-Critères de tri : verser les dossiers des maladies professionnelles.
9.4.7 Registre des questions-réponses des
délégués du personnel papier 6 ans V
-9.4.5
Registre des observations et mises
en demeure de l'inspection du travail papier 5 ans V
Justification de la DUA : articles L. 4711-2 et D.
4711-3 du code du travail
9.4.6
Médecine du travail : dossier médical papier 50 ans T
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.4.02.13
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de travail
Relations sociales Demande d'activités privées et de déontologie des agents publics
papier électronique
Durée du cumul + 3 ans puis archivage jusqu'à l'issue de 80 ans à compter de la date de naissance
D DG
RHRS/Relations sociales et qualité de vie au travail
Justification de la DUA : arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.
Les demandes doivent être intégrées dans le dossier individuel de l'agent.
09.4.02.14
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de travail
Relations sociales DG RHRS/SIRH et
études sociales
Présenté au Comité central d'entreprise (CCE).
Justification du sort final : le bilan social figure dans les dossiers du comité central d'entreprise qui sont versés au service d'archives compétent (cf.
code 09.4.2.6).
09.4.02.14
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de
Relations sociales DG AFG/Siège
09.4.02.14
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de
Relations sociales DSI
09.4.02.14
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de
Relations sociales PES
09.4.02.14
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de
Relations sociales DR
09.4.03
Ressources humaines - Relations sociales et conditions de travail
Qualité de vie au travail Baromètre social : résultats, rapport
et rapport synthétique électronique 3 ans V DG
RHRS/Relations sociales et qualité de vie au travail
-Bilan social papier
électronique (BDU) 10 ans D 9.4.9
Présenté au comité d'établissement (CE).
Justification du sort final : le bilan social figure dans les dossiers du comité d'établissement qui sont versés au service d'archives compétent (cf.
code 09.4.2.5).
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
DG RHRS/Cadres dirigeants
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
DG AFG/Siège
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
DSI
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
PES
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
DR
09.5.01.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Accident du travail
Accident du travail reconnu : déclaration, certificat médical, rapport médical d'un médecin agréé, correspondance
papier
50 ans à compter de la date de
l'accident
V DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public Justification du sort final : arrêté du 21 décembre 2012 NOR RDFF1239419A relatif à la composition du dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique Une copie de la déclaration est intégrée dans le dossier individuel de l'agent.
Pour les agents de droit public Accident du travail Accident du travail ou de trajet :
déclaration
électronique
papier 5 ans D
Pour les agents de droit privé
La déclaration est à intégrer dans le dossier individuel de l'agent. Si la déclaration s'effectue par internet, il convient de l'imprimer.
Justification de la DUA : art. D4711-3 du code du travail
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.01.3
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Accident du travail Accident du travail : recours contre
tiers papier
5 ans après le règlement total ou le classement sans
suite
D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public.
Justification du sort final : les recours sont examinés par la commission de recours amiable, composée des membres de la commission de réparation des accidents du travail dont les dossiers sont versés au service d'archives compétent (cf. code 09.5.2.1).
09.5.01.4
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Accident du travail/Frais Accident du travail : état de frais papier 10 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public
Il s'agit des frais médicaux en lien avec les accidents du travail pris en charge par l'institution.
Justification de la DUA : article L123-22 du code de commerce
09.5.02.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Commission de réparation des accidents du travail
Commission de réparation des accidents du travail : convocation, ordre du jour, feuille d'émargement, rapport, dossier présenté, procès-verbal
papier 10 ans V DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public
09.5.02.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Commission paritaire pour la protection sociale supplémentaire (CPPSS)
Commission paritaire pour la protection sociale supplémentaire (CPPSS) : convocation, ordre du jour, feuille d'émargement, rapport, document présenté, procès-verbal
électronique
papier 6 ans V DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public
09.5.03.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective -indemnités journalières
Décompte de versement de prestations des indemnités journalières
électronique
papier 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit privé
Justification de la DUA : ce document est l'équivalent d'un bulletin de paie (cf.article L3243-4 du code du travail)
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.03.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective
-indemnités journalières DG RHRS/Cadres
dirigeants
09.5.03.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective
-indemnités journalières DG AFG/Siège
09.5.03.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective
-indemnités journalières DSI
09.5.03.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective
-indemnités journalières PES
09.5.03.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective
-indemnités journalières DR
09.5.03.3
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective -indemnités journalières
Récapitulatif des décomptes mensuels de prestations des indemnités journalières
électronique (EDI)
papier 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public
Justification de la DUA : ce document est l'équivalent d'un bulletin de paie (cf. article L3243-4 du code du travail )
09.5.03.4
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective -indemnités journalières
Récapitulatif nominatif mensuel des indemnités journalières
électronique
papier 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public qui ne passent pas dans E.D.I
09.5.03.5
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Prévoyance collective Récapitulatif nominatif mensuel de
toutes les prestations électronique 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public et privé Récapitulatif des décomptes
mensuels de prestations des indemnités journalières
électronique 5 ans D
Pour les agents de droit privé
Justification de la DUA : ce document est l'équivalent d'un bulletin de paie (cf. article L3243-4 du code du travail)
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.04
Ressources humaines - Actions et
Capital décès DG RHRS/Cadres
dirigeants 09.5.04
Ressources humaines - Actions et
Capital décès DG AFG/Siège
09.5.04
Ressources humaines - Actions et protection
Capital décès DSI
09.5.04
Ressources humaines - Actions et
Capital décès PES
09.5.04
Ressources humaines - Actions et
Capital décès DR
09.5.05.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Invalidité Décompte nominatif mensuel des
prestations AG2R et état liquidatif papier 50 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public licenciés pour inaptitude totale et définitive
Justification de la DUA : ce document est l'équivalent d'un bulletin de paie (cf. article L3243-4 du code du travail), cependant il est préconisé de conserver ce document jusqu'à la liquidation de la retraite, soit pendant environ 50 ans (document classé par année).
09.5.05.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Invalidité
Lettre de demande d'avis d'imposition, décompte de paiement de pensions d'invalidité sécurité sociale AG2R
électronique
papier 2 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pour les agents de droit public licenciés pour inaptitude totale et définitive
Justification de la DUA et du sort final : Pôle emploi sert ici de boîte aux lettres entre l'agent et l'AG2R
09.5.06.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Gestion des retraites
Dossier de retraite : demande d'ouverture des droits au régime surcomplémentaire de retraite, fiche de liaison, décision établie par l'établissement, bulletin d'édition IRCANTEC, reconstitution de carrière
papier 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
CNP Assurances : agent de droit public et de droit public ayant opté (pour surcomplémentaire et supplémentaire), IRCANTEC : ex agent de droit public ayant opté (= droit privé) et nouveaux embauchés depuis 2010
Justification de la DUA : pour les agents de droit public : 1 an et 2 mois à compter de la notification de la décision de concession de la pension (article L55 du code des pensions civiles et militaires) et pour les agents de droit privé : complémentaires Agirc-Arrco : 5 ans (article 2224 du code civil)
09.5.06.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Gestion des retraites
Dossier d'agent décédé (pour les ayants droits) : acte de décès, demande d'ouverture, fiche de liaison, décision établie par l'établissement (droit public seulement)
papier 5 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Justification de la DUA : pour les agents de droit public : 1 an et 2 mois à compter de la notification de la décision de concession de la pension (article L55 du code des pensions civiles et militaires) et pour les agents de droit privé : complémentaires Agirc-Arrco : 5 ans (article 2224 du code civil) Etat des versements de prestations
ou acomptes aux héritiers, lettre de demande d'acompte aux héritiers à MUTEX, avis de versement du capital décès
papier
2 ans à partir du décès de l'intéressé ou dès
le versement quand celui-ci est
connu
D
Pour les agents de droit privé et public. Le régime de prévoyance est géré par MUTEX. C'est MUTEX qui verse le capital aux héritiers.
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.06.3
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Gestion des retraites Attestation de salaire, validation de service pour les ex-salariés papier
1 an après cessation de fonction (gestion courante) puis 80 ans à compter de
la date de naissance (accès
restreint)
D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Justification de la DUA : arrêté du 21/12/2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support informatique
09.5.07.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Aide sociale DG AFG/Siège
09.5.07.1
Ressources humaines - Actions et protection
Aide sociale DSI
09.5.07.1
Ressources humaines - Actions et protection
Aide sociale PES
09.5.07.1
Ressources humaines - Actions et
Aide sociale DR
09.5.08.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Activités des assistantes
sociales DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
09.5.08.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Activités des assistantes
sociales DG AFG/Siège
09.5.08.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Activités des assistantes
sociales DSI
Ressources humaines -
Dossier social : données et courrier administratif, décision, rapport d'expertise
électronique (BUREAU MOBILE OU RESSIF) papier
5 ans après la clôture du dossier T
BUREAU MOBILE : pour les assistantes sociales statutaires
RESSIF : pour les autres assistantes sociales Un dossier social est clos : à l’issue de la prise en charge, à la demande de l’agent, en raison d’une orientation vers un service spécialisé, en cas de fin de contrat, par décision hiérarchique suite à une agression ou en cas de décès.
Critères de tri : sélection systématique en fonction du volume.
9.4.8
Bilan d'activités semestriel des assistantes sociales
électronique
papier 6 ans D
Justification du sort final : le bilan annuel d'activité est présenté au comité d'établissement (CE) et figure dans les dossiers du CE qui sont versés au service d'archives compétent (cf. code 09.4.2.5).
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.09
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Partenariat avec les comités
d'entreprises DG AFG/Siège
09.5.09
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Partenariat avec les comités
d'entreprises DSI
09.5.09
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Partenariat avec les comités
d'entreprises PES
09.5.09
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Partenariat avec les comités
d'entreprises DR
09.5.10.1
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Pilotage du dispositif logement Convention nationale de partenariat annuel par organisme collecteur papier
Jusqu'au remboursement
soit 20 ans
V DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Pôle emploi apporte à ses agents (publics et privés), un soutien équivalent à la participation obligatoire des employeurs à l’effort de construction (PEEC) (ancien nom : 1% logement) en matière de logement. Depuis 2010, un dispositif l'Action logement pour les agents de Pôle emploi, dérogatoire du droit commun, est proposé : il s’agit d’une contribution volontaire au dispositif Action logement. Chaque année, Pôle emploi établit un partenariat avec plusieurs organismes logement agrées, appelés également comités
interprofessionnels du logement (CIL) et choisit les prestations en fonction de ses orientations et de la réglementation (cf article L 313-1 du code de la construction et de l'habitation). Pôle emploi verse une contribution annuelle qui est répartie aux 3 organismes retenus. Cette somme n'est pas remboursée. Si les organismes ont dépensé davantage que la somme attribuée, celle-ci n'est pas ajustée par Pôle emploi. Parmi les prestations figurent des prêts logement d'une durée de 20 ans, qui sont remboursés par les agents eux-mêmes.
09.5.10.2
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Pilotage du dispositif logement Bordereau de versement de la
contribution papier 10 ans D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
09.5.10.3
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Pilotage du dispositif logement
Courrier validant l'utilisation de la contribution des organismes collecteurs
électronique
Jusqu'au remboursement
soit 20 ans
D DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Envoyé à chaque fin de trimestre + 1 récapitulatif annuel
Justification du sort final : les bilans annuels des organismes collecteurs sont versés aux Archives nationales (cf. code 09.5.10.4).
10 ans D
-Demande d'aide financière, d'appui pour les commissions logements
électronique papier
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.5.10.4
Ressources humaines - Actions et protection sociales
Pilotage du dispositif logement Bilan des collecteurs attestant du
service fait électronique 10 ans T DG
RHRS/Gestion administrative du personnel
Ce sont des bilans mensuels, trimestriels et annuels.
Critères de tri : verser les bilans annuels
09.6.01
Ressources humaines - Formation
Formation Plan de formation
électronique (PEOPLESOFT - SIRHUS)
Validité D DG
RHRS/Stratégie et conception de l'offre de formation métiers
Les plans de formation peuvent être pluriannuels.
Justificatif du SF : présenté à la Commission paritaire nationale de la formation (CPNF) et au Comité central d'entreprise (CCE). Il figure dans les dossiers du CCE qui sont versés aux Archives nationales (cf. code 09.4.2.6).
09.1.10
09.6.02
Ressources humaines - Formation
Formation Catalogue de formation
électronique (PEOPLESOFT - SIRHUS)
Validité D DG
RHRS/Stratégie et conception de l'offre de formation métiers
-09.6.03
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Cadres
dirigeants 09.6.03
Ressources humaines - Formation
Formation DG AFG/Siège
09.6.03
Ressources humaines - Formation
Formation DSI
09.6.03
Ressources humaines - Formation
Formation PES
09.6.03
Ressources humaines - Formation
Formation DR
09.6.04
Ressources humaines - Formation
Formation électronique DG
RHRS/Stratégie et conception de l'offre de formation métiers
Formation électronique
vidéo DG RHRS/Université du
management
-09.1.11
6 ans D
Descriptif des actions de formation
Demande de formation électronique 6 ans D
Sont visées ici les demandes de formation formulées en dehors de l'entretien professionnel annuel.
électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Cadres
dirigeants 09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Université du
management 09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation DG AFG/Siège
09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation DSI
09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation PES
09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation DR
09.6.05
Ressources humaines - Formation
Formation Campus
09.6.06
Ressources humaines - Formation
Formation DG
RHRS/Stratégie et conception de l'offre de formation métiers 09.6.06
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Université du
management 09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Cadres
dirigeants 09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation DG RHRS/Université du
management 09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation DG AFG/Siège
09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation DSI
09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation PES
09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation DR
09.6.07
Ressources humaines - Formation
Formation Campus
Feuille d'émargement, feuille de
présence papier 6 ans D
-09.1.11
Formation externe : questionnaire d'évaluation rempli par le stagiaire, par le formateur
papier 1 an D
-Formation interne : questionnaire
d'évaluation rempli par le stagiaire ou le formateur
électronique
(PEOPLESOFT) 1 an D
-électronique)
DUA conservation stratégique référence
09.6.08
Ressources humaines -