Edition de l’ordre de recette,
Edition du certificat de cessation de paiement
Etat de solde de tout compte.
Edition de fiches contenant un ensemble d’informations sur l’agent;
Edition des états d’avancements annuels du personnel (échelles et échelons) ;
Edition d’un état des salaires annuels qui entrent dans le calcul de l’assurance décès (calcul au prorata de la période réellement travaillée).
Simulation et projections
Le progiciel à proposer devrait inclure des modules pour l’élaboration des simulations selon des échantillons qui seront définis et des règles de calculs qui seront implémentés, ces modules devront calculer l’impact par exemple d’un nouveau barème sur la masse salariale, ou le calcul des propositions de primes semestrielles, le résultat des simulations devrait être édité dans des journaux paramétrables par les utilisateurs.
La solution logicielle devra permettre d’effectuer des simulations sur la masse salariale portant sur :
Elaboration des budgets RH (recrutements, formation; loi cadre…) ;
Simulations du budget prévisionnel ou des scénarios sur la répercussion des modifications de taux de primes ou d’indemnités ;
Projection des augmentations à court et à moyen terme ;
Simulations des indemnités pour les départs négociés ;
Simulations des rémunérations à l’embauche ;
Simulations des charges sociales;
Simulations de revalorisation ;
Utilisation de plusieurs critères de simulations ;
Exécution de la simulation sur une catégorie d’agents ;
Projection de la masse salariale, par catégorie et par structure par service ou par direction, à une date donnée (année par année et mois par mois);
Projection des charges sociales par nature à une date donnée (année par année et mois par mois).
Le progiciel devrait proposer en standard différentes éditions relatives aux résultats des simulations et projections.
La gestion des emplois et des compétences ;
Evaluation du personnel
les notations, les avancements et les reclassements ;
Recrutement
Ingénierie de la formation
Gestion des carrières
5.1. Gestion des emplois et des compétences
Le progiciel à proposer doit permettre de gérer les postes et les compétences par poste à la C.M.R.
La fiche de poste est constituée de
L’intitulé du poste ;
Le code poste ;
La mission du poste ;
Les activités du poste ;
Les compétences requises pour occuper ledit poste ;
Les indicateurs de performance relatifs au poste.
La Fiche de Fonction est caractérisée par :
L’intitulé de la fonction ;
Le code fonction ;
La mission de la fonction ;
Les activités de la fonction ;
Les compétences requises pour occuper ladite fonction, réparties entre :
‐ Compétences techniques
‐ Compétences relationnelles et managériales
Les indicateurs de performance relatifs à cette fonction.
Il est à noter que :
chaque Poste est occupé par 1 ou plusieurs Agents ;
chaque Fonction est occupée par 1 seul Agent (Responsable) ;
chaque compétence fait partie d’un domaine de compétence ;
chaque compétence est déclinée en niveaux de compétence ;
chaque indicateur fait partie d’un domaine de performance.
La solution à proposer devrait permettre :
La gestion des effectifs par poste ;
Elaboration du référentiel des postes et la cartographie des postes ;
Répertorier chacun des emplois et des postes en attribuant un profil de compétences et un référentiel utilisé pour l’évaluation ;
La gestion des postes et des profils ;
Les affectations des postes par entité ;
Permettre la recherche automatique des candidats par rapprochement entre le contenu du référentiel et les critères donnés (adéquation poste/profil) ;
Elaboration des besoins en ressources humaines : Évaluation des besoins en moyens humains et détermination des écarts entre les besoins et les effectifs disponibles ;
Prise en charge des normes par poste/fonction (charge de travail) ;
Prise en charge des indicateurs de performance ;
Élaboration des matrices « Activités/compétences », référentiel des compétences
Etablissement des chemins de carrière à partir d’un poste ;
Etablissement des critères d’évaluation par compétence ;
Elaboration du bilan des compétences : Évaluation des besoins réels et prévisionnels en compétences par poste, famille professionnelle…
5.2. Evaluation du personnel Le progiciel devrait permettre:
la prise en charge des différents types d’évaluations ;
la prise en charge du système de notation du personnel de la CMR, basé sur des critères d’évaluation qui dépendent de la fonction et de la catégorie de l’agent ;
la prise en charge des objectifs à atteindre (quantitatifs et qualitatifs) ;
la prise en charge des normes par poste/fonction (charge de travail) ;
la prise en charge des indicateurs de performance ;
la prise en charge du référentiel des compétences ;
la fixation des objectifs par indicateur de performance ;
l’évaluation des compétences et des performances de l’agent ;
le lien entre les compétences et les performances attendues de l’agent et les exigences requises pour le poste ;
l’évaluation par compétence, par performance, par l’agent ou par poste ;
l’historisation après chaque évaluation, des notes obtenues dans le dossier individuel de chaque agent pour chaque exercice d’évaluation ;
Le progiciel devrait intégrer différents états de sortie :
bilan des compétences par agent par poste ou global ;
bilan des performances, par agent par poste ou global ;
Notations attribuées par matricule, par nom, par structure...
5.3. Gestion des notations, des avancements et des reclassements
La solution doit permettre la prise en charge automatique des notations, des avancements et des reclassements au niveau de la mise à jour de la situation, la production des
décisions et la régularisation des rappels. (les notations concernent les avancements et les primes)
5.4. Recrutement et titularisation
Pour le recrutement, la solution devrait permettre de gérer l'ensemble du processus de recrutement :
Disposer des données aidant à l’identification des besoins en recrutement interne et externe et l’élaboration de la loi cadre ;
Définir les offres de postes à pourvoir, vivier de candidats et CV, candidatures, automatisation de la correspondance, ainsi que le processus de titularisation : rapport et thème du rapport de titularisation, notation, PV de la commission, ....
Prendre en charge le dossier de recrutement et attribution du matricule ; 5.4.1 La Gestion des postes :
Les caractéristiques du poste à pourvoir : description, responsable, lieu, mission, début d’activité, type de contrat, etc...
Liste des postes à pourvoir : affichage des postes vacants, supprimés ou remplacés;
Définition des critères définissant le poste à pourvoir (âge, diplômes, compétences, expériences professionnelles, prétention salariale, etc.) ;
Recherche multi-critères sur les postes à pourvoir,
Élaboration des plans de redéploiement et gestion des affectations;
Prise en charge et historisation des postes budgétaires par année, par grade ;
Gestion de la nomenclature (diplômes, compétence, formations, expériences professionnelles, domaines d’intérêt, fonctions, contrats) ;
5.4.2 Gestion des candidats :
Vivier de candidat : dossier personnel, CV, disponibilité, rémunération souhaitée, origine. Le contenu du dossier individuel est paramétrable avec le générateur de formulaire intégré.
Saisie des « minis CV » des candidats aux concours ;
-Lecture automatique des CV papiers (scannés) ;
Impression des listes et fiches des candidats : elle est entièrement personnalisable grâce au générateur de rapports intégré.
Documents : en plus du CV saisi, il est possible d’attacher au candidat des fichiers (Word, Excel, PDF, etc.), pour stocker le CV, les diplômes, certificats, etc.
Notes : possibilité d’enregistrer des mémos sur le candidat (compte-rendu d’entretien, résultat de tests, etc.)
Saisie des éléments « simples comme la maîtrise des langues, des outils, des diplômes,
mais également des critères qui ne figurent pas explicitement dans le CV, comme l’autonomie, l’esprit d’équipe, le leadership, etc. L’ensemble de ces critères est intégré dans le profil du candidat ou de l’agent ;
5.4.3 Gestion des avis et des concours
Gestion du calendrier du processus de recrutement (planification, gestion des agendas…) ;
Gestion des campagnes de publicité de type : forum des étudiants, annonces presse, mailing…
Edition des arrêtés d’ouverture des concours ;
Edition des avis au concours selon des critères paramétrables ;
Publication des avis au concours et annonces.
5.4.3.1 Sélection des candidatures :
Le progiciel doit également retrouver tous les postes pour lequel le candidat postule, et inversement ;
Possibilité de suivre des candidatures et évènements en gérant les évènements en rapport avec chaque candidature (l’historique des actions entreprises pour une candidature est conservé) ;
Gestion de l’historique des candidatures
Gestion des alertes (candidature ayant déjà été examinée, poste déjà pourvu) ;
Recherche des candidatures adéquates pour un poste à pourvoir ; 5.4.3.2 Gestion de la correspondance :
Automatisation de la correspondance : envoi d’email ou impression de courrier Word, paramétrable à partir de modèles et des statuts des candidatures
Suivi et prise en charge des différentes étapes des candidatures 5.4.3.3 Automatisation des processus administratifs :
Mise à jour automatique des statuts du candidat selon l’évolution de son dossier
Diffusion des dossiers de recrutement (CV, comptes-rendus d’entretien, recommandations…) aux hiérarchiques concernés ;
Mise en place d’un module d’aide à la décision sélection/recrutement : Ce module doit garantir l’unicité de la candidature, l’aide à la présélection selon des critères bien définis, l’élimination des candidats rejetés ou du moins le changement de leur état, l’édition des lettres de convocation, les regrets, les autorisations de recrutement, les autorisations d’engagement provisoire, les éditions et statistiques, etc.
Gestionnaire d’emails et d’alertes.
5.4.3.4 Edition :
Le progiciel proposé doit offrir les fonctionnalités suivantes :
Edition des décisions;
Pour la titularisation, la solution proposée doit permettre :
Edition des fiches de notation et de titularisation des nouveaux candidats ;
Prise en charge des rapports de titularisation
5.5. Ingénierie de la formation
La gestion de la formation au sein de la CMR prend en charge les deux volets suivants
L’élaboration du plan de formation de la CMR, conformément à l’approche de l’ingénierie de formation, qui se base sur le recueil de besoins en formation auprès de l’ensemble du personnel de la CMR, et ce en conformité avec les orientations stratégiques de l’institution ;
La prise en charge des formations non planifiées ;
Les formations au sein de la CMR sont de quatre natures :
La formation intra-entreprise qui se déroule dans les locaux de la CMR. Elle est destinée essentiellement à renforcer les capacités professionnelles du personnel de la CMR ;
La formation inter-entreprise qui se déroule dans les locaux du prestataire.
La formation d’échanges et de transfert de savoir ;
La formation dans le cadre de partenariat et de coopération avec des organismes internationaux (BIT…), des écoles françaises, italiennes…
Le progiciel proposé doit prendre en charge les fonctionnalités suivantes :
Les demandes et les besoins en termes de formation. Ces demandes peuvent être individuelles (par agent) ou collectives émanant d’un responsable pour ses agents ;
La génération des besoins en formation, d’une manière automatique, sur la base des écarts identifiés entre les compétences exigées par un emploi et les compétences acquises par l’agent;
Le catalogue de formation : thème, domaine, Objectifs pédagogiques, la population concernée, contenu du cours, les organismes qui peuvent dispenser de cette formation, les dates prévisionnelles, les coûts prévisionnels ;
La prise en charge des différents établissements de formation (nom, adresse, N° de téléphone, correspondant etc.)
Les animateurs : intitulés, appartenance à un organisme, convention avec l’entreprise,
qualification… . ;
Les plans de formation regroupant toutes les informations concernant les actions de formation à réaliser, leurs budgets prévisionnels, les périodes concernées et les entités qui vont en profiter ;
La planification des sessions de formations ;
L’intégration automatique des actions planifiées et les sessions de formation dans le plan de formation ;
Le suivi des processus de réalisation de la formation ;
L’exploitation des questionnaires d’évaluation à chaud des formations
L’élaboration des TB complets renseignant sur tous les aspects quantitatifs et qualitatifs des formations ;
La gestion de l’historique de formations ;
la réalisation et l’édition des différents états de synthèse relatifs à la gestion de la formation:
La liste des cabinets de formation ;
La liste des axes et des domaines de formation ;
La liste des thèmes ;
La liste des séminaires réalisés par exercice, par thème, par cabinet etc…
L’état des bénéficiaires des formations, par structure, par exercice, par thème,
La fiche d’un séminaire de formation ;
La fiche individuelle de formation (Bénéficiaire) ;
Le plan de formation ;
Le suivi du plan de formation ;
L’évaluation de la formation ;
Le Nombre Jour Formation Homme ;
Le Nombre Jour Formation ;
Le Nombre de bénéficiaires sachant qu’une personne peut bénéficier d’au moins une formation ;
5.6. Gestion des carrières
Il s’agit principalement de la gestion des fonctionnalités suivantes :
Evolution de carrière fonctionnelle par la prise en compte des nominations ;
Evolution des carrières selon les types de métier (Liquidateur, chargé d’affiliés, auditeur, juriste...)
Evolution de carrière statutaire par le biais de la promotion interne (examens ou reclassements) ;
Evolution de carrière selon les critères relatifs aux engagements, titularisations, nominations, mutations, sanctions, départs, mobilité, appréciation, stages et formations, état de santé, avancement, recrutement…
Prise en charge de la gestion du parcours professionnel suivant tout type d’événement
(formation, apport de diplôme…)
Élaboration des plans de carrière individuels ;
Prise en charge des mutations ;
Détection des écarts en termes de compétences ;
Gestion des avancements d’échelles selon les critères suivants :
L’avancement d’échelle ou changement de catégorie est accordé aux agents selon un taux d’ancienneté qui dépend de la catégorie.
L’avancement à l’échelle supérieure est fixé selon des quotas qui peuvent changer selon la réglementation.
Les avancements d’échelles sont arrêtés annuellement et couvrent toute l’année budgétaire, eu égard à l’ancienneté de chaque agent.
Au cas où l’application du quota donnerait lieu à un chiffre avec une décimale, l’effectif à promouvoir est arrondi au chiffre entier immédiatement supérieur. Toutefois, la condition du quota n’est pas exigée pour les agents justifiant d’une valeur ancienneté minimale, dans ce cas, la valeur minimale de l’ancienneté dépend de la catégorie de l’agent. Le choix des agents à promouvoir est laissé à l’appréciation du Directeur de la CMR.
L’avancement d’échelle se fait au même échelon détenu à l’échelle d’origine. En cas d’application du quota, d’autres critères interviennent pour le classement des agents à promouvoir, à savoir :
o La notation
o Les primes semestrielles
o Le nombre de jours de congé de maladie de l’exercice concerné par l’avancement
o Le nombre de jours d’absence injustifiée de l’exercice concerné o L’ancienneté de service
5.7. Gestion des stagiaires
Le progiciel à proposer doit permettre :
La gestion des sujets et les durées des stages,
La gestion des encadrant,
La gestion des rapports de stage et notation,
L’historisation des données concernant les stagiaires,
La gestion des prolongations de stages (date prolongation, motif, non du décideur…)
Gestion de l’évaluation du stage (appréciation, nom du décideur, …).
Le progiciel devrait proposer un système d’alerte concernant les dates de fin de stage.
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