Dans l’hypothèse où ne serait pas confirmée l’implication de la BIDC dans la gestion du fonds ECOWADF, la section ci-dessous formule des propositions relatives à la gestion alternative des ressources financières de la RRSA.
La gestion financière requiert de la rigueur, de l’efficacité et de la compétence. L’enjeu est ici de s’assurer de la mobilisation régulière de ces ressources et surtout d’en faire la meilleure gestion possible dans le cadre de l’efficacité, de la rentabilité, de la transparence et de la traçabilité.
Dans le cadre de la gestion des ressources, un appel à proposition pour abriter les fonds devra être lancé auprès de l’ensemble des institutions bancaires habilitées de l’espace CEDEAO. Ces institutions seront invitées à proposer les meilleures conditions de banques relatives entre autres :
- Au portefeuille d’activités, connaissance du secteur, surface financière, à la notoriété, au capital social et toutes autres informations utiles ;
- Leur solidité et implantation / couverture géographique dans l’espace CEDEAO + Tchad et Mauritanie ;
- Les taux d’intérêts créditeurs offerts sur les comptes courant et les comptes à terme ou de dépôt ;
- Les agios appliqués sur les découverts des comptes courants ;
- Aux possibilités d’accorder des prêts ou avances/facilités de trésorerie sous couvert de la CEDEAO le cas échéant, et les conditions y afférents (frais de dossier, garanties requises, taux d’intérêts/agios, durée) ;
- Le coût des prestations bancaires ; - Aux avantages spécifiques accordés ;
- Aux pénalités en cas de fermeture de comptes courants ou de lever de dépôt ;
Pour la gestion d’un tel volume de ressources, il est conseillé de les domicilier dans plusieurs établissements bancaires pour minimiser les risques de faillite encourus par les banques.
Il est recommandé d’ouvrir deux types de comptes auprès des institutions bancaires : - les comptes courants pour les mouvements « quotidiens » ;
- et les comptes à terme où comptes de dépôt.
Les comptes courants serviront au financement du fonctionnement et de la gouvernance.
Les comptes de dépôt recevront les ressources destinées au financement des interventions.
La sélection des établissements bancaires se fera sur la base d’un appel à proposition pour abriter les fonds, lancé auprès de l’ensemble des institutions bancaires habilitées de l’espace CEDEAO. Ces institutions seront invitées à proposer les meilleures conditions de banques.
12.1 Appel à candidature pour la gestion des ressources de la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire (RRSA)
Dans l’hypothèse où la BIDC ne serait pas confirmée comme étant l’institution financière en charge de la gestion des ressources de la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire, l’ARAA devra procéder - pour le compte de la CEDEAO- au lancement d’un appel à candidature auprès des établissements bancaires pour la gestion des ressources.
Le dossier d’appel à proposition devra comprendre entre autres les éléments suivants : - La présentation de la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire et des objectifs
poursuivis ;
- La description générale des ressources mobilisées dans cette opération pour les huit premières années de mise en œuvre ;
- La description des utilisations envisagées, leur rythme et fréquence ;
- Le niveau du montant maximum qui peut être domicilié dans le même établissement bancaire et les possibilités de rehausser ce montant pour les banques qui offriront les meilleures conditions ;
- La description de cas où la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire pourrait avoir recours au système bancaire pour boucler son financement (trésorerie) le cas échéant ;
- Les exigences de la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire en termes de sécurisation et de rentabilisation des ressources ;
- Les établissements financiers habilités à soumissionner ;
Les banques, sur la base des informations détaillées fournies par la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire, sont invitées à formuler leurs meilleures propositions, incluant les informations suivantes relatives :
- Au portefeuille d’activités, connaissance du secteur, surface financière, à la notoriété, au capital social et toutes autres informations utiles ;
- Leur solidité et implantation / couverture géographique dans l’espace CEDEAO + Tchad et Mauritanie ;
- Les taux d’intérêts créditeurs offerts sur les comptes courant et les comptes à terme ou de dépôt ;
- Les agios appliqués sur les découverts des comptes courants ;
- Aux possibilités d’accorder des prêts ou avances/facilités de trésorerie sous couvert de la CEDEAO le cas échéant, et les conditions y afférents (frais de dossier, garanties requises, taux d’intérêts/agios, durée) ;
- Le coût des prestations bancaires ; - Aux avantages spécifiques accordés ;
- Aux pénalités en cas de fermeture de comptes courants ou de lever de dépôt ;
Le choix des institutions financières pour abriter les ressources sera effectué par la CEDEAO sur proposition du Comité de Gestion de la RRSA. Celui-ci pourra faire appel à des cabinets d’audit spécialisés, pour l’appuyer dans le dépouillement des dossiers de candidature présentés par les banques, en vue de sélectionner les banques les plus crédibles offrant les meilleures conditions.
12.2 Règles de gestion et responsabilités des acteurs
Les règles de gestions comptables des ressources de la Réserve Régionale de Sécurité Alimentaire doivent être conformes à celles de la CEDEAO qui sont consignées dans un manuel de procédures comptables. Les articles suivants tirés du rapport consolidé Gouvernance et UTGR, précisent les règles de gestion et définissent les responsabilités du chef de l’Unité Technique de Gestion de la Réserve et l’Agence Régionale pour l’Agriculture et l’Alimentation :
Procédures budgétaires Article 1 : Principes budgétaires
Les activités de la réserve sont soumises aux principes budgétaires de la CEDEAO contenus dans le règlement financier en vigueur.
Article 2 : Principes d’utilisation des crédits budgétaires
L’article 9 du règlement stipule que les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, et aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.
Article 3 : Responsabilité du Chef de l’UTGR
Le Chef de l’UTGR adhère pleinement à ces principes et doit les mettre en pratique.
A cet effet, le Chef de l’UTGR de la réserve doit :
- Elaborer son budget conformément à la structure définie par la Commission de la CEDEAO et figurant à l’article 12 du règlement financier ;
- Soumettre le projet de budget pour validation deux mois au plus tard avant la clôture de l’exercice à la hiérarchie et structure habilitées, et dans tous les cas selon le calendrier retenu pour la préparation et validation des budgets de l’exercice N+1 par la Commission de la CEDEAO ;
- Exécuter le budget conformément au pouvoir qui lui été conféré par la hiérarchie.
Article 4 : Séparation des fonctions
Le Chef de l’UTGR ne peut à lui tout seul engager une dépense. L’ARAA est habilitée à examiner toute requête de dépense et à l’autoriser ou la rejeter par un avis motivé.
Dans tous les cas, les acteurs doivent veiller au respect des principes d’efficience, d’efficacité et d’économie.
Tout acteur qui aura failli à ses obligations et devoirs est passible des sanctions prévues à l’article 26 du règlement financier. Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires prévues par le règlement du personnel de la CEDEAO, l’acteur fautif peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement par l’autorité qui l’a nommé.
Procédures d’achat Article 1 : Procédures d’achat
La procédure d’achat est conforme à celle en vigueur au sein de la commission de la CEDEAO. Toute dépense à engager doit respecter les principes budgétaires et suivre la procédure d’autorisation.
Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.
La dépense peut concerner un bien tangible ou non tangible.
Les dépenses tangibles concernent les immobilisations et les stocks.
Les immobilisations doivent être codifiées et gérées selon une procédure sécurisée incluant l’enregistrement informatique, des procédures de cession et de mise au rebut. La nomenclature devra permettre d’identifier l’immobilisation affectée au personnel de la réserve.
Les stocks doivent être acquis selon les procédures de passation de marché et le dispositif mis en place par l’UTGR.
Les achats directs auprès des organisations de producteurs relèvent d’une procédure spécifique, au titre des mesures incitatives au développement de la production régionale. La passation de ces marchés, hors procédures d’appel d’offres, devra être dûment justifiée. Le choix des Organisations de producteurs bénéficiaires sera établi dans le cadre d’une procédure d’appel à manifestation d’intérêt préalable.
Les dépenses non tangibles concernent :
- Le traitement des salaires et des indemnités ;
- Les charges courantes liées à l’activité de la Réserve ;
- Les frais de mission (déplacements, per-diems, indemnités, …) ; - Le règlement des prestataires ;
Article 2 : L’engagement de la dépense
L’engagement d’une dépense revêt deux aspects, un aspect juridique et un aspect comptable :
1. L’engagement juridique fait naître vis-à-vis de l’institution une charge à venir sous forme de contrat, marché, bail, lettre d’engagement…
2. l’aspect comptable se traduit par des écritures dans les livres de l’institution
Le responsable de la réserve doit veiller aux risques juridiques inhérents aux actes posés en exigeant ou en élaborant tous les documents requis et en procédant à la comptabilisation des opérations.
A cet effet, il devra s’accorder avec l’ARAA sur la nature des services qui seront fournis par cette dernière dans ces domaines à travers une convention formelle.
Article 3 : Liquidation de la dépense
L’ARAA doit veiller à la bonne liquidation de toutes les dépenses à l’unité près afin d’assurer qu’aucune partie n’est lésée.
Article 4 : L’ordonnancement de la dépense Le Chef de l’UTGR est l’ordonnateur des dépenses.
Le Chef de l’UTGR muni des documents justifiant un paiement adresse une requête de règlement à l’ARAA.
L’ARAA met en œuvre les diligences de règlement conformément aux procédures de la CEDEAO.
Article 5 : Le paiement
Le paiement est effectué par chèque, virement bancaire ou espèces par régie d’avance. Les ordres et les chèques sont signés par le Directeur Exécutif de l’ARAA et le Chef de l’UTGR.
Le paiement est effectué en contrepartie de la production de pièces attestant que la mesure pertinente est conforme à l’acte de base ou du contrat et couvre une ou plusieurs parties des opérations ci-après :
- Le paiement de l’intégralité du montant dû ; - Le paiement d’un acompte ;
- Le paiement du solde du montant dû ;
La comptabilité doit distinguer les différentes opérations par des comptes spécifiques pour une bonne traçabilité des opérations financières.
L’ARAA doit veiller au respect de la procédure d’achat et de dépenses.
Article 6 : Fixité des allocations budgétaires
Les crédits destinés à un chapitre ne doivent pas en principe être affectés à un autre chapitre sans l’autorisation expresse de l’ordonnateur et l’avis motivé de l’ARAA.
Le Chef de l’UTGR est l’administrateur des crédits.
Le Chef de l’UTGR doit se référer à l’ARAA pour toute question relative aux affectations de crédits budgétaires et aux réquisitions en cas d’insuffisance de crédits sur un chapitre.
Il faut ajouter à ces procédures et règles l’impérieuse nécessité de veiller à la fructification des importantes ressources qui seront domiciliées dans les banques, par la négociation de meilleurs taux de rémunération des fonds.