Niveaux d'autorisation

L'écran des niveaux d'autorisation est composé de 2 tableaux : - Dans le premier tableau, définir les niveaux en fonction des valeurs :

Niveau 1: seuil d'autorisation > Niveau 1 >= valeur inscrite

Niveau 2: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Niveau 3: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Etc.

- Dans le deuxième tableau pour chaque niveau d'autorisation, sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront valider la commande.

Un utilisateur pouvant autoriser une commande dont la valeur est de niveau 2 pourra également autoriser une commande dont la valeur est de niveau 1.

Attention à la valeur inscrite dans le dernier niveau. Si une commande a une valeur supérieure à ce montant, elle ne pourra pas être autorisée.

1.6. La facture

1.6.1. Concept

La saisie de la facture dans Coswin permet de : tracer la réception du document fournisseur.

contrôler les montants avec ceux de la commande.

autoriser le paiement et déterminer les dates de paiement.

1.6.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Factures .

1.6.3. Création

Le code de la facture peut être saisi manuellement ou généré par Coswin. Il est alors constitué d'un préfixe défini dans les paramètres achat et d'un numéro séquentiel.

La facture doit faire référence à une de ces 2 transactions :

La commande seul les articles de la commande, réceptionnés et non facturés seront intégrés dans la facture.

L'arrivage tous les articles de l'arrivage, non facturés seront intégrés dans la facture. Le N° de commande sera automatiquement renseigné en fonction de l'arrivage.

Les modes et délais de paiement sont automatiquement hérités de la commande.

Le rapprochement de facture réalisé directement dans Coswin permet :

De comparer les valeurs totales HT et TTC calculées par Coswin avec celles de la facture fournisseur.

De vérifier le montant et le taux de TVA appliquée.

Les options sur la facture :

maintenus. L'option si elle est cochée permet de ne pas avoir à valider chaque article un par un en cochant le flag « Valider ». Ils sont tous validés par défaut.

Màj du total de la facture

Coché, le champ « Valeur totale » est grisé et calculé automatiquement par Coswin.

Non coché, le champ est calculé automatiquement par Coswin mais est modifiable par l'utilisateur.

Appliquer TVA aux charges

La TVA est calculée par Coswin en fonction du montant de la facture et du code TVA de la facture. Ce calcul peut être appliqué:

Sur la valeur HT saisi.

Sur le valeur HT saisi plus les charges (voir onglet Articles / Charges).

Utiliser les rabais Cette option reprend la valeur de la commande mais peut être modifiée. elle permet d'exploiter les données de l'onglet « Rabais » définis dans le catalogue articles du fournisseur.

les rabais sont appliqués sur la commande.

Flag coché :

les rabais ne sont pas appliqués sur la commande.

Flag non coché :

1.6.4. Zoom sur le délai de paiement

La date de paiement est automatiquement calculée par Coswin à partir : Du délai de paiement.

De la date « Reçue le » de la facture.

Un délai de paiement (défini dans les fichiers de base Achat) est composé de 3 éléments :

Référence définit la méthode de calcul de la date de paiement à partir d'une date de référence.

Référence Remarques

0. Date courante La date de référence sera la date « reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/03/2020

Date de référence : 13/03/2020

A la date de référence on ajoutera le délai pour déterminer la date de paiement.

1. Fin de mois La date de référence sera la fin du mois par rapport à la date « reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/04/2020

Date de référence : 30/04/2020

A la date de référence on ajoutera le délai pour déterminer la date de paiement.

2. Délais + fin de mois

On ajoute d'abord le délai à la date « Reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/04/2020

Date de référence : 13/05/2020 (si délai = 30)

Date de référence : 13/05/2020 (si délai = 30)

À partir de cette date de référence, on va au dernier jour du mois qui sera la date de paiement.

Type de délai définit le délai en nombre de jours qui est utilisé dans la méthode pour calculer la date de paiement. Coswin permet :

d'utiliser des délais prédéfinis Type de délais « 1, 2, 3 ou 4 ».

de définir son propre délai Type de délais « 0 » +Nbre de jours.

Jour du mois

Jour du mois auquel la date de paiement doit être définie. Si les éléments précédents ont permis

d'aboutir à une date de paiement, celle-ci sera reculée de façon à ce qu'elle tombe un jour précis dans le mois.

Toutes les dates d'une facture ne sont pas initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date Remarques

Date du N° de facture Elle représente la date de la facture. Par défaut c'est la date courante mais elle est modifiable.

Reçu le Il s'agit de la date à laquelle la facture a été reçue.

Date commande C'est la date de la commande si elle est renseignée sur la facture.

Date Budget Elle représente la date à laquelle la facture sera prise en compte pour l'imputer sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

Date paiement Cette date est calculée par Coswin en fonction : De la date « Reçu le ».

Du délais de paiement.

1.6.6. Zoom sur les états

L'état de la facture est automatiquement géré par Coswin :

Etat Remarques

0. Non autorisée La facture est sauvegardée mais elle est soumise à autorisation et n'est pas encore autorisée. Elle ne peut pas encore passer à l'état « Bon à payer ».

1. Autorisée La facture est sauvegardée, elle a été autorisée ou n'est pas soumise à autorisation.

2. Bon à payer La facture peut être payée au fournisseur. L'état bon à payer se déclenche : Seulement à partir d'une facture à l'état 1

Via l'action « Changer en Bon à payer

3. Annulée Une facture annulée est déduite des budgets, commandes et arrivages concernés.

L'annulation d'une facture est faite via l'action « Annuler la facture ».

4. En litige La facture est automatiquement mise en litige quand le montant de la facture saisi est différent de celui calculé par Coswin. C'est état est soumis à l'activation de l'option « Activer la gestion des litiges facture » dans les paramètres achat du module Facture.

5. A annuler

1.6.7. Actions

Action Remarques

Autoriser la facture L'autorisation des factures est nécessaire si la fonction d'autorisation est activée dans les paramètre du module facture. La facture passe de l'état

« 0. Non autorisée » à l'état » 1. Autorisée ».

Annuler la facture Pour déduire la facture des budgets, commandes et arrivages concernés.

Changer en bon à payer Passer la facture à son état final « Bon à payer ».

Transformer pré facture en facture

Voir le chapitre sur les pré-factures.

Lors de la saisie, la facture est rattachée à une commande ou un arrivage.

Les boutons respectifs permettent de sélectionner : plusieurs commandes à rattacher à la facture.

plusieurs arrivages à rattacher à la facture.

plusieurs arrivages à rattacher à la facture.

Dans le cas d'une facture multi-commandes :

Tous ou une partie des arrivages des commandes peuvent être remontés sur la facture.

Un article présent sur plusieurs commandes apparait plusieurs fois sur la facture.

Dans le cas d'une facture multi-arrivages :

Tous les articles non facturés sont rapatriés sur la facture.

Un article présent sur plusieurs arrivages apparait plusieurs fois sur la facture (même s'il est issu d'une seule commande).