Si vous accédez périodiquement à Lotus Notes ou Microsoft Outlook en mode déconnecté ou si vous souhaitez accéder aux activités, contacts et tâches de votre assistant digital
personnel, synchronisez régulièrement les données CRM avec vos données personnelles. La terminologie de chacun de ces systèmes logiciels varie. Le tableau suivant répertorie les termes CRM et leurs équivalents dans Lotus Notes, Microsoft Outlook ou votre assistant personnel.
CRM Lotus Notes Microsoft Outlook Assistant personnel Activité Calendrier Calendrier ou Rendez-vous Agenda
Contact Répertoire d'adresses ou Contact
Contact Adresse
Tâches Tâches Tâches Tâches
Les tableaux suivants décrivent la façon dont la correspondance est établie entre les champs
Champs de l'onglet Activité CRM Champ Calendrier de Lotus Notes
Description Objet
Texte remarque Description
Date prévue Début
Date de fin prévue Fin
Champ Contact CRM Champ Contact ou Répertoire d'adresses de Lotus Notes
Préfixe Titre
Suffixe Suffixe
Titre Position
Prénom Prénom
Deuxième prénom Deuxième prénom
Nom Nom
Téléphone bureau Téléphone bureau
Télécopie Télécopie bureau
Portable Portable
Téléphone domicile Téléphone domicile Télécopie domicile Télécopie domicile
Pageur Pageur
Adresse 1 Adresse (bureau)
Adresse 2 Adresse (bureau)
Ville Adresse (bureau)
Etat/province Adresse (bureau)
Code postal Code postal
Pays Pays
Responsable direct Responsable Courrier électronique Courrier électronique Ma page d'accueil Page Web
Nom assistant Assistant
Date de naissance Anniversaire Code du service Service
Champs Tâche CRM Champs de tâche Lotus Notes
Description Objet
Commentaires tâches Description
Priorité Priorité
Date de saisie Début
Date d'échéance Echéance
Les tableaux suivants décrivent la façon dont les champs de Microsoft Outlook sont mappés aux champs des onglets CRM Activité, Contact et Tâches.
Champs de l'onglet Activité CRM
Champs Calendrier ou Rendez-vous de Microsoft Outlook
Emplacement Emplacement
Texte remarque Texte
Description Objet
Privé Confidentialité
Ind. journée entière Evénement journée entière
Alarme Rappel paramétré
Priorité Importance
Date prévue Début
Date de fin prévue Fin
Délai Minutes rappel avant début
Champs de l'onglet Contact CRM
Champs Contact de Microsoft Outlook
Sexe Sexe
Préfixe Titre
Suffixe Suffixe
Titre Position
Prénom Prénom
Deuxième prénom Deuxième prénom
Nom Nom
Surnom Surnom
Téléphone bureau Bureau
Télécopie Télécopie bureau
Portable Portable
Téléphone domicile Téléphone Télécopie domicile Télécopie domicile
Pageur Pageur
Adresse 1 Adresse 1
Adresse 2 Adresse 2
Ville Ville (bureau)
Etat/province Etat (bureau) Code postal Code postal (bureau)
Code pays Pays/région (bureau)
Compte Nom société
Responsable direct Responsable
Courrier électronique Courrier électronique Ma page d'accueil Adresse page Web
Nom assistant Nom assistant
Téléphone assistant Téléphone de l'assistant Date de naissance Anniversaire
Code du service Service
Champs de l'onglet Contact CRM Champs Tâches Microsoft Outlook
Commentaires tâches Objet
Description Texte
Date d'échéance Date d'échéance
Terminé Statut Priorité Importance Les tableaux suivants décrivent la façon dont les champs de l'assistant digital personnel Microsoft sont mappés aux champs des onglets CRM Activité, Contact et Tâches.
Champs de l'onglet Activité CRM Champs Agenda de l'assistant digital personnel (Palm)
Alarme Alarme
Délai Temps avant alarme
Incrément délai Unité avant alarme
Description Description
Texte remarque Remarque
Date prévue Date de début
Date de fin prévue Date de fin
Champs de l'onglet Contact CRM Champs Adresse de l'assistant digital personnel (Palm)
Titre Titre
Prénom Prénom
Nom Nom
Téléphone bureau Téléphone 0
Téléphone domicile Téléphone 1
Télécopie Téléphone 2
Portable Téléphone 3
Courrier électronique Téléphone 4
Adresse 1 Adresse
Adresse 2 Adresse
Ville Ville
Etat/province Etat/province
Code postal Code postal
Code pays Pays
Compte Nom de la société
Champs de l'onglet Tâches CRM Champs de tâche Palm
Description Description
Commentaires tâches Remarque
Priorité Priorité
Date d'échéance Date d'échéance
Terminé Terminé
►
Pour ajouter un nouvel enregistrement à synchroniserVous devez sélectionner les enregistrements à synchroniser lors de votre première
synchronisation ainsi que chaque fois que vous souhaitez ajouter de nouveaux éléments au processus de synchronisation.
1. Cliquez sur un des boutons suivants dans la liste Tâches, Contact ou Activité :
• Synchroniser Notes
• Synchroniser assistant personnel
• Synchroniser Outlook
Cliquez sur l'option correspondant au logiciel que vous utilisez.
Remarque :
Si vous utilisez SyncWizard pour la première fois, vous êtes invité à exécuter l'application Java Web Start.
2. Dans l'écran de sélection des éléments à synchroniser, cliquez sur Activité, Tâches ou Contact afin de choisir les données à synchroniser.
3. Le premier écran de synchronisation s'affiche. La liste onglet Enregistrements à synchroniser répertorie les enregistrements synchronisés précédemment. Tous les enregistrements affichés dans cette liste seront synchronisés.
4. Dans l'écran Select CRM Objects (sélection des objets CRM) de SyncWizard, cliquez sur l'onglet Add New Records (ajout de nouveaux enregistrement).
5. Utilisez le filtre de recherche dans la partie supérieure de l'écran pour rechercher l'élément à ajouter.
6. Si l'élément à ajouter est dans la liste, passez à l'étape 10, sinon passez à l'étape 6.
7. Si l'élément à ajouter n'est pas dans la liste, cliquez sur le bouton de recherche pour afficher l'écran de recherche.
Les champs disponibles dans l'écran de recherche diffèrent selon le type d'objet à synchroniser (activité, tâche ou contact).
8. Pour rechercher tous les éléments répondant aux critères de recherche, cliquez sur l'onglet Simple, entrez les données dans les champs, puis cliquez sur Rechercher.
9. Pour enregistrer les données sous l'onglet Saved (enregistré), cliquez sur le bouton de recherche, puis nommez la recherche lorsque le système vous y invite.
10. Pour entrer davantage de critères spécifiques de recherche, cliquez sur l'onglet Advanced (avancé).
a. Dans le menu Field (champ), sélectionnez le champ à partir duquel effectuer la recherche.
b. Dans le champ Operator (opérateur), sélectionnez un opérateur tel que égal à, inférieur à, etc.
c. Dans le champ Value (valeur) entrez une valeur telle qu'une heure, un nom ou un montant.
d. Pour afficher une autre ligne afin d'entrer davantage de critères de recherche, sélectionnez And ou Or dans le champ And/Or.
11. Cliquez sur Add (ajouter) après avoir identifié tous les enregistrements que vous souhaitez ajouter.
Le système ajoute les enregistrements choisis sous l'onglet Records to Synchronize (enregistrements à synchroniser).
Remarque
Pour supprimer des enregistrements de cette liste, mettez-les en surbrillance et cliquez sur Remove from Outlook ou Remove from Notes ou Remove from Palm (supprimer d'Outlook, de Notes ou de l'assistant). Ces options permettent non seulement de supprimer les enregistrements de la liste, mais également de retirer les éléments précédemment synchronisés des applications Outlook/Notes/Palm.
Vous pouvez sélectionner l'option Select All (tout sélectionner) pour mettre en surbrillance tous les éléments de la liste, puis cliquez sur Select none (tout désélectionner) pour supprimer la surbrillance de tous les éléments de la liste.
12. Cliquez sur Next (suivant) et répétez l'étape 10 pour la liste des tâches et des contacts.
13. Cliquez sur Next (suivant), puis sur Finish (terminer) pour afficher l'écran de synchronisation.
14. Pour modifier les éléments à synchroniser, cliquez sur Back (précédent) afin de retourner à l'écran précédent.
15. Lorsque la liste des enregistrements à synchroniser vous convient, cliquez sur Next (suivant) pour continuer la procédure de sélection de synchronisation, puis sur Finish (terminer) pour lancer la synchronisation.
16. Effectuez une des opérations suivantes selon le type de logiciel utilisé :
• Si vous utilisez Lotus Notes ou Microsoft Outlook, entrez votre mot de passe lorsque vous y êtes invité, puis cliquez sur OK pour continuer la synchronisation.
• Si vous utilisez un assistant personnel, placez-le sur sa station de
synchronisation, appuyez sur le bouton Hotsync de votre assistant lorsque vous y êtes invité, puis sur Hotsync à nouveau pour continuer la synchronisation.
Remarque
Si une erreur intervient lors de la synchronisation, utilisez l'écran Error Resolution (résolution des erreurs) pour rectifier les erreurs et continuer la synchronisation.
17. Vérifiez la barre d'avancement des tâches pour déterminer le pourcentage de réalisation de la synchronisation.
►
Pour synchroniser les données CRM avec Lotus Notes, Microsoft Outlook ou votre assistant digital1. Si vous utilisez la version client HTML, cliquez sur un des boutons suivants dans la liste Tâches, Contact ou Activité :
• Synchroniser Notes
• Synchroniser assistant personnel
• Synchroniser Outlook
Cliquez sur l'option correspondant au logiciel que vous utilisez.
Remarque
Si vous utilisez SyncWizard pour la première fois, vous êtes invité à exécuter l'application Java Web Start.
2. Dans l'écran de sélection des éléments à synchroniser, cliquez sur Activité, Tâches ou Contact afin de choisir les données à synchroniser.
3. Cliquez sur Next (suivant) pour continuer la synchronisation. L'écran de synchronisation des activités s'affiche. La liste onglet des enregistrements à synchroniser répertorie les enregistrements synchronisés précédemment. Tous les enregistrements affichés dans cette liste seront synchronisés.
Remarque
Pour supprimer des enregistrements de cette liste, mettez-les en surbrillance et cliquez sur Remove from Outlook ou Remove from Notes ou Remove from Palm (supprimer d'Outlook, de Notes ou de l'assistant). Sélectionnez ce bouton pour supprimer l'élément sélectionné de la liste ainsi que de l'application appropriée de synchronisation.
Vous pouvez sélectionner l'option Select All (tout sélectionner) pour mettre en surbrillance tous les éléments de la liste, puis cliquez sur Select none (tout désélectionner) pour supprimer la surbrillance de tous les éléments de la liste.
4. Cliquez sur Next (suivant) et répétez l'étape 3 pour les onglets des enregistrements à synchroniser des listes Tâches et Contact.
5. Cliquez sur Next (suivant) pour continuer la synchronisation.
Remarque
Si l'enregistrement à synchroniser n'est pas dans la liste, vous devez l'ajouter. Reportez-vous à la section Pour ajouter de nouveaux enregistrements à synchroniser.
6. Cliquez sur Finish (terminer) pour afficher l'écran de synchronisation. Vérifiez les données que vous synchronisez.
7. Pour modifier les éléments à synchroniser, cliquez sur Back (précédent) afin de
8. Lorsque la liste des enregistrements à synchroniser vous convient, cliquez sur Next (suivant) pour continuer la procédure de sélection de synchronisation, puis sur Finish (terminer) pour lancer la synchronisation.
9. Effectuez une des opérations suivantes selon le type de logiciel utilisé :
• Si vous utilisez Lotus Notes ou Microsoft Outlook, entrez votre mot de passe lorsque vous y êtes invité, puis cliquez sur OK pour continuer la synchronisation.
• Si vous utilisez un assistant personnel, placez-le sur sa station de
synchronisation, appuyez sur le bouton Hotsync de votre assistant lorsque vous y êtes invité, puis sur Hotsync à nouveau pour continuer la synchronisation.
Remarque
Si une erreur intervient lors de la synchronisation, utilisez l'écran Error Resolution (résolution des erreurs) pour rectifier les erreurs et continuer la synchronisation.
10. Vérifiez la barre d'avancement des tâches pour déterminer le pourcentage de réalisation de la synchronisation.
11. Cliquez sur Close (fermer) pour retourner à l'onglet actif.