Généralités
Taille de la collection : Entre 80'000 et 100'000 affiches. La différence entre ces deux nombres s’explique par la présence de doublets qui n’ont jamais été répertoriés.
Département gérant les affiches : Cabinet des estampes de la Bibliothèque nationale à Berne.
Nombre de personnes travaillant pour les affiches : La responsable actuelle du Cabinet des estampes, Susanne Bieri, estime consacrer 15% de son temps de travail aux affiches. Le catalogage*, la numérisation et la consultation des affiches sont gérés par la responsable du Service Cabinet des estampes numériques. Une personne catalogue* à 80% les affiches. En plus, il y a les personnes travaillant dans les magasins et à la conservation de l’ensemble des documents du Cabinet des estampes.
Formation des personnes travaillant pour les affiches : Susanne Bieri détient un doctorat en histoire de l’art et a réalisé une politique de collection pour l’ensemble du Cabinet des estampes dans le cadre de sa thèse. La personne qui catalogue* a reçu une formation en Information documentaire.
Budget dédié aux affiches : La BN n’a pas de budget pour des achats. Un programme de restauration des affiches anciennes est en place, environ 20 à 30 d’entre elles sont restaurées à l’extérieur par an.
Historique
Année de constitution de la collection : En 1895, à la création de la BN. La collection a été cataloguée* sur fiches à partir des années 1910.
Outils de référence pour la politique de collection : L’Ordonnance sur la Bibliothèque nationale suisse du 14 janvier 1998, section 3, article 6 concerne le Cabinet des estampes et énonce globalement ce qu’il doit collecter. En 2012, un concept de collection pour tout le Cabinet des estampes est également rentré en vigueur. Un document similaire pour l’ACCSA est en cours de rédaction et sera actif probablement dès le deuxième semestre de 2017.
Catalogue collectif suisse des affiches
Rôle de la BN dans la création de l’ACCSA : L’ordonnance de la BN oblige Susanne Bieri à construire une collection exhaustive de tout ce qui est affiché en Suisse, ce qui est pratiquement impossible à mettre en place. Devant ce constat, elle s’est renseignée auprès de ses collèges des grandes collections d’affiches suisses (BGE, MGZ, Schule für Gestaltung de Bâle), éprouvant le même problème à leur échelle. L’idée d’avoir un concept commun de collection a germé puis a été réalisée. L’ACCSA permet au Cabinet des estampes d’être libéré d’une collection physique complète, puisqu’elle existe virtuellement en commun dans le CCSA ou via les catalogues* des institutions membres. La répartition physique des collections d’affiches dans toute la Suisse est même un avantage au niveau de la conservation dans l’éventualité d’une disparition accidentelle de la collection de la BN. La BN a pour tâche la gestion du CCSA et Susanne Bieri préside l’ACCSA.
Changement dans la gestion documentaire depuis l’adhésion : Un catalogue sur fiches* avec petites images était anciennement utilisé à la BN. La création de l’ACCSA a permis aux collections du Cabinet des estampes d’être mises sur un catalogue en ligne* et d’adopter des règles de catalogage* et d’indexation* communes.
Ajout régulier d’affiches dans le CSSA : Oui
Sélection et acquisition
Accroissement de la collection : 2500 à 3000 affiches par an.
Politique d’acquisition* : Helvetica, avec un accent sur affiches du canton de Berne et toutes celles qui ne sont pas déjà collectées par d’autres institutions en Suisse.
Dépôt légal* : Il n’existe pas de dépôt légal* au niveau fédéral, donc la BN est obligée d’acquérir activement les affiches.
Modes d’acquisition : La BN profite de la convention avec la SGA et de la récolte à Bümplitz. Elle réfléchit actuellement à mettre également en place une convention avec l’entreprise d’affichage Clear Channel. Beaucoup de contacts avec les graphistes et les acteurs de l’affiche sur Berne permettent aussi de susciter des dons. Il n’y a pas d’achats.
Chemin de l’affiche
Entrée : Pas d’inscription dans un registre ou un inventaire.
Estampillage* : Non
Celle-moment du catalogage*. Deux formes de cotes* existent : SNL (Swiss national library)_2007 (année de l’affiche)_1584 (numerus currens*) ou SNL_PUB (publicité)_461 (numerus currens*).
Traitement documentaire : Les règles de catalogage* et d’indexation* du CCSA sont en vigueur. La technique graphique n’est pas décrite car le catalogage* est simplifié afin d’avoir un meilleur rendement. Le traitement documentaire se fait en consultant l’affiche directement.
Photographie : Les affiches sont photographiées par la BN au sein de son atelier de reprographie. Les photographies sont conservées au format TIFF sur des serveurs, classées par cote* dans les dossiers.
Conservation
Organisation en magasin : Les affiches sont conservées dans des meubles à tiroirs, recto en évidence dans des cartables en carton non acide*. Ces cartables se distinguent de la chemise car ils possèdent une profondeur qui maintient en place les affiches.
Figure 19 : Cartable en carton permanent de la BN
Il y a environ 80 à 100 affiches dans un cartable. Seules les affiches les plus grandes, qui ne rentrent pas dans un meuble à tiroirs, sont roulées sur un cylindre de grand diamètre.
Normes de température et d’humidité : Entre 16 et 18°C, 48-50% d’humidité relative. Accès sécurisé aux documents : Les magasins sont parfaitement sécurisés, seuls les collaborateurs travaillant avec la collection d’affiches et le personnel du service des magasins y ont accès.
Manipulation : Les affiches sont manipulées sans gants mais avec des mains propres. Pendant le catalogage*, la manipulation se fait par une seule personne car la BN dispose de grandes tables pour y déposer les affiches. Pour la récolte à Bümplitz, l’équipe de la BN vient toujours à plusieurs. Lorsque l’affiche a été traitée et rangée, il est rare qu’elle soit manipulée à nouveau, ce cas de figure n’arrive que si elle est prêtée pour une exposition ou montrée lors d’une manifestation culturelle organisée par la BN.
Communication au public
La collection est accessible en ligne sur le catalogue* du CCSA.
Le Cabinet des estampes accepte toutes les demandes d’usagers, sans les limiter à un public scientifique. Les usagers sont reçus sur place et peuvent consulter les fichiers numériques en haute résolution sur un poste dédié, qui permet de zoomer sur l’affiche et d’en voir tous les détails. La consultation des affiches elles-mêmes n’est pas prévue. La consultation n’est pas payante, par contre, l’envoi de fichiers numériques l’est. Cependant, l’usager doit prouver qu’il a demandé au détenteur des droits d’auteur son accord avant que la BN n’envoie le fichier numérique. La BN effectue aussi des recherches sur ses propres collections, pour ses usagers et ne fait pas payer ce service, si les recherches ne dépassent pas une heure environ.
Le Cabinet des estampes prête des affiches pour des expositions aux institutions correspondant aux normes de conservation établies par la BN et l’ICOM (The international council of museums). Si ces normes ne sont pas atteintes, l’institution pourra demander des reproductions d’affiches.
Valorisation
Plusieurs opérations de valorisation de la collection d’affiches sont effectuées à la BN. Susanne Bieri est responsable de la mise en valeur de la collection et elle organise des expositions, colloques ou visites guidées. Des publications sont aussi rédigées sur la
collection et le Cabinet des estampes participe à la formation continue destinée aux étudiants des hautes écoles de design ou de l’université.
Déménagement
En 1997, une partie de la collection d’affiches a déménagé des Archives fédérales, où elle était entreposée, à la Bibliothèque nationale. Ces deux bâtiments sont côte à côte et séparés seulement par quelques centaines de mètres. Aux archives fédérales, les affiches étaient simplement mises dans des meubles à tiroirs. C’est pour cet événement que la BN a développé les premiers cartables en carton permanent*. Une fois mises dans les cartables, les affiches sont très stables : le cartable peut être manipulé sans que les documents à l’intérieur ne bougent. Des allers-retours ont été effectués entre les deux bâtiments avec les cartables sur des chariots. Ces derniers peuvent être mis en diagonale sur un chariot dont le plateau peut être incliné, ce qui permet de passer les virages étroits et de rentrer dans les ascenseurs du bâtiment.
De 1984 à environ 2003, la collection d’affiches a été fermée et sa consultation limitée au strict minimum. Avant 1995 le personnel manquait, il fallait de plus préparer le déménagement, améliorer les conditions de conservation de la collection, y mettre de l’ordre et essayer de comprendre comment elle s’était constituée car il n’y avait pas de concept de collection à l’époque des premières collectes.
De 1998 à 2001, la BN a aussi déménagé ses bureaux pendant la rénovation totale de son bâtiment à la Hallwylstrasse. Elle s’est installée dans un bâtiment à la Schwarztorstrasse, à proximité de la gare. Le travail de catalogage* était réalisé à la Schwarztorstrasse avec un service de transport entre les deux sites. La consultation par le public se faisait alors au premier étage des nouveaux magasins de la Hallwylstrasse.
Gestion à distance
Lorsqu’une partie des affiches était stockée aux Archives fédérales, des allers-retours étaient simplement réalisés entre les deux bâtiments. Lorsque les bureaux étaient séparés des magasins, des allers-retours étaient aussi faits par un véhicule de transport.
Rétrospective
Par manque de place pendant des décennies, les affiches ont subi de mauvaises conditions de conservation et ont été trop manipulées. Depuis 2000, grâce aux nouveaux magasins, la conservation est optimale et la manipulation se fait le plus rarement possible. La prise de conscience a été réalisée dans les années nonante en raison de nouvelles connaissances sur la conservation et l’archivage à long terme des documents