Le cahier des charges fonctionnel

La Norme AFNOR NF X50-151. Annexe A (6, Norme), définit le cahier des charges fonctionnel (CdCF) comme un « document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu’il est chargé de traduire) en termes de fonctions de service et de contraintes. Pour chacune d’elles sont définis des critères d’appréciation et leurs niveaux. Chacun de ces niveaux doit être assorti d’une flexibilité. »

Par ailleurs, Le CdCF émane du demandeur (maître d’ouvrage) et doit être formulé en termes de besoins traduits, de résultats et de fonctionnalités attendus et de contraintes. Il convient que le CdCF synthétise les objectifs du projet. L’objectif du CdCF étant de fournir au maître d’œuvre l’ensemble de ces informations de façon claire et accessible. Cela signifie que le CdCF a aussi comme vocation à constituer un outil de communication et de dialogue entre les différents acteurs. Il contribue également à la définition des critères de sélection du prestataire dans le cas où un recours à une externalisation est souhaité. Dans ce derniers cas, on utilisera alors les termes de « cadre juridique ». Sinon, les termes de relation à caractère « contractuelle » ou à « engageante » seront davantage appropriés.

Comme le signalent avec insistance Alain Collignon et Joachim Schöpfel du CNRS-INIST « Un bon cahier des charges sera toujours le reflet d’une compréhension et du respect mutuel des métiers. Le professionnel de l’information n’a pas à se substituer à l’informaticien. Le cahier des charges n’est pas destiné à imposer au prestataire comment il doit réaliser le projet mais à lui expliquer les besoins de l’établissement et décrire les fonctionnalités cibles. » (5, Collignon).

Un plan-Type d’un CdCF ³³ est également proposé au sein de la Norme AFNOR X50-151. Ce plan-type a pour avantage d’envisager tous les aspects potentiels contenus dans la présentation d’un projet, l’expression du besoin, etc. Il permet ainsi d’éviter de laisser de côté des éléments à analyser et offre de nouveau la possibilité de se poser une série de questions clefs au moyen d’un passage en revue des différents points. Il est cependant à

33 Voir également Nadia Raïs. « Plan-type d’un cahier des charges fonctionnel (selon la norme AFNOR X50-151) », in Informatique et documentation : méthodologie d’élaboration d’un cahier des charges, décembre 2008, Note technique INTD-Cnam, p. 27.

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adapter en fonction des spécificités du projet, dégagées à l’issue de la phase d’analyse fonctionnelle.

3.1.1 Tableau synthétique des principaux éléments devant figurer et être développés

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Enoncé Détail

Présentation globale du projet

Présentation synthétique du projet et de l’objectif global

Présentation du contexte

Toutes les informations générales utiles : - origine du projet ;

- identification du commanditaire ; - situation existante ;

- étude antérieure ; - documents de référence ; - positionnement par rapport à la concurrence.

Le développement de la conceptualisation doit être adapté en fonction du destinataire (externe-interne)

Enoncé du besoin Public(s) cible(s) et finalité du produit pour futurs utilisateurs

Descriptif et bilan de l’existant

Selon le projet ces éléments peuvent-être liés et intégrés dans la « Présentation du contexte »

Spécifications applicatives

Partie essentielle qui repose sur un descriptif détaillé des objectifs visés et des résultats attendus.

1- description du contenu et principes de structuration éditoriale

2- description des processus : de production, d’acquisition, de conservation, de

consultation et de recherche, d’affichage et de diffusion, de protection et de sécurité, d’évolution, de référencement, de promotion, etc.

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34 Eléments adaptés de : Nadia Raïs. Module Technologie de l’information : Conception et création d’un site Web. 2009. 2 p. Consignes générales Cahier des charges fonctionnel : INTD-Cnam. 18 novembre 2009.

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Enoncé Détail

Spécifications de réalisation

- RH : personnes et services impliqués - contraintes : techniques, réglementaires, etc.

Planification et calendrier de mise en œuvre Planification des différentes étapes de réalisation du projet

Bénéfices attendus et procédures d’évaluation

Doit être en cohérence vis-à-vis des objectifs

Evolutions possibles Evolutions techniques et fonctionnelles, extension du périmètre, etc.

Spécifications administratives et contractuelles

Information concernant les livrables et les engagements attendus de la part du futur développeur

Ne pas oublier la question de la propriété intellectuelle des ressources et le cas échéant de la propriété de l’applicatif

Planning de production

En annexe : y intégrer avec précision les responsabilités par tâches

Une grille pour la planification du projet et la répartition des tâches (distinguer notamment la tâche, un intitulé correspondant, une date d’échéance, les éléments à livrer, la

responsabilité et situer chacune des tâches ainsi listées dans le temps)

Dans le cas d’une réalisation en interne, une partie consacrée au budget en termes de coûts peut dans certain cas être nécessaire. En revanche dans le cas d’une procédure d’appel d’offre aucune indication concernant l’aspect coût ne doit être indiquée ou fournie.

Cependant, le choix de la procédure peut donner une indication quant à la tranche dans laquelle se situe le marché.

3.1.2 Synthèse

La rédaction du CdCF est une phase importante mais elle est le fruit d’une réflexion préalable poussée. Il s’agit de « transformer » la phase d’avant-projet et d’études fonctionnelles qui sont indispensables si l’on souhaite se projeter au-delà de la simple idée

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ou intention et se donner les moyens d’atteindre avec succès et sans trop de difficultés imprévues l’objectif fixé.

Concernant la rédaction du document, il convient par ailleurs de trouver le bon équilibre entre les aspects techniques et aspects conceptuels et intellectuels en particulier dans l’énoncé du / des besoin(s). Effectivement, tout un travail en amont a déjà été réalisé.

Cependant, la réflexion intellectuelle va se poursuivre par la suite. Ne serait-ce qu’à l’occasion de l’analyse de la réponse du/des prestataire(s). Une expression trop directive comporte le risque d’aboutir sur une réponse réduite à un seul aspect, par exemple au seul développement informatique alors que d’autres types d’expertises pourraient être attendus.

Une expression limitée à l’aspect technique appellera une réponse technique. A juste titre les candidats à l’appel d’offre dans leur proposition répondront en conséquence. Hors, ce n’est pas a priori ce qui est souhaité dans ce type de projet collaboratif faisant appel à des compétences métiers variées. L’expression trop technique du besoin peut être alors dommageable si l’on avait souhaité que d’autres acteurs se mobilisent dans la réponse sur tel ou tel aspect du projet. La notion de travail en mode projet risque alors de perdre une partie de son sens. Conduire un projet ne signifie pas en assumer la réalisation de toutes les facettes seul.

3.1.3 Trois recommandations particulières

Bien distinguer les informations données à titre indicatif dans le CdCF de celles qui relèvent de « l’exigence ». Comme exposé précédemment, le CdCF est un document qui s’inscrit dans une étape où nous entrons progressivement dans le cadre réglementaire ou contractuel. De fait, afin d’éviter tout risque de malentendu ou de protestations rétrospectives - pour ne pas employer le terme de contentieux -, ce document est rédigé avec rigueur et s’efforce de traduire au mieux les besoins et les demandes.

Cependant, tout est loin d’être figé à cette étape du projet. Il est donc prépondérant de laisser une marge de créativité au maître d’œuvre. L’argument, que cette position va potentiellement permettre de faire émerger des propositions complémentaires auxquelles nous n’aurions pas encore pensé ou que nous aurions écartées pour des raisons diverses, suffit à lui seul à nous en convaincre. Cette liberté, mesurée, peut s’exprimer simplement par des formules : « le maître d’œuvre devra être force de proposition en la matière », « un ensemble de propositions argumentées de la part de maître d’œuvre est attendu… », etc.

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Dans le cas d’une consultation, veillez au respect absolu de la procédure (cf. infra, partie 3, point 6 .10 « Procédure d’appel d’offre dans le cadre d’un marché public et suivi du marché ».