La demande d'achat

1.3.1. Concept

La DA permet d'exprimer en interne le besoin du service maintenance ou du gestionnaire de stock. La demande d'achat peut avoir différentes sources :

1.3.2. Présentation

Menu:\ Achat \ Transactions\ Demandes d'achat

Une demande d'achat concerne aussi bien des articles stock que des articles non stock.

1.3.3. Création

Une DA est imputée sur :

Une réservation facultatif, dans ce cas le centre de charges de la DA sera le centre de charges de la réservation.

Un OT facultatif, dans ce cas le centre de charges de la DA sera le centre de charges de l'OT.

Un centre de charges le centre de coût analytique. Coswin impose le centre de charges en fonction de la source de la DA. sinon une valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Une rubrique cette imputation comptable est imposée par Coswin en fonction de la source de la DA.

sinon une valeur par défaut est proposée et peut être modifiée manuellement.

Le centre de charges et la rubrique affichés par défaut sont définis dans les paramètres stock.

L'option « Copier les pièces » est utilisée quand la DA est saisie manuellement avec un numéro d'OT. Elle précise quels sont les articles à intégrer par défaut sur la DA :

Tous les articles de l'OT.

Seulement les articles planifiés (avec une quantité planifié > 0).

Seulement les articles non sortis (avec une quantité consommée = 0).

Aucun (dans ce cas, les articles doivent être sélectionnés manuellement sur la DA).

1.3.4. Zoom sur les dates

Toutes les dates d'une DA sont initialisées avec la date courante mais certaines peuvent être modifiées et elles ont une utilité spécifique :

Date Remarques

Date du N° de DA Elle représente la date de la demande. Elle peut être ajustée pendant et après la saisie.

Date Budget Elle représente la date à laquelle la DA sera prise en compte pour l'imputer sur une période comptable. Elle peut être ajustée pendant la saisie.

Date créateur C'est la date de création de la DA dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Date de dernière mise à jour

C'est la date de la dernière modification de la DA dans Coswin. Elle est gérée automatiquement par Coswin.

Pour le C'est la date à laquelle le demandeur à besoin des articles qu'il demande. Elle sera proposée par défaut sur chaque ligne d'article de la DA.

1.3.5. Zoom sur les états

L'état de la demande d'achat est automatiquement géré par Coswin :

2. Entièrement commandée Tous les articles de la DA sont commandés (la commande est liée à la DA). Il est encore possible d'ajouter des articles sur la DA.

3. Non autorisée Au moins un article de la DA n'est pas autorisé, les autres ne sont ni en commande ni autorisés.

4. Prise en compte dans une demande de prix

La demande d'achat est utilisée dans une demande de prix générée pour les fournisseurs.

5. Annulée La demande d'achat est annulée via l'action « Annuler »

6. Fermée Une partie de la DA est traitée mais ne pouvant plus être annulée, elle est clôturée en l'état.

7. Partiellement autorisée Au moins un article de la DA n'est pas autorisé, les autres sont en commande ou autorisés.

1.3.6. Actions

Action Remarques

Supprimer une plage de DA

Cette action supprime les DA sur une plage de dates. C'est la date du N° de DA qui est prise en compte. Seules les DA annulées peuvent être supprimées dans Coswin.

Générer des commandes multiples

Coswin génère automatiquement les commandes correspondant à la demande d'achat. Il tient compte du fournisseur indiqué sur chaque ligne d'article et créé une commande par fournisseur.

Créer une

commande basée sur Agrément

L'action permet de générer une commande en utilisant le fournisseur avec lequel un agrément a été passé. Voir plus de détails dans le chapitre

« Agrément ».

Annuler la DA Pour annuler une DA, aucun article de la DA doit ne être en commande ou en demande de prix. Aucune commande ni demande de prix ne pourra être passée sur cette DA. Elle peut alors être supprimée.

Fermer la DA Une DA peut être fermée si elle est commandée (partiellement ou entièrement) ou prise en compte dans une DP. Plus aucune commande ni demande de prix ne pourra être passée sur cette DA. Elle est clôturée.

1.3.7. Articles demandés

Chaque article nécessaire fait l'objet d'une ligne dans l'onglet « Articles ». La liste des articles peut être :

Automatiquement constituée par Coswin selon la source de la DA.

Constituée manuellement par l'utilisateur.

L'option « Créer NS » permet d'ajouter un article non stock à la DA alors qu'il n'est pas encore référencé dans le module Articles. Coswin créera automatiquement la fiche article lors de la sauvegarde de la DA.

S'ils ne sont pas proposés par Coswin, les articles peuvent être : Saisis manuellement un par un.

Sélectionnés en masse via l'action « Ajouter X articles ».

Sélectionnés en masse via un ou plusieurs kits d'articles en utilisant l'action « Ajouter X articles de kits ».

Le fournisseur n'est pas obligatoirement renseigné. Le demandeur exprime sa préférence mais l'acheteur pourra choisir un autre fournisseur au moment de la commande.

Certains champs sont gérés différemment si le fournisseur est renseigné : Champ

Coswin

Le fournisseur est renseigné Le fournisseur n'est pas renseigné

Référence La référence de l'article peut alors être saisie si l'option ci-dessus est activée.

Vide.

Unité L'unité d'achat de l'article chez le fournisseur est proposée par défaut.

L'unité de stockage de l'article est proposée par défaut.

Prix unitaire Le prix unitaire du catalogue fournisseur est proposé par défaut .

Le prix est à zéro par défaut.

Devise Devise du fournisseur. Devise de référence.

Pour les articles stock, le magasin à approvisionner peut être renseigné seulement en mode de gestion individuel.

- L'onglet « Imputation » reprend par défaut l'OT, le centre de charge et la rubrique de l'entête de la DA. Les quantités demandées peuvent être ventilées sur d'autres centre de coûts.

- La description détaillée de l'article est affichée. Elle peut être modifiée sur la ligne de la DA seulement pour les articles non stock. Elle n'est pas cependant mise à jour sur la fiche de l'article. L'option

« Description détaillée modifiée » indique si elle a été modifié sur la DA ou non.

1.3.8. Zoom sur les états des lignes de la DA

Chaque ligne d'article de la DA est régie par un état automatiquement géré par Coswin :

Etat Remarques

0. Autorisée L'article de la DA est autorisé.

1. Partiellement commandée/DP

Une partie de la quantité demandée est commandée ou dans une demande de prix pas encore générée.

2. Totalement commandée

La ligne d'article est entièrement commandée.

3. Non autorisée L'article de la DA n'est pas autorisé.

4. DP Générée L'article de la DA est dans une demande de prix générée pour les fournisseurs.

5. Annulée La ligne d'article est annulée via l'annulation de la DA elle-même.

6. Fermée La ligne d'article est fermée via la fermeture de la DA elle-même.

1.3.9. Autorisations

Il est possible de paramétrer des autorisations sur les demandes d'achat. Concernant la configuration des autorisations :

Elle est réalisée dans les paramètres de la transaction « demande d'achat ».

Elle est basée sur la valeur de la DA.

Elle peut définir plusieurs seuils d'autorisation avec différents responsables.

L'autorisation de la demande d'achat se fait depuis le sélecteur des articles de la DA via un clic bouton droit sur une ligne d'article.

Une demande d'achat non autorisée ne peut pas avancer dans le processus achat.

Attention de définir correctement le processus d'autorisation pour ne pas bloquer les achats nécessaires.

Différentes options sont disponibles dans les paramètres.

Option Remarques

Activer l'autorisation L'option doit être cochée pour gérer l'autorisation des DA Seuil d'autorisation par ligne

d'article

L'autorisation des DA peut se déclencher à partir d'une certaine valeur uniquement :

Si l'option est coché, la valeur sera comparé à celle de chaque ligne d'article.

Si l'option n'est pas cochée, la valeur sera comparé à la valeur totale de la DA.

Autorisation globale possible Si l'option est cochée, on peut autoriser toute la DA en une seule fois, sinon il faut autoriser article par article.

Tester la valeur limite d'autorisation par ligne

Il y a plusieurs niveaux de signature en fonction de la valeur. Le niveau de signature peut être basé :

Sur la valeur total de la DA si l'option n'est pas cochée.

Sur la valeur de chaque ligne d'article si l'option est cochée.

Proposer la création d'une DP après l'autorisation

Une fois la DA autorisée, Coswin propose de créer une demande de prix si l'option est cochée.

Niveaux d'autorisation

L'écran des niveaux d'autorisation est composé de 2 tableaux : - Dans le premier tableau définir les niveaux en fonction des valeurs :

Niveau 1: seuil d'autorisation > Niveau 1 >= valeur inscrite

Niveau 2: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Niveau 3: valeur inscrite du niveau 1 > Niveau 2 >= valeur inscrite Etc.

- Dans le deuxième tableau pour chaque niveau d'autorisation, sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront valider la DA.

- Un utilisateur pouvant autoriser une DA dont la valeur est de niveau 2 pourra également autoriser une DA dont la valeur est de niveau 1.

- Attention à la valeur inscrite dans le dernier niveau. Si une DA a une valeur supérieure à ce montant, elle ne pourra pas être autorisée.