Mettre en place un système de communication simple et efficace

Ce système est essentiel à l’interne, c’est-à-dire au sein même de l’équipe de coordination, et à l’externe, pour rester en lien avec les parties prenantes tout au long de la démarche. Les documents utilisés lors des rencontres, les cartes et les comptes rendus doivent être facilement accessibles, tant pour les membres de l’équipe de coordination que pour les parties prenantes. Par exemple, un microsite Internet simple et dédié au projet peut jouer le rôle de plateforme de diffusion. Les documents (ordre du jour, comptes rendus des rencontres précédentes, actualités en lien avec le sujet) peuvent être mis en ligne avant ou juste après les rencontres, ce qui permet aux participants d’accéder au contenu de la démarche rapidement, par exemple pour faire un suivi auprès de leurs collègues et partenaires organisationnels. Sans lieu distinct et précis de partage d’information, les documents doivent être transmis par courriel, ce qui répond moins bien aux besoins de communication ouverte et transparente des participants.

Dans le cadre du projet de maîtrise, des contraintes majeures de partage et de communication entre les deux équipes travaillant dans deux lieux différents ont fait en sorte d’augmenter le délai de diffusion des documents. Plusieurs participants ont d’ailleurs relancé la MRC dans les jours suivant les rencontres afin d’obtenir le matériel promis. L’utilisation d’un microsite aurait permis d’éviter cette situation. Un tel outil aurait aussi pu servir à tenir informées, pendant les périodes de travail de l’équipe de coordination, les parties prenantes qui souhaitaient rester « connectées » sur le projet. En effet, plusieurs semaines, voire des mois, peuvent passer entre les rencontres. Du travail est fait par l’équipe de recherche, mais sans moyen de communication, il est facile de percevoir, de l’extérieur, que la démarche est au beau fixe. Les parties prenantes peuvent alors se demander à quoi a servi toute cette mobilisation et si la suite de la démarche permettra d’atteindre les objectifs visés. On sent alors un désengagement, une dissociation des intervenants. Il faut alors redoubler de travail pour susciter une nouvelle fois leur intérêt, en vue de la

Ici, il est intéressant d’aborder un enjeu auquel l’équipe de recherche a dû faire face au cours de la première année du projet, soit celui de la production de documents d’usage académique par rapport aux besoins de partage d’information avec les parties prenantes. Au sein de l’équipe de recherche, de nombreux travaux (essais, mémoires, verbatims, articles de périodiques, etc.) ont permis de documenter la démarche d’élaboration de la stratégie d’adaptation. Or, le format de ces documents se prêtait rarement à un partage avec les acteurs du milieu; on fait ici face à des objectifs de travail très différent, soit la formation générale dans le premier cas, et le transfert de connaissance avec les acteurs du milieu dans le deuxième cas. Il est alors nécessaire de prévoir du travail supplémentaire, par l’équipe de recherche ou par le coordonnateur de la MRC, pour vulgariser, mettre en forme ou même résumer le matériel académique. Par exemple, on ne souhaite pas partager un verbatim avec les participants d’une table sectorielle, mais plutôt un compte rendu de la rencontre résumant les principaux points des discussions (voir annexe 4). De plus, le grand nombre de personnes au sein de l’équipe de recherche (deux cochercheurs, une dizaine d’étudiants et de professionnels de recherche partagés entre Montréal et Sherbrooke) a fait en sorte, au cours de la première année du projet, que quelques mois se sont écoulés avant de trouver une façon efficace de communiquer et de partager des documents. Un groupe Facebook a été créé pour faciliter les discussions, puis un site de partage de documents de type Google Drive a été mis en place. Tel que discuté à la section 2, la présente recherche de maîtrise était circonscrite à la première année du projet global triennal. Il faut donc contextualiser les recommandations à cette séquence temporelle.

En matière de communication, l’utilisation d’une « image de marque » aurait pu contribuer à une meilleure appropriation de la démarche par les parties prenantes. En utilisant le même visuel tout au long du processus et pour tous les outils de communication (microsite Internet, invitations, présentations PowerPoint, comptes rendus, cartes, etc.), on aurait pu créer une représentation perceptible et un lien continu entre les différentes parties d’un tout; cela aurait certainement contribué à la représentation d’une démarche intégrée chez les parties prenantes.

Le partage ouvert et efficace des documents et informations, tel que recommandé précédemment, soulève la question de la propriété intellectuelle. Les façons de faire en contexte académique peuvent quelquefois freiner la libre circulation du matériel; par exemple, certaines conclusions peuvent être utilisées pour la préparation d’articles scientifiques et la diffusion des connaissances au sein de la sphère académique peut être priorisée par rapport à la sphère pratique. La mise en place d’une communauté de partage et l’établissement clair des règles de communication entre les membres de l’équipe universitaire

et les praticiens, dès le début de la démarche collaborative, peuvent faciliter la prise en considération des besoins de chaque groupe et faciliter la coopération.