Procédure d’appel d’offre dans le cadre d’un marché public

bibliographique et à une simulation du climat. De fait, il nous a paru logique d’inscrire ce nouveau besoin dans le cadre de ces actions.

6.8 Rédaction du CCTP

A l’issue de ces différentes phases d’analyse et d’évaluation itératives, une partie spécifique à la BDD a été rédigée au sein du cahier des charges relatif à la prestation d’appui technique aux activités de l’Observatoire. Dans cette partie composante du document, nous avons synthétisé les objectifs du projet, rappelé le contexte et les besoins en termes de fonctionnalités notamment. Les contraintes à respecter et les livrables attendus ont également fait l’objet d’une expression précise. L’objectif visait donc à décrire à un fournisseur potentiel l’ensemble des prestations attendues.

Ce document a été diffusé dans le cadre d’un appel d’offre et est devenu « potentiellement contractuel » à l’instant de cette diffusion. Le document a servi de référence pour analyser et évaluer les offres des prestataires afin de retenir celle qui correspondait le mieux à nos besoins et attentes formulés.

Nous sommes par ailleurs entrés dans le cadre d’une procédure d’appel d’offre publique.

Cela implique l’ouverture d’une procédure administrative qui comporte un certain nombre de règles et de contraintes que nous avons tenté de synthétiser ci-après.

6.9 Procédure d’appel d’offre dans le cadre d’un marché public

C’est le code des marchés publics qui fixe les dispositions à respecter⁴⁴.

Les quelques conseils et recommandations ci-après visent surtout à permettre de se représenter de manière synthétique l’effort à mobiliser et le délai qu’implique cette étape importante dans un projet. Nous insistons sur la question des seuils et procédures.

Le portail du ministère de l’Economie de l’Industrie et de l’Emploi⁴⁵ offre dans sa section

« marché publics » une mine d’informations en matières de conseils aux acheteurs (tableaux et schémas, fiches techniques, questions-réponses, etc.).

44 Code des marchés publics (édition 2006) sur Légifrance

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000005627819&dateTexte

=20091130 <consulté le 17 septembre 2010>

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6.9.1 Quelques questions fondamentales

Ci-dessous quelques exemples de questions fondamentales auxquelles il convient d’avoir réfléchi et/ou de pouvoir répondre, dès lors que l’on se lance dans une procédure visant à recourir aux services d’un prestataire extérieur :

 La prestation est-elle nouvelle ou récurrente ?

 Comment le besoin est-il défini (description, exécution) ?

 Quelle est la nature exacte de la prestation ?

 Quelle est la durée de l'ensemble du marché, une reconduction sera-t-elle envisagée ?

 Quel est le montant estimé de l'ensemble du marché ?

 A partir du besoin, quelle est la procédure ?

 Quelle est la date de notification souhaitée ?

 … ?

6.9.2 Seuils et procédures

Etre en mesure d’estimer un montant prévisionnel en fonctions du / des besoin(s) est vivement conseillé. Cette information permet effectivement de définir le type de procédure (MAPA ou formalisé) et de déterminer le niveau adéquat de publicité. Il est donc essentiel - s’il était encore nécessaire d’en établir la preuve - de définir très précisément ses besoins en amont et le cas échéant de les vérifier à l’occasion de cette procédure qui va être engagée.

Au sein de chaque administration des séquences d’achat sont établies sur la base des règles des marchés publics. Ces règles doivent être rigoureusement suivies.

A compter du 1er mai 2010 le seuil de publicité est passé à 4 000 € HT (annulation du décret du 19 décembre 2008). Les frais de publicité sont ajoutés au montant prévisionnel du marché.

6.9.3 Délais

Aux délais nécessaires pour effectuer un travail de préparation destinée à convaincre les décideurs d’inscrire le projet comme un objectif, s’ajoute un autre laps de temps lié à des

45 http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/conseils_acheteurs/index.htm

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considérations matérielles essentielles : obtenir un budget. C’est seulement ensuite que d’autres délais apparaissent lorsqu’il s’agit de lancer la procédure administrative d’appel d’offre / de marché, etc.

En effet, aux délais incompressibles en termes de procédures s’ajoutent, en amont, des délais d’instruction interne du dossier. Cela signifie qu’entre la saisine des services supports et la notification éventuelle, une durée - qui est variable en fonction du type de marché et de la procédure - est à prévoir et donc à prendre en considération dans le planning prévisionnel général relatif à notre projet.

Il est par ailleurs essentiel de savoir que le prestataire qui sera éventuellement retenu ne pourra commencer à travailler que lorsqu’il aura reçu la notification officielle d’attribution du marché. En effet, cela reviendrait à faire travailler un prestataire sans cadre juridique.

6.9.4 Synthèse des principales étapes dans la cadre d’une procédure où la publicité est obligatoire

Une fois le besoin défini, une procédure en interne a été déclenchée. Cette procédure consiste à saisir le bureau responsable des affaires financières et budgétaires de notre direction sur la base d’un avant-projet de cahier des clauses techniques particulières (CCTP) pour obtenir notamment une validation budgétaire. C’est à la suite de cette validation qu’un travail collaboratif entre le bureau sectoriel (ONERC) et le bureau support débute. Les principales étapes à prévoir, dans le cadre d’une mise en concurrence pour un marché de services dont le montant estimé implique un niveau de publicité obligatoire sont les suivantes :

 Définir la procédure en fonction de l’estimation

 Elaborer un dossier de consultation

 Publication (donner des délais de réponses suffisants aux entreprises et créer des relations contractuelles équilibrées et les respecter)

 Réception des offres

 Ouverture des plis

 Analyse des offres

 Choix du prestataire

 Rapport de sélection

 Notification

<consulté le 14 octobre 2010>

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Pour conclure cette sous-partie, il est important de noter que les principes du marché public font partie de l’efficacité de la procédure publique. L’achat public est d’autre part une matière sensible soumise à des contrôles internes et externes.

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