Chapitre1 : Le système d’information comptable dans les entreprises
Le système comptable s’inscrit naturellement dans l’ensemble organisé des systèmes de l’entreprise comme tout système d’information, il a pour fonction essentielle de traiter les données entrantes en les transformant et en les communiquant à son environnement.
Section 1 : Caractéristique du système d’information comptable
Le système d’information comptable est l’ensemble finalisé d’états délais et procédure auquel une entité doit se confronter par rendre compte aux organes chargés du contrôle ou du suivi des réalisations.
Il est la base de nombreuses relations entre les administrations les associés ; les commissaires aux comptes (CAC) et les entreprises.
a. l’utilisation des informations comptables et des connaissances comptables:
Les pratiques comptables se caractérisent par la production des données comptables et l’utilisation des informations. Les données comptables sont des données de gestion interne disponibles dans l’entreprise et les informations comptables qui contribuent aux processus de prise de décision. Dans cette perspective la donnée est comme une matière brute nécessaire à la production de l’information1.
Les principales activités comptables sont désormais connues :
œ L’identification des faits économiques et juridiques susceptibles d’être retenu en comptabilité ; leur évaluation en termes monétaires et leur traduction comptable.
1 La revue des sciences de gestion, Pratiques comptables, système d’information et performance des PME camerounaises par Dagobert Ngongan n° 216
œ La réalisation des traitements qui permettent de mémoriser agréger synthétiser et communiquer les données ; des éléments de réflexion indispensables pour mettre ces connaissances en perspectives :
La modélisation des mécanismes physiques économiques financiers de l’entreprise (transaction ; flux …….)
Les postulats et principes à partir desquels st construite les représentations comptables depuis les événements élémentaires jusqu’aux documents de synthèse normative.
b. La saisie et l’utilisation du matériel informatique
L’informatique a considérablement modifié la manière de réaliser les travaux comptables. Toutefois, les concepts de base demeurent et la connaissance des méthodes traditionnelles d’organisation comptable est nécessaire à la bonne compréhension des systèmes comptables automatisés.
Aujourd’hui presque toutes les comptabilités sont tenues avec des moyens informatiques.
Au départ les méthodes de traitement se sont limités à une simple transposition des méthodes manuelles, mais au fil des années des changements profonds ont eu lieu, ils sont dus à la rencontre d’une offre technologiques aux immenses potentialités (base de donnés, réseaux stations de travail ….) d’une démarche croissante en informations destinés à faciliter la maîtrise de la performance globale de l’entreprise. Ces changements affectent la comptabilité de deux façons :
Dans son fonctionnement c’est à titre la manière de réaliser les traitements comptables.
Dans son architecture c'est-à-dire sa structure et dans les relations qu’elle entretient avec le reste du système d’information de l’entreprise et avec les systèmes d’informations des partenaires économiques.
c. L’avantage d’un progiciel comptable :
UN PROGICIEL
est la contraction de produit logiciel un package en
Anglais.
Le progiciel de comptabilité doit d’abord assurer le traitement des données comptables dans le respect des exigences qui contribuent à la qualité comptable :
La cohérence : respect de la partie double
La fiabilité : se concrétise par le respect des contraintes de chronologie et d’irréversibilité
Contrôlabilité obtenue grâce à l’organisation des pistes d’audit et à la rédaction d’une documentation détaillée
Le progiciel permet :
De définir le cadre comptable : entité - Journaux - Comptes - Ecriture type
Avec une gestion des tables et un plan de comptes multiples.
La saisie des écritures : courantes -Abonnement
-Simulation d’écriture
Avec un contrôle automatique. Libellés automatiques, écritures multicritères (clé comptable).
Edition –consultation : -comptes : lettrage -Balance : requête
-Journaux : générateurs d’états
Procédures périodiques : définition des exercices -Ouverture des périodes
d. Architecture des systèmes d’informations comptables :
Les progiciels de comptabilité permettent l’utilisation de plan de comptes multiples. La clé comptable utilisée au moment de la saisie des événements constitue le point de départ des analyses multicritères. En plus des informations obligatoires que doit contenir une écriture comptable, il est possible d’associer à chaque enregistrement différents codes qui permettront des exploitations multiples.
Grâce à la codification il est possible d’obtenir de nombreuses combinaisons de regroupement d’information comme par exemple :
Toutes les données relatives à une société donnée (pour établir son compte de résultat)
Tous les comptes liés aux activités consommées par un produit donnée pour calculer son coût de revient.
Tableau des différent architectures du SIC
1Type de SIC ARCHITECTURE
1Claude Grenier/ jean bonnebouche, système d’information comptable (introduction), édition foucher ; 2004 page 301
Comptabilité générale autonome
Les données proviennent des autres applications sous forme de documents « papier » ou sur des supports magnétiques. Les autres opérations sont saisies directement à partir des pièces comptables. Le service comptable exerce ainsi un contrôle direct sur toutes les données saisies
Comptabilité semi intégrée
Dans une comptabilité semi intégrée et a fortiori dans une comptabilité intégrée, la saisie ne s'effectue plus uniquement sur les pièces de base. Elle se fait à partir des événements réels soit automatiquement, soit par des personnes qui, en général, ne sont pas des comptables.
Comptabilité intégrée
Dans une comptabilité intégrée, les modules comptables sont difficiles à distinguer des modules dits opérationnels. Les écritures comptables sont un
"sous-produit" des opérations traitées en amont. La pièce justificative et l'enregistrement comptable correspondant sont alors séparés par un processus long et parfois difficile à comprendre.
Section 2 : les variables du cadre conceptuel du système d’information :
La structure d’une organisation est conditionnée par les traits qui caractérisent la situation dans laquelle elle opère. Or le SIC est une partie importante de la structure de vie de l’organisation de sa conception et doit être observé en tenant compte de l’effet des variables organisationnelles
a. Facteur de contingence structurelle :
Les facteurs de contingence structurelle Selon Chapellier1, de façon synthétique en contexte des entreprises, « les facteurs de contingence structurelle peuvent être réduits à quelques caractéristiques fondamentales qui renvoient aux
1CHAPELLIER Philippe, Maître de Conférences à l'Université de Montpellier
concepts plus généraux de complexité et d’incertitude ». Dans sa recherche, Chapellier retient la taille et l’âge de l’entreprise, le degré d’informatisation de la gestion et la nature de l’activité. Toutefois, les résultats ne confirment que l’association entre la taille et les pratiques comptables. Pour sa part, l’enquête par questionnaire de Lavigne1 montre que la taille des entreprises influence l’efficacité du SIC, ainsi les entreprises de taille moyenne disposent d’un SIC plus efficace que celles de petite taille et encore plus de celles de très petite taille. Ce résultat peut trouver son fondement dans le fait que l’accroissement de la taille de l’entreprise offre, en général, une meilleure disponibilité des ressources technologiques et des compétences humaines. Ceci permet une plus grande précision dans la préparation des données comptables et une plus grande différentiation des modèles informationnels pouvant satisfaire les besoins des dirigeants et permettre une meilleure utilité de l’information comptable dans la prise de décisions.
On parle aussi de la structure de la propriété (familiale ou pas) parce que la complexité augmente avec la diminution du pourcentage d’action familiale dans les PME, quant à l’endettement qui constituent des déterminants des pratiques de comptabilité générale, avec une prépondérance du premier facteur. D’autres études identifient une association entre la croissance des entreprises et d’une part, l’utilisation d’un système comptable informatisé et d’autre part, la préparation d’un plan d’affaires.
b. Facteur de contingence comportemental :
De nombreux auteurs insistent sur le rôle central du dirigeant de l’entreprise, Chapellier (1994) pense qu’il convient d’élargir l’approche contingente en intégrant l’analyse des facteurs d’ordre comportemental relatifs au profil de chacun des acteurs comptables de entreprise. En matière de comptabilité
1Membre du GREGO (Centre de Recherche en Gestion des organisations) à l'IAE de Montpellier2 Professeur en comptabilité financière, Université du Québec à Trois-Rivières.
générale, le dirigeant occupe un rôle unique, car il est le seul à avoir à la fois une fonction de producteur et d’utilisateur. Ainsi, ce sont les dirigeants qui ont une formation en comptabilité, en finance et /ou en gestion qui disposent de SIC plus efficaces. Ce résultat peut être expliqué par deux raisons essentielles.
D’abord, certains items utilisés pour mesurer l’efficacité du SIC portent sur la clarté de l’information comptable et la facilité d’utilisation du SIC. Dans ce sens, les dirigeants ayant une formation en comptabilité, en finance et /ou en gestion ont plus de facilité à manipuler le SIC que les autres. Ensuite, dans le contexte précis des entreprises, le dirigeant est dominant et c’est lui qui définit la mission du comptable interne.
Ainsi les dirigeants en fonction de leur formation peuvent fixer les objectifs de production des données comptables pour une meilleure adaptation des informations fournies par le comptable interne à leurs besoins.
Toutefois, trois autres acteurs peuvent vraisemblablement avoir une certaine influence sur les choix comptables des entreprises, soit le responsable interne de la fonction comptable (Chapellier, 1994; Lavigne, 1999), le comptable externe (Chapellier, 1994; Lavigne, 1999) et le principal créancier externe, habituellement une institution financière
Enfin, les résultats montrent un impact significatif de la perception des dirigeants de l’utilité de l’information comptable dans la prise de décisions sur l’efficacité du SIC. Ainsi, les dirigeants qui accordent une plus grande utilité à l’information comptable disposent de SIC plus efficaces que les autres.
c. Facteurs informationnels :
Chapellier (1994) pense qu’il convient d’élargir l’approche contingente en intégrant l’analyse des facteurs d’ordre comportemental relatifs aux profils de chacun des acteurs comptables de l’entreprise. D’abord, entreprise peut être considérée comme une émanation de la personnalité de l’entrepreneur (GREPME, 1997). Une revue de littérature permet de souligner l’influence
profonde des composantes du profil du dirigeant sur les modes de gestion et sur les pratiques comptables dans les entreprises. Dans ce cadre, Lavigne (1999) a identifié un lien entre les pratiques de comptabilité générale et les préférences informationnelles du dirigeant de l’entreprise .D’autres études montrent que les dirigeants possédant un niveau de formation élevé de type gestion ou comptable (Chapellier, 1994) disposent de SIC plus complexes. En outre, Begon (1990) et affirme que les niveaux de production et d’utilisation des données comptables diminuent quand l’âge du dirigeant augmente. Ensuite, Différents auteurs s’accordent pour souligner que le comptable interne est un acteur important, sinon essentiel, pour expliquer l’état des pratiques comptables dans les entreprises. Chapellier (1994) montre que les dirigeants des entreprises assistés d’un comptable salarié ayant participé à des séminaires de formation à la gestion disposent de systèmes de données comptables plus complexes et utilisent plus les données comptables. En outre, Lavigne (2002) montre que les dirigeants des PME assistés d’un comptable interne ayant une formation universitaire disposent d’un SIC plus complexe.
Conclusion :
Le système d’information comptable permet la centralisation de l’information comptable, son enregistrement par l’utilisation du progiciel comptable afin de faciliter son utilisation. Ces fonctionnalités du SIC son influencés par des facteurs de contingence structurelle, comportementale et des facteurs informationnels. L’importance et la complexité du SIC décide le degré de performance de chaque entreprise.
Chapitre 2 : Le système d’information comptable et la performance financière des entreprises :
Les entreprises qui possèdent un système d’information comptable performant sont celles qui utilisent un peu plus les informations comptables dans leur
gestion. La pratique de l’utilisation des informations comptables serait ainsi liée à la production des données. Plus une entreprise produit des données comptables, plus elle est amenée à les utiliser pour renforcer sa performance.
Section 1: les entraves entre le SIC et la performance.
L'étendue des besoins couverts par un SI comptable et financier est telle que ses contraintes sont multiples.
a. Fiabilité traçabilité et disponibilité de l’information Fiabilité de l'information
Que ce soit pour satisfaire aux obligations légales en matière de comptabilité générale ou aux besoins de gestion pour les prises de décision, il est primordial que les données soient fiables, c'est-à-dire sans erreurs et sans biais de sorte a ce qu'elles soient irréfutables. A défaut, l'entreprise s'exposerait a des sanctions économiques et / ou pénales.
Afin de garantir la fiabilité de l'information, le CNC a établi une procédure prévoyant La transcription durable des données comptables sur un support inaltérable, assurant la date certaine de ces transcriptions ou la transmission de ces données au greffe du tribunal de commerce ou le cas échéant, du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale auquel la société est immatriculée.
Traçabilité
La possibilité de contrôle et de preuve encore appelée piste d'audit est un pré requis fondamental dans le domaine de la comptabilité générale. Les comptes d'une entreprise devant être le plus souvent certifient par un commissaire aux comptes, il est nécessaire que ces derniers puissent effectuer des vérifications et des contrôles notamment en accédant à l'historique des différentes transactions.
Mais la traçabilite permet également en interne de vérifier les transactions enregistres et agrégés dans le système.
Disponibilité de l'information
Comme cela a déjà été évoque, l'information financière d'une entreprise intéresse non seulement les dirigeants et les différents gestionnaires mail également le monde extérieur. Cette information doit donc être disponible rapidement pour les prises de décision internes et la communication externe.
L'ordre des experts comptables préconise une accélération de la publication des résultats et les sociétés parviennent aujourd'hui a établir des arrêtés mensuels contre un unique arrêté annuel il y a de cela quelques années.
Ces contraintes engendrent donc une obligation d'enregistrements sans retard des données, afin que ces dernières puissent être traitées en temps opportun (PCG).
b. sécurité et archivage :
Sécurité
Au niveau CONFIDENTIALITÉ tout d'abord, car le SI comptable et financier regroupe un ensemble d'informations confidentielles. En effet, la connaissance des coût de revient ou des marges d'un concurrent pourrait constituer une information particulièrement utile. Mais la divulgation de certains éléments de rémunération, pourraient tout aussi bien mettre mal a l'aise certains dirigeants confrontes a des situations difficiles avec ses collaborateurs.
Il faut donc veiller à réserver l'accès aux données aux seules personnes habilitées
De la même façon, certaines opérations sensibles engageant l'entreprise devront également être limitées aux seuls utilisateurs habilites.
Mais la sécurité c'est également la mise en place d'écrans dédiés par nature d'opération ou des contrôles automatisés sur les saisies utilisateurs pour prévenir les mauvaises imputations comptables. Et éviter par exemple que des transactions soient imputes sur un mauvais exercice comptable, un mauvais
journal ou compte.
La sécurité c'est également veiller à ce qu'aucune opération comptable ne puisse être effacée du système même en cas d'erreur de saisie. Seules les techniques de contre-passation peuvent être utilisées.
Enfin, la sécurité c'est compte tenu de l'importance de d'information financière, c'est également la mise en place d'un système et des procédures de secours en cas de défaillance du système principal,
Archivage
En vertu des dispositions figurant dans le code du Commerce, les sociétés sont tenues de conserver pendant 10 ans33, les documents comptables et les pièces justificatives.
c. Gestion de données et connectivité du SI
Flexibilité du SI
Le SI doit rester ouvert notamment aux évolutions réglementaires, organisationnelles.
On comprend bien que si un taux de T.V.A. ou le taux de 1'LS. Venait a évoluer, cela ne devrait pas remettre en cause les applications existantes.
Dans le même sens, l'impact doit rester minime en cas de modifications plus importantes comme : la prise en compte de nouvelles normes comptables (ex.
IAS/IFRS), la modification du plan de compte de 1'entreprise, la modification de l'organisation de 1'entreprise engendrant une modification de la comptabilité analytique, ...
Connectivite
L'entreprise doit s'ouvrir sur le monde extérieur par conséquent son système d'information doit suivre via une dématérialisation des échanges. Cette dématérialisation peut être imposée lorsqu'elle constitue une obligation légale, ou choisie afin d'améliorer la productivité par la suppression de travaux de saisies.
Et les enjeux sont importants. En effet, chaque année, 100 millions de déclarations sont émises par 3,5 millions d'entreprises françaises et transmises aux différents services fiscaux et organismes sociaux. Cela représente environ 200 millions d'heures passées en saisie, mise sous pli, ... soit 10 milliards d'euros par an.
Pour réduire ces coûts, 1'Etat incite les entreprises à dématérialiser leurs déclarations. Depuis 2002, les entreprises dont le CA dépasse les 15 millions d'euros doivent télé déclarer leur TVA (art. 41 de la loi des finances rectificative pour 1999).
La télé déclaration coûte moins cher qu'une lettre recommandée et réduit le risque des re-saisies. L'administration a également mis en place la télé déclaration de ventes de véhicules et la déclaration unique des embauches et des cotisations sociales.
La France se situe en 106— place avec 50% des services administratifs en ligne, derrière la Suède qui dispose de 74% des services en ligne. Ceci constitue un réel progrès depuis 2001 ou seules 20% des administrations françaises proposaient des prestations sur internet.
Mais 1'echange de données informatisées (E.D.I.) permet également d'intégrer ou d'exporter directement des données du système d'information de 1'entreprise vers celui d'une autre entreprise. Cela permet notamment de diminuer les coûts de gestion par exemple celui du coût de traitement.