Gestion des achats. Support de cours

(1)

Support de cours

Editeur : SIVECO Group Auteur(s) : SIVECO Group

(2)

1. Gestion des achats ... 4

1.1. Concept 4

1.2. Le fournisseur 4

1.2.1. Présentation 4

1.2.2. Les fichiers de base 5

1.2.3. Zoom sur les imputations 6

1.2.4. Tableaux de bord 6

1.3. La demande d'achat 7

1.3.1. Concept 7

1.3.3. Création 7

1.3.4. Zoom sur les dates 8

1.3.5. Zoom sur les états 8

1.3.6. Actions 9

1.3.7. Articles demandés 9

1.3.8. Zoom sur les états des lignes de la DA 11

1.3.9. Autorisations 11

1.4. La demande de prix 13

1.4.1. Concept 13

1.4.3. Initialisation 14

1.4.5. Articles demandés 15

1.4.6. Génération DP filles 16

1.4.7. Retour des Devis 17

1.4.8. Analyse et génération des commandes 17

1.4.10. Actions 18

1.5. La commande 19

1.5.1. Concept 19

1.5.3. Création 20

1.5.6. Actions 22

1.5.7. Articles commandés 23

1.5.8. Onglets de la ligne d'articles 24

1.5.9. Zoom sur les états des lignes de la commande 24

1.5.10. Zoom sur les onglets « Charges » 24

1.5.11. Onglet livraison facturation 26

1.5.13. Niveaux d'autorisation 27

(3)

1.6.7. Actions 31

1.6.8. Zoom sur la TVA 32

1.6.9. Articles facturés 33

1.6.10. Onglets de la ligne d'articles 34

1.6.11. Zoom sur les onglets « Charges » 34

1.6.12. Onglet Plus 35

1.6.14. Niveaux d'autorisation 36

1.7. L'archivage et historique des transactions 36

1.7.1. Concept 36

1.7.2. Archivage 37

1.7.3. Les onglets 37

1.7.4. Historique 38

1.8. Compléments 38

1.8.1. Agrément 38

1.8.2. Budgets primaires / consolidés 39

1.8.2.1. Budgets primaires 39

1.8.2.2. Budgets consolidés 41

1.8.3. Ordonnancement DA 43

1.8.4. Optimisation des commandes 43

1.8.4.1. Duplication d'une commande 43

1.8.4.2. Changer le fournisseur d'une commande 44

1.8.4.3. Fusion des commandes 45

1.8.4.4. Avenants 46

1.8.4.5. Arrivage direct sur OT 46

1.8.5. Performances fournisseurs 47

1.8.6. Pré factures / Factures libres / Acomptes 47

1.8.6.1. Pré factures 47

1.8.6.2. Concept 49

1.8.6.3. Acomptes 49

1.8.7. Litiges / Avoirs / Réconciliations factures 51

1.8.7.1. Concepts 51

1.8.7.2. Litiges 52

1.8.7.3. Réconciliations Factures 53

1.8.7.4. Avoirs 55

1.8.8. Transitaires 57

1.8.9. Commande Marché / Selon accord / Ouverte 58

1.8.9.1. concept 58

1.8.9.2. Commande de marché 58

1.8.9.3. Commande ouverte 59

1.8.9.4. Commande selon accord 59

(4)

1. Gestion des achats

1.1. Concept

Le module achat dans Coswin permet de ré approvisionner les magasins du stock et de procurer en direct les pièces et prestations nécessaires à la réalisation de la maintenance. Il complète le module stock en gérant le circuit de bout en bout.

1.2. Le fournisseur

1.2.1. Présentation

Menu:\ Commun \ Sociétés Le fournisseur est une société :

Vers laquelle les demandes de prix et commandes seront envoyées.

Depuis laquelle les factures sont réceptionnées.

(5)

Une des options suivantes doit être cochée pour utiliser la société dans les achats : Fournisseur achat dans les DA, DP, Commandes et factures.

Fournisseur facture dans les factures.

1.2.2. Les fichiers de base

Les données suivantes du fournisseur peuvent être exploitées dans les transactions achat :

Notion Remarques

Devise Elle est proposée par défaut sur les commandes du fournisseur et peut être modifiée.

Mode de paiement

Il est proposé par défaut sur les commandes du fournisseur et peut être modifié.

Rabais Ils sont définis sur les articles du catalogue fournisseur (onglet Articles). Ils peuvent être appliqués sur les commandes si l'option « Utiliser rabais » est activée sur la commande.

Délai de paiement Il est proposé par défaut sur les factures du fournisseur et peut être modifié. Les éléments du fichier de base sont utilisés pour calculer la date de paiement sur la facture.

TVA Elle est proposée par défaut sur les commandes du fournisseur et peut être modifiée. Elle permettra de calculer le montant de la TVA sur la facture.

Valeur mini de la commande

Ce minimum nécessaire de commande peut être exploité par Coswin selon l'option sélectionnée dans le champ « Gestion de la valeur commandée ».

Valeur mini de la commande

Ce minimum nécessaire de commande peut être exploité par Coswin selon l'option sélectionnée dans le champ « Gestion de la valeur commandée ».

(6)

1.2.3. Zoom sur les imputations

L'onglet « plus » du fournisseur comporte différent éléments d'imputation :

Notion Remarques

Centre de charge

C'est l'imputation analytique présente dans les modules maintenance et stock de Coswin.

Rubrique La rubrique permet de classer les différentes dépenses. Chaque rubrique est rattachée à :

une section (investissement / fonctionnement).

un compte comptable.

un compte financier.

Compte comptable

Le compte comptable permet de définir la liste des comptes du plan comptable général. Chaque compte est rattaché au type « 0. Comptable ».

Compte financier

Le compte financier

Compte TVA Le compte TVA est défini dans le fichier de base des compte comptables. Il est associé au type « 1. TVA ».

1.2.4. Tableaux de bord

Historique

Coswin présente une synthèse des commandes passées chez le fournisseurs sur 3 ans (dont l'année en cours).

Le tableau est réinitialisé à chaque fin de période achat.

Les rejets correspondent à des retours générés suite à une inspection.

Les données « En avance » et « En retard » concernent les livraisons des commandes. Coswin compare la date de livraison réelle de l'arrivage avec celle prévue sur la commande. Les différentes plages sont définies dans les paramètres fournisseur du module achat.

(7)

1.3. La demande d'achat

1.3.1. Concept

La DA permet d'exprimer en interne le besoin du service maintenance ou du gestionnaire de stock. La demande d'achat peut avoir différentes sources :

1.3.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Demandes d'achat

Une demande d'achat concerne aussi bien des articles stock que des articles non stock.

1.3.3. Création

Une DA est imputée sur :

Une réservation facultatif, dans ce cas le centre de charges de la DA sera le centre de charges de la réservation.

Un OT facultatif, dans ce cas le centre de charges de la DA sera le centre de charges de l'OT.

(8)

Un centre de charges le centre de coût analytique. Coswin impose le centre de charges en fonction de la source de la DA. sinon une valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Une rubrique cette imputation comptable est imposée par Coswin en fonction de la source de la DA.

sinon une valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Le centre de charges et la rubrique affichés par défaut sont définis dans les paramètres stock.

L'option « Copier les pièces » est utilisée quand la DA est saisie manuellement avec un numéro d'OT. Elle précise quels sont les articles à intégrer par défaut sur la DA :

Tous les articles de l'OT.

Seulement les articles planifiés (avec une quantité planifié > 0).

Seulement les articles non sortis (avec une quantité consommée = 0).

Aucun (dans ce cas, les articles doivent être sélectionnés manuellement sur la DA).

1.3.4. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une DA sont initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date Remarques

Date du N° de DA Elle représente la date de la demande. Elle peut être ajustée pendant et après la saisie.

Date Budget Elle représente la date à laquelle la DA sera prise en compte pour l'imputer sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

Date créateur C'est la date de création de la DA dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de dernière mise à jour

C'est la date de la dernière modification de la DA dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Pour le C'est la date à laquelle le demandeur à besoin des articles qu'il demande. Elle sera proposée par défaut sur chaque ligne d'article de la DA.

1.3.5. Zoom sur les états

L'état de la demande d'achat est automatiquement géré par Coswin :

(9)

2. Entièrement commandée Tous les articles de la DA sont commandés (la commande est liée à la DA). Il est encore possible d'ajouter des articles sur la DA.

3. Non autorisée Au moins un article de la DA n'est pas autorisé, les autres ne sont ni en commande ni autorisés.

4. Prise en compte dans une demande de prix

La demande d'achat est utilisée dans une demande de prix générée pour les fournisseurs.

5. Annulée La demande d'achat est annulée via l'action « Annuler »

6. Fermée Une partie de la DA est traitée mais ne pouvant plus être annulée, elle est clôturée en l'état.

7. Partiellement autorisée Au moins un article de la DA n'est pas autorisé, les autres sont en commande ou autorisés.

1.3.6. Actions

Action Remarques

Supprimer une plage de DA

Cette action supprime les DA sur une plage de dates. C'est la date du N° de DA qui est prise en compte. Seules les DA annulées peuvent être supprimées dans Coswin.

Générer des commandes multiples

Coswin génère automatiquement les commandes correspondant à la demande d'achat. Il tient compte du fournisseur indiqué sur chaque ligne d'article et créé une commande par fournisseur.

Créer une

commande basée sur Agrément

L'action permet de générer une commande en utilisant le fournisseur avec lequel un agrément a été passé. Voir plus de détails dans le chapitre

« Agrément ».

Annuler la DA Pour annuler une DA, aucun article de la DA doit ne être en commande ou en demande de prix. Aucune commande ni demande de prix ne pourra être passée sur cette DA. Elle peut alors être supprimée.

Fermer la DA Une DA peut être fermée si elle est commandée (partiellement ou entièrement) ou prise en compte dans une DP. Plus aucune commande ni demande de prix ne pourra être passée sur cette DA. Elle est clôturée.

1.3.7. Articles demandés

Chaque article nécessaire fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles peut être :

Automatiquement constituée par Coswin selon la source de la DA.

Constituée manuellement par l'utilisateur.

(10)

L'option « Créer NS » permet d'ajouter un article non stock à la DA alors qu'il n'est pas encore référencé dans le module Articles. Coswin créera automatiquement la fiche article lors de la sauvegarde de la DA.

S'ils ne sont pas proposés par Coswin, les articles peuvent être : Saisis manuellement un par un.

Sélectionnés en masse via l'action « Ajouter X articles ».

Sélectionnés en masse via un ou plusieurs kits d'articles en utilisant l'action « Ajouter X articles de kits ».

Le fournisseur n'est pas obligatoirement renseigné. Le demandeur exprime sa préférence mais l'acheteur pourra choisir un autre fournisseur au moment de la commande.

Certains champs sont gérés différemment si le fournisseur est renseigné : Champ

Coswin

Le fournisseur est renseigné Le fournisseur n'est pas renseigné

Créer Fourn.

Article

permet d'ajouter l'article demandé dans le catalogue du fournisseur.

Inutilisable sans fournisseur.

Référence La référence de l'article peut alors être saisie si l'option ci-dessus est activée.

Vide.

Unité L'unité d'achat de l'article chez le fournisseur est proposée par défaut.

L'unité de stockage de l'article est proposée par défaut.

Prix unitaire Le prix unitaire du catalogue fournisseur est proposé par défaut .

Le prix est à zéro par défaut.

Devise Devise du fournisseur. Devise de référence.

Pour les articles stock, le magasin à approvisionner peut être renseigné seulement en mode de gestion individuel.

(11)

- L'onglet « Imputation » reprend par défaut l'OT, le centre de charge et la rubrique de l'entête de la DA. Les quantités demandées peuvent être ventilées sur d'autres centre de coûts.

- La description détaillée de l'article est affichée. Elle peut être modifiée sur la ligne de la DA seulement pour les articles non stock. Elle n'est pas cependant mise à jour sur la fiche de l'article. L'option

« Description détaillée modifiée » indique si elle a été modifié sur la DA ou non.

1.3.8. Zoom sur les états des lignes de la DA

Chaque ligne d'article de la DA est régie par un état automatiquement géré par Coswin :

Etat Remarques

0. Autorisée L'article de la DA est autorisé.

1. Partiellement commandée/DP

Une partie de la quantité demandée est commandée ou dans une demande de prix pas encore générée.

2. Totalement commandée

La ligne d'article est entièrement commandée.

3. Non autorisée L'article de la DA n'est pas autorisé.

4. DP Générée L'article de la DA est dans une demande de prix générée pour les fournisseurs.

5. Annulée La ligne d'article est annulée via l'annulation de la DA elle-même.

6. Fermée La ligne d'article est fermée via la fermeture de la DA elle-même.

1.3.9. Autorisations

Il est possible de paramétrer des autorisations sur les demandes d'achat. Concernant la configuration des autorisations :

Elle est réalisée dans les paramètres de la transaction « demande d'achat ».

Elle est basée sur la valeur de la DA.

Elle peut définir plusieurs seuils d'autorisation avec différents responsables.

L'autorisation de la demande d'achat se fait depuis le sélecteur des articles de la DA via un clic bouton droit sur une ligne d'article.

Une demande d'achat non autorisée ne peut pas avancer dans le processus achat.

Attention de définir correctement le processus d'autorisation pour ne pas bloquer les achats nécessaires.

Différentes options sont disponibles dans les paramètres.

(12)

Option Remarques

Activer l'autorisation L'option doit être cochée pour gérer l'autorisation des DA Seuil d'autorisation par ligne

d'article

L'autorisation des DA peut se déclencher à partir d'une certaine valeur uniquement :

Si l'option est coché, la valeur sera comparé à celle de chaque ligne d'article.

Si l'option n'est pas cochée, la valeur sera comparé à la valeur totale de la DA.

Autorisation globale possible Si l'option est cochée, on peut autoriser toute la DA en une seule fois, sinon il faut autoriser article par article.

Tester la valeur limite d'autorisation par ligne

Il y a plusieurs niveaux de signature en fonction de la valeur. Le niveau de signature peut être basé :

Sur la valeur total de la DA si l'option n'est pas cochée.

Sur la valeur de chaque ligne d'article si l'option est cochée.

Proposer la création d'une DP après l'autorisation

Une fois la DA autorisée, Coswin propose de créer une demande de prix si l'option est cochée.

Niveaux d'autorisation

L'écran des niveaux d'autorisation est composé de 2 tableaux : - Dans le premier tableau définir les niveaux en fonction des valeurs :

Niveau 1: seuil d'autorisation > Niveau 1 >= valeur inscrite

Niveau 2: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Niveau 3: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Etc.

- Dans le deuxième tableau pour chaque niveau d'autorisation, sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront valider la DA.

- Un utilisateur pouvant autoriser une DA dont la valeur est de niveau 2 pourra également autoriser une DA dont la valeur est de niveau 1.

- Attention à la valeur inscrite dans le dernier niveau. Si une DA a une valeur supérieure à ce montant, elle ne pourra pas être autorisée.

(13)

1.4. La demande de prix

1.4.1. Concept

La DP permet de demander un devis à plusieurs fournisseurs afin d'obtenir leurs tarifs, délais de livraison avant de passer commande :

1.4.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Demandes de prix

La demande de prix porte sur des articles stock et/ou non stock.

(14)

Le processus de la demande de prix, à la différence des autres transactions, suit un circuit interne et externe à Coswin.

1.4.3. Initialisation

Le code de la DP peut être saisi manuellement ou généré par Coswin. Il est alors constitué d'un préfixe défini dans les paramètres achat et d'un numéro séquentiel.

Si le numéro de DA est renseigné sur la DP, Coswin reprendra automatiquement les articles autorisés de la DA.

Le demandeur est automatiquement renseigné si l'utilisateur est lié à un code demandeur dans le module Sécurité et profils.

Une DP est imputée sur :

facultatif, si la DA est renseignée sur la DP et elle même liée à une Une réservation/un OT

(15)

c'est l'imputation comptable de la DA si elle est renseignée sur la DP. Sinon une Une rubrique

valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Le centre de charges et la rubrique affichés par défaut sont définis dans les paramètres stock.

1.4.4. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une DP sont initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date du N° de DP Elle représente la date de la demande. Elle est héritée de la DA, ou saisie manuellement.

Date créateur C'est la date de création de la DP dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de dernière M à J

C'est la date de la dernière modification de la DP dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de retour prévue

C'est la date à laquelle le demandeur attend les devis de la part des fournisseurs.

1.4.5. Articles demandés

Chaque article nécessaire fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles peut être :

Automatiquement constituée avec les articles de la DA.

Automatiquement constituée avec les articles de la DA et complétée manuellement par l'utilisateur.

A ce stade du processus seul la quantité peut être renseignée sur la ligne d'article. Mais les onglets suivants peuvent être modifiés :

Pour répartir la quantité sur différents centre de coûts.

Imputations

Pour répartir la quantité d'un article stock sur différents magasins.

Magasins

Pour préciser le contenu attendu de l'article non stock.

Desc. détaillée

(16)

Pour préciser le contenu attendu de l'article non stock.

Desc. détaillée

1.4.6. Génération DP filles

La demande de prix initialisée est la DP Mère. Elle doit être déclinée en autant de versions que de fournisseurs sollicités. Ce sont les DP filles.

Sélection des fournisseurs

L'option « Générer pour » permet de définir quels fournisseurs vont être sollicités :

==>Une DP fille est générée pour chaque fournisseur achat de Coswin.

0. Tous les fournisseurs

==> Une DP fille est générée pour chaque fournisseur principal des 1. Seul. Fournisseur principal

articles de la DP.

==>Une DP fille est générée pour chaque fournisseur dont un article 2. Articles liés au fournisseur

est présent dans son catalogue Coswin.

L'action « Générer les DP filles » permet à Coswin de proposer une liste de fournisseurs à solliciter en fonction de l'option précédente.

La liste des fournisseurs proposés peut alors être diminuée. Seuls les fournisseurs sélectionnés feront l'objet d'une DP fille.

Sélection des articles par fournisseur

L'option « Générer pour » permet de définir quels articles de la demande de prix seront proposés à chacun des fournisseurs retenus :

0. Tous les articles ==>Tous les articles de la DP sont proposés à chacun des fournisseurs retenus.

1. Uniquement les articles connus==> Sont proposés aux fournisseurs seuls les articles présents dans leur catalogue respectif.

2. Uniquement les articles non commandés ==> Sont proposés aux fournisseurs seuls les articles non commandés chez le fournisseur (dont Coswin ne connait pas le tarif).

Une fois les demandes de prix filles générées :

- La DP initiale « DP00000000000085 » est renumérotée « DP000000000000850000 ».

- Les demandes de prix filles héritent du numéro source et sont suffixée : DP000000000000850001

DP000000000000850002 Etc.

(17)

1.4.7. Retour des Devis

Une fois les devis réceptionnés, les DP filles peuvent être mises à jour pour chaque article avec :

La référence chez le fournisseur.

Les tarifs.

Les délais de livraison.

Le conditionnement des articles (unité d'achat).

2 options de la ligne d'article permettent de mettre à jour les éléments suivants dans le catalogue du fournisseur :

La référence chez le fournisseur.

Le conditionnement des articles (unité d'achat).

1.4.8. Analyse et génération des commandes

Le rapport standard « FicheComparatifDemandeDePrix.rpt » permet pour chaque article de comparer les devis des fournisseurs.

- L'option « A commander » sur chaque ligne d'article permet d'identifier les articles à commander pour chaque fournisseur.

- L'action « Créer une commande » à partir d'une DP fille permet de générer une commande avec les articles dont l'option « A commander » est cochée.

Nota :

1 seule commande peut être générée à partir d'une DP fille.

1.4.9. Zoom sur les états

L'état de la demande de prix est automatiquement géré par Coswin :

0. Emise La demande de prix est initialisée. Les DP filles ne sont pas générées.

1. Générée Les demandes de prix filles sont générées. Cet état est affecté à la DP mère et aux DP filles.

2.

Commandable

Au moins une ligne d'article de la DP fille est cochée « A commander ».

3. Commandée Au moins une ligne d'article de la DP fille a été commandée (via la DP).

(18)

1.4.10. Actions

Action / Fonction Remarques

Supprimer une plage de DP Cette action supprime les DP sur une plage de dates. C'est la date du N°

de DP qui est prise en compte. Seules les DP annulées peuvent être supprimées dans Coswin.

Elle permet également de limiter la suppression des DP en fonction de leur état.

Il n'y a pas de contrainte de suppression pour les demandes de prix : Une DP fille peut être supprimée individuellement.

La suppression d'une DP mère supprime de facto toutes ses DP filles.

Générer les DP filles Générer une version de la demande de prix mère pour chaque fournisseur.

Créer une commande Générer une commande pour une DP fille avec les articles cochés « A commander ».

Afficher les DP générées Cette action est utilisée à partir d'une ligne d'article de la DP mère. Elle permet d'afficher la liste des DP filles dans lesquelles l'article est présent.

Une demande de prix peut être saisie pour plusieurs DA. Le bouton permet de sélectionner les DA à rattacher à la DP. Dans ce cas :

Tous les articles des DA peuvent être remontés sur la DP.

Un article présent sur plusieurs DA n'apparait qu'une seule fois sur la DP (avec la somme des quantités demandées).

Les quantités sont réparties sur les différents centres de coûts et magasins spécifiés dans les DA.

(19)

1.5. La commande

1.5.1. Concept

La commande permet de lancer les achats auprès des fournisseurs.

Dans cette session, on ne traite que des commandes de type « 0. Normale ».

(20)

1.5.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Commandes

La commande porte sur des articles stock et/ou non stock.

1.5.3. Création

Le code de la commande peut être saisi manuellement ou généré par Coswin. Il est alors constitué d'un préfixe défini dans les paramètres achat et d'un numéro séquentiel.

Si le numéro de DP et/ou DA est renseigné sur la commande, Coswin reprendra automatiquement les articles de la transaction :

Les articles (cochés « A commander ») de la DP si elle est renseigné (avec ou sans N° de DA).

Les articles autorisés de la DA (si la DP n'est pas renseignée).

Le demandeur est automatiquement renseigné si l'utilisateur est lié à un code demandeur dans le module Sécurité et profils.

Une commande est imputée sur :

Une réservation/un OT facultatif, ils peuvent être saisis manuellement sur la commande.

Un centre de charges le centre de coût analytique. Une valeur par défaut est proposée et peut être

(21)

La commande est imputée sur les centres de coûts issus des transactions achat précédentes et prioritairement :

Sur les éléments de la demande de prix.

Sur les éléments de la demande d'achat (si la DP n'est pas renseignée).

Les modes et délais de paiement sont automatiquement hérités du fournisseur.

Inclure articles commandés L'option conditionne les articles repris de la DA sur la commande. Elle doit être coché avant de renseigner le numéro de DA, car la liste proposée en fonctions des DA sélectionnées ne sera pas remise à jour à

postériori.

Flag coché : les articles déjà commandés seront affichés dans la commande avec une quantité (modifiable) à 0.

Flag non coché: seuls les articles non commandés ou partiellement commandés de la DA seront proposés sur la commande.

Utiliser rabais L'option permet d'exploiter les données de l'onglet

« Rabais » définis dans le catalogue articles du fournisseur.

Flag coché : les rabais sont appliqués sur la commande.

Flag non coché : les rabais ne sont pas appliqués sur la commande.

1.5.4. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une commande sont initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date du N° de commande

Elle représente la date de la commande. Elle est héritée de la DA, ou saisie manuellement.

Pour le Il s'agit de la date de livraison souhaitée.

Date créateur C'est la date de création de la commande dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de dernière M à J

C'est la date de la dernière modification de la commande dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date budget Elle représente la date à laquelle la commande sera prise en compte pour l'imputer sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

(22)

sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

Date du dernier suivi

Il s'agit de la date et heure de dernière saisie dans l'onglet « Suivi » . Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de modification

C'est la date de la dernière modification de la commande dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

1.5.5. Zoom sur les états

L'état de la commande est automatiquement géré par Coswin :

0. Créée La commande est sauvegardée mais pas réceptionnée. Elle est autorisée ou n'est pas soumise à autorisation.

1. Partiellement reçue Au moins un article de la commande a été réceptionné (via les arrivages) mais pas tous. Il est encore possible de rajouter des articles sur la commande.

2. Totalement reçue Tous les articles de la commande sont réceptionnés (via les arrivages).

3. Totalement facturée

Tous les articles de la commande sont facturés. Si la commande est partiellement facturée, elle reste à l'état « 2 » ou « 1 ».

4. Clôturée Une partie de la commande est réceptionnée. Ne pouvant plus être annulée, la commande est clôturée en l'état. Le reste des articles ne pourra plus être réceptionné.

5. Annulée La commande est annulée via l'action « Annuler ». Aucun article ne pourra être réceptionnée.

6. Non autorisée La commande n'est pas autorisée, aucun arrivage ne peut être saisi sur cette commande.

1.5.6. Actions

Dupliquer la commande

A partir d'une commande existante (quelque soit sont état) Coswin génère une nouvelle commande à l'identique (mêmes articles) avec un nouveau numéro.

Elle n'est pas réceptionnée. Il est possible avant la duplication de modifier le fournisseur, les dates et les imputations de la nouvelle commande. Le numéro de la commande « modèle » est tracé dans le champ « Cmde de référence » . Supprimer une

plage de commande

Cette action supprime les commandes sur une plage de dates. C'est la date du N° de commande qui est prise en compte. Seules les commandes annulées

(23)

Autoriser x commandes

Coswin affiche la liste des commandes à l'état « 6. Non autorisée » pour permettre une validation de plusieurs commandes à la fois.

Fermer la commande

Une commande peut être fermée si elle est réceptionnée (partiellement ou entièrement). Plus aucune réception ni facture ne pourra être passée sur cette commande. Elle est clôturée.

Une commande peut être saisie pour plusieurs DA. Le bouton permet de sélectionner les DA à rattacher à la commande. Dans ce Cas :

Tous les articles des DA peuvent être remontés sur la commande.

Un article présent sur plusieurs DA n'apparait qu'une seule fois sur la commande (avec la somme des quantités demandées).

Les quantités sont réparties sur les différents centres de coûts et magasins spécifiés dans les DA.

1.5.7. Articles commandés

Chaque article commandé fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles peut être :

Automatiquement constituée par Coswin selon la source de la commande.

Les champs suivants sont hérités du fournisseurs : Prix unitaire.

Réf. Fournisseur.

Unité.

Les options :

Créer NS L'option permet d'ajouter un article non stock à la commande alors qu'il n'est pas encore référencé dans le module Articles. Coswin créera

(24)

pas encore référencé dans le module Articles. Coswin créera

automatiquement la fiche article lors de la sauvegarde de la commande.

Dans ce cas le champ type articles est accessible en saisie.

0. Articles du fournisseur

1. Tous les articles

L'option conditionne la liste affichée via le sélecteur d'articles. Coswin affiche : 0. Uniquement les articles du catalogue fournisseur.

1. Tous les articles du module Stock (stock et non stock).

Màj du fournisseur Si elle est activée, cette option met à jour le catalogue fournisseur avec les données suivantes :

Prix unitaire.

Référence fournisseur.

Utiliser rabais L'option est reprise de l'entête de la commande et peut être modifiée.

1.5.8. Onglets de la ligne d'articles

L'onglet « Imputation » reprend par défaut l'OT, le centre de charges et la rubrique de l'entête de la commande. Les quantités commandées peuvent être ventilées sur d'autres centre de coûts.

Le champ « Pour le » hérite de la date de livraison souhaitée de l'entête de la commande. La quantité commandée peut être répartie sur un échéancier de livraison dans l'onglet « Livraison ».

Pour l'achat d'articles stock, la quantité commandée peut être répartie sur plusieurs magasins.

La description détaillée de l'article est affichée. Elle peut être modifiée sur la ligne de la commande seulement pour les articles non stock. Cependant, elle n'est pas mise à jour sur la fiche de l'article.

1.5.9. Zoom sur les états des lignes de la commande

Chaque ligne d'article de la commande est régie par un état automatiquement géré par Coswin :

0. Créé L'article de la DA est autorisé ou ne nécessite aucune autorisation. Il n'est pas encore réceptionné.

1. Partiellement reçu

Une partie de la quantité commandée de l'article a été réceptionnée.

2. Totalement reçu

La ligne d'article est entièrement réceptionnée.

3. Totalement facturé

L'article de la commande est entièrement facturé. Si l'article est partiellement facturé, la ligne reste à l'état « 2 ».

(25)

1.5.10. Zoom sur les onglets « Charges »

Les charges liées à l'achat de l'article peuvent être définies : Globalement pour tous les articles de la commande.

ou

Unitairement pour chaque article de la commande.

Les 2 méthodes ne peuvent pas être utilisées simultanément sur une transaction.

Attention :

Les charges seront comptabilisées dans la valorisation du gisement lors de la réception de l'article.

Le type de taxe peut être précisé pour chaque charge.

L'option « Base / Remise » permet d'appliquer les charges lors du calcul de la valeur de l'article :

Base : sur le prix unitaire de l'article

Remise : sur le prix unitaire – la remise de l'article.

Charge Remarques

Remise Une remise peut être définie en pourcentage ou en valeur. Elle s'applique uniquement sur la valeur de l'article sans les charges. Elle diminue la valeur de l'article.

Transport Les frais de port se déclarent uniquement en valeur. Cette charge augmente la valeur de l'article.

Taxe 1 Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage et s'applique uniquement sur la valeur de l'article sans les autres charges. Elle augmente la valeur de l'article.

Taxe 2 Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage. Elle augmente la valeur de l'article.

Elle peut s'appliquer sur:

La valeur de l'article sans les autres charges.

La valeur de l'article + la valeur de la taxe 1 (si elle est définie en pourcentage).

Autres charges

Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage. Elle augmente la valeur de l'article.

Elle peut s'appliquer sur :

(26)

La valeur de l'article + la valeur de la taxe 1 + la valeur de la taxe 2 (si elle est définie en pourcentage).

1.5.11. Onglet livraison facturation

Dans l'onglet « Livraison facturation », les adresses sont proposées par défaut. Elles sont définies dans les paramètres achat. Les 2 adresses restent modifiable depuis la commande.

L'onglet « Avenants » est automatiquement géré par Coswin lorsqu'un article est réceptionné avec une quantité supérieure à celle commandée. Rappel : la possibilité de réceptionner plus que commandé doit être activée dans les paramètres stocks de l'arrivage.

1.5.12. Autorisations

Il est possible de paramétrer des autorisations sur les commandes. Concernant la configuration des autorisations :

Elle est réalisée dans les paramètres de la transaction « commande ».

Elle est basée sur la valeur de la commande.

L'autorisation de la commande se fait via les actions : Autoriser la commande

Autoriser X commandes

Une commande non autorisée ne peut pas avancer dans le processus achat. Attention de définir correctement le processus d'autorisation pour ne pas bloquer les achats nécessaires.

Différentes options sont disponibles dans les paramètres :

Activer l'autorisation L'option doit être cochée pour gérer l'autorisation des commandes.

Seuil d'autorisation L'autorisation des commandes peut se déclencher à partir d'une certaine valeur uniquement. Cette valeur sera comparée à la valeur totale de la commande.

Dés autoriser la commande Si l'entête de la commande est modifié, alors la commande revient

(27)

1.5.13. Niveaux d'autorisation

L'écran des niveaux d'autorisation est composé de 2 tableaux : - Dans le premier tableau, définir les niveaux en fonction des valeurs :

- Dans le deuxième tableau pour chaque niveau d'autorisation, sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront valider la commande.

Un utilisateur pouvant autoriser une commande dont la valeur est de niveau 2 pourra également autoriser une commande dont la valeur est de niveau 1.

Attention à la valeur inscrite dans le dernier niveau. Si une commande a une valeur supérieure à ce montant, elle ne pourra pas être autorisée.

1.6. La facture

1.6.1. Concept

La saisie de la facture dans Coswin permet de : tracer la réception du document fournisseur.

contrôler les montants avec ceux de la commande.

autoriser le paiement et déterminer les dates de paiement.

(28)

1.6.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Factures .

1.6.3. Création

Le code de la facture peut être saisi manuellement ou généré par Coswin. Il est alors constitué d'un préfixe défini dans les paramètres achat et d'un numéro séquentiel.

La facture doit faire référence à une de ces 2 transactions :

La commande seul les articles de la commande, réceptionnés et non facturés seront intégrés dans la facture.

L'arrivage tous les articles de l'arrivage, non facturés seront intégrés dans la facture. Le N° de commande sera automatiquement renseigné en fonction de l'arrivage.

Les modes et délais de paiement sont automatiquement hérités de la commande.

Le rapprochement de facture réalisé directement dans Coswin permet :

De comparer les valeurs totales HT et TTC calculées par Coswin avec celles de la facture fournisseur.

De vérifier le montant et le taux de TVA appliquée.

Les options sur la facture :

(29)

maintenus. L'option si elle est cochée permet de ne pas avoir à valider chaque article un par un en cochant le flag « Valider ». Ils sont tous validés par défaut.

Màj du total de la facture

Coché, le champ « Valeur totale » est grisé et calculé automatiquement par Coswin.

Non coché, le champ est calculé automatiquement par Coswin mais est modifiable par l'utilisateur.

Appliquer TVA aux charges

La TVA est calculée par Coswin en fonction du montant de la facture et du code TVA de la facture. Ce calcul peut être appliqué:

Sur la valeur HT saisi.

Sur le valeur HT saisi plus les charges (voir onglet Articles / Charges).

Utiliser les rabais Cette option reprend la valeur de la commande mais peut être modifiée. elle permet d'exploiter les données de l'onglet « Rabais » définis dans le catalogue articles du fournisseur.

les rabais sont appliqués sur la commande.

Flag coché :

les rabais ne sont pas appliqués sur la commande.

Flag non coché :

1.6.4. Zoom sur le délai de paiement

La date de paiement est automatiquement calculée par Coswin à partir : Du délai de paiement.

De la date « Reçue le » de la facture.

Un délai de paiement (défini dans les fichiers de base Achat) est composé de 3 éléments :

Référence définit la méthode de calcul de la date de paiement à partir d'une date de référence.

Référence Remarques

0. Date courante La date de référence sera la date « reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/03/2020

Date de référence : 13/03/2020

A la date de référence on ajoutera le délai pour déterminer la date de paiement.

1. Fin de mois La date de référence sera la fin du mois par rapport à la date « reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/04/2020

Date de référence : 30/04/2020

A la date de référence on ajoutera le délai pour déterminer la date de paiement.

2. Délais + fin de mois

On ajoute d'abord le délai à la date « Reçue le » de la facture.

Reçue le : 13/04/2020

Date de référence : 13/05/2020 (si délai = 30)

(30)

Date de référence : 13/05/2020 (si délai = 30)

À partir de cette date de référence, on va au dernier jour du mois qui sera la date de paiement.

Type de délai définit le délai en nombre de jours qui est utilisé dans la méthode pour calculer la date de paiement. Coswin permet :

d'utiliser des délais prédéfinis Type de délais « 1, 2, 3 ou 4 ».

de définir son propre délai Type de délais « 0 » +Nbre de jours.

Jour du mois

Jour du mois auquel la date de paiement doit être définie. Si les éléments précédents ont permis

d'aboutir à une date de paiement, celle-ci sera reculée de façon à ce qu'elle tombe un jour précis dans le mois.

Exemples :

Reçue le Référence Délais (j)

J du mois

Date de paiement

13/04 /2020

0. Date courant 30 0 13/05/2020

13/04 /2020

1. Fin de mois 30 0 30/05/2020

13/04 /2020

2. Délai + fin de mois 30 0 31/05/2020

13/04 /2020

0. Date courant 30 12 12/06/2020

1.6.5. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une facture ne sont pas initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date du N° de facture Elle représente la date de la facture. Par défaut c'est la date courante mais elle est modifiable.

Reçu le Il s'agit de la date à laquelle la facture a été reçue.

Date commande C'est la date de la commande si elle est renseignée sur la facture.

(31)

Date Budget Elle représente la date à laquelle la facture sera prise en compte pour l'imputer sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

Date paiement Cette date est calculée par Coswin en fonction : De la date « Reçu le ».

Du délais de paiement.

1.6.6. Zoom sur les états

L'état de la facture est automatiquement géré par Coswin :

0. Non autorisée La facture est sauvegardée mais elle est soumise à autorisation et n'est pas encore autorisée. Elle ne peut pas encore passer à l'état « Bon à payer ».

1. Autorisée La facture est sauvegardée, elle a été autorisée ou n'est pas soumise à autorisation.

2. Bon à payer La facture peut être payée au fournisseur. L'état bon à payer se déclenche : Seulement à partir d'une facture à l'état 1

Via l'action « Changer en Bon à payer

3. Annulée Une facture annulée est déduite des budgets, commandes et arrivages concernés.

L'annulation d'une facture est faite via l'action « Annuler la facture ».

4. En litige La facture est automatiquement mise en litige quand le montant de la facture saisi est différent de celui calculé par Coswin. C'est état est soumis à l'activation de l'option « Activer la gestion des litiges facture » dans les paramètres achat du module Facture.

5. A annuler

1.6.7. Actions

Autoriser la facture L'autorisation des factures est nécessaire si la fonction d'autorisation est activée dans les paramètre du module facture. La facture passe de l'état

« 0. Non autorisée » à l'état » 1. Autorisée ».

Annuler la facture Pour déduire la facture des budgets, commandes et arrivages concernés.

Changer en bon à payer Passer la facture à son état final « Bon à payer ».

Transformer pré facture en facture

Voir le chapitre sur les pré-factures.

Lors de la saisie, la facture est rattachée à une commande ou un arrivage.

Les boutons respectifs permettent de sélectionner : plusieurs commandes à rattacher à la facture.

plusieurs arrivages à rattacher à la facture.

(32)

plusieurs arrivages à rattacher à la facture.

Dans le cas d'une facture multi-commandes :

Tous ou une partie des arrivages des commandes peuvent être remontés sur la facture.

Un article présent sur plusieurs commandes apparait plusieurs fois sur la facture.

Dans le cas d'une facture multi-arrivages :

Tous les articles non facturés sont rapatriés sur la facture.

Un article présent sur plusieurs arrivages apparait plusieurs fois sur la facture (même s'il est issu d'une seule commande).

1.6.8. Zoom sur la TVA

La TVA est doublement calculée par Coswin. Il est alors possible de comparer la TVA calculée par Coswin avec celle du fournisseur.

La TVA est calculée à partir de la valeur HT de la facture. A cette valeur HT est appliquée le pourcentage du code TVA :

: Issu de la fiche société du fournisseur.

0. Fournisseur

: Issu de la commande liée à la facture.

1. Commande

: sélectionné directement sur la facture.

2. Autre

Sa valeur est présentée dans l'onglet « Plus » de la facture.

Coswin présente 2 éléments permettant de contrôler la TVA appliquée sur la facture du fournisseur :

: L'écart entre les valeurs HT et TTC saisies sur la facture. Cela représente la valeur Delta TTC / HT

de la TVA du fournisseur.

: Le pourcentage de cet écart par rapport à la valeur HT de la facture fournisseur.

% Delta TTC / HT

Cela représente le pourcentage de la TVA du fournisseur.

(33)

1.6.9. Articles facturés

Chaque article facturé fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles est automatiquement constituée selon les commandes ou arrivages liés à la facture.

Les champs suivants sont hérités de la commande ou de l'arrivage : Quantité

Prix unitaire Réf. Fournisseur Unité

Les options :

Créer NS L'option permet d'ajouter un article non stock à la facture alors qu'il n'est pas encore référencé dans le module Articles. Coswin créera automatiquement la fiche article lors de la sauvegarde de la facture.

Dans ce cas le champ type articles est accessible en saisie.

Valider Pour être pris en compte dans la facture, l'article doit être validé. Il est coché par défaut si l'option de l'entête « Valider tous les articles » est activée. Sinon, il faudra valider chaque article de la facture un par un.

Cette fonction ne concerne que les pré factures.

Màj du fournisseur Si elle est activée, cette option met à jour le catalogue fournisseur avec les données suivantes :

Prix unitaire.

Référence fournisseur.

(34)

1.6.10. Onglets de la ligne d'articles

L'onglet « Imputation » reprend par défaut la répartition des imputations de la commande. Cette répartition peut encore être modifiée mais de 2 façons :

: Le champ « Valeur » doit rester à zéro et on répartie la quantité facturée Répartition par quantité

sur les différentes centre de coûts.

: Le champ « Quantité » doit rester à zéro et on répartie la valeur facturée Répartition par valeur

sur les différentes centre de coûts.

1.6.11. Zoom sur les onglets « Charges »

Les charges liées à l'achat de l'article peuvent être définies Globalement pour tous les articles de la facture.

ou

Unitairement pour chaque article de la facture.

Les 2 méthodes ne peuvent pas être utilisées simultanément sur une transaction.

Attention :

les charges sont comptabilisées dans la valorisation du gisement lors de la réception de l'article.

Si elles sont définies au niveau de la facture, une réconciliation de la facture avec le stock sera nécessaire.

Le type de taxe peut être précisé pour chaque charge.

L'option « Base / Remise » permet d'appliquer les charges lors du calcul de la valeur de l'article :

Base : sur le prix unitaire de l'article

(35)

Remise Une remise peut être définie en pourcentage ou en valeur. Elle s'applique uniquement sur la valeur de l'article sans les charges. Elle diminue la valeur de l'article.

Transport Les frais de port se déclarent uniquement en valeur. Cette charge augmente la valeur de l'article.

Taxe 1 Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage et s'applique uniquement sur la valeur de l'article sans les autres charges. Elle augmente la valeur de l'article.

Taxe 2 Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage. Elle augmente la valeur de l'article. Elle peut s'appliquer sur:

Autres charges Elle peut être déclarée en valeur ou en pourcentage. Elle augmente la valeur de l'article. Elle peut s'appliquer sur :

La valeur de l'article + la valeur de la taxe 1 + la valeur de la taxe 2 (si elle est définie en pourcentage).

1.6.12. Onglet Plus

L'onglet « Plus » synthétise les différentes valeurs de la facture. La valeur des factures annexes associées n'apparait pas puisque si elle participe à la mise à jour de la valeur de l'article lors de la réconciliation, elle ne change en rien la valeur de la facture fournisseur.

L'onglet « Transaction » liste les commandes et arrivages liés directement ou indirectement à la facture. Si un ou plusieurs arrivages ont été rattachés à la facture lors de la saisie, les commandes dont sont issus ces arrivages seront également listés sur la facture.

1.6.13. Autorisations

Il est possible de paramétrer des autorisations sur les factures. Concernant la configuration des autorisations :

Elle est réalisée dans les paramètres de la transaction « facture ».

Elle est basée sur la valeur HT de la facture.

L'autorisation de la facture se fait via les actions « Autoriser la facture ».

Une facture non autorisée ne peut pas passer à l'état « Bon à payer » ni être réconciliée. Attention de définir correctement le processus d'autorisation pour ne pas bloquer la fin du processus achat.

(36)

définir correctement le processus d'autorisation pour ne pas bloquer la fin du processus achat.

Différentes options sont disponibles dans les paramètres :

Activer l'autorisation L'option doit être cochée pour gérer l'autorisation des factures.

Seuil d'autorisation L'autorisation des factures peut se déclencher à partir d'une certaine valeur uniquement. Cette valeur sera comparée à la valeur totale HT de la facture.

Nota :

à la différence des DA et comme pour les commandes, il n'y a pas d'autorisation par ligne d'article sur les factures.

1.6.14. Niveaux d'autorisation

L'écran des niveaux d'autorisation est composé de 2 tableaux : - Dans le premier tableau définir les niveaux en fonction des valeurs :

- Dans le deuxième tableau pour chaque niveau d'autorisation, sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront valider la facture.

Un utilisateur pouvant autoriser une facture dont la valeur est de niveau 2 pourra également autoriser une facture dont la valeur est de niveau 1.

Attention à la valeur inscrite dans le dernier niveau. Si une facture a une valeur supérieure à ce montant, elle ne pourra pas être autorisée.

1.7. L'archivage et historique des transactions

1.7.1. Concept

L'archivage des transactions concerne à la fois : - Les transactions stock :

Arrivages

(37)

Inventaires Ajustements

- Les transactions achat : Demandes d'achat Demandes de prix Commandes Factures Agréments Avoirs

Les tableaux de coûts sont mis à jour même si les transactions ne sont pas archivées.

1.7.2. Archivage

Menu:\ Stock \ Historique \ Archivage Stock et Achat

Les transactions à archiver peuvent être sélectionnées.

Les transactions achat sont dépendantes les unes des autres car elles représentent un circuit. Coswin archive donc un circuit achat et non une seule transaction.

La date limite définit la date après laquelle les transactions ne seront pas archivées.

L'archivage se déclenche via l'action « Archiver ».

1.7.3. Les onglets

Onglet « Demande d'achat »

Pour archiver certaines transactions dont le circuit n'est pas abouti, il est nécessaire de sélectionner les DA concernées (première transaction du circuit) via l'action « Sélectionner les DA ».

Onglet « Journal de l'archivage »

Après l'archivage, les transactions du circuit achat archivées via la demande d'achat sélectionnée sont listées par Coswin. Les transactions de plusieurs archivages successifs peuvent être cumulées dans cet onglet.

Cette liste peut ensuite est purgée par l'action « Supprimer X journaux d'archivage ».

(38)

Cette liste peut ensuite est purgée par l'action « Supprimer X journaux d'archivage ».

1.7.4. Historique

L'historique stock achat peut se consulter :

Par transaction : liste des transactions avec tous leurs articles.

Menu:\ Stock \ Historique \ Transactions stock et achat .

Liste des articles avec toutes leur transactions archivées.

Par article :

Menu:\ Stock \ Historique \ Transactions de l'article .

1.8. Compléments

1.8.1. Agrément

Achats\Transactions\Agréments Concept

L'agrément est un contrat d'exclusivité passé avec un fournisseur. Cet accord fixe des conditions d'achat de matériels et/ou de prestations en contre partie desquelles le client s'engage à commander le matériel et/ou les prestations uniquement chez le fournisseur.

Dans Coswin, tout article soumis à un agrément ne peut être commandé :

(39)

Création

N° d'agrément : Le code de l'agrément peut être saisi manuellement ou généré automatiquement avec un préfixe défini dans les paramètres de Coswin.

Date de début et Date de fin : l'agrément est limité dans le temps. L'obligation d'acheter chez le fournisseur n'est plus active en dehors de ces dates.

Etat : Pour être actif, l'agrément doit être à l'état « 0. actif ». A l'état « 1. inactif », l'obligation d'acheter chez le fournisseur n'est plus imposée.

Onglet Articles : la liste des articles soumis à un agrément doit y être définie ainsi que les prix convenus avec le fournisseur.

Onglet Termes : Les documents et précisions concernant le contrat peuvent être stockés dans cet onglet.

Informations complémentaires :

- La référence fournisseurs est automatiquement mise à jour sur l'agrément via les autres modules de Coswin si l'agrément est à l'état « 0. Valide ».

- Attention de ne pas gérer des articles soumis à un agrément et de bloquer le fournisseur de l'agrément.

L'article ne peut alors plus être commandé.

- L'existence d'un agréments pour un article est contrôlé par Coswin dans les transactions suivantes : Demande d'achat contrôle ou utilisation à la génération de la commande

Commande contrôle à la saisie de la commande.

- Un agrément peut être créé depuis une Demande de prix

1.8.2. Budgets primaires / consolidés

1.8.2.1. Budgets primaires

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\

Ce module permet de gérer le fichier des budgets Primaires.

Le budget primaire représente le binôme Centre de Charge/Rubrique et il peut appartenir à différents budgets consolidés.

(40)

Remarque :

Les transactions déjà existantes ne seront pas prises en compte ainsi que le recalcul du budget.

1.8.2.1.a. Les onglets

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\

> Remarques

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\Remarques\

Cette fenêtre permet de fournir des commentaires et des informations supplémentaires concernant le budget.

Il est aussi possible de mettre un texte, créer un lien et / ou ajouter des images, dessins, feuilles de calcul et toute autre forme d'informations.

> Périodes

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\Périodes\

Le but de cet onglet est d'afficher les périodes définies. Si l'on double clique sur une période, Il est possible de définir les valeurs du budget par période par mois.

(41)

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\Totaux\

Cette fenêtre affiche un tableau récapitulatif pour tous les mois de la période.

1.8.2.2. Budgets consolidés

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\

Ce module permet de gérer le fichier des budgets Consolidés.

Il représente le cumul de budgets primaires. Une arborescence de budgets consolidés peut être ainsi réalisée.

1.8.2.2.a. Les onglets

Achats\Fichiers de bases\Budgets primaires\

.

> Remarques

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\Remarques\

Cette fenêtre permet de fournir des commentaires et des informations supplémentaires concernant le budget. Il est aussi possible de mettre un texte, créer un lien et / ou ajouter des images, dessins, feuilles de calcul et toute autre forme d'informations.

> Budgets primaires

(42)

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\Budgets primaires\

Cette fenêtre permet de saisir, effacer et afficher sur les budgets primaires liés au budget consolidé.

Remarque :

Un budget Primaire peut appartenir à différents budgets consolidés.

> Périodes

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\Périodes\

Le but de cet onglet est d'afficher les périodes définies. Si l'on double clique sur une période, Il est possible de définir les valeurs du budget par périodes par mois.

> Totaux

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\Totaux\

Cette fenêtre affiche un tableau récapitulatif pour tous les totaux des budgets primaires concernés.

> Consolidations

Achats\Fichiers de bases\Budgets consolidés\Consolidations\

Permet de consolider tous les budgets de la structure, (budget courant plus ses fils).

(43)

1.8.3. Ordonnancement DA

Achats\Transactions\Ordonnancement

Ce module permet aux acheteurs de gérer, modifier les DA et passer des commandes sur la base de ces DA modifiées

Le module liste tous les couples Article/DA (état validé ou partiellement commandé) Possibilité de filtrer les DA ou Articles que l'on souhaite commander

La modification du détail par ligne Article-DA entraine la mise à jour dans la DA correspondante

Les paramètres ci-dessous doivent être activés : Gestion des poste de livraison

Utiliser la quantité ordonnancée

Les Champs ci-dessous doivent être affichés avec l'éditeur de Ressources:

1.8.4. Optimisation des commandes

1.8.4.1. Duplication d'une commande 1.8.4.1.a. Concept

Cette fonctionnalité évite la re saisie de commandes récurrentes. Elle permet de recopier une commande à l'identique (même articles, etc.) avec un nouveau numéro.

- Seules les commandes de type « 0.Normal » peuvent être dupliquées.

- Le champ « Commande de référence » peut être ajouté sur l'écran. Il affiche automatiquement le Numéro de la commande à partir de laquelle la duplication a été effectuée.

1.8.4.1.b. Création

Menu:\ Achat \ Transactions \ Commandes

- La duplication d'une commande se déclenche depuis la dite commande via l'action « Dupliquer la commande ».

(44)

commande ».

- Une fois la duplication lancée, certains champs peuvent être modifiés manuellement avant la sauvegarde de la nouvelle commande.

Champ modifiable

Remarques

Fournisseur Le contenu de la commande est identique, mais pour un autre fournisseur, attention à modifier les prix le cas échéant et à renseigner la référence des articles.

Date La date de la commande doit probablement être mises à jour Pour le La date de livraison souhaitée doit probablement être mise à jour

OT L'OT s'il est modifié est imposé sur toutes les lignes d'imputation de la commande Centre de

charge

Le centre de charge s'il est modifié est imposé sur toutes les lignes d'imputation de la commande

Rubrique La rubrique si elle est modifiée est imposée sur toutes les lignes d'imputation de la commande

0. Réf Commande 1. Réf fournisseur

Cette option permet de choisir la source des éléments de paiement (mode et délai de paiement)

1.8.4.2. Changer le fournisseur d'une commande 1.8.4.2.a. Concept

Cette fonctionnalité permet de changer le fournisseur d'une commande sans avoir à re saisir tous les articles et quantités.

- Seules les commandes de type « 0.Normal » sont concernées par cette fonctionnalité.

- Les articles commandés sont mis à jour sur la commande à partir du catalogue articles du nouveau fournisseur (ref fournisseur de l'article, dernier prix,...).

1.8.4.2.b. Création

- Le changement du fournisseur d'une commande se déclenche via l'action « Modifier le fournisseur ».

- Certains champs peuvent être modifiés avant la sauvegarde de la commande.

(45)

Fournisseur Obligatoire avec cette fonction là

Date La date de la commande peutt être mises à jour Pour le La date de livraison souhaitée peut être mise à jour

OT L'OT s'il est modifié est imposé sur toutes les lignes d'imputation de la commande Centre de

charge

Le centre de charge s'il est modifié est imposé sur toutes les lignes d'imputation de la commande

Rubrique La rubrique si elle est modifiée est imposée sur toutes les lignes d'imputation de la commande

0. Réf Commande 1. Réf fournisseur

Cette option permet de choisir la source des éléments de paiement (mode et délai de paiement)

Garder le code de la commande

Non coché: La commande existante est annulée et une nouvelle commande est créée avec le fournisseur sélectionné. Une trace de la commande chez le premier fournisseur est conservée .

Coché : La commande existante est conservée et mise à jour.

1.8.4.3. Fusion des commandes 1.8.4.3.a. Concept

Cette fonctionnalité permet de regrouper plusieurs commandes en une seule. Une nouvelle commande est créée, annulant de fait les commandes sélectionnées.

Conditions d'utilisation de la fonction :

Les commandes sélectionnées sont rattachées au même fournisseur.

Les commandes sélectionnées sont à l'état « 0-Créée ».

Les commandes sélectionnées sont de type « 0.Normal ».

1.8.4.3.b. Création

(46)

La fusion de commandes se lance depuis une commande via l'action « Fusionner des commandes ».

- Coswin propose la liste des commandes qu'il est possible de fusionner avec celle depuis laquelle la fonction a été lancée.

- Une fois la sélection validée, Coswin génère une nouvelle commande.

- La liste des commandes fusionnées est consultable dans l'onglet « Commandes fusionnées » de la nouvelle commande.

1.8.4.4. Avenants

L'onglet « Avenants » de la commande trace modifications apportées sur une commande lorsque :

la quantité commandée est modifiée.

le prix d'un article est modifié.

la quantité réceptionnée est supérieure à celle commandée.

1.8.4.5. Arrivage direct sur OT 1.8.4.5.a. Concept

Le circuit classique d'une commande d'article stock, l'article est commandé puis réceptionné en magasin et enfin sortie sur un OT.

- L'option « Arrivage direct sur OT » de la commande permet, lors de l'arrivage, de générer automatiquement une sortie de l'article sur l'OT

1.8.4.5.b. Création

Cette option s'active directement sur la commande via le flag « Arrivage direct sur