DE LA NECESSITE DE L’INTEROPERABILITE
4. LE PROCESSUS DE COMMUNICATION ET D’ECHANGE D’INFORMATIONS
Au regard du fonctionnement de l’environnement de la construction et du nombre d’acteurs établi plus haut, les professionnels du secteur expriment le besoin d’améliorer le mode de communication et d’échanges d’informations. En effet, au cours d’un projet de construction, le contexte de travail, les compétences et les rôles de chacun des intervenants sont différents. Cela rend difficile la gestion et l’optimisation du travail et des échanges d’information dans un contexte collectif (Zignale, 2013).
Souvent, la manière dont les acteurs collaborent est une source de problèmes considérables qui se répercute sur la bonne conduite du projet (mauvaise compréhension des instructions, mauvaise transmission d’informations, absence de suivi et de coordination des exigences des collaborateurs, etc.). La gestion de ces risques issus de la collaboration est un enjeu important. Pour cela, les différents acteurs doivent s’entendre sur les interfaces, les documents, le mode de communication.
Au cours d'une activité collective, la communication doit permettre aux acteurs d'échanger, de se synchroniser et négocier la répartition du travail par une coordination « inter-individuelle » (Hanser, 2003). Le processus de communication consiste à la transmission de signes porteurs de significations devant être communes à l’émetteur et au récepteur. L’objectif de la communication entre les différents acteurs dans un projet de construction est de se synchroniser sur le plan cognitif (informations sur les évènements du projet, connaissances et savoir commun) (Figure 2.7) et opérationnel (séquencement, simultanéité, etc.).
Figure 2.7 Exemple de synchronisation cognitive (Hanser, 2003)
4.1 La réunion
Dans le domaine de la construction, la réunion prend une importance toute particulière. C’est le lieu d’échanges et de mise au point. Elle regroupe tous les acteurs du projet et se retrouve tout au long du cycle de vie du projet.
Il existe un certain nombre de réunions de coordination, à titre d’exemple :
• Les réunions de coordination « ad-hoc », dans lesquelles un acteur convoque tous les autres acteurs concernés par un problème bien particulier à résoudre ;
• Les réunions de maîtrise d’ouvrage dans lesquelles les acteurs de la maîtrise d’œuvre rendent compte de l’avancement du projet ;
• Les réunions de créativité (brainstorming) ; • Les réunions d’enclenchement.
Les problèmes soulevés, les décisions prises, les réflexions menées au cours d’une réunion
sont retranscrits dans un document (compte rendu) transmis et diffusés à l’ensemble des intervenants, afin d’assurer l’échange d’information.
4.2 Les différents types de documents
Un projet de construction, est le lieu d’un échange d’informations diverses. Une interaction entre acteurs et ce qu’il produit est supportée, instrumentée par des documents. Les documents produits au cours d’un projet sont variables en types et en proportions. La figure (2.8) ci-après présente les différents documents fournis dans les différentes étapes du cycle de vie d’un projet de construction.
Olivier Malcurat a proposé dans sa thèse (2001) de catégoriser les documents au cours d’un projet en dégageant trois familles de documents :
• Les inter-documents qui véhiculent l’expérience collective et le savoir du domaine (documents échangés entre les membres d’une même organisation tels que : livres,
normes, textes juridiques, etc.);
• Les intra-documents qui sont propres à un acteur et qui n'ont pas vocation à être échangés (croquis, notes sur un cahier, etc.) ;
• Les extra-documents qui servent à échanger et qui permettent le travail de groupe (documents échangés entre les parties prenantes tels que : documents graphiques, pièces de marchés, etc.).
Nous avons noté dans le paragraphe précèdent que l’échange d’informations est essentiel dans un projet. Les documents sont un type d'objet informationnel particulier, mais l'information produite, utilisée, transformée durant un projet ne se limite évidemment pas aux seuls documents. Une conversation téléphonique, le caractère urgent d'un envoi, ou l'expérience passée sur d'autres projets, sont des éléments d'information qui ont leur importance et que doivent prendre en compte tous les acteurs.
Figure 2.8 Les documents produits au cours d’une opération de construction (Rochas et
Dusart, 1996, in Hanser, 2003)
Dans les différentes étapes du cycle de vie d’un projet, un volume important d’informations, formalisé sous forme graphique ou textuel est échangé et utilisé. Ainsi, on sait que le nombre et la nature des documents échangés au cours d’un projet sont élevés. La figure 2.8, établie par Rochas et Dusart (1996), fait ressortir le pourcentage des documents produits dans chaque étape du cycle de vie d’une opération de construction. Les plans et les schémas représentent 38,60% de l'ensemble des documents, par contre les documents écrits (bordereaux, devis, textes, comptes rendus, PV de chantiers, etc.) atteigne un pourcentage de 61,40%. Il est à noter que le principal support de diffusion des documents est actuellement le papier. En plus de cela, la formalisation des documents est loin d’être partagée et il arrive souvent qu’un document soit ressaisi, informatiquement
ou non, à l’issue d’un échange. Ce constat nous amène à mettre l’accent sur la nécessité d'améliorer et développer le mode de communication et de collaboration entre les acteurs du projet.
4.3 Le mode (le flux) d’échange de documents
Le support utilisé de manière majoritaire pour l’échange de documents c’est le papier.Les documents papier sont échangés et ne sont que rarement partagés. L'échange consiste à transmettre un document à l'occasion d'une rencontre entre acteurs par exemple lors de la présentation du projet du maître d’œuvre au maître d’ouvrage, ou le dépôt des plans d’exécutions auprès du contrôle technique, etc. (Figure 2.9).
Le partage est nettement moins répandu parce qu'il est plus difficile à mettre en œuvre. Il existe toutefois une situation où l’on peut observer un partage de documents à l’intérieur d’une équipe hétérogène, au moment de la consultation des entreprises. Le document D.C.E est remis par le maître d’œuvre au maître d’ouvrage pour en faire des copies et le diffuser aux entreprises soumissionnaires.
Notons quelques problèmes liés à la gestion des documents : • La mauvaise diffusion auprès des personnes concernées ;
• Le manque d’outils permettant la diffusion des documents (moyens de communications peu évolués) ;
• Le manque de formation des acteurs sur les outils informatiques ;
• La mauvaise gestion des mises à jour et des versions des divers documents ;
• La mauvaise compréhension et interprétation des documents techniques (manque de compétence) ;
• L’incohérence entre les documents techniques (plans de l’architecte, plans techniques de l’ingénieur) du fait d’une mauvaise concertation ou d’une incompréhensions entre les acteurs.
Figure 2.9 Flux d’échange de documents (Malcurat, 2001)