1-7-1- Bases de la comptabilité

Pour être amortissable, un équipement doit être inscrit dans le bilan comptable de l’hôpital et doit se déprécier dans le temps. Le plan d’amortissement s’établit à partir de la durée de vie probable du bien, fonction durée d’utilisation, du nombre d’analyse effectuée.

Quels sont les équipements amortissables ? Quelles durées choisir pour amortir une immobilisation ? Quelles sont les différentes méthodes d’amortissement ?

III-1-7-2 Quelles sont les DM amortissables ?

Un DM est amortissable dès lors que l’utilisation qui va en être fait par l’hôpital est déterminable et que celle-ci soit limitée dans le temps.

En principe, toutes les équipements sont amortissables. Les logiciels aussi le sont

III-1-7-4 Quelles sont les durées à utiliser pour calculer les amortissements comptables ?

La durée d’amortissement d’un équipement doit correspondre à la durée réelle d’utilisation de l’équipement par l’hôpital. Voici les durées les plus couramment admises :

 Dispositifs de stérilisation et de désinfection : 4 ans,

 Equipements chirurgicaux : 5 ans, CT = (t/T) Cmp + Cd.λ.T + Cmc +Ci

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 Equipement d’hémodialyse et les dispositifs de remplacement sanguin : 7 ans,

 Equipement destinés à l’entraînement et à la récupération des fonctions : 6 ans,

 Equipement destinés aux composés médicamenteux : 6 ans

 Unités pour les soins dentaires : 7 ans

 Dispositifs d’examens optiques (fibroscope) : 6 ans

 Dispositifs d’examens optiques (autre que ceux susmentionnés) : 8 ans

Lorsqu’il s’agit d’un équipement où l’on peut déterminer le nombre d’utilisation, on appliquera l’amortissement variable.

III-1-7-5 Comment calculer des amortissements comptables ?

L’amortissement d’un DM débute à compter de la mise en service du DM

Plusieurs méthodes d’amortissements sont autorisées en comptabilité, voici les trois principales d’entre elles : l’amortissement linéaire, l’amortissement dégressif et l’amortissement variable. Elles génèrent des calculs différents qui peuvent être effectués directement par l’hôpital sur un tableur par Excel ou de manière automatisée via un logiciel de gestion des équipements.

L’amortissement linéaire

Cette méthode consiste à répartir de manière égale la perte de valeur des immobilisations de manière constante sur la durée de vie de ce dernier (il s’agit de la durée réelle d’utilisation telle qu’elle a été définie par le fabricant). Le taux d’amortissement est calculé comme suit :

(100 / Nombre d’années de la durée de vie du bien) %.

Par exemple, pour une table d’anesthésie amortie sur 5 années, le taux d’amortissement sera de (100/5) % soit 20 % par année complète (il convient ensuite de calculer l’amortissement réel au prorata du nombre de jours de l’exercice sur un total de 360 jours par année pleine).

Exemple : La table d’anesthésie achetée le 15 avril N pour 5.000.000 F. L’entreprise clôture son exercice comptable au 31 décembre de chaque année. Le bien est amorti selon le mode linéaire en 5 années (soit un taux d’amortissement de 20 %). Le montant de l’amortissement est donc de 708.300 F pour le premier exercice comptable (5.000.000 * 20 % * 255 / 360), de 1.000.000 pour le deuxième exercice et le troisième exercice (5.000.000 * 20 %) et enfin de 291.700 pour le quatrième exercice (5.000.000

* 20 % * 105 / 360).

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Fiscalement, la méthode de l’amortissement linéaire constitue le mode normal d’amortissement. Il constitue la référence de calcul pour l’application de la règle de l’amortissement minimal

Voici le détail du plan d’amortissement linéaire de notre table d’anesthésie

Tableau 2

Date de mise en service : 15/04/N

Prix d’achat TTC : 5.000.000F Durée : 5 ans

taux d’amortissement : 20

%

amortissement : constant

Année VCN en début de période Annuité d’amortissement VNC en fin de période N

Calcul selon la méthode de l’amortissement dégressif

Ce mode est une forme d’avantage fiscal accordé aux entreprises. Il consiste à appliquer un coefficient fiscal au taux linéaire (ce coefficient est de 1,25 pour les durées d’amortissement comprises entre 3 et 4 ans, 1,75 pour les durées de 5 et 6 ans et de 2,25 pour les durées supérieures à 6 ans). Le complément d’amortissement résultant de l’application du mode dégressif doit obligatoirement être comptabilisé en amortissements dérogatoires.

Nous n’allons-nous intéresser qu’a l’amortissement linéaire tout au long de notre travail

Calcul selon la méthode de l’amortissement variable

Cette méthode consiste à amortir l’équipement sur la base du nombre d’examens effectué ou du nombre d’heure d’utilisation. Cette méthode est conseillée pour les équipements dont il est possible de déterminer le nombre d’examen effectué (scanner, spectrophomètre…) ou le nombre d’heure d’utilisation (autoclave…)

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Application de l’amortissement variable

Le 20/09/N un hôpital a acquis un échographe pour 4.500.000 F

Cet équipement a été mise en service le 05/10/N et a une durée de vie de 5 ans.

Cet équipement devrait permettre d’effectuer 15000 examen sur sa durée de vie, selon le rythme prévisionnel suivant :

Tableau 3 :

En fin d’utilisation l’hôpital pourra revendre l’équipement 400.000 F

Elaborons un plan d’amortissement

Tableau 4 Plan d’amortissement

Bien : Équipement ACP

Méthode d'amortissement : Variable

Coût d'acquisition :4.500.000 Durée de vie : 5 ans Valeur résiduelle : 400.000

Valeur à amortir : 4.100.000 Date d'acquisition : 20/09/N Date de mise en service : 05/10/N N 4.500.000 4.100.000 4100000*1520/15000=415467 415.467 4.084.533 N+1 4.084.533 4.100.000 4100000*3760/15000=1027733 1443200 3.056.800 N+2 3.056.800 4.100.000 4100000*3540/15000=967600 2410800 2.089.200 N+3 2.089.200 4.100.000 4100000*3280/15000=896534 3307334 1.192.667 N+4 1.192.667 4.100.000 4100000*2900/15000=792667 4100000 400.000

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Explication : Calcul de la Valeur Nette Comptable de fin d'exercice Tableau 5

On constate qu'en fin d'utilisation, l'équipement a bien la valeur résiduelle prévue III-1-7-2- La durabilité ou l’analyse prévisionnelle de la vie d’un équipement

Figure 2 : Durabilité prévisionnelle d’un équipement ^[5]

Le schéma précédent permet de mettre en évidence :

• 3 périodes « commerciales » :

- La période de garantie [T0, Tg]

- La période hors garantie [Tg, Tz]

- La période de commercialisation [Ta, Tb]

• 2 périodes de maintenance :

- A durabilité économique [T0, Tx]

- A durabilité consentie [Tx, Tz]

Année VNC en fin d'exercice

N Coût acquisition - Annuité =4500000-415467 4.084.533 N+1 VNC en début d'exercice - Annuité =4084533-1027733 3.056.800 N+2 VNC en début d'exercice - Annuité =3056800-967600 2.089.200 N+3 VNC en début d'exercice - Annuité =2089200-896534 1.192.667 N+4 VNC en début d'exercice - Annuité =1192667-792667 400.000

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Ti est la date de décision initiale de réaliser l’investissement d’un équipement. [Ti, T0]

est la période d’études préliminaires à l’intégration et au démarrage.

T0 est la date de début d’exploitation après installation et étalonnage.

Tx est le terme de la période optimale économique d’utilisation de l’équipement (environ 15 ans pour les équipements lourds). C’est par analogie avec des équipements connus et équivalents que Tx est fixé a priori. Ce seuil est atteint lorsque le cumul des coûts de défaillance n’excède pas x% de VA actualisée. On parle alors de « durée de vie utile ».

Tz est la date de déclassement de l’équipement pour revente, rebut ou reconstruction.

La durabilité consentie [Tx, Tz] est intéressante s’il est possible de maintenir un niveau de performance admissible associé à la réduction des coûts de maintenance en fin de vie de l’équipement amorti. Il faut être aussi prudent aux difficultés d’approvisionnement des pièces détachées après Tb (date de fin de commercialisation de l’équipement).

III-2- Les indicateurs de L’obsoLescence d’un équipement

Le fait de fixer des indicateurs pour le suivi de la maintenance permet de suivre l’activité d’un service biomédical mais aussi de le situer par rapport à des objectifs à atteindre ou à corriger.

Des indicateurs permettent de déterminer les choix stratégiques à faire en matière de maintenance comme par exemple : le renouvellement de certains DM.

En s’appuyant sur un bon suivi d’indicateurs, les responsables biomédicaux détermineront la politique à mener.

Un indicateur est un outil d’évaluation et d’aide à la décision (pilotage, ajustement retro- correction et renouvellement) grâce auxquelles on va pouvoir mesurer une situation ou une tendance, de façon relativement objective, a un instant donné, ou dans le temps et ou dans l’espace.

Un indicateur se veut être une sorte de résumé d’information complexe offrant la possibilité à des acteurs différents (gestionnaires, administrateurs, techniciens de maintenance…) de dialoguer entre eux

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On peut apprécier les progrès d’un service biomédical en suivant un certain nombre de paramètres, entre lesquels :

- Le pourcentage du coût de maintenance par rapport à la valeur du parc à entretenir

- Le coût total de maintenance

- La fréquence, la localisation et la durée de pannes relevées sur des dossiers historiques

- Les délais d’intervention

- Les consommations d’énergie, le lubrifiant, d’outillage etc…

- L’utilisation permanente du personnel - Etc…

Avec ces paramètres et dans des situations comparables, on peut évaluer les activités d’un SBM. On peut également choisir un petit nombre de ratios qu’on suit régulièrement en le comparant aux fourchettes établies par des études statistiques concernant la branche professionnelle et des équipements identiques.

L’utilisation des indicateurs doit permettre de fixer des objectifs tant au niveau économique que technique, de suivre les résultats pour apprécier les écarts et les analyser.

Ils constituent des outils indispensables pour une gestion efficace des équipements et de la fonction maintenance.

Ils induisent ou conforte des choix de politique de maintenance et facilitent le dialogue avec les décideurs.

Pour la gestion du patrimoine des équipements sanitaires, trois types d’indicateurs sont utilisés.

- Les indicateurs quantitatifs - Les indicateurs qualitatifs - Les indicateurs budgétaires

Ci-après on décrit quelques-uns des indicateurs qui peuvent être utilisés.

Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres indicateurs pourront être utilisés, suivent l’expérience des SBM.

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III-2-1- Le « Life Cycle Cost » ou LCC

Le coût du cycle de vie d’un équipement (ou coût global de référence) est « le cumul, par années successives, de toutes les dépenses relatives à la possession d’un équipement

». Il est parfois possible d’y associer les recettes que l’équipement procure quand celles-ci sont chiffrables. Le cumul des coûts sur des périodes longues implique une actualisation des valeurs pour que le cumul en Francs constants soit significatif : 10F en 2010 peut être 11F en 2017 à cause de l’inflation

C'est un bon outil de gestion, à condition d'avoir un système de saisie « analytique » des coûts, et de les actualiser.

Figure 3 : Représentation du LCC ^[5]

Quel que soit l’équipement, les courbes « lissées » représentatives du LCC ont toujours l’allure de la courbe de la figure ci-dessus.

• 0 : date de décision de l’investissement

• [0, t0] : période d’études préliminaires à la mise en service t0. VA est le cumul des coûts liés à l’investissement.

• [t0, t1] : période d’exploitation déficitaire, ainsi qu’au-delà de t3 où les coûts de maintenance vont croître inexorablement

• [t1, t3] : zone d’exploitation rentable. T2 représente la période d’optimisation économique de l’équipement

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5-1-1- Constitution du LCC

(10)

• VA représente la valeur d’acquisition ou l’investissement initial. VA comprend les frais d’études préliminaires (rédaction du cahier des charges, choix du fournisseur, passation de commande, intégration de l’équipement à l’existant), les frais relatifs à la logistique associée, le coût de l’équipement. Ce coût sera supposé réalisé à la mise en service, et sera évalué en Francs constants. Mais il est également possible de représenter l’échelonnement des versements dans le cas d’un emprunt. Il est possible de corriger VA en fin de vie d’un équipement en lui ajoutant le coût de son démantèlement ou en lui retranchant la valeur d’une éventuelle revente.

• DF représente les dépenses de fonctionnement (énergies et consommables), fixées souvent par unité de temps. Il est évident que les coûts de main d’œuvre liés à l’exploitation normale de l’équipement doivent être inclus. DF a une représentation linéaire, donc proportionnelle au temps d’utilisation.

• CD représente le cumul des coûts de maintenance augmentés des coûts indirects lorsque l’on peut les estimer. Ces coûts sont naturellement croissants, liés à l’usure et au vieillissement de l’équipement. Les recettes, quand on peut les estimer, sont supposées constantes par unité de temps. Le ratio LCC / VA est un indicateur de criticité économique du soin à apporter à la gestion de l’équipement :

• Si le ratio = 1,3 sur 15 ans, inutile de faire de la maintenance préventive pointue

• Si le ratio = 20 sur 15 ans, mieux vaut optimiser la maintenance

5-1-2- Le LCC : outil de détermination de la période de remplacement d’un équipement

La figure ci-dessous explique comment il est possible de localiser la période de

diminution de la rentabilité d’exploitation, période où la question du remplacement de l’équipement doit être posée, sans connaître nécessairement les recettes. Il suffit de porter le cumul annuel des dépenses de maintenance. On constate que l’angle α décroît, puis se stabilise dans la zone du point M. Il augmentera si l’exploitation se poursuit. La figure ci-dessous permet de résoudre le même problème en tenant compte d’une éventuelle valeur de revente Rv (qui décroît avec le temps d’usage).

Lcc= VA + DF + CD

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Figure 4 : Résolution du LCC sans valeur de revente ^[5]

Cette situation amène à envisager un remplacement plus tôt.

Figure 5 : Résolution du LCC avec et sans valeur de revente ^[5]

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5-1-3- Le LCC dans le choix des investissements

On considère en général que 90% des coûts de fonctionnement et de maintenance générés par l’exploitation d’un équipement sont prédéterminés lors de sa mise en service. Ainsi, acheter un équipement, c’est évidemment acheter un service attendu, mais aussi engager tous les coûts potentiels dus aux inévitables arrêts de ce service. La courbe suivante illustre cette situation souvent négligée

Figure 6 : LCC du cumul des dépenses ^[5]

Interprétation : environ 90% des dépenses engagées pendant la durée de vie d’un équipement sont prédéterminées avant la mise en service. Ainsi, l’expertise relative à une défaillance entraînant une dépense di à Nième année montrera l’existence de niveaux de causes intrinsèques liées à la conception, à la santé matière, au mauvais choix de composants, au montage, etc. Il en est de même pour les dépenses de fonctionnement.

En phase d’investissement d’un équipement productif, il est donc important que la notion de « coût du service rendu » se substitue au « coût d’acquisition » de

l’équipement, cela d’autant plus que la flexibilité mise dans l’équipement augmente sa durabilité, donc la valeur du ratio LCC / VA.

Penser coût global de possession, c’est donc mieux construire et mieux investir aujourd’hui pour moins dépenser demain.

Installation, Coût de soin, Coût de maintenance

…

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5-2- Les coûts moyens annuels de maintenance

5-2-1- Caractéristique du CMA

A tout instant, un équipement possède :

• Une valeur d’acquisition VA

• Un cumul des coûts de défaillance ΣCd

• Une éventuelle valeur de revente RV

Le coût moyen annuel pour la nième année est donné par :

[5]

(6)

La courbe Cma = f(t) est toujours une courbe en baignoire qui passe par un minimum marquant la durée de vie économique.

Le Cma est aussi un indicateur économique qui peut être ramené à l’heure d’utilisation, soit Cmh : il permet de savoir combien coûte la possession d’un

équipement chaque heure en moyenne annuelle. C’est le même indicateur que le prix de revient kilométrique pour une voiture.

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Figure 7 : Représentation d’une CMA ^[5]

Après la durée de vie économique, l’utilisation de l’équipement devient onéreuse

5-2-2- Application du CMA à la politique de renouvellement d’un équipement

Soit un équipement mis en service à une date T0. On va envisager, à l’issue de la 6ème année, 3 hypothèses de choix :

1. Prolongation de la vie de l’équipement 2. Rénovation

3. Remplacement à l’identique

Cas 1 : à court terme (années 7 et 8), c’est la solution la plus économique. A long terme, au-delà de l’année 11, c’est la plus onéreuse.

Cas 2 : une rénovation permet de limiter l’investissement, ce qui, à l’horizon 10 ans, est le plus intéressant. Par contre, la dépréciation est importante et RV très faible voire nul.

Cas 3 : l’investissement est important, mais c’est la meilleure solution à partir de la 12^ème année.

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Figure 7 : Représentation d’une CMA ^[5]

Figure 8 : CMA avec rénovation ^[5]

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5-3- Les autres indicateurs

5-3-1- Coût de maintenance/valeur de l’actif à maintenir (équipements)

La valeur de l’actif correspond à la valeur actualisée des équipements

Pour cette actualisation, différents critères peuvent être utilisés : la valeur contenue de l’inflation, ou la valeur de substitution ou la valeur nette comptable etc…

C’est un indicateur très utilisés pour effectuer une comparaison avec les SBM opérant dans villes et ou pays. Comme référence indicative, en l’absence d’un SBM et quand la maintenance est confiée seulement à des prestataires extérieurs, ce pourcentage varie entre 10 et 12%. La moyenne des valeurs pour des SBM fonctionnant correctement est entre 5% et 8%, y compris les coûts internes du SBM.

5-3-2- Age moyen des équipements

Cet indicateur sert à planifier le remplacement des équipements et à effectuer des prévisions de budget relatives

5-3-3- Temps d’indisponibilités/ temps total

C’est un indicateur de disponibilité de l’appareil, qui doit être évalué pour les différents appareils, et qui devrait être le plus proche possible de 0.

Le temps total est l’année (365 jours), le temps d’indisponibilité est compté en jours

5-3-4- (efficacité du service) Moyenne des temps d’intervention de maintenance

Cet indicateur donne une évaluation de l’efficience du SBM

Un temps de réparation élevé peut indiquer un SBM peu efficient mais aussi des difficultés pour l’approvisionnement des pièces de rechange

5-3-5- Dépense maintenance/ recette de l’appareil

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Dans le cas de recouvrement des coûts, les équipements doivent être fonctionnels parce qu’ils produisent des recettes pour la structure sanitaire. Il faut pourtant considérer si un équipement souvent hors service, ou avec un coût de maintenance trop élevé, doit continuer à être utilisé.

5-4- Le problème de l'actualisation des coûts

C'est le calcul de la valeur d'un bien à une date donnée. Le responsable dans un hôpital qui doit effectuer un investissement portant sur plusieurs années doit prendre en compte des éléments de coût et de bénéfice intervenant à des moments différents. Pour ce faire, il utilise une méthode d'actualisation qui consiste à ramener le coût d'un acte réalisé dans X années à sa valeur actuelle.

L'établissement de ces calculs entraîne, l'addition de francs d'années différentes, admissible avec une érosion monétaire faible, mais entraînant des écarts importants avec les taux d'inflation des années 2008. D'où l'intérêt de l'actualisation

Si le taux d’inflation est constant tout les ans : taux d’inflation noté i Une somme S0 investit aujourd’hui vaudra dans n années

Sn = S0. (1 + i)ⁿ

Si le taux d’inflation est variable tous les ans :taux d’inflations notés j1, j2, …..

Une somme S0 investit aujourd’hui vaudra dans n années Sn = S0. (1 + j1) (1 + j2) … (1 + jn)

Les critères pour mettre au rebut un équipement

- Augmentation des frais et coûts concernant l’entretien, les inspections périodiques, les réparations, etc.

- Diminution de la sureté et de la fiabilité des équipements au fil des changements opérés dans le temps

- Achèvement de la durée de vie (durabilité) des équipements - Fin du soutien apporté par le fabricant des équipements.

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III-3- Le renouvellement : La stratégie d’achat

Pour l’achat des DM, il faut :

1- Une organisation structurée associant la communauté médicale Dans le but d’améliorer le recueil et la rapidité du traitement des demandes d’équipements, nous proposons que les demandes de remplacement des équipements soient établies avec l’aide du service Biomédical de l’hôpital, par proposition de priorités techniques en fonction de l’âge, de la conformité aux normes, ou suite à des arrêts de commercialisation ou de maintenance. Cette démarche est proposée dans le but de mettre à la disposition du corps médical des équipements aux performances actualisées, l’âge moyen du parc se verrait ainsi réduit.

2- Mise en concurrence des fournisseurs

Le principe de mise en concurrence des fournisseurs devrait être appliquée, la procédure d'acquisition est l'Appel d'Offres chaque fois qu'une programmation des achats peut être faite.

3- Rendre homogène le parc d’équipement

Chaque hôpital doit s’orienter vers le regroupement des achats d'un même type d'équipement pour tous ses services dans la mesure où cette procédure conduit à disposer d'un parc plus homogène, permettant par ailleurs d'optimiser les coûts de consommables et de maintenance.

4- Un choix au regard du coût de possession

Afin de réaliser des achats économiquement efficaces et avantageux il faudra raisonner systématiquement en « coût global de cycle de vie » de l’équipement. En effet, un dispositif médical peu cher en investissement peut se révéler particulièrement coûteux en exploitation (« syndrome de l’iceberg »). C’est pourquoi une étude financière du coût global du dispositif sur 5 ans doit être opérée afin d’éclairer les choix des acheteurs. Il faudrait se baser sur le coût d’acquisition, de fonctionnement, de maintenance

Afin de réaliser des achats économiquement efficaces et avantageux il faudra raisonner systématiquement en « coût global de cycle de vie » de l’équipement. En effet, un dispositif médical peu cher en investissement peut se révéler particulièrement coûteux en exploitation (« syndrome de l’iceberg »). C’est pourquoi une étude financière du coût global du dispositif sur 5 ans doit être opérée afin d’éclairer les choix des acheteurs. Il faudrait se baser sur le coût d’acquisition, de fonctionnement, de maintenance

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