CHAPITRE 1 : Présentation de la structure de formation et du lieu de stage
III- 2- Les indicateurs de l’obsolescence d’un équipement
Le fait de fixer des indicateurs pour le suivi de la maintenance permet de suivre l’activité d’un service biomédical mais aussi de le situer par rapport à des objectifs à atteindre ou à corriger.
Des indicateurs permettent de déterminer les choix stratégiques à faire en matière de maintenance comme par exemple : le renouvellement de certains DM.
En s’appuyant sur un bon suivi d’indicateurs, les responsables biomédicaux détermineront la politique à mener.
Un indicateur est un outil d’évaluation et d’aide à la décision (pilotage, ajustement retro- correction et renouvellement) grâce auxquelles on va pouvoir mesurer une situation ou une tendance, de façon relativement objective, a un instant donné, ou dans le temps et ou dans l’espace.
Un indicateur se veut être une sorte de résumé d’information complexe offrant la possibilité à des acteurs différents (gestionnaires, administrateurs, techniciens de maintenance…) de dialoguer entre eux
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On peut apprécier les progrès d’un service biomédical en suivant un certain nombre de paramètres, entre lesquels :
- Le pourcentage du coût de maintenance par rapport à la valeur du parc à entretenir
- Le coût total de maintenance
- La fréquence, la localisation et la durée de pannes relevées sur des dossiers historiques
- Les délais d’intervention
- Les consommations d’énergie, le lubrifiant, d’outillage etc…
- L’utilisation permanente du personnel - Etc…
Avec ces paramètres et dans des situations comparables, on peut évaluer les activités d’un SBM. On peut également choisir un petit nombre de ratios qu’on suit régulièrement en le comparant aux fourchettes établies par des études statistiques concernant la branche professionnelle et des équipements identiques.
L’utilisation des indicateurs doit permettre de fixer des objectifs tant au niveau économique que technique, de suivre les résultats pour apprécier les écarts et les analyser.
Ils constituent des outils indispensables pour une gestion efficace des équipements et de la fonction maintenance.
Ils induisent ou conforte des choix de politique de maintenance et facilitent le dialogue avec les décideurs.
Pour la gestion du patrimoine des équipements sanitaires, trois types d’indicateurs sont utilisés.
- Les indicateurs quantitatifs - Les indicateurs qualitatifs - Les indicateurs budgétaires
Ci-après on décrit quelques-uns des indicateurs qui peuvent être utilisés.
Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres indicateurs pourront être utilisés, suivent l’expérience des SBM.
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III-2-1- Le « Life Cycle Cost » ou LCC
Le coût du cycle de vie d’un équipement (ou coût global de référence) est « le cumul, par années successives, de toutes les dépenses relatives à la possession d’un équipement
». Il est parfois possible d’y associer les recettes que l’équipement procure quand celles-ci sont chiffrables. Le cumul des coûts sur des périodes longues implique une actualisation des valeurs pour que le cumul en Francs constants soit significatif : 10F en 2010 peut être 11F en 2017 à cause de l’inflation
C'est un bon outil de gestion, à condition d'avoir un système de saisie « analytique » des coûts, et de les actualiser.
Figure 3 : Représentation du LCC [5]
Quel que soit l’équipement, les courbes « lissées » représentatives du LCC ont toujours l’allure de la courbe de la figure ci-dessus.
• 0 : date de décision de l’investissement
• [0, t0] : période d’études préliminaires à la mise en service t0. VA est le cumul des coûts liés à l’investissement.
• [t0, t1] : période d’exploitation déficitaire, ainsi qu’au-delà de t3 où les coûts de maintenance vont croître inexorablement
• [t1, t3] : zone d’exploitation rentable. T2 représente la période d’optimisation économique de l’équipement
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5-1-1- Constitution du LCC
(10)
• VA représente la valeur d’acquisition ou l’investissement initial. VA comprend les frais d’études préliminaires (rédaction du cahier des charges, choix du fournisseur, passation de commande, intégration de l’équipement à l’existant), les frais relatifs à la logistique associée, le coût de l’équipement. Ce coût sera supposé réalisé à la mise en service, et sera évalué en Francs constants. Mais il est également possible de représenter l’échelonnement des versements dans le cas d’un emprunt. Il est possible de corriger VA en fin de vie d’un équipement en lui ajoutant le coût de son démantèlement ou en lui retranchant la valeur d’une éventuelle revente.
• DF représente les dépenses de fonctionnement (énergies et consommables), fixées souvent par unité de temps. Il est évident que les coûts de main d’œuvre liés à l’exploitation normale de l’équipement doivent être inclus. DF a une représentation linéaire, donc proportionnelle au temps d’utilisation.
• CD représente le cumul des coûts de maintenance augmentés des coûts indirects lorsque l’on peut les estimer. Ces coûts sont naturellement croissants, liés à l’usure et au vieillissement de l’équipement. Les recettes, quand on peut les estimer, sont supposées constantes par unité de temps. Le ratio LCC / VA est un indicateur de criticité économique du soin à apporter à la gestion de l’équipement :
• Si le ratio = 1,3 sur 15 ans, inutile de faire de la maintenance préventive pointue
• Si le ratio = 20 sur 15 ans, mieux vaut optimiser la maintenance
5-1-2- Le LCC : outil de détermination de la période de remplacement d’un équipement
La figure ci-dessous explique comment il est possible de localiser la période de
diminution de la rentabilité d’exploitation, période où la question du remplacement de l’équipement doit être posée, sans connaître nécessairement les recettes. Il suffit de porter le cumul annuel des dépenses de maintenance. On constate que l’angle α décroît, puis se stabilise dans la zone du point M. Il augmentera si l’exploitation se poursuit. La figure ci-dessous permet de résoudre le même problème en tenant compte d’une éventuelle valeur de revente Rv (qui décroît avec le temps d’usage).
Lcc= VA + DF + CD
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Figure 4 : Résolution du LCC sans valeur de revente [5]
Cette situation amène à envisager un remplacement plus tôt.
Figure 5 : Résolution du LCC avec et sans valeur de revente [5]
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5-1-3- Le LCC dans le choix des investissements
On considère en général que 90% des coûts de fonctionnement et de maintenance générés par l’exploitation d’un équipement sont prédéterminés lors de sa mise en service. Ainsi, acheter un équipement, c’est évidemment acheter un service attendu, mais aussi engager tous les coûts potentiels dus aux inévitables arrêts de ce service. La courbe suivante illustre cette situation souvent négligée
Figure 6 : LCC du cumul des dépenses [5]
Interprétation : environ 90% des dépenses engagées pendant la durée de vie d’un équipement sont prédéterminées avant la mise en service. Ainsi, l’expertise relative à une défaillance entraînant une dépense di à Nième année montrera l’existence de niveaux de causes intrinsèques liées à la conception, à la santé matière, au mauvais choix de composants, au montage, etc. Il en est de même pour les dépenses de fonctionnement.
En phase d’investissement d’un équipement productif, il est donc important que la notion de « coût du service rendu » se substitue au « coût d’acquisition » de
l’équipement, cela d’autant plus que la flexibilité mise dans l’équipement augmente sa durabilité, donc la valeur du ratio LCC / VA.
Penser coût global de possession, c’est donc mieux construire et mieux investir aujourd’hui pour moins dépenser demain.
Installation, Coût de soin, Coût de maintenance
…
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5-2- Les coûts moyens annuels de maintenance
5-2-1- Caractéristique du CMA
A tout instant, un équipement possède :
• Une valeur d’acquisition VA
• Un cumul des coûts de défaillance ΣCd
• Une éventuelle valeur de revente RV
Le coût moyen annuel pour la nième année est donné par :
[5]
(6)
La courbe Cma = f(t) est toujours une courbe en baignoire qui passe par un minimum marquant la durée de vie économique.
Le Cma est aussi un indicateur économique qui peut être ramené à l’heure d’utilisation, soit Cmh : il permet de savoir combien coûte la possession d’un
équipement chaque heure en moyenne annuelle. C’est le même indicateur que le prix de revient kilométrique pour une voiture.
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Figure 7 : Représentation d’une CMA [5]
Après la durée de vie économique, l’utilisation de l’équipement devient onéreuse
5-2-2- Application du CMA à la politique de renouvellement d’un équipement
Soit un équipement mis en service à une date T0. On va envisager, à l’issue de la 6ème année, 3 hypothèses de choix :
1. Prolongation de la vie de l’équipement 2. Rénovation
3. Remplacement à l’identique
Cas 1 : à court terme (années 7 et 8), c’est la solution la plus économique. A long terme, au-delà de l’année 11, c’est la plus onéreuse.
Cas 2 : une rénovation permet de limiter l’investissement, ce qui, à l’horizon 10 ans, est le plus intéressant. Par contre, la dépréciation est importante et RV très faible voire nul.
Cas 3 : l’investissement est important, mais c’est la meilleure solution à partir de la 12ème année.
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Figure 7 : Représentation d’une CMA [5]
Figure 8 : CMA avec rénovation [5]
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5-3- Les autres indicateurs
5-3-1- Coût de maintenance/valeur de l’actif à maintenir (équipements)
La valeur de l’actif correspond à la valeur actualisée des équipements
Pour cette actualisation, différents critères peuvent être utilisés : la valeur contenue de l’inflation, ou la valeur de substitution ou la valeur nette comptable etc…
C’est un indicateur très utilisés pour effectuer une comparaison avec les SBM opérant dans villes et ou pays. Comme référence indicative, en l’absence d’un SBM et quand la maintenance est confiée seulement à des prestataires extérieurs, ce pourcentage varie entre 10 et 12%. La moyenne des valeurs pour des SBM fonctionnant correctement est entre 5% et 8%, y compris les coûts internes du SBM.
5-3-2- Age moyen des équipements
Cet indicateur sert à planifier le remplacement des équipements et à effectuer des prévisions de budget relatives
5-3-3- Temps d’indisponibilités/ temps total
C’est un indicateur de disponibilité de l’appareil, qui doit être évalué pour les différents appareils, et qui devrait être le plus proche possible de 0.
Le temps total est l’année (365 jours), le temps d’indisponibilité est compté en jours
5-3-4- (efficacité du service) Moyenne des temps d’intervention de maintenance
Cet indicateur donne une évaluation de l’efficience du SBM
Un temps de réparation élevé peut indiquer un SBM peu efficient mais aussi des difficultés pour l’approvisionnement des pièces de rechange
5-3-5- Dépense maintenance/ recette de l’appareil
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Dans le cas de recouvrement des coûts, les équipements doivent être fonctionnels parce qu’ils produisent des recettes pour la structure sanitaire. Il faut pourtant considérer si un équipement souvent hors service, ou avec un coût de maintenance trop élevé, doit continuer à être utilisé.
5-4- Le problème de l'actualisation des coûts
C'est le calcul de la valeur d'un bien à une date donnée. Le responsable dans un hôpital qui doit effectuer un investissement portant sur plusieurs années doit prendre en compte des éléments de coût et de bénéfice intervenant à des moments différents. Pour ce faire, il utilise une méthode d'actualisation qui consiste à ramener le coût d'un acte réalisé dans X années à sa valeur actuelle.
L'établissement de ces calculs entraîne, l'addition de francs d'années différentes, admissible avec une érosion monétaire faible, mais entraînant des écarts importants avec les taux d'inflation des années 2008. D'où l'intérêt de l'actualisation
Si le taux d’inflation est constant tout les ans : taux d’inflation noté i Une somme S0 investit aujourd’hui vaudra dans n années
Sn = S0. (1 + i)n
Si le taux d’inflation est variable tous les ans :taux d’inflations notés j1, j2, …..
Une somme S0 investit aujourd’hui vaudra dans n années Sn = S0. (1 + j1) (1 + j2) … (1 + jn)
Les critères pour mettre au rebut un équipement
- Augmentation des frais et coûts concernant l’entretien, les inspections périodiques, les réparations, etc.
- Diminution de la sureté et de la fiabilité des équipements au fil des changements opérés dans le temps
- Achèvement de la durée de vie (durabilité) des équipements - Fin du soutien apporté par le fabricant des équipements.
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