Tous les actes administratifs concourent à l’élaboration des éléments de la paie. Ainsi, le recrutement du personnel, les modifications dans la situation administrative de l’agent, les notations et les promotions, les prêts et les avances accordés au personnel, les heures supplémentaires, les absences et les déplacements, les cessations de fonction, les frais de voyage, les primes, les déclarations sociales… sont autant de facteurs qui interviennent dans les modifications des éléments de la paie.
La solution logicielle doit permettre d’effectuer les traitements suivants :
Préparation de la paie avec prise en charge des prêts et avances, des congés, des avancements, des primes variables, des éléments variables du mois … ;
Calcul de la paie selon différents critères (par agent, par période, par catégorie, par structure …etc) et Calcul global ;
Contrôle, vérification et validation ;
calcul des cotisations salariales et contributions patronales pour la retraite, la mutuelle et les assurances ;
Clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles avec possibilité de retraitement de la dernière période clôturée ;
Historisation ;
Edition des états de paie et des déclarations ;
Edition des documents comptables.
La rémunération se compose des rubriques de paie suivantes : a) Le traitement de base:
Il est constitué du salaire de base (SB) et l’indemnité de résidence. Le salaire de base est défini de la manière suivante :
SB=Indice * valeur du point d'indice
L’indice est une donnée qui provient de la grille indiciaire, il est déduit à partir de l’échelle et de l’échelon détenus par un agent (base de donnée référentielle);
La valeur du point d'indice est constante pour un intervalle d'indices donné à une date donnée (base de données référentielle)
b) Le régime indemnitaire :
Il comprend différentes indemnités liées à la situation administrative de l’agent:
Indemnité de logement, indemnité de transport, indemnité de sujétion, indemnité d’encadrement...
Les indemnités sont affectées par échelle et par échelon ;
Parmi ces indemnités, certaines sont soumises à l’IR et d'autres en sont exonérées.
c) Les indemnités de fonction :
Un agent de la C.M.R peut être nommé pour exercer une fonction de responsabilité. Il reçoit à cet effet des indemnités liées à la fonction exercée.
d) Les Allocations familiales:
Le montant des allocations familiales sont attribuées aux enfants à charge de l’agent selon la réglementation nationale en vigueur. La solution doit être flexible, et devrait permettre d’implémenter tout changement concernant la réglementation.
e) Retenues sur salaire :
La rémunération des agents est soumise à différentes retenues:
Retenues destinées à des organismes divers de prévoyance sociale (C.M.R, mutuelle générale, ...);
L'assiette de cotisation est constituée de certaines rubriques qui dépendent de la situation statutaire de l'agent. Si l'agent est détaché d'un organisme, l'assiette de cotisation de la retraite peut être un élément de saisie.
Retenues de l’indemnité de transport pour les bénéficiaires du transport collectif ;
Retenues sur salaire pour absence injustifiée par exemple;
Retenues destinées à des compagnies d’assurances ;
Impôt sur le revenu (IR) en prenant en compte la déductibilité de certains éléments comme la cotisation pour retraite… etc;
Retenues destinées à rembourser des prêts et des avances sur salaire. Ces prêts peuvent être octroyés soit par des organismes de crédit soit par la C.M.R elle même.
Trop perçu généré automatiquement ou saisis; Ce trop perçu peut être prélevé en une seule fois ou échelonné selon des règles à définir;
f) Primes semestrielles :
Deux primes semestrielles sont accordées aux agents de la CMR en Juin et en décembre de chaque année, (avec un traitement particulier pour les contractuels).
La prime est calculée sur une donnée appelée base prime. La prime est pondérée par un pourcentage plafonnée selon la fonction et la catégorie: La prime n’est pas calculée sur la dernière situation, mais elle est proratée en fonction des situations dans cette période de droit.
La base de prime devrait être mise à jour par les rappels qui peuvent être servis ou des rappels sur rappels servis dans cette période de calcul de droit
g) Prime mensuelle variable:
Cette prime est attribuée aux agents statutaires selon leurs situations administratives (échelle et échelon) et aussi selon leurs assiduités ;
h) Prime de panier:
Cette prime est allouée aux agents statutaires de la caisse affectés aux délégations régionales.
i) Prime occasionnelle
Certaines primes sont accordées occasionnellement comme la prime de reforme, la prime de performance etc…
j) Indemnités occasionnelles : Ces indemnités comprennent :
Les indemnités de déplacement ;
L'indemnité kilométrique.
k) Allocations sociales :
Les allocations sociales comprennent :
La prime de naissance ;
La prime de scolarité ;
La prime de l'Aïd Al Adha ;
La prime d’Achoura ;
L’allocation de pèlerinage.
l) Heures supplémentaires
La solution doit prendre en charge, sur la paie mensuelle, les heures autorisées de travail effectuées en dehors des horaires normaux de service pour les catégories Maîtrise et Exécution et ce, selon un barème qui tient compte les jours de repos et les jours fériés.
m) Allocation de fin de carrière:
La solution devrait calculer après radiation des cadres, une allocation appelée allocation de fin de carrière. Cette allocation est fixée en un pourcentage de la dernière rémunération mensuelle brute pondérée avec la période de droit de la prime semestrielle.
Le calcul de chaque rubrique de paie peut être proraté soit par rapport à sa date d'effet, soit par rapport au nombre de jours travaillé par l'agent au cours du mois.
Les éléments du salaire sont calculés soit en brut, soit en net, soit attribués en net et calculés en brut (calcul à l’envers), certaines rubriques dépendent des éléments mensuels, d’autre dépendent d’éléments cumulés soit semestriellement (cas des primes), ou annuellement (cas de l’IR),
Tous les éléments de rémunération sont pro ratés par rapport au nombre de jours travaillé durant le mois, certaines indemnités sont parfois relatives aux décisions qui ont des dates d’effet différentes du premier jour du mois, de ce fait ils devront être pro ratés dans les calculs normaux ou rétroactifs selon les dates d’effet correspondantes.
Certaines rubriques de paie sont octroyées selon des droits :
Nombre d’enfant pris en charge dans le calcul de la prime de scolarité ;
Nombre d’enfants pris en charge dans le calcul des d’allocations familiales ;
Nombre de déductions prises en charge au niveau du calcul de l’IR.
Ces droits doivent être :
Générés selon les barèmes correspondants ;
Historiés avec leurs dates d’effet ;,
Pris en considération au niveau des calculs rétroactifs selon les dates d’effet correspondantes,
Le progiciel doit implémenter les différents éléments de rémunération et des retenues selon la réglementation en vigueur, il devrait être évolutif et permettre d’implémenter toutes les nouvelles réglementations, lois et conventions avec les nouveaux barèmes et ce en permettant d’historier les anciens barèmes qui seront appliqués dans les calculs rétroactifs selon la période rétroactive et la date d’effet de ces barèmes etc …
le progiciel devrait permettre d’effectuer des calculs normaux, des calculs rétroactifs : rappel et rappel sur rappel,…etc , il devrait offrir la possibilité d’annuler un calcul normal ou un calcul rétroactif, de consulter des bulletins de paie pour les calculs rétroactifs et ce concernant chaque mois de la période de rétroactivité. Et pour des contraintes relatives à la gestion du budget CMR, les montants de rappel générés devront être répartis en montants de l’exercice courant et montants concernant les exercices antérieurs.
Certains éléments de rémunération ont des périodicités différentes d’une année à l’autre (ex : la prime d’achoura) et leurs montants ne doivent pas changer lors des calculs rétroactifs comme par exemple la prime de reforme, la prime de performance … etc.
Le progiciel devra permettre de calculer le rappel sur des périodes dont le traitement n'a pas été généré par ce progiciel: Les périodes dont les données ont été reprises devront aussi être sujets de calcul rétroactif automatique avec ce même progiciel.
L’activité de traitement de la paie nécessite certains mois des saisies massives de données (par exemple: saisie des taux de prime), pour cela le progiciel devrait offrir des modules pour le chargement massif de ces données.
Tant que la paie n'est pas validée définitivement, on peut toujours refaire le calcul et permettre des modifications sur les éléments de base. Après validation définitive, aucune modification n'est permise.
Pour les agents occasionnels ou contractuels, la rémunération est constituée d’un montant forfaitaire individualisé (cas des contractuels) ou par catégories (cas des occasionnels).
Les agents sont payés selon différents modes (virement, chèque…).
Les journaux de paie devront être paramétrables et faciles à adapter pour prendre en
charge tous les éléments variables de la paie mensuelle. De même, pour les bulletins de paie.
La solution devra permettre une paie sélective : sur un ou plusieurs matricules, structures, ou banques.
La solution doit permettre de calculer et de stocker les montants avec 2, 3 et 4 chiffres après la virgule.
Le progiciel devrait permettre d’éditer différents états de sortie à savoir :
Edition des journaux de paie;
Edition par type de paiement, par organisme payeur et par banque de domiciliation;
Editions mensuelles post-paie relatives aux retenues opérées sur les salaires du personnel et qui sont à régler aux différents organismes aussi bien la part salariale que la part patronale (CNOPS, Mutuelles, CMR, Attakmili, Assurance Vie, prêts, avances, autres……)
Edition des déclarations de l’IR (état 9421) conformément au modèle fourni par la Directions Générale des Impôts ;
Edition des cotisations salariales et contributions patronales par organisme de prévoyance (CMR, mutuelle...);
État de contrôle mensuel de la paie reprenant automatiquement tous les matricules ayant été modifiés.
Bulletins de paie concernant les calculs normaux et les calculs rétroactifs avec toutes les informations nécessaires et tous les éléments traités (structure, taux de prime, nombre des jours d’absence…) ;
Editions des bulletins de paie par structure ;
Journaux de paie paramétrable selon les éléments de salaire de chaque mois (possibilités d’ajouter certains rubriques, d’enlever certains rubriques, sommer les résultats de deux ou n rubriques en une colonne etc …
Liste des retenues : IR, remboursement de prêts, avances sur salaire...
Edition des situations cotisation CMR : les plus values ou les moins values de cotisation du mois en cours par rapport au mois précédent concernant les assiettes CMR, la part salariale, la part patronale, la validation, le rachat).
Edition, par organisme de prévoyance, des états de régularisation des cotisations salariales et contributions patronales suite aux avancements ou aux revalorisations tout en séparant les montant de l’exercice en cours de ceux des exercices précédents.
Edition des attestations de travail pour les statutaires et les détachés (situation détaché dans l’organisme de détachement.
Edition des attestations de salaire et prime
Edition des domiciliations des salaires…etc
Edition de l’ordre de recette,
Edition du certificat de cessation de paiement
Etat de solde de tout compte.
Edition de fiches contenant un ensemble d’informations sur l’agent;
Edition des états d’avancements annuels du personnel (échelles et échelons) ;
Edition d’un état des salaires annuels qui entrent dans le calcul de l’assurance décès (calcul au prorata de la période réellement travaillée).
Simulation et projections
Le progiciel à proposer devrait inclure des modules pour l’élaboration des simulations selon des échantillons qui seront définis et des règles de calculs qui seront implémentés, ces modules devront calculer l’impact par exemple d’un nouveau barème sur la masse salariale, ou le calcul des propositions de primes semestrielles, le résultat des simulations devrait être édité dans des journaux paramétrables par les utilisateurs.
La solution logicielle devra permettre d’effectuer des simulations sur la masse salariale portant sur :
Elaboration des budgets RH (recrutements, formation; loi cadre…) ;
Simulations du budget prévisionnel ou des scénarios sur la répercussion des modifications de taux de primes ou d’indemnités ;
Projection des augmentations à court et à moyen terme ;
Simulations des indemnités pour les départs négociés ;
Simulations des rémunérations à l’embauche ;
Simulations des charges sociales;
Simulations de revalorisation ;
Utilisation de plusieurs critères de simulations ;
Exécution de la simulation sur une catégorie d’agents ;
Projection de la masse salariale, par catégorie et par structure par service ou par direction, à une date donnée (année par année et mois par mois);
Projection des charges sociales par nature à une date donnée (année par année et mois par mois).
Le progiciel devrait proposer en standard différentes éditions relatives aux résultats des simulations et projections.