paie Sage par téléchargement de fichiers sur Internet. Celle-ci permet d’automatiser la mise à jour de la partie légale du plan de paie sans modifier les rubriques propres à l’entreprise.
Le Paramétrage du bulletin de salaire
Lors de la mise en place de la Paie 100, vous disposez d’un plan de paie standard pré paramétré qui est composé de constantes et de rubriques. Ces dernières sont proposées en standard et organisées suivant des codes mémos correspondants aux différentes parties du plan de paie.
Créer une rubrique : Prime de coefficient
Définir s’il s’agit d’une rubrique de brut, cotisation ou non soumise.
Dans Elément Constitutif, choisir la formule de calcul dans une boite de dialogue.
Toutes les formules de calcul possibles ont été prédéfinies. Il n’y a pas de langage de programmation. C’est un outil entièrement orienté utilisateur.
La définition des bulletins modèles
La préparation d’un bulletin de paie est réalisée à partir d’un bulletin modèle.
Les bulletins modèles sont des plans de paie pré paramétrés prêts à l’emploi qui comprennent l’ensemble des rubriques nécessaires à l’édition d’un bulletin de paie.
Ceux-ci correspondent à des types de contrats ou sont définis par catégorie socio professionnelle. Ils sont personnalisables et peuvent être créés en nombre illimité.
Prendre l’exemple des cadres et insérer dans ce bulletin modèle une nouvelle rubrique, la rubrique prime sur Chiffre d’affaires.
Le traitement de la paie
Sélectionner un salarié dans la liste. Un masque de saisie apparaît. Il permet de renseigner les éléments variables du mois de paie en cours. Une fois ces éléments saisis, il est possible de visualiser l’ensemble des rubriques qui composent le bulletin pour contrôle.
Elles sont issues du bulletin modèle du salarié.
Le bulletin peut être aisément ajusté en ajoutant ou supprimant une rubrique ; voire en modifiant les éléments constitutifs d’une rubrique.
Présenter le principe du calcul des paies à l’envers
Lancer le calcul du bulletin puis l’éditer. Vous avez en pied de bulletin le double affichage EURO / FRANC de la barre des cumuls et du net à payer.
Lancer l’impression du bulletin. Plusieurs types de modèles d’imprimé existent (pré imprimés laser, matriciels ou confidentiels). Vous pouvez également créer vos propres bulletins personnalisés.
Vous pouvez bien sûr éditer les bulletins pour l’ensemble des salariés ou pour un groupe de salariés sélectionnés en fonction des critères d’organisation que vous avez paramétrés.
Le paiement des salariés
Les paiements peuvent être effectués par édition de chèques ou par virements.
Pour aller plus loin :
Avec un logiciel de communication bancaire, notamment Telbac 100 ou Banque Paiement 500, vous pouvez envoyer directement votre fichier de virement à votre banque suivant la norme ETEBAC.
La gestion des 35 heures
Le principe
La gestion de l’Aménagement et Réduction du Temps de Travail est réalisée grâce aux fonctions 35 heures des logiciels de Paie 100 et 500. Elle se découpe en trois temps : la planification des heures, le suivi et le contrôle des heures réalisées et enfin le pilotage des 35 heures qui consiste à comparer les horaires prévus à ceux effectivement réalisés.
La présentation
La gestion prévisionnelle des heures Planification annuelle
La planification annuelle est réalisée avec les Plannings Annuels Modèles.
Elle est principalement destinée aux directions d’entreprise et tient compte des périodes de suractivité ou de sous-activité.
Les PAM (plannings annuels modèles) permettent de définir pour chaque semaine de l’année, les horaires à appliquer, pour une population type de salariés. Ces PAM sont affectés à chaque salarié, sur la fiche du personnel. Il est possible de définir un nombre illimité de PAM.
Chaque semaine est rattachée à un MH (Modèle Hebdomadaire) auquel correspond un nombre d’heures. Les MH permettent de définir différents types d’horaires.
Chaque jour de la semaine est caractérisé par :
• heure d’arrivée
• heure de départ
• amplitude de la journée : Heure de départ – Heure d’arrivée
• temps de pause
• nombre d’heures de travail effectif : amplitude – pause Il est possible de le modifier semaine par semaine ou encore en saisie rapide (du…au, avec une périodicité de 1 semaine sur 2 ou pour une population de salariés).
Le Planning Annuel de chaque salarié peut être personnalisé grâce à la fonction Planning Annuel Salarié qui permet de gérer la modulation individualisée.
Planification opérationnelle
La planification opérationnelle est mise en place à partir des PO (Plannings Opérationnels). Plus proches de la réalisation, ils sont particulièrement destinés aux Managers opérationnels.
Toutes les informations contenues dans les plannings opérationnels sont issues par défaut des plannings annuels.
Pour chaque semaine, les horaires du salarié, sont repris avec un détail journalier. Tous ces horaires sont modifiables par exception.
Les plannings opérationnels permettent également d’éditer des documents pour répondre à l’obligation de prévenance des salariés.
La gestion des heures réalisées
Elle se fait dans les Feuilles de Temps qui reprennent, par défaut, les horaires prévus dans les Plannings Annuels Modèles.
L’utilisateur peut modifier par exception les heures du salarié.
En bas de la Feuille de Temps, vous pouvez gérer les congés, les absences et un nombre illimité de natures libres.
Nous disposons aussi d’une fonction de Contrôle des heures qui permet de vérifier que le nombre d’heures effectuées ne dépasse pas les limites légales :
• 10 heures par jour,
• 48 heures par semaine
• 44 heures de moyenne hebdomadaire sur 12 semaines consécutives.
A partir de ces seuils, il est possible de détecter les salariés ayant dépassé le nombre d’heures légales. Bien sûr, d’autres seuils peuvent être paramétrés, en tenant compte des accords de branche ou d’entreprises.
La collecte des heures réalisées
Pour la collecte des heures réellement effectuées par les salariés, vous disposez de bordereaux de saisie. Ce document permet au responsable d’équipe ou au collaborateur lui-même de noter les heures réalisées.
Lancer l’édition d’un modèle de saisie sur un mois avec rappel du prévu.
Pour chaque jour, vous avez :
• l’heure d’arrivé
• l’heure de départ,
• le temps de pause
• et la durée.
Pour chacune de ces informations, la prévision est pré remplie. L’utilisateur n’a besoin de compléter le réalisé que s’il est différent du prévu.
Le pilotage des 35 heures : éditions et tableau de bord Le tableau de bord permet de comparer les heures prévues aux heures réalisées pour un salarié, un service ou une population déterminée. Il est particulièrement utile pour le suivi de l’annualisation du temps de travail.
Les éditions de Paie
iiiLe Principe
Les éditions se décomposent en deux grandes familles : les éditions après paie :
• le livre de paie,
• la fiche individuelle,
• la DUCS (Déclaration Unique des Cotisations Sociales).
Cette fonction vous permet d’éditer directement sur un document normalisé les déclarations à destination de l’ensemble des organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC / ARRCO)
les éditions administratives :
(elles sont accessibles à partir de la liste des salariés en cliquant sur le menu états)
• l’attestation maladie / maternité,
• fiche ASSEDIC,
• certificat de travail,
• solde de tout compte.
La Présentation
Pour mettre en valeur les différentes éditions de paie, prendre des exemples et insister sur :
• la simplicité d’édition de ces états,
• les automatismes du produit : les états sont déjà pré remplis et l’utilisateur ne doit renseigner que très peu d’information
• le format des éditions normes CERFA
• Possibilité de paiement (chèques, virement…) et de transmission (EDI, disquette)
La Gestion Avancée Le Principe
Avec le générateur d’états de la gestion avancée, il est possible de réaliser des états personnalisés de type liste, document ou formulaire.
La présentation
Créer un état :
Sélectionner des informations provenant de l’onglet immatriculation de la fiche du personnel. Matricule (nous pouvons modifier la longueur de ce champ), Nom, Prénom.
Puis de l’onglet salaire.
Salaire de base.
Donner un nom à cet état. L’appeler “ salaire de base ”.
Créer maintenant une sélection. Faire une sélection sur l’établissement :
Se positionner dans l’onglet “ Lieu de travail ”. Sélectionner l’établissement du salarié.
L’utilisateur peut créer autant de sélections qu’il le souhaite.
Lancer l’impression de l’état “ salaire de base ” en fonction de la sélection “établissement”.
Cette impression se fait à l’écran. Nous aurions pu aussi éditer sur papier ou faire une sortie fichier par exemple sur tableur.
Pour aller plus loin :
Il est possible d’exploiter les informations de la base de données de la Paie et de créer simplement des tableaux de bord avec Reporting & Decisions.
Montrer un exemple d’état de la bibliothèque d’états pré paramétrés de Reporting & Decisions. Présenter ces états comme des outils supplémentaires de gestion et de pilotage des Ressources Humaines de l’entreprise.
Passation comptable et ventilation analytique
La passation comptable
La passation comptable permet de générer un fichier des écritures comptables de la paie directement vers votre logiciel de comptabilité, notamment la Comptabilité 30, 100, 500 et la Ligne 500 Intégrale de Sage.
La ventilation analytique
Il est également possible de ventiler des coûts salariaux en pourcentage selon l’organisation de l’entreprise (départements, unités…) ou en nombre d’heures au niveau des salariés. Le nombre de ventilations analytiques est illimité.
Pour aller plus loin :
Pour les utilisateurs du module de Gestion des Temps de la solution Paie & GRH 500, il est possible de mettre en place une gestion analytique multi axes et de réaliser des analyses croisées multi plans.
La gestion administrative du personnel
Le principe
Outre ses fonctions de paie classiques, la Paie Sage présente une gestion administrative du personnel.
L’utilisateur a la possibilité de gérer des acomptes, d’éditer le bilan social ou de calculer la réserve de participation à verser à ses salariés en fin d’exercice.
En avant vente, nous vous conseillons de montrer les menus et de les commenter après avoir qualifié que ces fonctions répondent aux besoins de votre prospect.
La présentation
Les acomptes
Avec la Paie sage, vous gérez 5 types d’acomptes réguliers ou exceptionnels, indépendamment des traitement de paie en cours. Ils peuvent être réglés par chèque sur disquette ou par virement.
Les acomptes versés sont repris automatiquement dans les bulletins de paie salariés.
Le calcul de la participation(entreprises de plus de 50 salariés)
La Paie gère la participation jusqu’à la déclaration à transmettre aux organismes s’occupant des placements et du déblocage des fonds. Les fonctions de calcul de la Participation permettent de calculer la réserve spéciale de participation, de répartir le montant de cette participation entre les différents salariés bénéficiaires et d’éditer sur papier ou d’exporter vers un tableur une déclaration récapitulative des montants versés.
Le bilan social
Le bilan social est obligatoire pour les sociétés d’au moins 300 salariés et pour les sociétés comprenant des établissements d’au moins 300 personnes.
Il doit être établi une fois par an, la période de référence étant l’année civile.
Il a été élaboré par l’ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail).
L’ANACT définit 7 domaines principaux :
• Emploi
• Rémunérations et charges sociales
• Conditions d’hygiène et de sécurité
• Autres conditions de travail
• Formation
• Relations professionnelles
• Autres conditions de vie dans l’entreprise ;
Pour aller plus loin :
Au delà de l’obligation légale d’établir un bilan social, ce document fournit de nombreux états de gestion et de pilotage de l’entreprise dans tous les domaines clés. Il peut donc être exploité par des entreprises de taille inférieure pour leurs besoins de reporting et de suivi d’activité.
Paie & GRH 500
La solution Paie & GRH 500 est articulée autour de la Paie 500 et intègre sur une base de données unique les modules de Gestion des Temps et Gestion de la Formation.
La Paie 500* est un puissant logiciel de traitement de la Paie et d’administration du personnel. Conçue pour s’adapter aux besoins spécifiques de la Moyenne et Grande Entreprise, elle offre de larges possibilités de personnalisation du plan de paie, des écrans et des documents de synthèses. D’une grande richesse fonctionnelle, la Paie 500 propose des outils
d’automatisation des traitements et de simplification administrative tels que de nombreuses attestations pré paramétrées aux normes CERFA ou des écrans de saisie rapide. Souple d’utilisation, le progiciel apporte productivité et performance aux Responsables des Ressources Humaines.
* La Paie 500 présente les fonctionnalités de la Paie 100 Pack Plus.
Paie 500
Gestion des Temps Gestion de la
Formation
Gestion des Temps
Le module Gestion des Temps est destiné aux entreprises de tous les secteurs d’activités qui ont besoin de gérer les absences, les congés et tout type d’événements en amont de la paie. Totalement intégré à la Paie 500, le progiciel exploite ses données de base et les éléments de la Fiche Personnel.
Flexible, il s’adapte aux évolutions de la législation et permet notamment de gérer les accords 35 heures les plus complexes. Puissant, il donne la possibilité à l’utilisateur de mettre en place une véritable gestion analytique multi axes et de valoriser les temps passés en comptabilité.
Les fonctions du module de Gestion des Temps ont été conçues pour répondre à deux problématiques :
Faire face aux obligations légales
• Mesure du temps de travail réel : construction et suivi de plannings individuels ou collectifs.
• Gestion de tout événement lié au temps de travail : congés payés, absence, primes de panier, tickets restaurant…
• Gestion des heures supplémentaires et du contingent annuel.
• Calcul automatique du droit à repos compensateur.
• Nombreux contrôles entièrement paramétrables (horaires légaux et conventionnels, contrôles de saisie…).
Proposer des outils de Gestion des Ressources Humainespour le service de paie et d’administration du personnel
• Gestion analytique multi axes très puissante qui permet au responsable de la paie d’obtenir une répartition fine des coûts salariaux par ligne budgétaire.
• Tableaux de bord de pilotage de l’activité : récapitulatif des heures supplémentaires, des repos compensateurs, tableau de bord de comparaison des heures planifiées et réalisées.
• Générateur d’états souple et puissant.
Points forts
Gestion par événements
D’une large capacité de paramétrage, le module de Gestion des Temps permet de gérer des événements en amont de la paie tels que les congés, les absences, les heures supplémentaires, tickets restaurant, primes de panier…Ces événements, en nombre illimité, permettent de suivre l’activité des collaborateurs de l’entreprise ainsi que les principales modalités d’Aménagement et de Réduction du Temps de Travail (ARTT).
Gestion calendaire pointue
Le suivi des activités à l’échelle de l’entreprise est réalisé grâce à un calendrier société. Personnalisable par salarié, ce calendrier permet de gérer les événements propres au salarié et d’obtenir, grâce à des codes couleurs, une visualisation des événements planifiés, au mois ou à l’année.
Productivité et gain de temps
De nombreuses fonctions de la Gestion des Temps permettent de réduire les temps de saisie et de traitement des données. Il est possible de créer des grilles de saisie pour réaliser des saisies rapides et en masse des événements salariés. Une fois saisis, les événements peuvent être générés automatiquement en paie grâce à la commande génération automatique.
Adaptation aux méthodes de gestion de l’entreprise
Plusieurs modes de saisie peuvent être adoptés au sein d’une même organisation en fonction de la taille de l’entreprise, de ses processus de gestion et de ses méthodes de collecte des informations : saisie par grilles personnalisables, saisie de date à date et par population de salariés, gestion par exception
Automatisation des calculs
De nombreux automatismes et fonctions pré paramétrés du logiciel permettent de :
• valoriser les congés et les absences en jours, heures, minutes et secondes grâce aux calendriers et de gérer les droits à congés payés.
• générer tous les types d’heures supplémentaires en fonction des heures travaillées saisies et de gérer le contingent annuel,
• calculer les droits à repos compensateurs selon des seuils paramétrables.
Les rubriques et les compteurs de la Paie sont ensuite alimentés directement.
Gestion analytique puissante
La Gestion des Temps comporte une fonction de gestion
De nombreux contrôles personnalisables
Véritable outil de gestion, le logiciel propose des fonctions de contrôle entièrement paramétrables et personnalisables : l’utilisateur définit lui même les périodes (jour, semaine…) et les événements à contrôler (dépassement du contingent d’heures supplémentaires, limite journalière…).
De nombreuses éditions
Le logiciel propose un catalogue d’états standards pour le suivi et l’analyse des temps des salariés :
• le journal des événements qui permet de détecter des erreurs de saisie,
• le récapitulatif des heures supplémentaires,
• l’analyse par affectation ou par nature d’événements … Un générateur d’états souple et convivial donne également la possibilité de créer des documents personnalisés à partir des données de la Gestion des Temps.
Ouverture
Le module de gestion des Temps est largement ouvert.
Intégré à la base de données du logiciel de Paie 500, il est interfaçable avec tout type de lecteur de badge, d’horodateur, de disque routier...
Bien présenter la Gestion des Temps
La Gestion des Temps est un outil très puissant basé sur une gestion d’événements. Les événements permettent de suivre toute l’activité de chaque salarié au sein de l’entreprise ainsi que les principales modalités d’Aménagement et de Réduction du Temps de Travail. Tous ces événements, en nombre illimité, sont gérés en amont de la Paie.
Préambule
La Gestion des Temps ne se présente pas directement. Il est nécessaire d’analyser les besoins de gestion de l’entreprise puis de réaliser une démonstration des fonctions répondant à ces derniers.
Présentation de base Le principe
La Gestion des Temps est intégrée à la base de données de la Paie 500 et se lance directement à partir de celle-ci. En outre, l’utilisateur retrouve la même ergonomie que dans la Paie 500 ; c’est-à-dire les mêmes icônes, les mêmes menus déroulants et la même présentation.
La présentation
La présentation se déroule en plusieurs étapes de façon à montrer l’étendue des fonctions du logiciel en restant concis.
A chaque étape, nous prendrons un exemple concret qui illustre l’étape démontrée.
La fiche de personnel
Le principe
La fiche de personnel présentée dans la Gestion des Temps reprend les informations nécessaires à la gestion d’événements salariés.
La présentation
Synthétique, la fiche de personnel est composée de 5 onglets.
Présenter les onglets ainsi que leur contenu.
La gestion des événements Le principe
Les événements sont des éléments variables qui permettent de gérer l’activité des collaborateurs de l’entreprise. Leur nombre est illimité.
La présentation
Les événements
La gestion des Temps gère des événements qui font appel à une notion de temps (heures de présence, heures d’absences, congés…) ou à une notionde quantité (Panier Repas, Primes, Tickets restaurants…).
Cliquer sur l’événement Heures travaillées.
Chaque événement peut avoir une valeur saisie, calculée ou proposée par défaut.
