état des lieux de la ville de Fès
IV. Partie relative au tableau de bord
18. Fréquence de l’inventaire en fonction du chiffre d’affaire
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17. Nombre de méthode de gestion connu en fonction du chiffre d’affaire
Dans notre population quatre pharmaciens connaissent les quatre méthodes de gestion des stocks et 75 % d’entre eux réalisent un CA supérieur à 1M de DHS.Figure 37 : nombre de méthode de gestion connu en fonction de chiffre d’affaire
18. Fréquence de l’inventaire en fonction du chiffre d’affaire
Nous n’avons pas pu établir une relation entre le CA réalisé et la fréquence de l’inventaire du fait que la plupart des participants effectuent l’inventaire une fois par an. Citons en revanche qu’une seule pharmacie effectue l’inventaire 4 fois par an et qu’elle réalise un CA supérieur à 1M de DHS.
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Dans ce travail, nous avons effectué dans une première partie une revue de la littérature sur les différentes notions théoriques portant sur la gestion des stocks et les tableaux de bords en pharmacie, et dans une deuxième partie nous avons essayé de dresser un état des lieux de la ville de Fès par rapport à la thématique étudiée.
Notre étude a ciblé une population de cinquante pharmacies de la ville de Fès. Pour la collecte des données, nous avons utilisé un formulaire rempli de façon anonyme comportant 36 items différents.
Le sexe ratio est de 0,92, tandis que l’âge varie de 25 à plus de 50 ans et 30% sont âgés de 35 à 40 ans.
Nous avons remarqué que les connaissances théoriques en matière de la gestion des stocks s’enrichissent au fil des années ainsi les pharmaciens anciens ont développé plus de connaissance en la matière, ce qui pourrait se refléter sur leur CA et par la suite sur la rentabilité. Citons que plus le nombre d’employés augmente, plus la gestion de stock s’améliore. Ceci pourrait être dû au rôle des aides pharmaciens dans l’optimisation de la gestion des stocks en pharmacie.
Concernant le chiffre d’affaire des pharmacies, nous avons constaté que plus le chiffre d’affaire est important plus le pharmacien a recours à l’établissement d’un tableau de bord pour la gestion des stocks. A noter que la moyenne du CA dans notre population est de 1M de dhs.
Notre étude a montré que 58% des pharmaciens ne connaissent pas toutes les méthodes de gestion des stocks, ce qui rend nécessaire le recours à la formation continue. Citons que 97% de notre population effectue l’inventaire une seule fois par an , ce qui se conforme aux exigences réglementaires mis en vigueur.
Dans notre population uniquement 16% de pharmaciens ont mis en place un tableau de bord .Il s’agit d’un pourcentage faible montrant que des efforts supplémentaires sont à déployer pour instaurer cet outil. D’après notre étude les personnes utilisant le tableau de bord ont une gestion de stock meilleure que ceux ne l’utilisant pas.
En revanche, environ 67% de la population n’élaborent pas le TB par ignorance de son utilité, ce qui confirme la pertinence de notre étude. Soulignons que dans notre échantillon les pharmaciens utilisent le TB de gestion et non pas le tableau de bord prospectif.
Concernant l’analyse du tableau de bord, la majorité des pharmaciens le font une seule fois par an, alors qu’une meilleure pratique consistera à l’analyser mensuellement afin d’assurer une gestion de stock optimale.
Un seul pharmacien nous a permis de collecter les indicateurs, les écarts, et les actions d’améliorations prises pour les corriger.
Les écarts constatés et les actions pour y remédier se présentent comme suit :
- Le taux de couverture de stock est inférieur aux résultats attendus donc il faut renforcer les tournées sur les rayons afin de détecter les produits manquants
- Le taux de service est inférieur peut être par défaut de livraison du fournisseur donc il faut obligatoirement avertir les fournisseurs en leurs expliquant les dommages résultants du retard de la livraison.
- Le coût de possession de stock élevé rend nécessaire la minimisation des charges au maximum (téléphones, ménage …)
- Le nombre de rupture de stock par mois est élevé ce qui rend nécessaire de prévoir un stock de sécurité
- Le stock de sécurité de chaque produit est inferieur à la norme ce qui est peut être du à un défaut de négligence de la part du pharmacien par conséquent il faut agir en urgence en augmentant le stock de façon à couvrir les besoins et les demandes des clients et en calculant la quantité économique exacte pour chaque produit
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Tous les pharmaciens qui élaborent le TB estiment que la gestion de leurs stocks s’est améliorée et affirment qu’ils réutiliseraient cet outil dans le futur.
Concernant les pharmaciens qui n’utilisent pas encore le tableau de bord. Ils ont exprimé la volonté de concevoir cet outil dans le futur après avoir été sensibilisé à son importance et à l’intérêt qu’il présente pour l’officine.
Il convient de souligner également que 37,5% des données sont collectés par les aides pharmaciens .Cependant 13% n’ont bénéficié d’aucune formation sur l’élaboration du tableau de bord .Par conséquent nous recommandons aux pharmaciens de programmer des cessions de formations continues et de sensibiliser leur personnel sur l’intérêt et l’utilité de cet outil.
Afin de remédier aux problèmes rencontrés nous avons interrogé notre population sur les méthodes de sensibilisation utilisés, la réponse était comme suit : 50% des pharmaciens sensibilisent leurs personnels à travers des réunions indiquant les indicateurs sur lesquels l’équipe devra travailler ,25% des pharmaciens se contentent de l’affichage sur des supports ou tableaux, tandis que les 25% restants utilisent des clignotons et des réunions. Mentionnant que la meilleure méthode est cette dernière puisqu’elle regroupe deux éléments de sensibilisation, les clignotons qui attirent l’attention de façon visuelle et les réunions qui sont indispensables pour le bon suivi des indicateurs.
Concernant l’usage de l’outil informatique, nous avons interrogé notre population sur l’installation ou non d’un logiciel facilitant la mise en place de tableaux de bord dans leurs officines. Nous avons constaté qu’une pharmacie sur huit utilise un logiciel (QUALIPRO) calculant les indicateurs de façons automatisée, ce logiciel a été jugé : Satisfaisant avec un calcul précis des indicateurs, des résultats fiables et une crédibilité assurée.
Dans un second temps nous avons comparé les résultats de notre étude avec différentes études réalisées notamment au Maroc, en France, et en Belgique.
Au Maroc, nous citons la thèse de Faycal BOUZOUBAA soutenue en 2015 à la Faculté de médecine et de pharmacie de Rabat intitulée : Bonne pratiques officinales : Revue de littérature et actualités [80]. Dans cette thèse l’auteur présente les meilleures pratiques issues de la réglementation et des normes ISO que toute officine marocaine devrait suivre pour
améliorer sa gestion. Sur ce plan il consacre un chapitre sur la gestion des stocks en officine. Selon lui pour une gestion optimale des stocks au sein des officines marocaines il convient d’abord de distinguer entre trois types de stocks à savoir :
Le stock en profondeur : il contient les produits vendus une à plusieurs fois par jour. Il est composé de 15 à 20% de références et représente 80% du chiffre d’affaires (C.A), d’où l’intérêt du pharmacien à les avoir à sa disposition en permanence. C’est le cas par exemple de certaines complexes vitaminiques, des contraceptifs oraux, de certains antalgiques, etc.
Le stock en largeur : il comprend les produits vendus une à plusieurs fois par mois, et est composé de 20 à 40 % de références qui représentent 15% du C.A. Ce stock peut satisfaire et attirer une clientèle particulière.
Le stock de prestige : ce stock se réfère aux ventes occasionnelles. Il représente environ 40 à 65% de références représentant 5% du C.A. le pharmacien a intérêt de ne pas les stocker et de se les procurer en cas de besoin. Ce type de stock représente un coût élevé pour l’officine.
Concernant les indicateurs du tableau de bord des gestions de stock, l’auteur insiste sur l’importance du suivi de l’indicateur suivant :
Le coefficient de rotation des stocks : (CR) qui représente le nombre de fois où le stock est renouvelé sur une période. La durée de rotation des stocks, qui se mesure en jour, permet de savoir combien de jours sont nécessaires au renouvellement d’un stock moyen. En pharmacie d’officine, un stock considéré comme normal représente environ 10 % du chiffre d’affaires (CA), avec un délai d’écoulement d’environ 40 jours. Dans le cas où ce délai est supérieur, le coût de stock est trop élevé alors qu’un délai d’écoulement inférieur à 30 jours risque d’entraîner des coûts d’acquisition très
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En sus, l’auteur, insiste sur l’importance pour les officines marocaines de se doter de logiciels informatique pour la gestion des stocks et l’élaboration des tableaux de bord de GS. En effet selon lui, ces logiciels offrent de nombreuses fonctions : historiques des commandes, suivi du stock par inventaires valorisés, produits invendus, réalisation de tableaux de bord sur la rotation du stock selon les produits, leur classe, leur famille, valorisation du stock par catégorie (surstocks, stocks moyens…). Mais ces outils permettent aussi une optimisation directe des coûts de stock, grâce à leur module d’aide à la préparation et à la passation de commande : choix du circuit, adaptation des quantités à commander en fonction de nombreux paramètres (taux de possession, masse salariale, fréquence des livraisons…), comparateurs de prix d’achat
En supplément et pour réussir la gestion de stock et l’élaboration des tableaux de bord de gestion des stocks, ainsi que la gestion de l’officine en général il est souhaitable que :
Le pharmacien mette à jour ses connaissances et auto-évalue sa compétence durant sa vie professionnelle dans le domaine de la gestion y compris la gestion des stocks
Des cessions de formation initiale et continue soient programmées en la matière au profit des pharmaciens et des aides pharmaciens en la matière. L’efficacité pratique de ces formations doit être évaluée.
Synthèse : La comparaison entre notre étude et celle effectuée par Dr. Faycal BOUZOUBAA laisse apparaitre que ce dernier introduit des notions que nous n’avons pas exploré dans notre étude comme : le stock en profondeur, le stock en largeur, le stock prestige. Cependant les deux travaux soulignent l’importance de l’utilisation de l’outil informatique dans l’élaboration du tableau de bord de gestion des stocks et l’intérêt de la formation continue des pharmaciens et aides pharmacien à cet outil.
En France, nous citons la thèse de GOUJEAU Benoit intitulée : optimisation de la gestion officinale au quotidien au travers de ses aspects humains et économiques »[81].Cette étude a été effectuée sur un échantillon de 22 pharmacie situé sur le secteur de la valle et son agglomération a révélé que plus de 66 ,2% de tableaux de bords sont informatisés et que la fréquence de l’analyse du TB est mensuelle et elle est comparée avec la valeur des années précédentes quant aux indicateurs de gestion des stocks clés utilisés par les officines sont :
- Le ratio de rotation de stock
- la valeur d’immobilisation du stock
- Le coût des périmés en revanche l’interrogation de ces officines a permis de constater qu’elles souhaiteraient dans le future voire apparaitre dans le tableau de bord les ratios suivants :
- La valeur du stock immobilisé
- Une alerte automatique sur un stock qui ne se vend pas
Cette étude fait apparaitre également que les titulaires font part de leur préoccupation grandissante autours du stock qui représente une sortie de trésorerie importante pour l’officine.
Au centre de toutes les attentions, le stock est devenu actuellement une préoccupation et un enjeu majeur de la rentabilité d’une officine. De ce fait les titulaires souhaiteraient disposer de ratios et d’outils afin d’améliorer le suivi de poste stock, tout en étant parfaitement conscient que le stock immobilisé leurs coutent environs 4% de sa valeur par mois.
Leurs priorité est donc d’identifier ce stock dormant afin de le rentabiliser au mieux.
Concernant les officines qui n’utilisent pas le tableau de bord de gestion de stock informatisé, ils affirment qu’ils disposent d’un tableau remplis de façon manuscrite auquel ils ont opté par choix car ils considèrent que le TB informatisé est laborieux et inintéressant.
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conséquent des formations ciblées sur l’utilisation de logiciel afin de savoir gérer un tableau de bord s’avèrent nécessaire.
- d’autres pharmaciens considèrent l’outil informatique difficilement exploitable.
A travers ces arguments, la vraie demande de ces pharmaciens est de disposer d’un outil simple et facile d’utilisation.
Par ailleurs l’étude précitée a fait ressortir les constats suivants :
- Un manque de formation et d’accompagnement du TB
- Une mauvaise maitrise de l’outil informatique par certains pharmaciens des tableaux de bords pas assez personnalisé et fonctionnels
- Une fonction payante de certains logiciels
Synthèse :la comparaison entre les résultats de notre étude et celle effectuée à la valle fait apparaitre que l’utilisation du tableau de bord de gestion de stock par les officines de la valle est plus développé qu’à la ville de Fès , et que la plus part de ces tableaux de bords sont informatisés et sont analysés mensuellement et que les officines de la valle donnent de plus en plus d’intérêt à la gestion du stock dormant ,tandis qu’à Fès la plus part des tableaux de bords ne sont pas informatisés et leurs analyse est majoritairement annuelle cependant les indicateurs utilisés sont personnalisés et différents d’une pharmacie à l’autre .
En Belgique, nous citons le Travail de fin d’études présenté par Charlotte DEKKERS en 2017_2018 à HEC-Ecole de gestion de l'Université de Liège intitulé : Analyse des coûts liés à la gestion des stocks au sein d'une officine ouverte au public[82]. Ce travail est réalisé sur les officines de Liège et a relevé que les indicateurs de gestions de stocks les plus utilisés par ces officines sont :
Le taux de rotation qui est obtenu en effectuant le rapport entre le coût de marchandises vendues c’est-à-dire le chiffre d’affaire de l’entreprise et la valeur moyenne du stock évalué au prix d’acquisition. Un ratio de rotation de stocks proche de 1 démontre un modèle de gestion non optimal.
Le taux de rupture : à ce titre la mesure la plus simple dans le domaine pharmaceutique est le pourcentage du nombre de demandes non satisfaites immédiatement à partir du stock par rapport au nombre de demandes à satisfaire. Un pourcentage faible est le signe d’une bonne efficacité
Ce travail relève également que la majorité des officines utilisent des logiciels informatiques pour la gestion de stock comme : Officinall ; - NextPharm ; - GreenNock ; - Sabco ; - Pharmagest
Synthèse : La comparaison entre l’étude effectuée à Liège et celle effectuée à Fès laisse apparaitre qu’à Liège l’accent est mis sur les indicateurs de taux de rotation et de taux de rupture. Dans les tableaux de bord des officines étudiées à Fès ces indicateurs figurent mais il y’a également d’autres indicateurs qui différent d’une pharmacie à l’autre. En revanche à Fès notre étude révèle que l’outil informatique est peu déployé dans la conception des tableaux de bord. Alors qu’à Liège la majorité des officines utilisent des logiciels informatiques pour la gestion de stock.
Perspectives :
Notre étude a été réalisée sur un nombre limité de pharmacie d’officine, ce qui était à l’origine du faible pourcentage de pharmacie utilisant le tableau de bord dans la gestion des stocks.
Les suites de notre travail de recherche pourraient également se pencher vers la mise en place de tableau de bord dans les pharmacies d’officine. Aussi pour les prochaines recherches , il serait intéressant d’inclure un nombre plus élevé de pharmacie.
Pour instaurer la culture des tableaux de bords dans les officines marocaines il faut insister sur :
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- la réalisation d’un suivi continu pour évaluer l’amélioration du personnel concernant la bonne utilisation du tableau de bord
- L’installation des logiciels qui facilitent la mise en place et l’utilisation du tableau de bord
Les limites du travail
Notre étude a plusieurs limites :
-Nous ne nous sommes basés que sur un échantillon de (50 pharmacies) d’une catégorie de pharmacie donnée (petite et moyenne officine), sur un secteur géographique (Fès).c’est pourquoi il pourrait être intéressant d’interroger une population d’officine plus large afin de confirmer les tendances entrevue.
- Des questionnaires non remplis à 100% et pour certains formulaires l’écriture était illisible pour les questions de synthèses.
- La non disponibilité des officinaux au moment de la distribution
- Les pharmaciens utilisant le tableau de bord pour la gestion des stocks n’étaient pas tous coopérants, (un seul pharmacien nous a communiqué ses données)
-la longueur du délai de recueil des données.
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En guise de conclusion de notre travail, nous pouvons avancer que le développement Technologique récent dans le système d’information de pilotage s’est traduits par des nouveaux outils, les offres dites décisionnelles et la décentralisation pour améliorer la prise de décision et leur capacité de pilotage d’une part, et d’autre part elles doivent aussi être Performantes et compétitive de se doter d’instruments efficaces qui s’appuient
Automatiquement sur un système d’information à la fois décentralisé et synthétique qui est le Tableau de bord.
Ce dernier occupe une place importante à l’intérieur de la pharmacie, il nécessite à informer, mesurer, comprendre, apprécier des situations, évaluer les écarts, localiser les problèmes, décider et agir on apportant les corrections nécessaires de façon progressive et dynamique.
En effet, les raisons qui peuvent inciter une officine à élaborer un tableau de bord ou améliorer un système d’information préexistant consistent essentiellement à apprécier les délégations et à contrôler la validité de la gestion prévisionnelle.
C’est un outil de gestion à court terme, il constitue un support, à la fois, léger, rapide et dynamique. Il facilite à son destinataire la compréhension de la situation en présentant une idée globale de l'état de système géré.
Donc la mise en place d’un outil de pilotage nécessite une très bonne connaissance des activités de l’officine, de son organisation et de sa stratégie. Ainsi, il est nécessaire que les responsables s’impliquent et participent aux processus d’élaboration d’un tableau de bord afin d’apporter leurs visions.
À cet effet, le tableau de bord de gestion reste un excellent exemple du contrôle de gestion, car il diagnostique toute la situation de l’officine et met des plans d’action pour chaque indicateur défaillant afin d’améliorer les écarts et prendre des bonnes décisions.
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Résumé
Titre : Tableaux de bords appliqués à la gestion des stocks en pharmacie d’officine : état de lieu de la ville de Fès
Auteur : BERRADA Ghita
Directeur de thèse : Professeur LAMSAOURI Jamal
Mots clés : tableau de bord, gestion de stock, optimisation, pharmacie d’officine.
Introduction : Le tableau de bord est un outil de gestion à court terme, il constitue un support, à la fois, léger, rapide et dynamique. Il facilite à son destinataire la compréhension de la situation en présentant une idée globale de l'état de système géré. L’objectif de notre étude est de montrer d’une part la méthode de mise en place d’un tableau de bord, d’autre part le rôle du tableau de bord dans l’optimisation de la gestion de stock.
Résultat : Il s’agit d’une étude analytique effectuée sur cinquante pharmacies installées sur la ville de Fès. Notre étude a montré une grande valeur apportée à la gestion de stock de pharmacie par l’utilisation de TB.
Tous les participants utilisant le Tb ont remarqué une amélioration de leur gestion après