INSTITUTO CAPIXABA DE PESQUISA, ASSISTÊNCIA TÉCNICA E EXTENSÃO RURAL (INCAPER) DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING (DCM)
PLANO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING
Diagnóstico dos processos de Comunicação Interna no Incaper
Introdução
A Comunicação Interna é parte fundamental de um Plano de Comunicação e Marketing de uma instituição. É considerada, atualmente, um área tão estratégica quanto a comunicação externa, uma vez que lida diretamente com os profissionais que executam as políticas e ações do Instituto Capixaba de Pesquisa, Assistência e Extensão Rural (Incaper).
A fim de embasar as ações estratégicas de Comunicação Interna, recorre-se à opinião do Diretor-presidente da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), Silvio Crestana, na ocasião de formulação da Política de Comunicação da referida empresa, em 2005:
“O nosso grande desafio é melhorar a comunicação interna da empresa. Essa área é cada vez mais importante para as instituições que geram conhecimento, como a Embrapa, e que têm como maior capital os seus recursos humanos, os seus empregados. (...) É preciso entender que há dois tipos de conhecimento: o explícito, que é aquele que podemos quantificar, gerar relatórios e avaliações formais, e o conhecimento tácito, que é aquele que está na cabeça, no coração e nas emoções das pessoas, e que foram adquiridos ao longo de suas experiências profissionais e pessoais. A estratégia fundamental para o êxito de qualquer instituição, mas em especial para as que desenvolvem C&T e inovação, é mobilizar e estimular os seus empregados a contribuir não apenas com o conhecimento explícito, mas, e principalmente, com o conhecimento tácito. E isso não se faz sem comunicação.” (DUARTE e SILVA, 2005)1
Estudos revelam que a Comunicação Interna está diretamente relacionada ao comprometimento dos funcionários de uma empresa. “É preciso criar um ambiente interno no qual a informação, conhecimento e competência fluam livremente para que existam comprometimento pessoal e autodesenvolvimento, aspectos que contribuem para um crescimento organizacional” (FRANÇA e TAVARES, 2009, p. 07)2.
No contexto de implementação do Planejamento Estratégico do Incaper (PEI), faz-se necessária a criação de estratégias de comunicação para o público interno, a fim de que os profissionais se envolvam e se comprometam com as novas estratégias e objetivos da organização. Para isso, portanto, são necessárias informações.
“A participação efetiva exige informações. Para participar, o indivíduo necessita de informação para que possa envolver-se e engajar-se. (…). Portanto, a participação do indivíduo, sua melhor produtividade, seu comprometimento está cada vez mais relacionado com a gama de informações que recebe da organização” (FRANÇA e TAVARES, 2009,3.
Diante desse cenário, a equipe do Departamento de Comunicação e Marketing (DCM) do Incaper 1 DUARTE, Jorge A. M e SILVA, Heloiza Dias da. Política de Comunicação e gestão empresarial:
a experiência da Embrapa. Texto publicado na Revista Brasileira de Comunicação Organizacional e Relações Públicas (Organicom), ano 4, número 6, 1º semestre de 2007. Revista editada por PPGCOM-ECA-USP e Abrapcorp. Pags. 11 a 25 2 FRANÇA, Ana Cristina Limongi e TAVARES, Rosalina Semedo de Andrade. Comprometimento Organizacional e Comunicação Interna: um estudo desenvolvido na empresa de telecomunicação em Cabo Verde. Texto publicado no XXXIII Encontro da ANPAD, São Paulo (SP), 19 a 23 de setembro de 2009.
realizou um diagnóstico com os departamentos, áreas e unidades administrativas da instituição a fim de levantar as fraquezas e oportunidades para propor ações estratégicas na área de comunicação. Abaixo, segue o diagnóstico.
Diagnóstico dos processos de Comunicação Interna do Incaper
Para realização do diagnóstico, foi feito um questionário que buscou identificar os seguintes itens: Produtos e Serviços do Departamento ou Área; O que comunicar?; Por que comunicar?; Quando comunicar?; Onde comunicar? Quem vai comunicar?; Como comunicar?; Quanto vai custar?; Responsáveis por fornecer as informações. A seguir, seguem as informações diagnosticadas:
Responsáveis pelo fornecimento das informações: Alberto Silva Cunha
André Guarçoni Martins Antonio Carlos Cavalcanti Antonio Elias Souza da Silva Antonio Francisco F. Tôrres Aparecida Nascimento Aureliano Nogueira da Costa
Aymbiré Francisco Almeida da Fonseca Beatriz de Souza Costa
Bernadeth Bona Dutra Alves Carlos Alberto Sangali
Carlos Roberto Gomes Cândido Carlos Roberto Rosa
Cesar Pereira Teixeira Clarissa Vassem
Cristiane Gianezi da Silveira Cristiano Grobério
Danieli Tamanini
David dos Santos Martins Eduardo Brinco
Eric Borges Scardino Evair Vieira de Melo Fabiana Ruas
Fábio Lopes Dalbom Fernando Bosisio
Fernando Soares de Oliveira Geraldo Mendes da Silva Gildo Gave
Gilson Tófano
Giovana Almeida Cotta
Glaucia Angélica Praxedes de Souza Hildeneia Patrício Ribeiro
Irisnei Alves Rodrigues Alcure Jacimar Vila Coutinho
Jaqueline Sanz Janaína Odhara Jane Maria Bertholi Joana Junqueira Carneiro Jonas Lisboa
José Aires Ventura
José Alejandro Garcia-Prado José Altino Machado Filho José Anselmo Molino José Clezer de Oliveira José Geraldo Costa José Carlos Grobério José Moreira André Neto Juliana de Barros Valle Juliana Esteves
Jurandir Rocha Azevedo Karolline Miranda Lyra Katarina Ratzke
Lara De Sá Leal
Laudeci Maria Maia Bravin Leandro Feitoza
Lêda Dianni Almeida Vitória Liliâm Maria Ventorim Ferrão Lívia Cipriano Dal Piaz
Lucas Calazans Santos Luciana Silvestre
Luciene Peixoto Assis e Silva Luciano Oliveira
Lucio De Muner Luiz Antônio Bassani Luiz Carlos Santos Caetano Magno Rodrigues da Silva Makchasley Spavier Ferreira Mara Ribeiro dos Santos Márcia Vanacor Barroso Marcos Tadeu Trindade Alvim Margarethe Cock
Maria Amélia Ferrão Maria Goret Tose Marissol Corrêa Passos Maxwel de Assis Merielem Frasson Miguel Angelo Aguiar Monique Lopes Ribeiro Nilson Araújo Barbosa Nilson Franca
Paulo Henrique Tragino Pierângeli C. M. Aoki Rachel Quandt Dias
Rafael Vieira de Azevedo Rita de Cássia Merlo Alvarenga Rodrigo de Castro Cosme Romário Gava Ferrão Rosana Maria Altoé Borel Salim Mussi
Samir Seródio
Sebastião José Dutra Alves Silvia Aquino Barreiros Vagner Rossi Libardi
Vanessa Alves Justino Borges Vera Carreiro Ribeiro
Vinícius Marques Fernandes Virgínia Vasconcelos
Wathaanderson de Souza Rocha
1. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (DRH) Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira e Luciana Silvestre Data de realização do diagnóstico: 29/01/2013
Produtos e Serviços do departamento ou
área
- Projeto Qualidade de Vida
- Comemoração dos aniversariantes do mês - Cursos e Capacitações
- Oficinas e eventos relacionados à saúde
- Informação sobre instruções de serviços e alteração de legislação O que
comunicar?
- Agenda de atividades relacionadas ao Projeto Qualidade de Vida.
- Campanhas de saúde (Exemplo: anti-tabagismo, Outubro Rosa, Novembro Azul).
- Dicas de saúde e informações sobre qualidade de vida. - Agenda de cursos e capacitações do Incaper e da Esesp.
- Informações gerais sobre servidores, como nomeações, transferências, exonerações, aposentadoria, lotação, treinamentos realizados.
- Instruções de serviços e normas. Disponibilizar formulários de abonos, substituição de chefia, guia de inspeção médica.
- Orientações gerais sobre licença médica, férias, abono, avaliação de estágio probatório e de desempenho, uso de veículo, uso de crachá, normas de pós-graduação, ou seja, direitos e deveres de cada servidor.
- Datas comemorativas gerais e, em especial, da área de saúde.
- Ações do projeto Desenvolvimento em Relações Humanas Interpressoais - Mensagens de homenagem e reconhecimento, como no caso de aposentadoria, início e conclusão de cursos de mestrado e doutorado.
Por que comunicar?
- Sensibilizar os servidores para participar das atividades dos projetos Qualidade de Vida e Desenvolvimento em Relações Humanas Interpressoais.
- Integrar todos os servidores do Instituto. - Tornar transparente o acesso à informação.
- Fazer com que os servidores saibam como preencher corretamente as solicitações a eles direcionadas.
- Fazer com que a informação chegue a todos os servidores, de todas os municípios.
- Fazer com os servidores tenham acesso a informações sobre todos os cursos e treinamentos necessários ao bom desempenho de suas atividades. Quando
comunicar?
- Projeto Qualidade de Vida: atividades mensais.
- Aniversariantes do Incaper: atividades trimestrais nos Centros Regionais. - Formulários, instruções de serviços, normas e atos institucionais: continuamente.
- Oferta de cursos e treinamentos: sempre que houver demanda ou oferta. - Acompanhamento e orientação aos aposentados: continuamente.
Onde comunicar?
- Centros Regionais, Escritórios Locais, Sede, Fazendas e servidores aposentados.
Quem vai comunicar?
- Departamento de Recursos Humanos: Área de pessoal e de Desenvolvimento de Pessoas.
Como comunicar?
- E-mail: É a principal ferramenta de comunicação do DRH, mas não há um procedimento uniforme sobre os destinatários. As ações de Qualidade de Vida são enviadas ora a todos os servidores que possuem e-mail cadastrado, ora aos Centros Regionais ou aos escritórios locais. As instruções de serviços e normas são enviadas para os chefes de departamento e chefes regionais. Caso haja algum servidor envolvido em alguma instrução oficial, também é enviado mensagem ao mesmo. O uso do e-mail não chega aos auxiliares rurais ou de campo, predominantemente lotados nas Fazendas, e nem aos aposentados que não possuem e-mails cadastrados, sendo esta uma lacuna. - Fundo de Tela: Restrito aos computadores da Sede, comunica a agenda de atividades desenvolvidas pelo DRH. A imagem do fundo de tela não é considerada atrativa aos servidores. Porém, foi muito citada como uma ótima ferramenta que vem sendo subutilizada.
- Mural: São colocadas notícias de jornais sobre Qualidade de Vida ou cartazes convidando os servidores para as atividades. Não há uma decoração chamativa e os cartazes são feitos de forma artesanal pelas servidoras do DRH, sendo pouco convidativos. Também não atingem toda a sede, ficam localizados em poucos locais. No interior, não se sabe se são usados ou como isso é feito.
- Mala Direta: Cada área do DRH possui uma lista de contatos de servidores. Não existe uma lista unificada de contatos. Também não ocorre uma atualização automática de e-mails dos servidores.
- Contato telefônico: É feito com os servidores aposentados para convidá-los para atividades relacionadas aos mesmos e com os servidores do interior.
- Correio: Pelo correio, é enviado cartão de aniversário e de natal. Principais problemas levantados:
- Não há uma lista comum e atualizada de e-mails. Cada servidora tem a sua lista de e-mails, que não é atualizada conforme entrada ou saída de servidores. Muitos servidores recebem mensagens institucionais no e-mail pessoal, que não é acessado com frequencia. Dessa forma, a informação se perde.
- Nas fazendas, muitos servidores não têm acesso a e-mail o repasse das informações fica a cargo do chefe da fazenda. Não se sabe, ao certo, como esse repasse é feito.
- Não há divulgação suficiente da oferta de cursos. Nem todos os funcionários ficam sabendo quais cursos estão sendo oferecidos para solicitar participação.
- Há uma lacuna muito grande nos treinamentos das áreas técnicas e administrativas. A área administrativa não recebe treinamentos relacionados ao funcionamento do Instituto. Seu treinamento fica a cargo da Esesp e não do Incaper.
- Não há nenhum material onde conste a formação, especialidades e área de atuação de cada servidor dentro do órgão. Isso facilitaria a busca de informação e de pessoas na hora de desenvolver projetos.
- Há poucas atividades de interação entre servidores. Muitos servidores entram e saem sem que a maioria fique sabendo.
- Grande rotatividade de servidores dos últimos concursos.
- Conflito interno de diferenças geracionais. Necessidade de melhorar o relacionamento interpessoal.
- Participação restrita dos servidores no projeto Qualidade de Vida (a quem possui o plano de saúde Unimed).
2. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (DAD) Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana Silvestre, Merielen Frasson Data de realização do diagnóstico: 30/01/2013, 08/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou área
- Transporte de pessoas.
- Manutenção de materiais e de limpeza.
- Distribuição de materiais de consumo e permanente. - Cessão de bens a outras instituições.
- Pagamentos, convênios, licitação, contratos. - Protocolo: recepção e envio de documentos.
- CPD: Cadastro de usuários na rede, e-mail, desenvolvimento de sistema, atualização do site, avaliação de softwares solicitados pelos usuários e orientações técnicas, manutenção de servidor e suporte de TI.
O que comunicar?
- Almoxarifado: Utilização do SIGA: adesão, cadastramento, uso do catálogo de materiais para consulta. Apenas 50% dos servidores estão utilizando esse novo sistema, o qual requer também um treinamento para sua devida utilização;
- Especificação técnica para produtos que não constam no almoxarifado;
- Procedimentos para transferência de patrimônio. Muitas vezes, a transferência é feita e o Almoxarifado não é informado.
- Procedimentos para perda ou dano de patrimônio.
- CPD: Política de segurança de informação (em construção); - Manual de boas práticas no uso da informática;
- Contatos de atendimento ao usuário (a quem procurar quando se tem um problema);
- Formulários para solicitações ao setor (em construção); - Atribuições do setor (ainda indefinido).
Transporte: Agenda das saídas dos carros;
- Normas para uso de veículos oficiais do Estado; - Orientação para condução do veículo;
- Campanha de uso adequado do veículo e carona solidária entre servidores; - Procedimentos para conserto do carro do Incaper (oficina credenciada, cartão); - Termo de transferência de veículo.
Manutenção: Orientação para solicitação de manutenção;
- Plano de Manutenção continuada.
Licitação e Normatização: Leis relacionadas à nota fiscal (informar prazos para
evitar pagamentos com multas); - Editais de pregão;
- Normas para telefonia: uso do 021 para fixo e do 031 para celular, atestar ligações, campanha de racionalização do consumo e incentivo ao uso do skype;
Protocolo: Norma de protocolo;
- Procedimentos para abertura e tramitação de processos (numerar páginas, grampear, qual setor direcionar);
- Procedimento para consultar o andamento de processos; - Boas práticas do uso do sedex, PAC e carta comercial; - Telefones e endereços do Incaper atualizados.
Contratos e Convênios: procedimentos como fazer um convênio.
- Vencimento de contratos e acompanhamento dos mesmos. - Publicação de contratos.
Compras: Especificação detalhada do material;
- Qualificar os pedidos e planejar pedidos durante o ano - planejamento de gastos anuais para evitar fazer vários pedidos ao ano;
- Catálogo de compras do Estado. Por que
comunicar?
- Para realizar a substituição de formulários (AD-12) pelo SIGA, eliminando papel e burocracia;
- Evitar retrabalho e a morosidade na tramitação de processos;
- Ter a localização do patrimônio sempre atualizado para levantamento dos bens; - Otimizar fluxos e processos, dando direcionamento adequado às demandas e aos responsáveis pela ação.
- Diminuir a demanda pelo telefone, otimizando o tempo para a execução das atividades do setor.
- Evitar demandas desnecessárias (falha na troca de senhas, cabos ou outras coisas).
- Otimizar as atividades;
- Cumprir prazos evitando multas;
- Racionalizar o uso dos recursos (economia);
especificação técnica);
- Zelar pelo bem público e patrimônio da instituição. Quando
comunicar?
Almoxarifado: Campanha de 6 meses para adesões ao SIGA. Após esse prazo realizar reforço;
- Divulgação dos procedimentos de patrimônio para todos os servidores através de campanha;
CPD: Manutenção preventiva (comunicar com antecedência);
- Quando problemas urgentes afetarem o uso da rede (imediatamente); - Quando houver alterações na política de segurança;
- Quando um programa for lançado ou adquirido para otimizar procedimentos e eliminar a resistência ao novo.
Demais áreas: sempre que houver necessidade de atualizar ou reforçar procedimentos.
Onde comunicar?
Intranet, desktop, informativo impressos, murais, material impresso (adesivos “não dê carona”), site do Incaper, campanhas.
Almoxarifado: Só é utilizado e-mail em respostas às demandas, mas pode ser feito uma guia de Dúvidas Frequentes na Intranet
CPD: Site, e-mail, proteção de tela, cartilha online Quem vai
comunicar?
Equipe do DAD
Principais problemas levantados:
- Departamento descentralizado, com demandas de várias naturezas, que impactam nas atividades de todo o órgão.
- CPD: Setor sofre com demandas desnecessárias pelo telefone, com a falta de estruturação (o setor não existe no organograma da empresa), dificultando o desenvolvimento de atividades que são mais relevantes.
- Falta de padronização e sistematização das normas administrativas. Não existe como consultar as normas de funcionamento administrativo do Incaper.
- Muitos servidores novos recompondo o quadro administrativo sem orientação sobre os procedimentos internos. Necessidade de capacitação e de informação.
3. DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO E CAPTAÇÃO DE RECURSOS (DPC) Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson e Luciana Silvestre Data de realização do diagnóstico: 22/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou
área
Prazos e procedimentos da dotação orçamentária, calendário de planejamento e orçamento, captação de recursos (MDA, EMBRAPA, MINISTÉRIO DA PESCA, GOVERNO DO ESTADO), convênios, chamada pública, audiência pública.
O que comunicar?
- Calendário de reuniões regionais para levantar as demandas para o planejamento.
- Ações de captação de recursos (ganhos) e prestação de contas. - Todos os projetos dos quais o Incaper faz parte e seu andamento - Relatórios (bimestral e anual)
- Implantação do modelo de gestão integrada
- Leis relacionadas ao orçamento (LOA, LDO, etc). Os servidores não sabem a legislação que rege o orçamento.
- Formulários e procedimentos - Balanço social (em construção) - Metas dos CRDRs.
- Audiências de orçamento participativo nos municípios - Socializar informações das chamadas públicas
- Informações positivas dos convênios - Resultados dos programas
- Informações de investimentos por regiões
- Divulgar que o orçamento existe, como funciona e seu cronograma
Por que comunicar?
- Otimização do fluxo de trabalho - Transparência das informações - Motivar servidores
- Estimular o planejamento em todos os setores da instituição - Evitar a devolução de recursos por falta de planejamento e,
consequentemente, o corte de recursos em anos subsequentes e a não realização de atividades.
- Democratização do orçamento (como funciona) Quando
comunicar?
- Sempre que houver notícias relevantes sobre projetos; - Quando se ganha chamada pública;
- Quando se assina convênios com grandes impactos para a sociedade, para colocar a rede financiadora a par dos gastos x resultados.
Onde comunicar?
- Servidores do Incaper - Seag
- Governo Estadual
- Parceiros: instituições financiadoras
- Público interessado nos projetos e convênios Quem vai
comunicar? Equipe do DPC Como
comunicar?
Sugestões: Jornal mural, intranet, tela do desktop, criação do calendário do planejamento.
- Mailing segmentado por público de interesse
Outras sugestões: Agenda do Presidente; Acompanhamento de visitação ao Incaper (Relações Públicas); Televisões pela Sede que informam notícias do Incaper.
Principais problemas levantados:
- Falta de capacitação geral dos servidores na parte de gestão administrativa, além da falta de informação dos procedimentos relacionados ao orçamento. O departamento sofre com a falta de pessoal na área de planejamento.
- Os servidores do Incaper não têm capacitação para administração e gestão pública.
- Os servidores do Incaper não conhecem a forma de funcionamento do DPC e não possuem uma cultura de planejar.
4. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCEIROS (DEF) Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson e Juliana Esteves Data de realização do diagnóstico: 22/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou
área
- Diárias (pedidos e prestação de contas) - Pagamentos
-Relatórios
- DUA (Documento Único de Arrecadação) - NF (Notas Fiscais)
- Administração de convênios e contratos - Contabilidade
O que comunicar?
- Procedimento para pedir diária, incluindo prazos, formulário modelo. Atualização das contas para depósito das diárias. Importância de apresentar justificativa nos pedidos (Portal da Transparência).
- Procedimento para a realização de pagamentos dos produtos/serviços adquiridos pelo Incaper (Portal da Transparência)
- Importância do relatório
- Como imprimir o DUA; Sefa determina preços; disponibilidade (estoque) do produto; o que o Incaper comercializa.
- Necessidade de emitir notas fiscais; procedimentos (dados, informações) necessários para o correto preenchimento das NFs; termo de conformidade assinado pelo técnico devidamente registrado (caso de sementes, por exemplo). - Necessidade de registrar convênio/contrato na Secont (Portal da Transparência) - Balanço financeiro do Incaper; prestação de contas.
Por que comunicar?
Evitar retrabalho
Garantir mais clareza das informações Evitar morosidade no processo
Evitar duplicidade das informações Garantir mais agilidade
Evitar sobrecarga de tarefas nos servidores do DEF
Reduzir o tempo necessário para o andamento dos processos Onde
comunicar? Cartilha, desktop, boletins periódicos, site. Quem vai
comunicar? DEF, DRH, DCM Quanto
5. DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO E MARKETING (DCM) Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson, Eduardo Brinco Data de realização do diagnóstico: 25/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou
área
Marketing: Setor responsável por todo trabalho gráfico institucional, promocional e para eventos (anúncios, folders, flyers, cartazes, faixas, banners, convites, logos, certificados, placas de homenagem); apresentações de slides institucionais; diagramação e editoração dos diversos tipos de publicações do Incaper; organização de posters para congressos; placas de sinalização dos escritórios e experimentos das fazendas; brindes; tratamento de imagem; correção e fechamento de arquivos externos para impressão; produção de materiais digitais para o site e para redes sociais.
Jornalismo: Abastecimento do site com notícias; calendário de eventos; assessoria de imprensa (projeta o Incaper para a mídia oferecendo matérias); distribuição de informações regionais para mídia local; cobertura de eventos (fotos, matérias, etc); atualização das mídias sociais (twitter, facebook); informativo semanal com notícias do site (em construção); clipping; texto para publicações institucionais (folder, revista, etc); produção de audiovisual para TVE; atualização de mailling, demandas por e-mail institucional (fale conosco); comunicação interna (cobertura de reuniões e atividades internas); parcerias e relacionamento com a imprensa; produção de conteúdo para jornal da SEAG (Agricultura em Movimento).
Biblioteca: Comut, depósito legal, comercialização de publicações, intercâmbio, empréstimo, distribuição de publicações (durante eventos, reuniões e outras unidades), doação, auxílio na normalização de trabalhos acadêmicos, ficha catalográfica, andamento das ações do comitê editorial. Política Editorial: O Conselho Editorial foi criado na EMCAPA, mas após a integração não houve mais sua instituição até o ano de 2011, quando foi refeito. O Presidente é o Diretor Técnico. Para ingressar como membro, são observados : 1º Titularidade; 2º Produtividade técnica e científica; 3º Participação em comitês editoriais; 4º Consultor editorial (ver regulamento completo na política editorial). Sobre o funcionamento do comitê: o técnico envia a publicação que tem intenção de publicar, independente do tema, e o comitê faz a priorização de qual publicação terá o investimento. A tiragem é definida pelo DCM, dependendo da finalidade e do público.
Publicações: Sobre a linguagem das publicações, atualmente, busca-se adequar ao público com tipo de linguagem acessível e mídia específica. Para cada publicação técnica, é criada outra com linguagem mais simples para o agricultor (publicação técnica para público específico e folder para agricultor).
O que
Marketing: O que é o setor de marketing (o que faz, importância, potencialidades que hoje não são utilizadas); procedimento completo para
comunicar? solicitar material (prazos mínimos para cada tipo de material, clareza nos dados que devem constar no material, briefing, telefone e e-mail do solicitante). Qual é o suporte e a forma mais adequada de atingir o público alvo.
Jornalismo: Toda informação relevante relacionada ao meio rural, as atividades do Incaper, de qualquer parte do Estado, com clareza e qualidade;
Papel do DCM e os serviços que oferece ao servidor.
Catálogo de eventos: Em cada escritório, existe uma pessoa que é responsável por reunir as datas dos eventos (no dia 20 de cada mês) e enviar ao DCM no dia 25 e é com esse catálogo que o setor programa qual será a mídia mais adequada. Além disso, existem as datas fixas anuais do calendário, como o evento de Qualidade do Café, que começa no mês maio. A SEAG, junto ao Incaper, realiza várias ações em locais estratégicos.
Biblioteca: Novas publicações, os serviços oferecidos ao usuário, o catálogo do acervo, processo de comercialização de publicações, normas de funcionamento.
Por que comunicar?
Marketing: Evitar o retrabalho que ocorre em função da falta de comunicação entre usuário x profissional de marketing.
Planejar e evitar a enorme quantidade de demandas de urgência. Evitar atrasos que ocorrem em função de refazer peças.
Planejamento para evitar desperdício de material Otimizar o tempo e atender a mais demandas Jornalismo: Fortalecer o nome do Incaper;
Prestar contas com o Governo, sociedade, financiadores e parceiros; Clareza nas informações;
Divulgar as atividades do DCM;
Motivar os servidores por meio do reconhecimento de seu trabalho.
Biblioteca: Para tornar a biblioteca atraente para o usuário e cumprir o seu papel;
Disseminação da informação do instituto; Realizar o papel social;
Fornecer em tempo hábil informações para auxiliar nas atividades dos servidores;
Preservar a memória do Incaper. Quando
comunicar? Jornalismo: Sempre que for necessário Onde
comunicar? ELDRs, CRDRs, sede, fazendas e laboratórios.
Como comunicar?
Jornalismo: Sobre a definição de pessoal para cobertura jornalística, em alguns casos, os jornalistas definem e distribuem as pautas e a cobertura, cabendo à chefia apenas a orientação. Em outros casos, a definição de cobertura é feita diretamente pela diretoria técnica ou pela Presidência, bem como pela chefia de departamento.
Biblioteca: Intranet, internet, etc Principais problemas levantados:
Marketing:
- A maioria das demandas são com urgência o que prejudica a qualidade final do trabalho e desgasta o servidor. Falta planejamento e comunicação sobre os eventos e materiais a serem desenvolvidos durante o ano. É comum que alguns trabalhos de criação sejam solicitados com urgência, porém isso deveria representar algumas exceções e não regra como acontece. Pelo menos os materiais dos principais eventos do ano deveriam ser solicitados com antecedência.
- A maioria dos servidores não considera o prazo da gráfica na hora de solicitar os trabalhos. Nem o prazo para distribuição dos materiais como convites.
- Falta de equipamentos adequados ao tipo de trabalho (os computadores são para escritório e não para trabalho gráfico, travam muito, são lentos, os programas fecham sozinhos e perde-se trabalho, demora para salvar). Não há maquina fotográfica disponível, como consequência o banco de imagens é antigo, com baixa resolução e pouca qualidade, o que compromete a qualidade final do trabalho e atrasa as entrega já que parte considerável do desenvolvimento fica por conta de procurar as fotos a serem utilizadas.
- Os softwares são atrasados. O photoshop, por exemplo, está com 10 anos de atraso, é praticamente inútil, e é um software de grande importância para a área.
- Falta de comunicação entre comitê editorial e marketing (o marketing deveria colaborar na definição de qual formato e o estilo de layout é mais adequado para divulgação de determinado tipo de conteúdo, hoje essa definição já vem pronta quando é solicitado o trabalho de diagramação das publicações).
- Falta de pessoal (duas servidoras aposentaram e somente uma foi contratada).
- O profissional de designer é muito mal aproveitado dentro do instituto, fica limitado a realizar trabalhos operacionais de produção gráfica. Todo seu conhecimento em disseminação da informação, criação de experiências, comunicação visual, relacionamento do público final com a marca Incaper, produção fotográfica, ilustração, produção de conteúdo e assessoria à agroindústria e ao artesanato não são utilizados. Esse problema é reflexo da falta de servidores e da falta de conhecimento sobre as possibilidades de atuação relacionadas à profissão.
- Não há discussão sobre o que vai ser terceirizado e o que vai ser feito internamente. Existe um contrato para terceirização de algumas atividades mas não é divulgado seu valor e as possibilidades de utilização.
- Falta de comunicação entre o solicitante e designer. Se essa comunicação não for eficiente, o retrabalho é muito grande. O designer precisa conversar com o solicitante, entender seu objetivo, o contexto do material a ser produzido e o público alvo.
- Falta de procedimento padrão para arquivamento. Jornalismo:
- O papel de divulgar o instituto não cabe somente ao DCM e sim a todos os servidores do Incaper: o técnico quando conversa com o agricultor, o pesquisador quando lança alguma variedade, o diretor quando recebe autoridades, etc.
consequentemente, contribui para a produção de um conteúdo factual e/ou superficial.
- Os eventos são cancelados e não são comunicados. O catálogo de eventos incompleto (não mandam as informações, mandam com atraso ou mandam faltando informação).
- Sistema para lançar fotos e matérias no site não é dinâmico. - Estrutura física (computadores antigos, OpenOffice).
- Ligações de dúvidas do produtor rural ficam por conta do DCM, ocupando tempo.
- Os critérios para a cobertura em campo, pelo jornalismo, não são claros e explícitos para os servidores.
- Dificuldade de planejamento interno da equipe.
Biblioteca:
- A biblioteca do Incaper sofre os mesmos problemas que todas as bibliotecas e arquivos de qualquer instituição que não valoriza esse espaço, transformando-o em depósito de coisas e pessoas.
- A ausência de tomada de decisões sobrecarrega o bibliotecário de atividades operacionais e outras funções acabam ficando de lado.
- As publicações não têm padrão (diferenciação entre folder técnico, folder institucional, folhetos recebem ISSN, mas não recebem outras informações), em função do processo de autocitação, dificultando a elaboração de ficha catalográfica, que geralmente é pedida de última hora.
- Ausência de software para controle de estoque bem como de funcionários habilitados para executar o controle.
- A tiragem das publicações, bem como o que será publicado, não tem registro. Embora a biblioteca seja responsável pela distribuição, nem todo o material que entra é comunicado ao setor, além de não saber quais são os materiais a serem impressos futuramente, sua tiragem, e a logística de distribuição (prefeituras, doação, viagens, eventos).
- Outro problema é layout da biblioteca. O mobiliário existente é adequado para arquivos ou para obras raras, onde o usuário não tem acesso. O arquivo também é um agravante e tem tomado o espaço da biblioteca.
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
Entrevista sobre o DCM, com Antonio Elias, servidor do Incaper. O DCM foi criado em 1999, momento em que exerceu o cargo de Diretor-Técnico.
Dados da pesquisa:
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Merielen Frasson, Eduardo Brinco Data de realização do diagnóstico: 01/03/201 3
Diagnóstico do DCM
Já foi chamado de DDT – Departamento de difusão tecnológica e DTT – Departamento de transferência de tecnologia.
Em 1999, foi criado o DCM. Nesse ano, Antônio Elias era diretor técnico. Ruy Tendinha foi o primeiro chefe do DCM, ele tinha mestrado em Comunicação Rural.
A Emater sempre teve um bom relacionamento com os jornalistas e essa boa interação foi incorporada.
Os jornalistas têm que primar pela qualidade da informação. O Incaper é uma instituição séria que não pode divulgar o banal.
A Revista do Incaper tem que ser retomada é um informe agropecuário. Foi lançada pelo Antônio que disse na época que seria anual.
O que foi? O DCM demandava os próprios técnicos/extensionistas. Eles quem entrevistavam e mandavam tudo apurado.
Destaque para a bibliotecária Cláudia que era uma guerreira, viajava para manter o fluxo da informação nas bibliotecas nos escritórios. Ela não se isolava na sede.
Havia um informativo que era colocado à disposição nos escritórios e era para todos os públicos.
O método de trabalho da época consistia em reunir o DCM com os
regionais, conversar para traçar “grandes metas” para publicações (quem e quando); realizar o planejamento macro do departamento (eventos, dia de campo, publicações, informativo, matérias), como também reunião com todos os departamentos.
O que é?
Tem um ótimo volume de informação. Acesso todo dia e a atualização é constante.
A instituição é um poço de informação, principalmente o pessoal do laboratório e os pesquisadores.
A comunicação atual é boa, mas deve primar pela qualidade das matérias.
O que pode ser?
Programar metas para serem almejadas durante o ano. Participar de lançamentos.
Não pode se acomodar.
Produzir / antecipar e não só ficar na passiva recebendo. Planejar viagens para as unidades nos municípios.
As publicações seriadas devem ter qualidade e continuidade.
A comunicação deve ter linguagem ampla, não científica, cabe ao jornalista transformar o que o técnico fala em algo não elitizado.
A bibliotecária deve viajar para conhecer as outras unidades, as
minibibliotecas, hoje viraram depósito. Mensalmente, a bibliotecária viajava para cada região.
Como o DCM pode contribuir na integração
Pesquisa-Ater?
Na divulgação, que é uma grande arma. Estimular os profissionais.
Utilizar os profissionais para palestras.
Fazer visitas aos escritórios e conversar com eles para obter informações. Treinar o extensionista para ser o guia das Fazendas (onde o pesquisador trabalha).
O pesquisador, quando for a campo, comunicar ao escritório local. O extensionista deve visitar mais as unidades de pesquisa. No Dia de
Campo, chamar o especialista do Incaper para falar sobre pesquisas do Incaper e não o parceiro.
Quem vai comunicar?
O DCM
Que também precisa de um fotógrafo para o trabalho. (citou o exemplo que o Augusto era o fotógrafo oficial. Ele era pautado para fazer as fotos do Incaper no interior e sempre mantinha o banco de fotos atualizado) Como
comunicar?
Jornalismo científico - dar atenção a essa área com pesquisadores e extensionistas.
Jornalismo de assessoria de comunicação – divulgação das ações do Incaper. Os diretores não são a notícia, a institução é.
Responsáveis por fornecer informações Técnicos . Extensionistas. Pesquisadores.
Os jornalistas do DCM, que precisam ir a congressos (não de jornalismo, mas sim do setor agropecuário, principalmente se tiver apresentação de trabalhos do Incaper).
Tirar o foco dos diretores e colocar quem está na ponta, no campo.
Outros Redesenho da marca do Incaper, acompanhar a evolução (foi feito concurso interno para essa escolha). Criar grandes metas para o departamento no ano anterior para cumprir no ano seguinte.
6. DEPARTAMENTO DE OPERAÇÕES TÉCNICAS - DOT 6.1.PROBLEMAS GERAIS
- E-mail (descrito no tópico seguinte).
- Os servidores das áreas administrativas quase não recebem treinamentos. Fica por conta dos servidores procurar cursos, solicitar liberação do chefe imediato e fazer a solicitação ao RH. Os servidores de campo também recebem poucos treinamentos e não sabem onde buscar cursos que poderiam ajudá-los.
- Os processos de compras são extremamente demorados e é difícil acompanhar o que está acontecendo, se está parado e porque está parado. Às vezes fica parado por falta de uma informação que o solicitante poderia resolver facilmente, mas ele nem fica sabendo.
-O DEF deveria divulgar semanalmente uma lista de servidores com diárias em aberto. Os pedidos de diária deveriam ser todos online, evitaria os erros. Se não fosse preenchido adequadamente, não passaria para a próxima etapa.
- A internet dá problema com frequência, às vezes fica lenta, às vezes o e-mail para de funcionar. - Não há um canal de comunicação para extensionistas se comunicarem, para os pesquisadores se comunicarem e para os extensionistas se comunicarem com os pesquisadores.
- Não ocorrem workshops para divulgação de resultados.
- O diagnóstico do planejamento estratégico foi feito de forma participativa e a implantação está sendo feita por um grupo restrito. A maioria dos servidores não sabe nada sobre a implementação do planejamento estratégico.
- Os servidores do DCM deveriam participar de algumas capacitações em desenvolvimento rural. A comunicação (escrita, falada e visual) deveria entender com clareza o que é Ater e a Ater deveria entender o que é comunicação. Esses dois universos têm que ser integrados.
- Faltam treinamentos sobre captação de recursos e proposição de projetos.
- As publicações são muito voltadas para o técnico. Poucas atendem o produtor e quando atendem são superficiais, muito resumidas (folders). A linguagem é muito mais da pesquisa do que da extensão.
- O registro das informações é feito em planilhas do excel que tem que ser unidas manualmente. Não há software específico. Um software poderia facilitar o levantamento de informações e transformar dados quantitativos em qualitativos. Deveria ser tudo preenchido online.
- A web conferência é uma ferramenta extremamente útil que praticamente não é usada. Ela poderia evitar o deslocamento de servidores para reuniões rápidas, assim se economizaria tempo e dinheiro. Pode ser feita sem custo por softwares livres como Skype.
- São organizadas reuniões sem que os coordenadores da área fiquem sabendo. - O governo sempre convoca reuniões em cima da hora.
- Muitos projetos já escritos e estruturados são abandonados por falta de equipe para implantar. - Falta planejamento e trabalho em equipe.
- Falta disciplina no envio de documentos.
- Não é divulgado que servidor fez treinamento e em que área, o que dificulta a disseminação desse conhecimento.
- Alguns servidores se negam a fazer algumas atividades.
- Muitos servidores não passam um feedback sobre o andamento do que foi solicitado.
- Não há canal para responder dúvidas ou levantar demandas com os escritórios locais e regionais. - O site demora para abrir, as pessoas desistem.
- As informações muitas vezes ficam restritas a uma pessoa que foi até a sede.
- Falta de um mapa do conhecimento, saber as áreas de conhecimento de cada servidor e onde ele está lotado.
- Falta clareza sobre o que compete a cada servidor. Clareza nas atribuições. Ninguém sabe direito suas atribuições, o que dificulta o papel do chefe em cobrar o servidor.
- A comunicação entre regional, sede e pesquisadores ocorre muito por ocasionalidade ou afinidade. Quando é oficial, em geral, é por convocação, não há discussão.
- Não se discute quem vai participar dos eventos. É definido pela sede.
- Reclamação recorrente - usar o site para divulgar mais resultados de pesquisa e sucessos da extensão, com linguagem para o produtor. O site é muito focado em eventos, fala pouco do dia a dia, dos trabalhos realizados. Aprofundar alguns assuntos junto com as matérias para não ficar só nos eventos. Muitas matérias são superficiais. As matérias mais completas são mais lidas e comentadas. Ex. Matéria sobre seringueira.
- Não há comunicação entre laboratórios. Técnicos de laboratório também atendem produtores por falta de pessoal.
- Na PA3 os servidores mandam um relatório de onde estarão na semana, mas não informam o que estão fazendo.
- Não há divulgação de editais. Cada servidor tem que procurar por conta própria.
- Não há treinamento sobre como escrever projetos e captar recursos. Muitos extensionistas e agentes de suporte nem sabem que podem escrever projetos e captar recursos.
- Falta de metas e de valorização dos servidores. - Falta de estrutura.
- Servidores passam de uma função para outra sem treinamento. (Ex. Funcionária/o do laboratório passa para o administrativo e não recebe treinamento).
- Quando um servidor se aposenta não é comunicado a todos que ele se aposentou nem quem irá responder por aquela pessoa agora.
6.2.COMO COMUNICAR?
Atualmente é utilizado e-mail, telefone e reuniões.
- Skype: Foi citado diversas vezes como uma foma de comunicação rápida, eficiente mas que poucos servidores usam. Como motivo foram apontados a falta de hábito e a falta de conhecimento sobre o programa, sobre como baixar e instalar.
- E-mail: É a ferramenta mais usada entre sede, regionais, escritórios e fazendas porém apresenta diversos problemas:
- Alguns servidores não têm acesso, como funcionários de campo e laboratório.
- Muitos servidores não acessam e-mail com frequência, não leem o e-mail todo ou não entendem a informação. Muitos também não respondem. Muitas vezes, é preciso ligar para pedir que o servidor leia e responda um e-mail.
- Às vezes a pessoa não se sente envolvida com o assunto, então ela só passa o olho e não lê. - Nem todos os servidores têm e-mail institucional.
- Falta de agilidade na comunicação. Como os e-mails demoram para ser respondidos, muitas ações ficam travadas.
- Há muito uso dos e-mails com cópias, as pessoas não sabem se é só para ler ou se tem que responder ou tomar alguma providência.
- Falta orientação sobre como usar o e-mail. Alguns assuntos vão para muitas pessoas que não precisariam receber.
- A quantidade de spans é grande e os e-mail se perdem no meio deles.
- É necessário atualizar com urgência a lista de e-mails e telefones e enviar para todos os servidores.
- Fundo de Tela: Por enquanto, é restrito aos computadores da Sede, é pouco usado. Porém foi apontado diversas vezes como meio de comunicação eficiente que deveria ser usado com frequência.
- Mural: Tem pouco alcance pois não estão espalhados por toda a sede ou pelos Regionais, porém atingem o público que não tem e-mail.
- Contato telefônico: Em geral, é usado quando o assunto é urgente ou quando o servidor não responde o e-mail. Muitas vezes, é necessário ligar para pedir que o servidor leia e responda algum e-mail.
- Correio: Muito pouco 6.3.ELDR
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira Data de realização do diagnóstico: 06/02 e 27/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou
área
Atendimento ao produtor, cursos e capacitações, representação em conselhos e organizações sociais.
O que comunicar?
Os trabalhos de sucesso da extensão.
As dúvidas e problemas que surgem no escritório. Os eventos locais a ser realizados.
Os relatórios que devem ser encaminhados aos regionais e à sede. Por que
comunicar? Evitar retrabalho e divulgar as informações. Quando
comunicar? Sempre que houver necessidade Onde
comunicar? Nos escritórios e para os regionais. Quem vai
comunicar? Chefes locais, extensionistas e administrativos. Como
comunicar?
Em sua maioria, por e-mail. Também usam reunião interna e telefone.
Deveria ter fóruns de discussão e espaço online para discutir, apresentar trabalhos e tirar dúvidas.
Publicações e Boletim interno. Principais problemas levantados:
- Não há comunicação entre os escritórios, um escritório não sabe o que os outros estão pesquisando, que trabalhos desenvolvem, que problemas ou sucessos estão tendo. Quando há alguma comunicação é por iniciativa de algum servidor que corre atrás de informações. Como socializar problemas e soluções entre municípios?
- Agricultor gosta de visitar outros agricultores, um município deveria levar agricultores para outros municípios, mostrar os sucessos.
- A comunicação entre pesquisadores e os escritórios é falha. Com frequência, o servidor vê um carro do Incaper na cidade e não sabem quem é, o que está fazendo no município. Às vezes, os pesquisadores vão até a universidade próxima e não passam no escritório. Os escritórios não ficam sabendo o que o Incaper tem de pesquisa no seu próprio município.
- O facebook nos escritórios locais deveria ser liberado somente no horário de almoço, assim como ocorre na sede.
escrever de forma reflexiva sobre as práticas da extensão. Ter incentivo para a participação em congresso.
- Acontece de o Incaper estar organizando evento na cidade e o escritório local não ficar sabendo, ou ficar sabendo em cima da hora.
- DCM pede para os escritórios enviarem informações sobre os eventos que aconteceram na região e nem sempre colocam matéria sobre esses eventos no site, isso causa desmotivação e frustração para os servidores envolvidos. Os servidores gostariam que o evento fosse divulgado antes e depois de acorrido.
- Há muito repique de informações. A mesma informação é repassada por mais de uma pessoa e, às vezes, com foco diferente.
- A eliminação dos microregionais facilitou um pouco a comunicação, mas ela continua bastante problemática.
- Em alguns escritórios locais, a comunicação é mais fácil porque os servidores/as do administrativo se preocupam em responder as demandas, separam os e-mail, imprimem, levam até os responsáveis e cobram uma resposta posteriormente. Em alguns escritórios, isso não acontece pois a função de receber e responder e-mails fica toda concentrada no chefe do escritório ou pelo fato do administrativo estar sobrecarregado e não ter condições de fazer esse serviço.
- Os administrativos dos ELDR acumulam muitas funções, precisam de treinamento com urgência. - Não há padronização na forma como as informações são tratadas.
- Relatórios mudam e os ELDR não ficam sabendo.
- Às vezes, a diretoria e os coordenadores de áreas vão direto ao local resolver algum assunto e o regional não fica sabendo.
- Esporadicamente alguns agricultores ligam diretamente para extensionistas de outra cidade por ele ser especialista em alguma área de interesse do agricultor.
- Servidores da sede pedem aos escritórios informações que poderiam ser levantadas na própria sede (ex. Informações sobre patrimônio, sobre número de servidores e etc.), o servidor do escritório tem que parar o trabalho para fazer o levantamento de um informação que na sede está pronta.
- Sai no site do incaper ou em matéria na TV alguma informação sobre o Incaper. A população ou o agricultor é orientado a procurar o escritório do Incaper mas o escritório não é avisado e não sabe do que se trata quando as pessoas chegam procurando informações. Ex. CNH, teve grande divulgação e alguns escritórios locais não sabiam que o Incaper estava envolvido.
- Em alguns locais onde o administrativo é servidor da prefeitura, a rotatividade é alta e atrapalha o andamento do trabalho.
- Alguns folders são enviados em uma quantidade muito superior ao que o escritório consegue distribuir e outras são enviados em quantidades pequenas. A quantidade deveria ser solicitada pelos escritórios e não definida pelo DCM.
- Os escritórios locais recebem poucos livros. Nem todas as publicações do Incaper que têm na sede tem nos escritórios.
- Não sabem como funciona o sistema de solicitações de publicações da biblioteca, quais publicações de fora do Incaper a biblioteca recebe, se elas podem ser emprestadas aos escritórios. Se eles podem pedir publicações para o Incaper comprar.
- Alguns escritórios têm o aluguel pago pela prefeitura, o que faz com que fiquem sendo obrigados a mudar de local com frequência, nesse período de mudança o escritório para suas atividades. Os produtores teêm dificuldade em encontrar a nova sede do escritório.
6.4. CRDR
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira Data de realização do diagnóstico: 06/02 ; 28/02; 07/02
Produtos e Serviços do departamento ou área
Ações de ater, cursos, eventos, reuniões, demonstração de métodos, mudas, experimentos de pesquisa (em alguns regionais).
O que
comunicar? Todas as informações recebidas da sede que devem chegar aos escritórios locais. Informações internas ao regional. Por que
comunicar? Evitar o retrabalho, solucionar problemas. Fazer com que o trabalho aconteça de forma eficiente. Quando
comunicar? Sempre que necessário. Onde
comunicar? CRDRs, ELDRs, fazendas, laboratórios e sede. Quem vai
comunicar? Chefes regionais, extensionistas, pesquisadores, administrativos. Como
comunicar?
Resgatar o antigo boletim de pesquisa que trazia os resultados de pesquisas feitas em todo o Incaper. Cada pesquisador que encerasse uma pesquisa deveria mandar os resultados para ser publicados no boletim.
Fundo de tela dos computadores E-mail, reunião, telefone.
Principais problemas levantados:
- As reuniões que os regionais fazem com os escritórios é mais para resolver assuntos administrativos. Para esses reuniões, os regionais são divididos em quatro grupos.
- Os coordenadores se comunicam pouco com os regionais. Ex. não informam os projetos que estão sendo desenvolvidos em sua área de coordenação, mandam materiais para os regionais e não avisam para qual uso se destina.
- Quase não há reuniões internas dentro do regional, alguns fazem somente uma vez por ano antes do natal.
- Nas reuniões com os escritórios são discutidas questões administrativas, os assuntos técnicos não são abordados. Às vezes, uma mesma praga é tratada em cidades diferentes, mas não há compartilhamento dessa informação.
- Os equipamentos das fazendas estão sucateados.
- Muitas informações passam pelo CRDR. É um gargalo pois falta pessoal para organizar, encaminhar as informações e fazer as cobranças das respostas.
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira Data de realização do diagnóstico: 05/02 e 06/02/2013
Produtos e Serviços do departamento ou área
- Informações e controle sobre as pragas e doenças. - Desenvolvimento de novas variedades.
O que comunicar?
- Resultados de pesquisas e sua importância para o trabalho dos extensionistas, para o agricultor e para a sociedade.
- Solução de problemas e demandas. Por que
comunicar? - Para disseminar as informação e socializar o conhecimento Quando
comunicar? - Sempre que houver descobertas científicas, publicações.- Sempre que uma demanda for solucionada. Onde
comunicar? - Sede, CRDRs e ELDRs. Quem vai comunicar? - Todos os pesquisadores Como comunicar? - Fóruns de discussão. - Workshops. - Dias de campo. - Encontros. - Cursos e treinamentos. - Palestras. - Publicações Principais problemas levantados:
- Em geral, usam linguagem difícil. Quando dão palestras muitos produtores não entendem o conteúdo.
- Muitos extensionistas não compreendem o trabalho dos pesquisadores e por isso não dão o devido valor. Por outro lado, os extensionistas também sentem que não são valorizados pelos pesquisadores.
- Não há um canal de comunicação formal entre extensionista e pesquisador. - Alguns atendem os extensionistas com boa vontade, outros não.
- Alguns pesquisadores não respondem perguntas que não são de sua área de atuação no Incaper mesmo sabendo a resposta. Se fosse uma consulta particular responderiam.
- Algumas pesquisas não têm sua utilidade facilmente associada ao dia a dia dos extensionistas, eles acabam não vendo sua importância.
- Os pesquisadores dos regionais acabam focando suas pesquisas somente nos regionais, já os pesquisadores da sede têm pesquisas no Estado todo. Essas pesquisas não são divulgadas, discutidas e integradas. Cada pesquisador faz sua pesquisa, é um sistema fechado.
- Os pesquisadores não informam corretamente a metodologia e os materiais que vão usar nos experimentos, o que dificulta o trabalho de campo.
6.6. EXTENSIONISTAS
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Cristiane Silveira Data de realização do diagnóstico: 22/02 e 27/02
Produtos e Serviços do departamento ou área
Ações de Ater, cursos, eventos, reuniões, demonstração de métodos, assistência técnica.
O que
comunicar? Casos de sucessos da extensão, metodologias desenvolvidas, principais problemas levantados no campo. Eventos. Por que
comunicar? Divulgar técnicas, disseminar a informação. Evitar a repetição dos mesmos erros por outros extensionistas. Quando
comunicar? Sempre que necessário Onde
comunicar?
Em todo o Incaper Quem vai
comunicar? Todos os extensionistas Como
comunicar? Boletim informativo, site, publicações, fóruns. Principais problemas levantados:
-Divulgar a importância dos relatórios, para que são usados? Mostrar os resultados para motivar o trabalho de envio. Ex. Siater vai para o governo e só se extrai um número, tem que qualificar, assim fica muito frio, os extensionistas fazem um grande esforço só para conseguir um número.
- Criar espaço para os extensionistas escreverem conteúdo. - Nem todos os extensionistas têm acesso a todas as publicações.
- A maioria das publicações não são apresentadas ou discutidas com os extensionistas.
- Faltam publicações com foco no agricultor, com linguagem para agricultor, se o técnico tiver que ficar traduzindo não precisa fazer folder. Além disso, a maioria dos produtores têm vergonha de perguntar e falar que não entendeu.
- Falta informatização das atividades. Ex. PA3 e Sispreço são enviados via e-mail, se fosse na intranet os servidores não teriam que mandar toda semana, ele preencheria direto na intranet e o interessado só teria que acessar e coletar as informações no sistema.
- Alguns registros geram dúvidas quando o preenchimento está sendo feito. Ex. Siater. Como lançar o Incluir na DAT, etc. Deveria ter um manual de como preencher. Alguns lançam em outros locais quando não tem a área.
- Facilitar o contato com as mídias, ensinar o extensionista a divulgar as informações, a dar entrevista. Ampliar os canais de comunicação do Incaper. Vídeos, TV , jornais.
- O trabalho do extensionista não tem visibilidade, os trabalhos de extensão mais relevantes de cada região deveriam ser divulgados e disseminados por todo o Incaper. Só colocar matéria no site não é suficiente. É preciso um acompanhamento dos desdobramentos das ações de como o
conhecimento está sendo socializado. Nem todos os extensionistas sabem que podem participar de projeto, concorrer a edital e captar recurso.
- É preciso sair do foco dos números, fazer avaliações qualitativas. Os métodos de avaliação dos servidores deve ser revisto, a atual avaliação é puramente quantitativa, não reflete a qualidade do trabalho. No caso dos extensionistas, por exemplo, não motiva os servidores a melhorar seu atendimento ao produtor, só a aumentar o número de produtores atendidos. Se o servidor chegar com um monte de assinaturas entende-se que ele trabalhou muito mas o chefe local não tem como saber o que ele fez.
- Um regional não sabe o que está sendo pesquisado em outro. O extensionista, em geral, só recebe a informação do pesquisador na hora da apresentação ao produtor, como não há discussão, se ele não concordar ou não entender ele não irá repassar a informação, pode até entrar em contradição com ela.
Análise Swot DOT:
Forças: Reuniões regionalizadas. Quadro de servidores multidisciplinar.
Grande capacidade de desenvolver pesquisas e projetos inovadores de pequisa e extensão rural. Fraquezas: Falta de comunicação, falta de equipamentos e recursos. Falta de integração entre Pequisa e Ater. Burocracia excessiva.
Oportunidades: Melhorar o trabalho em equipe e a integração. Fazer com que o nome do Incaper seja destaque em Pesquisa e Ater. Em parceria com o DCM, fazer com que as principais atividades do Incaper cheguem também ao público urbano.
Ameaças: Grande rotatividade dos funcionários, falta de conhecimento explícito (perde-se muito conhecimento tácito com a aposentadoria de servidores).
Crescimento do mercado de defensivos agrícolas. As grandes marcas oferecem assistência técnica ao produtor rural enquanto o Incaper é mais voltado a extensão rural.
8.6. COORDENADORES DE PROGRAMAS
Equipe do DCM responsável pelo levantamento: Luciana Silvestre Data de realização do diagnóstico: 18/02; 26/02 e 11/03/2013 GERAL
-Coordenador de área não é reconhecido, não tem ato, comissão. É muita responsabilidade, nenhum incentivo. Além de coordenar acaba tendo que executar por falta de pessoal.
6.6.1.Agroecologia e Agricultura Orgânica O que comunicar?
Experiências locais – e práticas – com agroecologia, priorizando a explicação técnica. Experiências e informações internas e externas sobre o trabalho com agroecologia. Sugestões:
histórica, de ter um espaço para troca de experiências. Hoje, o domínio não entra. 6.6.2.Plantas medicinais
- Demanda de refazer o folder da Fazenda de Jucuruaba.
- Desconhecimento dos materiais institucionais do Incaper disponibilizados pelo DCM para distribuição em eventos, com feiras. Poderia haver uma lista de materiais a ser disponibilizada para os servidores para que se pudesse montar um kit conforme o perfil do evento.
- Não há definição clara das equipes dos programas e projetos. Não se conhece as competências de cada um, o que dificulta a inter-relação entre projetos e equipes. Não se sabe, ao certo, quem procurar. Deve haver a publicação de coordenadores de programas e das equipes.
- Falta de diálogo entre as áreas e os programas. Não se sabe quais projetos estão sendo desenvolvidos.
- A divulgação do CAPRI é insuficiente para que todos os servidores tenham noção das pesquisas e projetos em andamento no Incaper.
- Necessidade de haver um material sobre as características agrícolas (panorama, perfil) de cada município a fim de subsidiar os profissionais que forem desenvolver atividades em campo e que conhecem pouco a realidade.
- Cobertura das capacitações desenvolvidas internamente no Incaper.
- Disponibilizar, em linguagem de fácil compreensão, os resultados e inovações dos projetos de pesquisa concluídos. Essa medida ajudará o extensionista a utilizar esse resultado no campo. Muitas vezes, o resultado da pesquisa demora a chegar em campo pela falta de comunicação entre pesquisa e extensão e o prejuízo recai sobre o agricultor.
- O coordenador do programa, em geral, tem dificuldade de tempo para alimentar informações em sites específicos, como o de agroecologia.
- As redes sociais (perfil do facebook) são importantes canais de comunicação para informar sobre eventos curtos. Foram citados os perfis do diretor-presidente e do Secretário de Agricultura.
- Pode haver uma ferramenta institucional de comunicação interna entre servidores, como e-mail ou grupo de facebook.
- Devemos municiar o extensionista com o máximo de informações sobre projetos e programas para que ele possa sanar as dúvidas do agricultor.
- Informações sobre o que é desenvolvido nas fazendas deve ser comunicado. - Criação de um portfólio sobre o Incaper.
- Identificar responsáveis por distribuição de mudas e sementes e saber onde conseguir.
O clipping é uma iniciativa interessante, mas poderia ter os responsáveis por cada área para fornecer mais informações.
6.6.3.Atividades Rurais Não-Agrícolas O que comunicar?
Diretrizes e ações das atividades rurais não-agrícolas.
Informações técnicas são encaminhadas para as economistas domésticas e as alterações de legislação, para escritórios e centros regionais. No entanto, o retorno de pedidos de solicitações de informações é muito pequeno, se restringindo, muitas vezes, aos locais onde têm economistas domésticas.
Em eventos estaduais onde o Incaper é convidado a participar, como Feiras, é pequena a articulação do escritório com os agricultores.
A importância só é dada a eventos que são direcionados pela diretoria ou pelo DOT.
O e-mail é uma boa ferramenta de comunicação, mas não tem eficácia devido à cultura institucional.
Muitos servidores não tem e-mail pessoal e a secretária do escritório não sabe avaliar a importância da mensagem ou não sabe a quem direcionar a demanda. Nos locais onde não tem economista doméstica, não se sabe a quem encaminhar.
O uso do skype e das teleconferências é pouco explorado.
Há poucos municípios com real interesse de trabalhar atividades rurais não-agrícolas, seja por desconhecimento, seja por falta de capacitação ou falta de afinidade. Em geral, não sabem conduzir as demandas que chegam aos municípios pelos agricultores. Deve haver uma sensibilização para o trabalho na área.
Na sede, pode haver quadro de avisos, com agendas, em que cada departamento é responsável por atualizar (deve haver um responsável para isso).
Avisos no desktop, horas antes do evento.
Muitos servidores da sede não recebem informações internas. Comunicação externa
Em fase de organização de eventos, há comunicação frequente entre prefeituras, agricultores, técnicos e outras instituições via e-mail. Há mailling segmentado.
Não há uma definição sobre a participação do Incaper em estandes: quem são os responsáveis? Ficam apenas os servidores da área e o Dimas, mas não há uma formatação de como isso ocorrerá. Essa definição deve ser junta com o DCM.
Para o site:
legislações informes
encartes técnicos/acesso a materiais técnicos links para sites importantes
link para Aderes (artesanatos) textos de interesse
links de entrevistas dadas pela equipe
links para entrevistas de profissionais do Incaper crítica ao bloqueio do youtube.
6.6.4.Pecuária
A comunicação é feita via e-mail ou telefone. Não há retorno no tempo solicitado e nem com a qualidade desejada. Há muito retrabalho, pois são feitas muitas cobranças para que
os materiais sejam devolvidos, como relatórios, diagnósticos, dados. Não há retorno de 100% dos escritórios. Por telefone, por meio da cobrança direta, o retorno tende a ser maior.
Existe comunicação via malote. Chega aos regionais, mas não segue para os municípios. Uma proposta seria ampliar o número de locais para envio de malotes.
Existe mailing segmentado de associações, sindicatos, cooperativas, universidades, escolas técnicas (IFES).
Produção de folders técnicos para produtores. No entanto, pesquisas das cooperativas mostram que 47% dos pecuaristas têm dificuldade para ler e interpretar. A realidade do campo é de baixa escolaridade.
Na área de pecuária, podem ser comunicados cursos de inseminação artificial, de vaqueiro, manejo intensivo de pastagens, qualidade do leite, gerenciamento de propriedades, processamento e industrialização do leite, inclusão da mulher na atividade leiteira, sanidade do rebanho, ordenhadeira. Eventos, seminários, encontros de produtores, excursões técnicas, assistência técnica a grupos organizados via tanque de resfriamento. No site, pode haver agenda dos cursos na área de pecuária, informações técnicas sobre
pecuárias (novidades, dicas).
Área que exige conhecimentos desde agricultura à industrialização. Demanda de formação específica para os técnicos.
As cooperativas têm seus próprios jornais. Nós ocupamos esse espaço quando solicitados. Há poucas publicações recentes na área de pecuária. Podem ser trabalhadas tecnologias
nacionais, como da Embrapa Gado de Leite.
O técnico não prioriza a pecuária pelo acúmulo de atividades diárias conjugado ao desconhecimento técnico. A pecuária é uma atividade de grande relevância social, mas internamente, há poucos técnicos especializados.
6.6.5.Meteorologia
Atualizações e modernizações na página.
Há muitas ligações desnecessárias para questões que já estão na página;
Divulgar mais a página da meteorologia, tanto interna, quanto externamente, para órgãos públicos. A página é pouco visitada.
Dificuldade de produzir e disponibilizar informações dos produtos da meteorologia devido à pequena equipe.
Demora no envio dos dados pelos escritórios locais. As informações chegam muito tarde. Esse procedimento é rotineiro.
Excessiva demanda externa para atendimento da mídia e pouca gente para atender. Ter um espaço adequado para atendimento à imprensa, com layout específico.
Atualmente, ocorre gravação diária da previsão do tempo para a Rádio ES feita pelo meteorologista; a TV Gazeta pega informações direto na página da meteorologia e possui atendimento diferenciado; TV Vitória é uma parceria em curso.
Normatizar o atendimento ao público externo (mídia, pesquisador, consultores, instituições de ensino e pesquisa, empresas privadas, público em geral).
Restrição de atendimento em horários não comerciais. Como fazer com que o atendimento ao público fora do horário comercial? Falta de tempo para atender público comum.
Capacitação da equipe para atendimento à mídia, principalmente TV (media trainning). Acompanhamento do jornalista em entrevistas (TV) ou análise das entrevistas em TV para
avaliar o desempenho da equipe, contribuindo para seu aprimoramento. Em julho, o Centro de Meteorologia passa a ser via Governo, não via Incaper.
6.6.6.Meio Ambiente
É uma área transversal, que perpassa todas as áreas de atuação do Incaper.
Atua com planejamento da propriedade, sustentabilidade e boas práticas agrícolas. A imagem do Incaper precisa ser focada nisso.
As ações localizadas não são informadas às coordenações de programas.
Necessidade de recompor equipe para trabalhar Ater com Floresta/Meio Ambiente. Informações sobre Novo Código Florestal.
Convencimento interno da equipe do Incaper para trabalho com meio ambiente/floresta. Fala-se muito de sustentabilidade, mas não se pratica.
Necessidade de reedição das cartilhas sobre meio ambiente. Divulgar o CEAJ.
Necessidade de produção de folders sobre recursos naturais, bom uso do solo, proteção de nascentes, caixas secas.
Há dificuldade de implantação nos programas que são transversais. Necessidade de mudanças culturais.
Necessidade de institucionalização das boas práticas agrícolas.
Divulgação de tecnologias poderia despertar o interesse com o trabalho. A cobrança por parte das chefias também.
É uma área em que se tem que considerar as tradições culturais dos agricultores. O Reflorestar é o principal programa (guarda-chuva) da área de meio ambiente.
Implacar matérias sobre meio ambiente na mídia e no site do Incaper sobre bons indicadores do meio ambiente, experiências nas propriedades, pesquisas.
Divulgar tecnologias para o meio ambiente (roçadeira, gotejamento, manejo sustentável, cobertura do solo) e valorizar a pesquisa florestal.
Na reformulação do site, uma página com informações sobre meio ambiente poderia conter: cartilhas, debates de congressos, tecnologias, certificações, cronograma de atividades, pesquisas, experiências (estudos de caso); leis ambientais.
