En matière de gestion des ressources humaines, ont été examinés et n'appellent pas d'observation :
La durée du temps de travail, Les autorisations d'absence,
Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, Le taux d'emploi de personnes en situation de handicap, Les bilans sociaux,
Les avancements d'échelon,
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Les primes et NBI versées en 2013, Les astreintes.
Appellent des observations :
La gestion prévisionnelle des emplois et le suivi des effectifs, Les accidents du travail,
L'absentéisme et son coût,
Les heures supplémentaires d'une responsable de service, La gestion des emplois à temps non complet,
Le pilotage de la fonction RH.
7 .1. Évolution des effectifs
Entre 2010 et 2014, la commune comptabilise une hausse de ses effectifs(+ 17 emplois), expliquée par le nécessaire renforcement de l'administration communale, pour faire face à un volume d'activité accru en raison de l'augmentation du nombre d'habitants.
Pour la bonne information des citoyens, il est regrettable que les documents publics, produits lors du vote du compte administratif ne rendent pas compte de cette évolution (- 2 emplois). Cf. annexe n°5.
En réponse, la commune s'est engagée à retranscrire la réalité des effectifs dans les annexes du compte administratif (C1 ).
7.2. Absentéisme
L'évolution du nombre d'accidents du travail et de maladies professionnelles durant les années 2010 à 2014 est préoccupante (113 jours d'absence en 2010, 839 jours en 2014).
Outre les aspects humains, le coût direct de l'absentéisme (environ 10 % par an) a été évalué par la commune entre 565 000 et 7 46 000 € suivant les années, pour un total cumulé de 3 275 000 €sur la période.
Ce coût est presque cinq fois supérieur à celui de l'augmentation des dépenses de personnel : + 720 000 €entre 2010 et 2014 (Cf. annexe n° 6).
Le maire explique en réponse que «depuis 2005, la commune emploie un agent animateur Hygiène et Sécurité à hauteur de 30 % d'un ETP. Cet agent produit un rapport circonstancié pour chaque accident. Ces rapports n'ont, jusqu'à présent, jamais mis en évidence de manquement da la part de la Ville. Les agents victimes portaient à chaque fois leurs équipements de sécurité.
En 2015, le Conseil municipal a adopté le document unique de prévention des risques qui permettra, nous l'espérons, de faire diminuer le nombre d'accidents de travail. Pour aller dans ce sens, la Ville va étudier, avec l'agent d'animation Hygiène et Sécurité, les mesures supplémentaires qui peuvent être prises pour diminuer le nombre de ces accidents.
En complément, nous pouvons également ajouter que la commune bénéficie d'une assurance la couvrant pour les risques statutaires, qui lui a permis d'amortir le coût de /'absentéisme. Ainsi, sur la période concernée, son assureur et la sécurité sociale lui ont versé 654 623 € ».
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La chambre constate qu'en dépit de la présence d'un agent de prévention à hauteur de 30 % d'un ETP depuis 2005, le nombre d'accidents du travail ne diminue pas (15 en 2010, 17en2014).
Le document unique d'évaluation des risques professionnels a été adopté en 2015, soit plus de 10 ans après le décret imposant sa création4 .
Des mesures supplémentaires sont à prendre pour assurer durablement la santé et la sécurité au travail.
Recommandation n° 4 : la chambre recommande à la commune de prendre des mesures permettant de réduire durablement le volume et le coût de l'absentéisme lié aux accidents du travail et aux maladies professionnelles.
7.3. Heures supplémentaires
L'examen des bulletins de paye montre que le nombre d'heures supplémentaires est globalement limité, de même que le nombre d'agents amenés à dépasser la limite du cycle de travail défini par la collectivité.
Cependant, les heures supplémentaires versées à la responsable du service animation culturelle entre janvier 2010 et juin 2015 n'ont pas respecté la réglementation : le volume a dépassé le contingent mensuel de 25 heures autorisé par le décret n° 2002-60 du 14 janvier 2002 (article 6), et les majorations des heures de nuit, de dimanche et de jours fériés n'ont pas été versées à hauteur de celles prévues (article 8). L'agent serait fondée à demander une rectification de sa paye.
L'affirmation qu'il existe un accord oral avec l'agent n'est pas suffisant pour dispenser la commune d'appliquer la réglementation, ni pour dégager sa responsabilité d'employeur en cas de recours.
Selon la commune « depuis juin 2015, la situation de /'ensemble des agents de la Ville est conforme à la réglementation sur les heures supplémentaires».
7.4. Emplois à temps non complet
Près de 20 % des emplois de la commune sont des emplois à temps non complet (30 à 34 suivant les années).
7.4.1. Création des emplois
La possibilité de créer des emplois à temps non complet est déterminée en fonction du nombre d'emplois à temps complet.
4 Décret n° 2001-1016 du 5 novembre 2001 portant création d'un document relatif à l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, prévue par l'article L. 230-2 du code du travail, Circulaire d'application DRT n°6 du 18 avril 2002.
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L'examen des comptes administratifs montre que le nombre d'emplois à temps non complet d'adjoints d'animation est supérieur au nombre d'emplois autorisé par la réglementation.
En 2010, 2011, 2012 et 2013, de deux à sept emplois d'adjoints d'animation à temps non complet n'auraient pas dû être créés.
Cf. annexe n°7
Le maire explique en réponse que «la Ville a effectivement créé indûment des emplois à temps non complet jusqu'en 2013. Cependant, cette solution permettait alors de mieux répondre à nos besoins, compte tenu de leurs spécificités. Cet état de fait a cessé depuis 2014 ».
7.4.2. Actes de gestion
L'examen des comptes rendus de comité technique paritaire (CTP) entre 2010 et 2014 et d'actes de gestion du personnel montrent des irrégularités manifestes, anciennes et répétées dans la gestion des emplois à temps non complet.
La réglementation prévoit en effet, par ordre chronologique :
La création d'un emploi, dimensionné en fonction d'un besoin, par délibération,
Une procédure de recrutement comme pour tout emploi (vacance, appel à candidature),
Un arrêté de nomination dans un emploi (et non de définition d'une quotité de travail).
En cas de modification, l'emploi doit être supprimé ou modifié par délibération.
L'acte « portant modification du temps de travail à temps non complet de Mme X ... » est manifestement sans fondement légal.
De même que les dispositions qui affectent un agent le 1er septembre sur un emploi qui sera « modifié » le 1er janvier suivant.
De même que l'octroi d'heures complémentaires, pour toute autre raison que d'avoir effectué des heures complémentaires.
L'ensemble des actes sont à remettre en conformité avec la réglementation, de la création des emplois à la nomination des agents, en passant par l'octroi d'heures complémentaires et la manière de faire évoluer les quotités de travail.
Cf. annexe n°8
En réponse, la commune s'est engagée à mettre ses actes de gestion du personnel en conformité avec la réglementation.
7.4.3. Risque de contentieux
L'examen des documents de gestion des ressources humaines a montré des irrégularités anciennes, constantes et répétées dans la paye et les conditions d'emplois de trois adjoints d'animation à temps non complet et de cinq adjoints techniques affectés au service de remplacement scolaire :
le temps de travail et la rémunération dépassent systématiquement la quotité de travail de l'emploi,
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depuis septembre 2012, tous les bulletins de salaires des adjoints d'animation comptent 53 heures complémentaires pour le mois en cours, et au moins 151,48 heures (soit un temps plein),
les heures effectuées au-delà du temps complet n'ont pas été rémunérées comme heures supplémentaires, mais comme heures complémentaires.
Ces constats témoignent de la difficulté de la commune à dimensionner ces emplois au regard des besoins du service, de son incapacité à en adapter le volume périodiquement et d'irrégularités en matière de rémunérations des heures complémentaires et supplémentaires.
En sous-dimensionnant ces emplois durant des années, la collectivité employeur a privé les agents des droits attachés à un emploi de quotité de travail supérieure, correspondant à leur réalité d'emploi. Ainsi, les éléments de rémunération (régime indemnitaire, régime des heures supplémentaires), de pension (assiette des cotisations patronales et ouvrières) et de congés ont été calculés et servis sur la base d'un temps de travail en deçà de la réalité.
La commune s'est ainsi exonérée de charges qu'elle aurait dû exposer si elle avait dimensionné les emplois à temps complet, ce qui génère des risques de recours.
Les agents concernés seraient en effet fondés à demander le rétablissement de leurs droits.
Le maire précise en réponse que «la situation concernant les adjoints d'animation et les adjoints techniques n'a plus cours depuis septembre 2014 »et que« la Ville va rencontrer les partenaires sociaux et les agents concernés pour les informer de la situation».
7.5. Pilotage de la fonction ressources humaines
En dépit des outils de pilotages (neuf ont été listés par la commune), la fonction de gestion des ressources humaines montre des fragilités : états de suivi des effectifs incertains, absences pour accidents et maladies professionnelles en augmentation, conditions de création d'emplois irrégulières, détournement de la finalité des heures complémentaires, accord oral dispensant d'appliquer la réglementation, etc.
Outre les manquements à la réglementation, les pratiques de la commune employeur pèsent de manière directe et durable sur les conditions de rémunération, de droits à congés et plus généralement de droits sociaux de certains agents.
Si elle a récemment mis un terme à ces irrégularités, elle reste exposée à des recours.