Au cours de l’année 2015-2016, le Ministère a poursuivi ses travaux en matière de ressources informationnelles. Ces travaux visent à soutenir des initiatives portant sur l’adéquation entre les compétences de la main-d’œuvre et les besoins des entreprises dans un contexte de rareté de ressources, sur la prestation de services adaptée aux besoins des clientèles du Ministère ainsi que sur la performance au sein d’une organisation en évolution.
En vue de répondre adéquatement aux besoins en constante évolution de ses clientèles et de maintenir le niveau de ses services, le Ministère a également poursuivi ses efforts pour moderniser ses assises technologiques. Le Ministère a adopté en 2014-2015 une stratégie globale en vue de contrer la désuétude technologique et d’assurer l’évolution des services, de manière à pouvoir compter sur un actif informationnel moderne qui contribuera au maintien d’une prestation de services de qualité.
Cette stratégie comportait des travaux visant à ajuster les applications pour tenir compte des effets de la mise à niveau des logiciels, des postes de travail et des serveurs. La majeure partie de ces travaux ont été achevés en 2015-2016.
Le Ministère a la responsabilité d’offrir aux citoyennes et citoyens ainsi qu’aux entreprises, sur tout le territoire du Québec, un guichet multiservice leur procurant un accès simplifié à des services publics.
Afin de soutenir ce déploiement, plusieurs travaux d’analyse ont été réalisés. En matière de prestation électronique de services, la Zone entreprise a été mise en place. Il s’agit d’une solution qui s’avèrera avantageuse tant pour les entreprises que pour les ministères et organismes gouvernementaux.
Les travaux concernant l’aide à la décision en ligne se sont poursuivis. Ces travaux consistent à actualiser et à regrouper dans un même outil l’information normative et opérationnelle. L’implantation de cet outil permet d’améliorer la prestation de services et d’accroître le degré de conformité quant au traitement des demandes.
Au cours des deux dernières années, le Ministère a mis en place des processus de gestion de porte-feuille de projets basés sur les meilleures pratiques. Cela a permis au Ministère de mieux orienter ses investissements en matière de ressources informationnelles et de faire en sorte que les initiatives en ce domaine soient priorisées en vue d’atteindre ses objectifs stratégiques.
PROJETS EN RESSOURCES INFORMATIONNELLES EN COURS, ENTREPRIS, TERMINÉS OU REPORTÉS
Statut des projets Nombre de projets
Projets en cours au début de l’exercice 16
Projets entrepris au cours de l’exercice 3
Projets en suspens au début de l’exercice 5
Projets encore en cours à la fin de l’exercice 7
Projets terminés au cours de l’exercice 10
Projets abandonnés ou suspendus en cours d’exercice 6
Projet reporté au prochain exercice 1
En 2015-2016, le bilan des réalisations de projets au Ministère se présente globalement comme suit : 10 projets sont terminés, 7 projets sont encore en cours en fin d’exercice, 6 projets ont été abandonnés ou suspendus, et un projet a été reporté au prochain exercice à des fins de repositionnement.
DÉPENSES ET INVESTISSEMENTS PRÉVUS ET RÉELS EN RESSOURCES INFORMATIONNELLES POUR 2015-2016 (EN MILLIONS DE DOLLARS)
Dépenses et investissements
prévus
Dépenses et investissements
réels
Écart
Activités d’encadrement 7,3 5,9 -1,4
Activités de continuité 88,8 72,4 -16,4
Projets 17,1 12,6 -4,5
Total des dépenses et investissements 113,2 90,9 -22,3
Pour 2015-2016, les dépenses et investissements réels en ressources informationnelles sont inférieurs de 22,3 millions de dollars à ce qui était prévu. Au regard de la réalisation des projets et des activités en ressources informationnelles, l’écart est dû principalement au fait que les efforts consentis ont été inférieurs à ce qui avait été estimé, notamment parce que la complexité ou l’envergure de certains travaux s’est avérée moindre que prévu et que les coûts d’acquisition ont été à l’avantage du Ministère.
L’amélioration des pratiques en matière de gestion de projets a également permis de resserrer les suivis en cours de réalisation et d’optimiser les investissements consentis.
LISTE ET ÉTAT D’AVANCEMENT DES PRINCIPAUX PROJETS EN RESSOURCES INFORMATIONNELLE EN 2015-2016
Projets Avancement (%)
Simulateur de revenus disponibles 100 %
Zone entreprise (Dossier entreprise gouvernemental) 80 %
Mise en place du développement d’applications légères 100 %
Impacts applicatifs de la mise à niveau des logiciels des postes de travail 95 % Impacts applicatifs de la mise à niveau des logiciels des serveurs 95 %
Plateforme téléphonique des centres de contacts du Ministère 75 %
UTILISATION DES RESSOURCES
46
LISTE ET RESSOURCES AFFECTÉES AUX PRINCIPAUX PROJETS EN RESSOURCES INFORMATIONNELLES EN 2015-2016 (EN MILLIERS DE DOLLARS)
Projets Ressources
humaines prévuesa
Ressources humaines utiliséesa
Ressources financières prévuesb
Ressources financières utiliséesb
Simulateur de revenus disponibles 14,2 9,0 29,6 4,0
Les travaux de rodage estimés en début d’exercice ont été moindres que prévu*.
Zone entreprise
(Dossier entreprise gouvernemental) 953,5 865,4 4 926,4 3 590,4
Les efforts de réalisation ont été moindres que prévu. Aussi, des travaux planifiés au cours de la période ont été reportés à la période subséquente*.
Mise en place du développement d’applications légères
122,5 86,6 80,4 45,7
Les efforts de réalisation ont été moindres que ce qui était envisagé. Aussi, il n’a pas été nécessaire d’utiliser la marge de manœuvre prévue initialement*.
Impacts applicatifs de la mise à niveau
des logiciels des postes de travail 1 151,5 719,1 1 507,0 937,3
Les efforts ont été moins importants que ce qui était envisagé, car certains enjeux de compatibilité se sont avérés moins complexes. Les efforts provenant du milieu utilisateur ont également été moindres que prévu*.
Impacts applicatifs de la mise à niveau des logiciels des serveurs
1 137,0 1 311,7 1 338,5 1 539,8
Des reports de livraison ont donné lieu à des activités supplémentaires*.
Plateforme téléphonique des centres
de contacts du Ministère 587,4 500,3 2 680,4 1 759,9
Le résultat de l’appel d’offres a été favorable au Ministère, car les coûts du contrat d’acquisition de la plateforme téléphonique ont été inférieurs aux estimations. Les efforts de réalisation sont également moindres que prévu*.
* Explication sommaire des écarts.
a Les coûts des ressources humaines correspondent aux dépenses en rémunération du personnel.
b Les coûts des ressources financières comprennent les services internes et externes, l’acquisition et la location de biens ainsi que les frais connexes.