CHAPITRE 1 : Présentation de la structure de formation et du lieu de stage
III- 3- Le renouvellement : La stratégie d’achat
1- Une organisation structurée associant la communauté médicale Dans le but d’améliorer le recueil et la rapidité du traitement des demandes d’équipements, nous proposons que les demandes de remplacement des équipements soient établies avec l’aide du service Biomédical de l’hôpital, par proposition de priorités techniques en fonction de l’âge, de la conformité aux normes, ou suite à des arrêts de commercialisation ou de maintenance. Cette démarche est proposée dans le but de mettre à la disposition du corps médical des équipements aux performances actualisées, l’âge moyen du parc se verrait ainsi réduit.
2- Mise en concurrence des fournisseurs
Le principe de mise en concurrence des fournisseurs devrait être appliquée, la procédure d'acquisition est l'Appel d'Offres chaque fois qu'une programmation des achats peut être faite.
3- Rendre homogène le parc d’équipement
Chaque hôpital doit s’orienter vers le regroupement des achats d'un même type d'équipement pour tous ses services dans la mesure où cette procédure conduit à disposer d'un parc plus homogène, permettant par ailleurs d'optimiser les coûts de consommables et de maintenance.
4- Un choix au regard du coût de possession
Afin de réaliser des achats économiquement efficaces et avantageux il faudra raisonner systématiquement en « coût global de cycle de vie » de l’équipement. En effet, un dispositif médical peu cher en investissement peut se révéler particulièrement coûteux en exploitation (« syndrome de l’iceberg »). C’est pourquoi une étude financière du coût global du dispositif sur 5 ans doit être opérée afin d’éclairer les choix des acheteurs. Il faudrait se baser sur le coût d’acquisition, de fonctionnement, de maintenance préventive…
5- Fiabiliser les indicateurs pour asseoir la stratégie de renouvellement L’une des difficultés actuelles de la politique de maintenance biomédicale des hôpitaux béninois tient au fait qu’ils sont contraints de « naviguer à vue » sans vision fiable du moyen terme. C’est pourquoi la fiabilisation des outils et l’élaboration de tableaux de bord constitue une étape préliminaire décisive à l’esquisse d’une nouvelle stratégie de renouvellement.
Réalisé et présenté par AVLESSI C. Vital
47 6- Développer une stratégie d’achat et de maintenance pluriannuelle Il serait intéressant de programmer des réunions ayant pour objet :
- d’une part, la stratégie d’achat des DM listés par famille (ordre, priorité, planning annuel, forme et mode de passation des marchés),
- d’autre part, la stratégie de maintenance de ces équipements : il faut nécessairement la déterminer avant même d’avoir lancé la consultation afin de pouvoir calculer un coût de possession réaliste.
Ainsi une stratégie annuelle d’achat et de maintenance assise sur des études économiques fiables doit être élaborée dès le début de l’année afin de rationaliser encore davantage les achats mais également d’avoir une vision séquencée de ce qui devrait être réalisé mois par mois.
Par ailleurs, la stratégie de renouvellement d’un hôpital ne doit pas seulement prendre en compte l’âge des dispositifs médicaux mais également le « coût moyen annuel de maintenance ». Le CMA est un indicateur quantitatif économique d’aide à la décision qui permet de déterminer le budget annuel admissible de maintenance pour un équipement ou une famille de dispositifs.
A ce jour, les choix de renouvellement sont principalement guidés par l’âge du dispositif. Si cette orientation est tout à fait pertinente, elle ne doit pas pour autant être systématique, car un équipement de 10 ans peut ne pas avoir dépassé son seuil de rentabilité. Aussi l’usage d’un indicateur économique type « CMA » ou « LCC » est nécessaire. Dans certains hôpitaux le renouvellement intervient lors de l’arrêt définitif de l’équipement
Des outils d’aide à la décision devraient être développés par les hôpitaux et systématiquement consulté lors de l’élaboration du programme annuel de remplacement.
7- Une modification nécessaire de la politique d’achat.
Un patrimoine vieillissant est générateur de surcoûts d’exploitation, de conflits avec les services. A l’inverse, entretenir un parc de dispositifs médicaux relativement jeune garantit fiabilité et sécurité des équipements et donc moindre dépenses d’exploitation.
Cela suppose toutefois une certaine orientation de politique d’achat en terme de répartition des crédits, de planification indicative des équipements coûteux et de stratégie de standardisation.
8- Consacrer une enveloppe conséquente au renouvellement
Remplacer massivement les équipements existants et notamment ceux dont l’obsolescence est patente, constitue l’une des orientations majeures que doivent faire nos hôpitaux dans la mesure où cela permettra de diminuer efficacement la part desRéalisé et présenté par AVLESSI C. Vital
48
équipements vétustes et partant, les nombreux (et coûteux) problèmes de fonctionnement suscités par ces équipements. En effet, le nombre des interventions curatives sur un équipement augmente avec l’âge de celui-ci. Ainsi faut-il clairement privilégier le renouvellement dans les investissements annuels en équipements biomédicaux et se donner l’objectif de consacrer au moins les trois quarts des crédits au renouvellement afin de réduire en priorité la part (au sein du parc) comme le poids (au sein des dépenses de maintenance) des équipements ayant plus de 10 ans de fonctionnement.
D’une manière plus globale, il ne faut pas perdre de vue que les investissements complémentaires d’aujourd’hui seront à renouveler dans 8 ans, ce qui implique une restructuration de la répartition des crédits, en faveur du remplacement de l’existant.
9- Créer une planification indicative du renouvellement des équipements lourds
Dans le but de contenir les dépenses externes de maintenance les plus élevées ainsi que de minimiser le risque d’indisponibilité durable d’équipements lourds, il faut planifier de manière indicative les renouvellements de ces équipements. Cette organisation permet de disposer en permanence d’équipements lourds de moins de 10 ans et le plus souvent d’équipements à la pointe de la technologie. Cela permet de réduire de manière structurelle les dépenses liées à des interventions curatives, d’autant plus lorsque cette organisation est adossée à une politique d’achat imposant une période de garantie longue. A cet égard, il serait opportun d’imposer aux fournisseurs une garantie d’au moins 18 mois sur les équipements lourds. Une période de garantie plus longue est toujours profitable dans la mesure où elle induit des économies d’exploitation.
Réalisé et présenté par AVLESSI C. Vital
49
Conclusion
Les critères de mise au rebut ne sont pas clairement affichés dans nos hôpitaux, ce qui crée un véritable problème dans nos centres car nous disposons de parcs vétustes et dont la maintenance constitue un véritable travail. Cette vétusté a pour conséquence l’augmentation des temps et des coûts de maintenance. Nous remarquons aussi un faible temps de disponibilité des DM. Face à ce constat nous avons proposé des indicateurs qui permettront de juger de l’impact de chaque DM dans la prestation de l’hôpital.
L’achat étant le premier acte de maintenance et vu la difficulté affichée par les hôpitaux en termes de stratégie de renouvellement nous avons jugé opportun de proposer une stratégie d’achat et de renouvellement qui permettra à tous les secteurs de l’hôpital d’être plus efficace.
Ce rapport permettra, nous l’espérons la contribution dans nos hôpitaux au relèvement du défi de la structuration de la fonction achat, à laquelle ils doivent concentrer maintenant une grande partie de leur attention et éviter le piège des dons d’équipements.
Réalisé et présenté par AVLESSI C. Vital
50
Bibliographie
[1] : Document administratif de l’EPAC.
[2] : Document administratif de l’ISE Sarl.
[3] : Management de la maintenance de Bouna BANGALY
[4] : la politique de maintenance biomédical a l’assistance publique –– hôpitaux de Marseille : état des lieux et éléments de réflexion, Anthony VALDEZ - Mémoire de l’École Nationale de la Santé Publique - 2005
[5] : Aspects économiques de la maintenance - cours.doc université Mohamed VI [6] : Les amortissements variables.pdf
Sites consultés
www.compta-facile.com