Le processus autour de la gestion des projets partagés

Une gestion des projets repose forcément sur un processus qui vise à mettre de l’ordre dans le déroulement du travail par une planification de l’ensemble des activités du projet sur sa durée totale, c’est-à-dire, depuis le début jusqu’à la fin [NIETO et al. 2004]. Ce processus est composé de toutes les activités et précise l’intervention des acteurs (vus comme des ressources) liés au projet.

Notre investigation sur le terrain a permis de constater qu’il n’existait pas de directive politique ou de documents administratifs qui fixent ce processus. La définition du

Chapitre III. Une analyse empirique processus mis réellement en œuvre au sein du groupement est fondée sur l’initiative et l’expérience personnelle du coordinateur, et sa mise en pratique semble être le résultat d’un consensus entre les partenaires. Nous avons donc été amenés à en faire une formalisation à partir du contenu des entretiens avec le coordinateur. Cette représentation du processus (voir Figure III.3) inclut des acteurs (le coordinateur, les partenaires, le client et les fournisseurs), les activités liées à leur participation dans le projet partagé, et les interactions qui ont lieu entre ces acteurs.

Envoi d’un appel d’offre

Achats Réception

des appels d’offre

Invitation aux partenaires susceptibles de participer Le coordinateur des

projets partagés

Elaboration de la réponse globale

Elaboration d’un planning global et répartition d’activités

Pilotage global du projet

Planification de l’activité allouée Exécution Elaboration des rapports d’avancement Les partenaires Clôture et livraison Réception du produit Les clients L’avant

projet _{Elaboration des}

réponses des membres intéressés Arbitrage La phase opérationnelle Redéfinition des échéanciers ou des spécifications Diffusion

entre les partenaires Redéfinition desactivités

Eventuellement Fourniture des matières premières Les fournisseurs Sélection Sélection

Figure III.3. Le processus de gestion d’un projet partagé

Tout d’abord, l’exécution du processus se déclenche lors de la réception d’un stimuli qui est soit un appel d’offres, soit une demande commerciale formulée en direct par un client au coordinateur des projets. Il doit faire l’administration de cette demande en prenant en compte des règles édictées à la création du groupement. Une proposition est déclarée

Contribution au pilotage des projets partagés par des PME en groupement basée sur la gestion des risques

recevable si, et seulement si, le montant financier de l’affaire dépasse un seuil minimal et sa réalisation implique au moins trois métiers ou macro compétences du groupement.

Après décision prise de poursuivre l’affaire par une offre, le coordinateur, en fonction de ses connaissances sur les partenaires, conçoit une décomposition générale du projet avec des lots correspondants aux compétences. Il diffuse un appel aux partenaires ayant les compétences requises. Les partenaires qui sont intéressés élaborent leur réponse pour le coordinateur. Une sélection des participants au projet est faite par le coordinateur en fonction du prix proposé par chacun.

Cependant, cette première partie du processus peut être modifiée dans deux cas : - lorsqu’un partenaire veut absolument répondre d’une façon individuelle, - lorsque le groupement décline en faveur d’un des partenaires.

Ces situations surviennent quand la demande émane d’un client habituel du partenaire concerné, partenaire qui juge qu’il peut assumer seul l’affaire correspondante. La décision d’abandonner le partage de l’affaire, et donc de ne pas faire le projet partagé, est alors prise de façon consensuelle entre le coordinateur et les partenaires.

Connaissant les partenaires retenus, le coordinateur élabore une réponse globale pour la remettre à l’arbitrage du client. Si le client accepte la proposition du groupement, le projet débute par une définition détaillée du produit, une coordination des tâches de conception et de fabrication et une distribution des consignes de production entre les partenaires.

L’affectation des tâches est une activité de coordination que réalisent ensemble le coordinateur et les partenaires impliqués. Chaque partenaire réalise ensuite une organisation propre de sa partie du projet pour le travail qui lui incombe, le choix de ses fournisseurs et des possibles sous-traitants (voir Figure III.4). L’interaction des partenaires avec leurs fournisseurs ou leurs sous-traitants reste individuelle et directe pendant le déroulement du projet, sans relation à la coordination.

En phase de définition du planning, seules les modifications éventuelles sur les parties techniques ou sur les délais sont communiquées directement au coordinateur.

Chapitre III. Une analyse empirique T1 T2/E2 3 T4/E4 Niveau groupement Niveau partenaires Sous-traitance éventuelle /E3 T /E1

Figure III.4. La décomposition des tâches Le pilotage du projet partagé comprend trois formes de suivi :

- des visites du coordinateur sur les sites de production, visites dont la périodicité n’est pas fixée à l’avance,

- des rapports d’avancement à la demande du coordinateur pour estimer le degré de respect des délais,

- des réunions du comité du pilotage du projet (revue de projet) dont la périodicité n’est pas fixée.

La clôture du projet, après la livraison du produit final, est sous la responsabilité du comité de pilotage du projet.

Ce processus, dans sa globalité, fait apparaître deux grandes phases dans un projet partagé : - la phase d‘« avant-projet » ; de la demande du client à l’envoi d’une proposition pour

une affaire,

- une phase de projet ; de la planification du travail au solde du paiement de l’affaire par le client.