Projet d’établissement ou de service. Règlement de fonctionnement
1.2. Management et stratégie
1.1.2.2 Pilotage. Règlement intérieur. Délégation de pouvoirs
Principaux objectifs du contrôle :
Vérifier que le fonctionnement de la structure repose sur une organisation structurée, que la délégation du directeur est précise, que les pouvoirs des responsables pour exercer leurs missions sont définis
Vérifier les modalités d’organisation du travail en équipe et de la conduite du dialogue social : projet stratégique, fonctions du directeur ou de l’administrateur du groupement de coopération sociale ou médico-sociale (GCSMS), relations avec le gestionnaire, politique d’encadrement, organigrammes, documents de délégations, convention de direction, règlement intérieur, audit interne
Principales références juridiques et administratives (1.2.2.) Principales catégories de risques possibles : Managérial - Social
Lien avec d’autres fonctions : 1.2.1. Fonctionnement global de l’établissement
Questions
Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 122 Pilotage. Règlement intérieur. Délégation de pouvoirs
Organisation
Q01 : Un organigramme à jour de la structure est-il disponible ?
Q02 : Quelle organisation traduit-il notamment en termes hiérarchiques et fonctionnels ? Q03 : Existe-t-il des dispositifs de contrôle interne et d’audit interne ?
Fonction de direction
Q04 : Quelles sont les relations du directeur avec les instances de l’organisme gestionnaire : fréquence des rencontres, obligation de rendre compte, qualité des relations, climat de confiance ? Q05 : Quel est le champ de compétences du directeur : mise en œuvre des décisions du conseil d’administration, respect des valeurs de l’organisme gestionnaire, pilotage global, projet stratégique, mise en œuvre du projet d’établissement ou de service, politique de qualité et de gestion des risques, gestion budgétaire, financière et comptable, participation à la négociation auprès des financeurs, relations avec les partenaires (selon la nature des établissements et services : DIRECCTE, ARS, DRJSCS, conseil général, maison départementale des personnes handicapées (MDPH)…), gestions des ressources humaines et du dialogue social (embauche du personnel, durée du travail, salaires, plan de formation…), soutien et outils méthodologiques, gestion des instances, système d’information, politique de communication, politique d’innovation ?
Q06 : Existe-t-il une fiche de poste pour le directeur ? Quel est son contenu ? Est-il cohérent avec les délégations accordées ?
Q07 : Quelle est l’organisation de la direction : le directeur est-il seul ou dispose-t-il d’une équipe de direction ? Est-elle concrètement impliquée dans le management de la structure ? Participe-t-elle
à la continuité du service (selon les structures : astreintes, vérification du fonctionnement la nuit, les week-ends et jours fériés…)
Q08 : Le directeur est-il responsable d’autres établissements ? Développe-t-il des synergies entre les établissements ?
Q09 : A-t-il des fonctions d’expert au sein d’instances locales ou nationales ? Q10 : Comment est assurée la continuité de la fonction de direction ?
Q11 : La direction de l'établissement est-elle assurée régulièrement le jour du contrôle ? Le directeur est-il présent le jour du contrôle ou, en cas d’absence, son remplacement fait-il l’objet d’une note connue des personnels, désignant le remplaçant, et ses attributions ?
Q12 : Existe-t-il des signes de dissension entre les responsables des instances dirigeantes et le directeur ?
Q13 : L’organisme gestionnaire est-il au courant des problèmes de l’établissement et prend-il les dispositions nécessaires pour les résoudre ?
Q14 : Quelles sont les relations du directeur avec le personnel : fréquence et nature des réunions, qualité du dialogue et de l’écoute, prise en compte et règlement des problèmes… ?
Q15 : Existe-t-il des signes de conflit entre la direction et les personnels : pétitions, absentéisme élevé, rotation fréquente des personnels, affaires prud’homales, rapports de la médecine du travail, sollicitations des délégués du personnels ou des syndicats… ?
Délégations de pouvoirs au directeur
Q16 : Pour les établissements et services de droit privé autorisés et les établissements ou services gérés par un centre communal d’action sociale ou un centre intercommunal d’action sociale, au titre des articles D. 312-176-5 et D. 312-176-10 du CASF, existe-t-il un document unique de délégation (DUD) pour le directeur ? Quel est son contenu ? Une copie a-t-elle été transmise à la ou aux autorités publiques qui ont délivré l’autorisation ainsi qu’au conseil de la vie sociale ?
Q17 : Pour les établissements et services publics sociaux et médico-sociaux, au titre des articles L.
315-17 et D. 315-71 du CASF, les délégations prévues par l’article ont-elle été formalisées par écrit ? Quel est leur contenu ? Ont-elles été communiquées au conseil d’administration et publiées au sein de l’établissement ?
Délégations de signature du directeur à des personnels
Q18 : Le directeur a-t-il le pouvoir de subdéléguer sa signature et selon quelles conditions ? Q19 : Pour les établissements et services publics sociaux et médico-sociaux, ces délégations de signature respectent-elles les dispositions des articles D. 315-67 à 70 du CASF ?
Règlement intérieur : il ne s’agit pas de se substituer à l’inspection du travail ; la lecture de ce règlement apporte cependant des renseignements intéressants sur les conditions d’hygiène et de sécurité, les visites de la médecine du travail, la durée du travail, les avantages sociaux, le respect des droits d’expression des personnels, les procédures de sanction en cas de conflit…
Q20 : Pour les structures de plus de 20 salariés, conformément aux dispositions des articles L.
1311-1 à L.1321-6 et R. 1321-1 du code du travail, existe-t-il un règlement intérieur et est-il affiché dans les locaux de travail ?
Q21 : Le personnel connaît-il le règlement intérieur et son contenu ?
Pour les établissements : questions figurant dans le guide d’analyse de risques du programme pluriannuel de prévention de la maltraitance (DGAS janv. 2007) :
Le directeur disposetil d’une délégation de pouvoirs et de signature ? (Nécessité d'un document : -Spécifique à l'intéressé ; - Validé par les instances statutaires.)
Possibilité d'un entretien personnel, avant l'admission, avec le directeur ou un cadre, Vérifier l'existence de documents actuels, vivants et accessibles relatifs à l'organisation du séjour.)
Sources d’information 1.2.2.
Comptes-rendus de réunions de direction ou de services
Comptes-rendus de réunions des différentes instances de l'organisme gestionnaire et de la structure Compte rendu des réunions entre la direction et les délégués du personnel
Délégations de signature aux personnels Documents de délégations
Fiche de poste du directeur de l'établissement Organigramme de la structure
Plannings de permanence des responsables Projet d'établissement ou de service Projet stratégique de la structure Dossier regroupant les réclamations
Règlement intérieur de la structure (code du travail) Entretien avec le directeur
Entretiens avec les représentants du personnel Entretiens avec des personnels
Contacts avec la DIRECCTE (inspection du travail) selon les besoins du contrôle Références utiles
Indications de recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM Document « La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre ». Voir notamment les chapitres :
- Repère 2 3.2 Effectuer un rappel à la règle si nécessaire, sans glisser dans l’excès de rigidité institutionnelle
- Repère 3 4.1 Recueillir les données pertinentes pour alimenter une démarche d’évaluation et de recherche
- Repère 3 4.2 Ouvrir les structures à des actions d’évaluation et de recherche
- Repère 4 3.3 Mettre en place des organisations qui fixent des responsabilités précises et un fonctionnement collectif cohérent
- Repère 4 3.4 Instaurer des modes d’encadrement respectueux des personnes et garants de la bientraitance
Document « Mission du responsable d’établissement et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance ».
Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment les chapitres :
- Volet 1 1.1. Repérer et analyser les besoins, les ressources, les potentialités des populations accompagnées, ainsi que leurs vulnérabilités et les risques liés à des pratiques inadaptées, voire nocives
- Volet 1 1.2. Mettre en place des outils de veille sur la progression des connaissances relatives aux populations accompagnées et organiser cette veille au niveau de l’encadrement
- Volet 1 1.3. Repérer l’évolution, en cours ou à venir, de la population accompagnée au sein de l’établissement ou du service
- Volet 1 1.7. Organiser, au niveau des responsables et au niveau de l’encadrement de proximité, le repérage des besoins d’adaptation à l’emploi, selon les groupes professionnels
- Volet 1 2.1. Définir et intégrer la stratégie d’adaptation à l’emploi dans le projet d’établissement ou de service en la mettant en perspective avec les autres axes du projet
- Volet 1 2.2. Au regard des besoins et du projet d’établissement ou de service, traduire, le cas échéant, la stratégie dans un dispositif d’actions pluriannuel
- Volet 2 1.6. Mettre en place des réunions collectives pour informer sur des évolutions relatives aux populations accompagnées
- Volet 2 2.2. Prévoir dans l’organisation du travail de l’encadrement intermédiaire sa disponibilité et sa proximité avec les équipes sur le terrain
Document « Le questionnement éthique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux » Voir notamment les chapitres :
- II 1.1 Le pilotage de la structure
- II 1.2 Les pratiques de direction et d’encadrement
Document « Ouverture de l’établissement à et sur son environnement». Voir notamment les chapitres : - I 1.1 Procéder à une analyse du territoire
- I 1.2 Repérer les ressources de l’établissement - I 1.3 Construire une stratégie d’ouverture
Document « Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service ». Voir notamment les chapitres :
- I.3.4 De nouveaux modes d’encadrement - I.4.2 La participation des professionnels - II.6.2 Les points à traiter
1. Gouvernance
1.2. Management et stratégie
1.1.2.3 Communication interne et externe
Principaux objectifs du contrôle :
Vérifier les modalités d’organisation et de formalisation de la communication interne auprès des personnes accueillies, de leur entourage ou du personnel
Vérifier les modalités de communication externe promouvant les activités de l’établissement ou permettant de gérer un événement indésirable ou d’une crise Principales références juridiques et administratives (1.2.3.)
Principales catégories de risques possibles : Managérial - Social – Médiatique Lien avec d’autres fonctions : 1.1.2. Missions, 1.1.3. Population accueillie
Questions
Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 123 Communication interne et externe
Q01 : Existe-t-il une communication interne organisée au sein de la structure ? Q02 : A-t-elle un caractère systématique, ou occasionnel ?
Q03 : Quels en sont les supports écrits et oraux (Réunions, publications, site intranet…) et les périodicités ?
Q04 : Quels sont les thèmes abordés ?
Q05 : Concerne-t-elle les personnels, les personnes accueillies ? Q06 : Repose-t-elle sur une personne identifiée ?
Q07 : Existe-t-il une stratégie de communication externe ?
Q08 : Quels en sont les moyens (supports écrits et oraux, rencontres de partenaires, publications, site internet…) et les périodicités ?
Q09 : Quels sont les thèmes abordés ?
Q10 : Existe-t-il une procédure pour la communication externe (référent identifié, validation des informations…) ?
S’il apparaît que des informations diffusées sont mensongères, saisir la DIRECCTE.
Sources d’information 1.2.3.
Site intranet ou internet
Tous documents se rapportant à la communication interne et externe : affichages, notes de service, compte rendus de réunions…
Références utiles
Indications de recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’ANESM
Document « La bientraitance : définition et repères pour la mise en œuvre ». Voir notamment les chapitres :
- Repère 2 2.3 Informer les usagers sur les événements institutionnels et les changements de professionnels
- Repère 3 2.3 Mettre en place des outils de recueil des perspectives extérieures à la structure
- Repère 3 3.1 Solliciter les usagers afin qu’ils formulent leurs souhaits dans des instances représentatives
Document « Mission du responsable d’établissement et rôle de l’encadrement dans la prévention et le traitement de la maltraitance ». Voir notamment les chapitres :
- II 2.4 Formaliser avec les professionnels la procédure de gestion de crise
- III 2.3 Mettre en place une information ciblée auprès des autres usagers et un dispositif d’aide Document « Mise en œuvre d’une stratégie d’adaptation à l’emploi des personnels au regard des populations accompagnées ». Voir notamment le chapitre Volet 2 1.2. Informer les usagers concernés et les personnels en place de l’arrivée de nouveaux personnels
Document « Le questionnement éthique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux » Voir notamment le chapitre II 3.1 L’information, la formation et la recherche
Document « Ouverture de l’établissement à et sur son environnement». Voir notamment le chapitre II 3.3 Améliorer la communication
Document « Elaboration, rédaction et animation du projet d’établissement ou de service ». Voir notamment les chapitres :
- IV. 2.2 Un outil institutionnel de positionnement et de négociation - IV. 2.3 Un outil de communication auprès des personnes accompagnées
1. Gouvernance
1.1.3 Animation et fonctionnement des instances 1.1.3.1 Conseil d’administration et assemblée
générale
Principaux objectifs du contrôle :
Vérifier la régularité et le bon fonctionnement du conseil d’administration et, pour le secteur associatif, de l’assemblée générale et des obligations spécifiques.
Principales références juridiques et administratives (1.3.1.) Principales catégories de risques possibles : Managérial - Juridique Lien avec d’autres fonctions : 1.2.2. Pilotage
Questions
Questions (à utiliser ou adapter notamment selon le type de structure [établissement, service], son statut juridique, les personnes prises réellement en charge, les objectifs du contrôle) 131 Conseil d’administration et assemblée générale
En ce qui concerne les structures publiques
Q01 : Le conseil d’administration répond-il aux exigences des articles L. 315-9 à L. 315-12 et R315-6 à R. 315-23-4 du CASF : composition, fonctionnement et rôle ?
En ce qui concerne les structures de droit privé associatif
Q02 : Les instances dirigeantes (assemblée générale, conseil d’administration, bureau éventuellement) existent-elles ? Leur composition et leur renouvellement sont ils réguliers ? Leur fonctionnement est-il conforme aux statuts déposés par l’association ?
Q03 L’association informe-t-elle, conformément à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 modifiée, les autorités des changements intervenus dans son administration ainsi que de toutes les modifications apportées à ses statuts ?
Q04 : Existe-t-il un projet associatif ? Quand a-t-il été élaboré (à rapprocher de la date de création de l’association) ? Quel est son contenu ? Les missions de la structure sont-elles en cohérence avec le projet associatif (valeurs, éthique…)
Pour l’ensemble des structures
Q05 : Quelle est la fréquence de leurs réunions ?
Q06 : Ces instances assurent-elles leur rôle de manière dynamique en respectant la délégation de compétence faite au directeur ?
Q07 : Le directeur rend-il des comptes au conseil d’administration sur l’action conduite ?
Q08 : Quels sujets sont abordés dans les réunions ? Des problèmes particuliers reviennent-ils souvent ?
Q09 : Les informations qui sont communiquées par la direction sont-elles pertinentes pour le conseil d’administration ?
Q10 : Les réponses du conseil d’administration aux questions posées par le directeur sont-elles claires et apportées dans des délais adaptés ?
Q11 : Les réunions font-elles l’objet d’un procès verbal ?
Sources d’information1.3.1.
Composition du conseil d’administration, du bureau Comptes rendus des réunions de l’assemblée générale Projet associatif
Règlements intérieurs du conseil d'administration, du bureau Statuts de la structure
Entretiens avec le président du conseil d'administration ou des membres des instances Entretien avec le directeur