Groupes de processus de la Gestion du projet

La gestion de projet est accomplie par des processus, en utilisant la connaissance de gestion de projet, qualifications, outils, et techniques qui reçoivent des entrées et produisent des sorties.

Afin d’avoir un projet réussi, l’équipe de projet doit:

• Choisir les processus appropriés qui sont nécessaires pour répondre aux objectifs de projet, parmi les groupes de gestion de projet.

• Employer une approche définie pour adapter les caractéristiques et les plans du produit aux exigences du projet et produit.

• Compléter les exigences pour satisfaire les besoins, les vœux et les espérances des Parties prenantes.

• Équilibrer les demandes concurrencées de la portée, du temps, des coûts, de qualité, de ressources, et du risque pour produire un produit de qualité.

Bas

Temps du projet Changement des coûts

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Figure 1. 6 Groupes de processus de la Gestion du projet [PMI, 2000]

Les groupes de processus de la gestion du Projet sont :

• Groupe de processus d’initialisation. Définit et autorise le projet ou une phase du projet.

• Groupe de processus de Planification. Définit et affine les objectifs, et planifie la ligne de conduite requise pour atteindre les objectifs et la portée pour laquelle le projet a été entrepris.

• Groupe de processus d’Exécution. Intègre des personnes et d’autres ressources pour effectuer le plan de gestion de projet pour le projet.

• Groupe de processus de Surveillance et contrôle. Régulièrement les mesures et la surveillance progressent pour identifier des désaccords avec le plan de la gestion de projet, de sorte que des actions correctives de reprise puissent être employées si nécessaire pour saisir les objectifs du projet.

• Groupe De processus de clôture. Formalise les acceptations du produit, service ou le résultat et apporte le projet ou une phase de projet à un fin ordonné.

Processus de Gestion du Projet

Les processus de gestion du projet sont présentés en tant qu’éléments discrets avec des interfaces bien définis. La plupart des praticiens plus expérimentés de gestion du projet reconnaissent davantage qu’il y a plus d’une façon pour contrôler un projet. Les détails pour un projet sont définis comme des objectifs qui doivent être accomplis et qui sont basés sur la complexité, le risque, la taille, la tranche de temps, l’expérience de l´équipe de projet, l’accès aux ressources, la quantité de l’information historique, la maturité en gestion de projet de l’organisation, et le domaine d’industrie et d’application. Les groupes de processus requis et leur processus constituant sont guides pour appliquer la connaissance appropriée de gestion de projet et des qualifications pendant le projet. En outre, l’application des processus de gestion de projet au projet est itérative et beaucoup de processus sont répétés et révisés tout au long du projet. Le chef de projet et l’équipe de projet sont responsables pou déterminer quels groupes de processus parmi les divers

Proceso de Processus d’exécution Processus d’initialisation Processus de planification Processus de Control Processus de clôture Vigilance, mesure et prise d’actions correctives Définition et redéfinition des objectives à être aboutis. Coordination du personnel et des autres ressources

Formalisation du projet ou phase et finalisation du projet

Acceptation du projet ou phase

groupes de processus seront utilisés, par qui, et les degrés de rigueur qui seront appliqués à l’exécution de ces processus pour atteindre l’objectif désiré de projet.

Les cinq groupes de processus ont des dépendances claires et sont exécutés dans le même ordre sur chacun des projets. Ils sont indépendants des domaines d’application ou du foyer d’industrie. Différents groupes de processus et différents processus constitutifs sont souvent réitérés avant d’accomplir le projet. Les processus constitutifs peuvent également avoir des interactions avec un groupe de processus et parmi les groupes de processus.

Groupe de processus d’initialisation

Selon le PMBoK [PMI, 2004] le groupe de processus d’initialisation comprend les processus qui facilitent l’autorisation formelle pour commencer un nouveau projet ou une phase de projet. Les processus d’initialisation qui sont faits, sont souvent externes à la portée du projet de contrôle par l’organisation ou par les processus de programme, pour lesquels on peut introduire les frontières du projet comme ses entrées initiales. La praticabilité de la nouvelle tentative peut être établie par un processus d’évaluation des alternatives pour sélectionner la meilleure. Des descriptions claires des objectifs de projet sont développées, y compris les raisons pour lesquelles un projet spécifique est la meilleure alternative pour satisfaire les conditions. Dans ce même sens, l’IPMA dans sa section « Développement et Évaluation des Projets » remarque qu’une évaluation réaliste du projet est importante dans les phases initiales. Pendant ces phases, on décide de continuer ou d’arrêter le projet. Les informations concernant la faisabilité du projet et la viabilité des résultats dans le futur sont déterminantes pour la promotion du projet [IPMA, 2003].

La documentation pour cette décision contient également une description de la portée du projet, des livrables, de la durée de projet, et la prévision des ressources pour l’analyse financière d’investissement de l’organisation. Le cadre du projet peut être clarifié en documentant le processus de choix du projet. La relation du projet avec le plan stratégique de l’organisation identifie les responsabilités de gestion dans l’organisation [PMI, 2004]. Pour l’IPMA il faut aussi distinguer les « Objectifs et Stratégie des Projets ». La stratégie du projet est représentée par l’ensemble de tous les objectifs particuliers à atteindre quant aux produits livrables et aux processus de travail du projet. Ce sont les mesures quantitatives et qualitatives par lesquelles on jugera la terminaison du projet.

Dans les projets multi-phases, divers processus d’initialisation sont réalisés pendant les phases suivantes pour valider les prétentions et les décisions prises pendant le Plan original de Développement de projet (Develop Project Charter) et le Développement de la portée du plan préliminaire des processus de projet (Develop Prelimiary Project Scope Statement processes) [PMI, 2004].

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INITIALISATION

PROCESSUS D'INITIALISATION

VERS LES PROCESSUS DE PLANIFICATION

Figure 1. 7 Rapport entre les processus d’initialisation [PMI, 2000]

Garel et al remarquent [Garel, 2004] que la définition du projet et les activités en amont constituent un des principaux facteurs de succès des produits nouveaux. Pour eux l’amont des projets est une phase qui apparaît maintenant comme cruciale mais qui est difficile à appréhender. En regardant le niveau de détail fourni sur cette étape par les deux référentiels de gestion projet, nous pouvons constater que si elle est bien considérée comme une étape importante, elle présente un manque de précisions pour laquelle Garel et al la définissent comme une zone « floue ». En même temps ils nous proposent diverses approches destinées à mieux détailler et modéliser une étape si importante de la conception d’un projet. Dans la même ligne, en supportant l’importance des étapes d’initialisation des projets, Nobelius et al [Nobelius, 2002], analyse la possibilité d’utiliser un modèle unique de conception et développement des phases d’initialisation (Front End Model) en arrivant à la conclusion de ne pas pouvoir appliquer un tel modèle mais découvre plutôt le besoin d’un modèle flexible et adaptable en variété et contexte, quelque chose de plus méthodologique ?

Groupe de processus de Planification

L'équipe de gestion de projet emploie le groupe de processus de planification et ses processus constituants et interactions pour planifier et contrôler un projet réussi pour l'organisation [PMI, 2004]. La section « Critères de Succès et Échecs des Projets » de l’IPMA nous clarifie les critères de succès et d'échecs d'un projet, associés au contrôle, ils servent de référence pour juger du succès ou de l'échec relatif du projet. Leur identification et la possibilité de les mesurer est une condition préalable importante. Les critères de succès et d'échecs sont reliés mais potentiellement indépendants. De plus, ils peuvent évoluer dans le temps, en particulier suite à l'évolution des conditions du marché. Le fait que les objectifs initiaux du projet n'aient pas été atteints n'implique pas nécessairement que le projet est un échec [IPMA, 2003].

Les groupes de processus de planification aident à recueillir l'information de beaucoup de sources avec laquelle on peut avoir divers niveaux de complétude et confiance. Les processus de planification développent le plan de gestion de projet (Project Management Plan). Ces processus également identifient, définissent, et mûrissent la portée de projet, le coût du projet, et programment les activités de projet que se produisent dans le projet. Quand une information nouvelle de projet est découverte, les dépendances additionnelles, les conditions, les risques, les opportunités, les prétentions, et les contraintes seront identifiées ou résolues. La nature multidimensionnelle de la gestion de projet cause des boucles de rétroaction répétées pour l'analyse additionnelle. Si plus d'informations ou de caractéristiques de projet sont recueillies et comprises, des __________________________________________________________________________________________ ₃₅

actions de suite (follow-on) peuvent être exigées. Les changements cruciaux se produisent dans tout cycle de vie de projet en déclencheant un besoin de revisiter un ou plusieurs processus de la planification et, probablement, certains des processus d’initialisation [PMI, 2004]. DÉFINITION PLANIFICATION D'ACTIVITÉS DE LA PORTÉE PLANIFICATION DE RESSOURCES ESTIMATION DE COÛTS DURÉE DE L'ACTIVITÉ SÉQUENCE D'ACTIVITÉS DÉVELOPPEMENT DU PROGRAMME ASSIGNATION DE BUDGET PLAN DU PROJET (INTÉGRATION) DÉFINITION DE LA PORTÉE PROCESSUS CENTRAUX PLANIFICATION DE L'ADMINISTRATION DE RISQUES PLANIFICATION DE LA QUALITÉ PLANIFICATION DES COMMUNICATIONS IDENTIFICATION DE RISQUES ANALYSE QUANTITATIVE DE RISQUES PLANIFICATION DE L'ORGANISATION OBTENTION DU PERSONNEL PLANIFICATION DE LA PROCURE PLANIFICATION DE LA RÉPONSE AUX RISQUES PLANIFICATION DE LA RECHERCHE DE FOURNISSEURS ANALYSE QUALITATIVE DE RISQUES

DEPUIS LES PROCESSUS DE CONTRÔLE DEPUIS LES PROCESSUS D’INITIALISATION

VERS LES PROCESSUS D’EXECUTION

Processus Facilitateurs PROCESSUS DE PLANIFICATION

Figure 1. 8 Rapport entre les processus de Planification [PMI, 2000]

Groupe de processus d’Exécution

Le groupe de processus d’exécution (« Lancement des Projets » par l’IPMA) comprend les processus employés pour terminer les travaux définis dans le plan de gestion de projet pour accomplir les conditions du projet. L’équipe de projet devrait déterminer lequel des processus est exigé pour l'équipe spécifique du projet. Ce groupe de processus implique de coordonner des personnes et des ressources, aussi bien qu'intégrer et exécuter les activités du projet selon le plan de gestion de projet. Ce groupe de processus adresse la portée définie dans le rapport de la portée de projet (Project Scope Statement) et effectue les changements approuvés.

Les désaccords normaux d’exécution causeront une nouvelle planification. Tels désaccords peuvent inclure la durée des activités, productivité de ressource et disponibilité et risques imprévus. De tels désaccords peuvent ou ne peuvent pas affecter __________________________________________________________________________________________ ₃₆

le plan de gestion de projet, mais peuvent exiger une analyse. Les résultats de l'analyse peuvent déclencher une demande de changement qui, si approuvé, modifierait le plan de gestion de projet et exigerait probablement l’établissement d'une nouvelle ligne de base. La grande majorité du budget du projet sera dépensée en effectuant les processus de groupe de processus d'exécution.

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Figure 1. 9 Rapport entre les processus d’exécution [PMI, 2000]

Groupe de processus de Surveillance et contrôle

L’IPMA indique que le processus de contrôle de projet inclut l'établissement des objectifs et des plans d'action, la mesure de la performance réelle, la comparaison de la performance réelle aux prévisions faites en début de projet, la prise en temps voulu de mesures correctives. C’est pour ça que nous identifions la section de l’IPMA nommée « Mesure de Performance » comme une base du contrôle des projets. La mesure de la performance est le concept utilisé pour représenter l'avancement physique en termes de performance, de coûts et de délais. La mesure en continu de l'avancement du projet est nécessaire pour contrôler les coûts et délais. La connaissance de cet indicateur d'activité donne une mesure réellement significative de la performance du projet en termes de coûts et délais ainsi que de sa valeur acquise. Cette information est habituellement collectée au niveau de l'activité élémentaire et consolidée sur l'ensemble du projet à travers les structures de reportage (l'OT) [IPMA, 2003].

De la Même manière pour l’PMBoK la surveillance et le groupe de processus de contrôle se composent des processus effectués pour observer l'exécution de projet de sorte que les problèmes potentiels puissent être identifiés d’une façon opportune et les actions correctives peuvent être prises, si nécessaire, pour commander exécution du projet. L’équipe de projet devrait déterminer lequel des processus est exigé pour l'équipe spécifique du projet. L'avantage principal de ce groupe de processus est que l'exécution de projet est observée et mesurée régulièrement et les désaccords du plan de gestion de projet sont identifiés. La surveillance et le groupe de processus de contrôle

EXÉCUTION DU PLAN DU PROJET

RECHERCHE DE FOURNISSEURS ASSURANCE DE LA QUALITÉ _{DISTRIBUTION DE} L'INFORMATION SÉLECTION DE FOURNISSEURS DÉVELOPPEMENT DE L'ÉQUIPEMENT DE TRAVAIL ADMINISTRATION DU CONTRAT VERS LES PROCESSUS DE CONTRÔLE DEPUIS LES PROCESSUS DE PLANIFICATION PROCESSUS D’EXÉCUTION Processus Facilitateurs DEPUIS LES PROCESSUS DE CONTRÔLE

inclue également des contrôles, des changements et des recommandations d’actions préventives de contrôle en prévision des possibles problèmes [PMI, 2004].

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Figure 1. 10 Rapport entre les processus de Contrôle [PMI, 2000]

Associé particulièrement au contrôle des changements, l’IPMA dans sa section « Gestion du Changement » signale que le management du changement consiste à détecter la nécessité et l‘effet potentiel de changements importants et de les traiter avec succès en utilisant les stratégies et procédures adéquates [IPMA, 2003].

Groupe de processus de clôture

Le groupe de processus de clôture inclut les processus employés pour terminer formellement toutes les activités d'un projet ou d'une phase de projet, transférer un produit terminé à une autre étape ou clôture d’un projet décommandé. Ce groupe de processus, une fois accompli, vérifie que les processus définis sont complétés dans tous les groupes de processus pour la clôture du projet ou d’une phase du projet et établit formellement que le projet ou une phase du projet est fini [PMI, 2004 et IPMA, 2003].

Figure 1. 11 Rapport entre les processus de Clôture [PMI, 2000]

FERMETURE DU CONTRAT PROCESSUS DE CLOTURE FERMETURE ADMINISTRATIVE DEPUIS LE PROCESSUS DE CONTRÔLE RAPPORTS DE PERFORMANCE PROCESSUS DE CONTRÔLE CONTRÔLE DE COÛTS CONTRÔLE DE CHANGEMENTS DE PORTÉE CONTROLE DE LA QUALITÉ CONTROLE DU PROGRAMME MONITEURS ET CONTRÔLE DE RISQUES CONTRÔLE INTÉGRÉ DE CHANGEMENTS VERS LES PROCESSUS DE PLANIFICATION

Processus Facilitateurs VERS LES

PROCESSUS DE EXECUTION VÉRIFICATION DE LA PORTÉE DEPUIS LES PROCESSUS D'EXÉCUTION VERS LES PROCESSUS DE CONTRÔLE

Interaction des Processus

Les groupes de processus de gestion de projet sont liés par les objectifs qu'ils produisent. Le produit d'un processus généralement devient une entrée à un autre processus ou il est considéré comme un livrable du projet. Le groupe de processus de planification fournit au groupe de processus l’exécution d’un rapport documenté du plan de gestion de projet et la rédaction d’un paragraphe de la portée du projet (Project Scope Statement), et met souvent à jour le plan de gestion de projet pendant que le projet progresse. Supplémentairement, les groupes de processus sont rarement des événements discrets ou uniques (One-time events); ils chevauchent les activités qui se produisent à des niveaux variables d'intensité dans tout le projet.

Parmi les groupes de processus et leurs processus, les sorties de processus sont connexes et ont impact sur les autres groupes de processus.

Cependant, comme tous les processus ne seront pas nécessaires sur tous les projets, et non plus sur toutes les interactions qui s'appliqueront à tous les projets ou les phases de projet. Ces groupes de processus de gestion de projets représentent une maniéré de structurer l’action pour atteindre l’objectif. Les RGP donnent les processus standard et pourtant il faut être capable de les adapter à la nature d’un projet particulier.