4 ANALYSIS OF INTERVIEWS WITH KEY INFORMANTS
4.2.9 Support from hospitals in nursing homes
4.2.9.1 HTSC committee: only general guidance for hospitals to support nursing homes
Initial plans to set up an interfederal committee were stopped
Already mid-March plans for a “nursing home committee” at the interfederal level were developed according to an interviewed HTSC committee member. Nevertheless, it was decided by the RMG that such interfederal committee for nursing homes was not needed because it is an exclusive competence of the federated entities. The representatives of the federated entities stated that they already took the necessary measures for nursing homes. In retrospect, this seemed not (or at least not sufficiently) to be the case.
“Maar dan was het eigenlijk ook ons plan, of de nood, om inderdaad een derde comité op te richten over die woonzorgcentra. ….de bezorgdheid geuit van: wat is daar aan de hand in die woonzorgcentra?
En dan spreek ik over medio maart hè, dus dan wisten we nog niet veel, van: ‘wie heeft daar data over? Wie houdt daar de vinger aan de pols?
Is daar genoeg materiaal? Is daar genoeg opleiding? Kunnen ze daar corhorteren? Weten ze hoe ze dat moeten doen? Al die vragen… bijna dagelijks gesteld, maar die vragen zijn dan wel op de RMG gesteld geweest, omdat dat eigenlijk heel uitgesproken regionale materie is. En op de RMG is er dan een eerste verslag gekomen van die werkgroep rusthuizen. … En die bracht daar toen verslag van uit op de RMG, en toen zeiden mensen van de regio’s: ‘Ja maar, kijk eens, dat is echt regionale materie. Wij hebben geen nood aan een interfederaal comité daarvoor. …Wij regelen dat wel verder met de woonzorgcentra; daar is niet zo’n comité voor nodig.’ Dat is voor mij een eeuwige frustratie gebleven, want we hebben gezien wat er daarna met die woonzorgcentra gebeurd is. Ik zeg niet dat het veel beter zou geweest zijn als dat comité zou bestaan hebben; dat weet ik niet, dat durf ik niet zeggen. Maar dat is mijn persoonlijke frustratie.” (HTSC committee member)
96 Hospital surge capacity in Belgium during the first wave of the COVID-19 pandemic KCE Report 335
All energy and focus of the HTSC committee in the early weeks went to their prime mission: ensuring sufficient hospital capacity
The interviewed HTSC committee members stated that all attention and energy of the HTSC committee went to ensuring sufficient hospital capacity.
It was not certain for a long period whether this mission could be accomplished. Therefore a strong emphasis of the discussions and measures was on the provision of hospital capacity and ICU capacity in particular.
“Il faut être franc, notre objectif était d’assurer la capacité hospitalière suffisante, de ne pas se retrouver dépassés en soins intensifs et ne pas devoir faire des choix éthiques, clairement c’était ça, fort influencé par ce qui se passait ailleurs. Ça c’était l’objectif premier. On a tout mis en place pour ça.” (HTSC committee member)
The HTSC committee respondents stated that there has never been a policy to refuse the admission of nursing home residents in hospitals. In fact, the admission and discharge policy was left to the hospitals and healthcare professionals. For nursing homes residents, the federated entities gave instructions on outflow (certificate of being not contagious anymore was a prerequisite) but this was not discussed within the HTSC committee.
“Oui et donc c’était les maisons de repos qui ne devaient plus accepter le retour de leurs résidents que s’ils avaient ce certificat, ça n’a pas été concerté avec le comité, ça a été pris un weekend. Mais bon, ça n’a pas été concerté avec le comité, et évidemment, les hôpitaux ont réagi en disant que c’était impossible pour eux de certifier que la personne n’était pas contagieuse puisque déjà, ils ne testaient pas l’ensemble des personnes qui sortaient des hôpitaux et ce n’était pas parce que la personne était asymptomatique qu’elle n’était pas contagieuse (..). Et donc ça a suscité beaucoup de remous, de discussions politiques, etc.
et je pense que c'est aussi après ça que l’on s’est dit, il y a quelque chose à faire au niveau des maisons de repos.” (HTSC committee member)
Yet, some stated that they, due to a lack of knowledge of the sector, overestimated the capacity of nursing homes to deal with COVID-19 (e.g.
expertise in infection prevention and control). In any case (besides the initial
attempt to create an interfederal committee for nursing homes) during the first couple of weeks of the first wave, it can be deduced from the interviews that no active policy measures were taken or advice was given by the HTSC committee to hospitals on how they could support nursing homes. The interest of the HTSC committee in nursing homes clearly evolved when it became clear how dramatic the situation in nursing homes was. Moreover, the interviewed respondents stated that hospitals started to take initiatives to support nursing homes (see below) on their own. When these initiatives started, also the HTSC committee started to discuss how hospitals could support nursing homes which resulted in a letter to the hospitals (see section 3.3.3.7). This letter depicted some possibilities but did not include (let alone impose) specific measures. Some interviewed respondents had the perception that the HTSC committee shifted the responsibility to the hospital sector.
“En tout cas, je pense qu’on s’est dit, qu’est-ce qu’on peut faire ? Donc il y a cette problématique où c'est la catastrophe dans certaines maisons de repos. Qu’est-ce qu’on peut faire au niveau des hôpitaux pour apporter quelque chose et donc ce qu’on a trouvé (…) les hôpitaux pourraient fournir de l’expertise. Je sais que dans le débat, on s’est posé la question, est ce que les hôpitaux peuvent détacher du personnel pour aller dans les maisons de repos ? Donc, du personnel infirmier, etc. (…) Et ce qu’on a pu faire c'est donner des recommandations sachant qu’on ne pouvait pas obliger les hôpitaux à aller dans les maisons de repos et qu’on ne pouvait pas non plus obliger les maisons de repos à accepter l’aide des hôpitaux.“ (HTSC committee member)
Nevertheless, plenty of reasons were mentioned during the interviews why the HTSC committee did not focus more on nursing homes: it was not within their scope and mission, initial efforts to set up an interfederal committee on nursing homes were unsuccessful, the federated entities are competent for nursing homes, ensuring sufficient hospital capacity required all their time and energy, etc. Despite these explanations several interviewed respondents were frustrated that they could not do more for nursing homes.
KCE Report 335 Hospital surge capacity in Belgium during the first wave of the COVID-19 pandemic 97
4.2.9.2 Hospitals took initiatives to support nursing homes themselves
Several hospitals started with initiatives to support nursing homes in their area. The interviewed hospital representatives stated that they considered it as their duty to support nursing homes wherever they could. While it was not their main motive to support nursing home, hospitals have, of course, some benefits (e.g. less admissions would be the result, which is important at a time capacity is under pressure) to support nursing homes.
Respondents referred to this argument but stressed that this was not the main objective of hospitals.
Expertise and beyond
From the interviews it can be deduced that the support was mainly focused on expertise sharing (e.g. infection prevention and control, management skills) including the efforts of various hospital professionals (e.g. hospital managers, physician and/or nurse responsible for infection prevention and or control, nurses, psychologists). Yet, according to the respondents many hospitals also provided PPE and equipment, helped with testing, medication (e.g. morphine), psychological support, etc. Respondents stated that in some hospitals, as a result of shutting down the elective medical activities, there was a pool of staff available that could help out in nursing homes.
Some hospitals allocated staff from this pool (those who volunteered) to nursing homes. Yet, this is seen as a temporary crisis measure which should not become structural as hospitals also face capacity problems.
“We hebben eigenlijk op verschillende vlakken ondersteund. Testing…
De eerste week was het vooral rond testing en testmateriaal aanleveren ook; de wissers. Twee… Adviezen rond infectiepreventie natuurlijk ook.
Drie, beschermingsmateriaal. En daar waren we heel restrictief in omdat we natuurlijk zelf beperkingen hadden. En vier, personeel. Dus we hebben echt verpleegkundigen naar daar gestuurd.“ (Hospital sector)
“Ce qui a été fait par les hôpitaux, pas toujours, mais je pense, d’une manière quand même majoritaire, c'est l’aide qui a été donnée par les
équipes d’hygiène hospitalière des hôpitaux aux maisons de repos.”
(HTSC committee member)
Hospitals are larger organisations with more expertise at the central level
The size of nursing homes is much smaller than that of hospitals.
Respondents stated that the number as well as the level of (clinical) expertise is often lower than in hospitals and in many nursing homes the management has no clinical background. In addition, they referred to the fact that there are more nursing homes than hospitals. Although nursing home groups (private and public) exist, there is often only limited support at the group level. Consequently, the interviewed respondents stated that it is not a surprise that more (clinical and management) expertise is available at the central level of hospitals compared to nursing homes. Some attributed the problems in nursing homes also to a chronic lack of attention from policy makers and insufficient investment in staff.
“Maar ik denk dat ziekenhuizen door hun aard en door hun grootte wel belangrijke spelers moeten zijn lokaal om in crisis van die omvang een de leiding te nemen. Ik denk… Allez… Je kan dat niet verwachten van individuele woonzorgcentra dat die de capaciteit hebben, ook op management vlak, om daar echt de baas mee te zijn. Kan je dat verwachten van groepen van woonzorgcentra? Ja, meer.” (Hospital sector)
4.2.9.3 Future collaborations
Functional agreements between hospitals and nursing homes are insufficient for far-reaching collaboration
From the interviews with hospital representatives it seems that the nursing homes who have a functional relationship with hospitals were given priority for support but most hospitals went beyond that. In any case respondents stated that the “functional relationship” is more an administrative requirement than a real collaboration agreement: more far-reaching collaborations are required in the future.
98 Hospital surge capacity in Belgium during the first wave of the COVID-19 pandemic KCE Report 335
“en functionele binding… Elk woonzorgcentrum is verplicht om dat te hebben. Er zijn een aantal afspraken die ze moeten maken voor de gevallen waarin patiënten ziekenhuiszorg nodig hebben, dat dat op een vlotte manier gebeurt, en omgekeerd wordt het dan ook vaak gebruikt vanuit de ziekenhuizen om snel bewoners te… Allez, patiënten te kunnen plaatsen in een woonzorgcentrum. Dus veel verder gaat dat niet. Allez, ook wat advies rond infectiepreventie en dergelijke meer, maar het is natuurlijk een gevoelige discussie hè, omdat je daar ook met de bevoegdheidsverdeling…” (Hospital sector)
Short-term solutions
At the short term hospitals and nursing homes can build on the collaboration experiences during the first wave of the epidemic. Several respondents suggested that this collaboration could be brought to a higher level by identifying the domains where support was given and by evaluating how this can be perpetuated. One example given by a respondent is to appoint a network of specialists across the territory (e.g. infection prevention and control, geriatric care) which the nursing homes can consult.
“Dus op middellange termijn – laat ons het zo zeggen – ga je eerder vanuit functies en personen moeten redeneren denk ik. Je hebt specialisten infectiepreventie, je hebt bepaalde geriaters, je hebt spoedartsen. Ik denk dat je op lokaal vlak – en misschien hebben de gemeenten, als het over grote gemeenten gaat, daar een rol in. Die worden geïdentificeerd op voorhand: Kijk, als er zich een nieuwe outbreak voordoet voor die regio… Voor mijn part zijn dat de eerstelijnszones hè, maar dan kunnen zij beroep doen op die en die en die experten.” (Hospital sector)
Long term: matching hospital networks with primary care zones Currently individual nursing homes have functional relationships with individual hospitals. The switch, according to some respondents, needs to be made to agreements between loco-regional networks and nursing homes. This will require that nursing homes have to choose with which loco-regional network they collaborate. If such a choice is not made it will be difficult to harmonize processes and procedures. The interviewed respondents stated that this will not be an easy process since the starting point is not optimal (e.g. in Flanders the primary care zones not always match with the area covered by the hospital network). Also the fragmented responsibilities after the 6th State Reform do not help according.
“Wat geen probleem is, is dat woonzorgcentra afspraken maken met verschillende ziekenhuizen uit een zelfde network. Maar wat ik wel wil voorkomen is dat er buiten het ziekenhuisnetwerk nog een functionele binding is met een ziekenhuis uit een ander netwerk en dan met ons, maar dat ze dan aan het twijfelen zijn van: ‘waar moet ik nu terecht?’
Ja, dan moet je beter wat kleur bekennen denk ik, en kiezen voor ofwel het ander netwerk, ofwel bij ons. Maar dat je probeert van dat netwerk een beetje vorm te geven.“ (Hospital sector)
KCE Report 335 Hospital surge capacity in Belgium during the first wave of the COVID-19 pandemic 99