La demande de prix

1.4.1. Concept

La DP permet de demander un devis à plusieurs fournisseurs afin d'obtenir leurs tarifs, délais de livraison avant de passer commande :

1.4.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Demandes de prix

La demande de prix porte sur des articles stock et/ou non stock.

Le processus de la demande de prix, à la différence des autres transactions, suit un circuit interne et externe à Coswin.

1.4.3. Initialisation

Le code de la DP peut être saisi manuellement ou généré par Coswin. Il est alors constitué d'un préfixe défini dans les paramètres achat et d'un numéro séquentiel.

Si le numéro de DA est renseigné sur la DP, Coswin reprendra automatiquement les articles autorisés de la DA.

Le demandeur est automatiquement renseigné si l'utilisateur est lié à un code demandeur dans le module Sécurité et profils.

Une DP est imputée sur :

facultatif, si la DA est renseignée sur la DP et elle même liée à une Une réservation/un OT

c'est l'imputation comptable de la DA si elle est renseignée sur la DP. Sinon une Une rubrique

valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Le centre de charges et la rubrique affichés par défaut sont définis dans les paramètres stock.

1.4.4. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une DP sont initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date Remarques

Date du N° de DP Elle représente la date de la demande. Elle est héritée de la DA, ou saisie manuellement.

Date créateur C'est la date de création de la DP dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de dernière M à J

C'est la date de la dernière modification de la DP dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de retour prévue

C'est la date à laquelle le demandeur attend les devis de la part des fournisseurs.

1.4.5. Articles demandés

Chaque article nécessaire fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles peut être :

Automatiquement constituée avec les articles de la DA.

Constituée manuellement par l'utilisateur.

Automatiquement constituée avec les articles de la DA et complétée manuellement par l'utilisateur.

A ce stade du processus seul la quantité peut être renseignée sur la ligne d'article. Mais les onglets suivants peuvent être modifiés :

Pour répartir la quantité sur différents centre de coûts.

Imputations

Pour répartir la quantité d'un article stock sur différents magasins.

Magasins

Pour préciser le contenu attendu de l'article non stock.

Desc. détaillée

Pour préciser le contenu attendu de l'article non stock.

Desc. détaillée

1.4.6. Génération DP filles

La demande de prix initialisée est la DP Mère. Elle doit être déclinée en autant de versions que de fournisseurs sollicités. Ce sont les DP filles.

Sélection des fournisseurs

L'option « Générer pour » permet de définir quels fournisseurs vont être sollicités :

==>Une DP fille est générée pour chaque fournisseur achat de Coswin.

0. Tous les fournisseurs

==> Une DP fille est générée pour chaque fournisseur principal des 1. Seul. Fournisseur principal

articles de la DP.

==>Une DP fille est générée pour chaque fournisseur dont un article 2. Articles liés au fournisseur

est présent dans son catalogue Coswin.

L'action « Générer les DP filles » permet à Coswin de proposer une liste de fournisseurs à solliciter en fonction de l'option précédente.

La liste des fournisseurs proposés peut alors être diminuée. Seuls les fournisseurs sélectionnés feront l'objet d'une DP fille.

Sélection des articles par fournisseur

L'option « Générer pour » permet de définir quels articles de la demande de prix seront proposés à chacun des fournisseurs retenus :

0. Tous les articles ==>Tous les articles de la DP sont proposés à chacun des fournisseurs retenus.

1. Uniquement les articles connus==> Sont proposés aux fournisseurs seuls les articles présents dans leur catalogue respectif.

2. Uniquement les articles non commandés ==> Sont proposés aux fournisseurs seuls les articles non commandés chez le fournisseur (dont Coswin ne connait pas le tarif).

Une fois les demandes de prix filles générées :

- La DP initiale « DP00000000000085 » est renumérotée « DP000000000000850000 ».

- Les demandes de prix filles héritent du numéro source et sont suffixée : DP000000000000850001

DP000000000000850002 Etc.

1.4.7. Retour des Devis

Une fois les devis réceptionnés, les DP filles peuvent être mises à jour pour chaque article avec :

La référence chez le fournisseur.

Les tarifs.

Les délais de livraison.

Le conditionnement des articles (unité d'achat).

2 options de la ligne d'article permettent de mettre à jour les éléments suivants dans le catalogue du fournisseur :

La référence chez le fournisseur.

Le conditionnement des articles (unité d'achat).

1.4.8. Analyse et génération des commandes

Le rapport standard « FicheComparatifDemandeDePrix.rpt » permet pour chaque article de comparer les devis des fournisseurs.

- L'option « A commander » sur chaque ligne d'article permet d'identifier les articles à commander pour chaque fournisseur.

- L'action « Créer une commande » à partir d'une DP fille permet de générer une commande avec les articles dont l'option « A commander » est cochée.

Nota :

1 seule commande peut être générée à partir d'une DP fille.

1.4.9. Zoom sur les états

L'état de la demande de prix est automatiquement géré par Coswin :

Etat Remarques

0. Emise La demande de prix est initialisée. Les DP filles ne sont pas générées.

1. Générée Les demandes de prix filles sont générées. Cet état est affecté à la DP mère et aux DP filles.

2.

Commandable

Au moins une ligne d'article de la DP fille est cochée « A commander ».

3. Commandée Au moins une ligne d'article de la DP fille a été commandée (via la DP).

1.4.10. Actions

Action / Fonction Remarques

Supprimer une plage de DP Cette action supprime les DP sur une plage de dates. C'est la date du N°

de DP qui est prise en compte. Seules les DP annulées peuvent être supprimées dans Coswin.

Elle permet également de limiter la suppression des DP en fonction de leur état.

Il n'y a pas de contrainte de suppression pour les demandes de prix : Une DP fille peut être supprimée individuellement.

La suppression d'une DP mère supprime de facto toutes ses DP filles.

Générer les DP filles Générer une version de la demande de prix mère pour chaque fournisseur.

Créer une commande Générer une commande pour une DP fille avec les articles cochés « A commander ».

Afficher les DP générées Cette action est utilisée à partir d'une ligne d'article de la DP mère. Elle permet d'afficher la liste des DP filles dans lesquelles l'article est présent.

Une demande de prix peut être saisie pour plusieurs DA. Le bouton permet de sélectionner les DA à rattacher à la DP. Dans ce cas :

Tous les articles des DA peuvent être remontés sur la DP.

Un article présent sur plusieurs DA n'apparait qu'une seule fois sur la DP (avec la somme des quantités demandées).

Les quantités sont réparties sur les différents centres de coûts et magasins spécifiés dans les DA.