Factures de ventes

3.6.2. Consultation des fiches.

Cette fonction de Popsy peut être extrêmement utile lors de toute opération de saisie ou de gestion des fiches. Vous pourrez, en effet, grâce au «Surfing», consulter tous les types de fiches disponibles dans Popsy et donc visualiser les historiques, les balances et les graphes des fiches clients et fournisseurs, des comptes généraux et analytiques pour l’exercice de votre choix.

La Page Historique.

Vous pouvez consulter une liste reprenant un détail de chaque écriture effectuée sur un compte, pour une fourchette de dates bien précise et pour un exercice au choix. Vous pouvez les classer par ordre croissant de date et y ajouter tous les mouvements déjà lettrés. Vous pouvez également présenter l'affichage de l'historique par période ou par journaux en devise de base ou dans la devise de référence. Par le clic droit de la souris l'on peut également personnaliser les zones affichées et triez les zones.

Popsy vous affiche en plus le solde en devise de base ainsi que le solde dans les différentes devises de référence. Double-cliquez sur la ligne qui vous intéresse, vous pourrez en consulter le détail et éventuellement l’appeler pour y effectuer certaines modifications (la modification des documents est possible si le mouvement est non-lettré et la période non-clôturée).

La Page Balance.

Cette page affiche la balance de vérification du compte général (dans la devise de votre choix) reprenant le total des débits, des crédits et le solde de chaque période.

La Page Graphe.

Vous pouvez obtenir divers types de graphique, en 2 et en 3 dimensions.

Popsy vous propose les journaux de Ventes disponibles par ordre alphabétique des références journaux (facturiers et/ou notes de crédit). Ceux-ci auront été créés dans le Menu «Paramètres».

Personnalisez votre dossier en concevant des journaux de ventes, davantage adaptés à votre comptabilité. Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations.

Indiquez ensuite :

La référence de votre client :

Si vous ne la connaissez pas, Popsy vous permet de la retrouver par la loupe (= F3) qui vous donne accès à la fenêtre de recherche des clients.

Le commentaire : Zone libre à 50 positions.

La période d’imputation : Par défaut, celle en cours.

Les différentes dates:

Par défaut, Popsy vous donne comme date, celle du jour pour la période actuelle sinon, le premier jour de la période indiquée et, comme échéance, celle calculée en fonction de la table d’échéance spécifiée dans la fiche du client.

La référence de la pièce :

Zone libre à 12 positions (code VCS…).

Le montant total TVAC² :

Lorsque le montant est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans les deux devises ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d’imputation).

Si vous modifiez ce montant, le cours sera automatiquement corrigé. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté.

Toutes ces informations apparaîtront dans l’historique du client.

La barre d’état vous indique en permanence l’état d’avancement de la saisie de votre document.

L’omission d’un élément d’encodage indispensable (le type de journal - la référence du Client - le montant - ...) est immédiatement signalée dans le bas de votre écran et vous empêche d’accéder au stade suivant. Vous ne pourrez donc pas créer de ligne d’imputation tant que tous les éléments nécessaires ne sont pas encodés.

Cliquez sur le bouton «Créer» afin d’accéder à une première ligne d’encodage, vous obtiendrez une nouvelle fenêtre.

Saisie détail facture

Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d’imputation par documents. Tant que la fenêtre principale d’encodage n’est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes pour une éventuelle modification ou suppression.

Déterminez le compte d’imputation analytique associé (si le module analytique est disponible). Vous pouvez atteindre par la loupe la fenêtre de recherche de ces comptes.

Afin d’accélérer l’efficacité et la rapidité de votre encodage, Popsy peut vous proposer, par défaut, des comptes que vous aurez préalablement renseignés :

le compte général d’imputation dans la fiche de votre client, au niveau de l’onglet comptable, le compte analytique, si vous employez le module analytique, dans la fiche de votre compte général d’imputation au niveau de l’onglet signalétique.

Sélectionnez un code TVA correspondant à cette opération. Seuls les codes TVA dont le type de journal, le type de document et le régime TVA du client correspondent, apparaissent.

Ici aussi, vous pouvez accélérer l’allure de votre encodage en renseignant un code TVA par défaut dans l’onglet signalétique de votre compte d’imputation.

La création de nouveaux codes TVA est accessible dans le Menu «Paramètres».

Le commentaire et le montant en devise que vous renseignez apparaîtront dans l’historique du compte d’imputation. Ce commentaire peut être indiqué par défaut s’il a été au préalable renseigné dans la fiche du code TVA.

Sélectionnez le sens de l’écriture. Par défaut, c’est le sens de l’écriture renseigné dans la fiche du compte général d’imputation qui est repris.

Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d’imputation).

Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté.

Pour les ventes avec impression de factures, des zones supplémentaires viennent s’ajouter dans la fenêtre d’encodage de la ligne d’imputation.

Une loupe est associée à la zone «Commentaire». Cette loupe vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche des articles que vous aurez préalablement renseignés dans le menu «Paramètres / Listes de prix». Sélectionnez l’article souhaité. Définissez par la suite la quantité et le prix unitaire du produit.

Un bouton « texte » vient également se rajouter permettant d’insérer un texte Début et un texte Fin qui apparaîtront respectivement en début et en fin de page sur la facture papier.

Validez votre ligne d’imputation pour retourner à la fenêtre principale d’encodage.

Modèles : Si vous recevez régulièrement des factures d’un même client pour un même montant, vous pouvez utiliser une facture précédente comme modèle. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton

« Modèles… » et POPSY vous proposera toutes les factures que vous aurez déjà encodées. La sélection d’une de ces factures reprend tous les paramètres de la facture. Tous ces paramètres sont bien sur modifiables. Imaginons par exemple que la facture ci-dessus soit identique le mois suivant, il suffira de cliquer sur le bouton « Modèles… » et la fenêtre suivante apparaît :

Vous pouvez classer les factures selon le journal, le numéro de facture, la période, le commentaire, l’échéance, le montant, la devise et le numéro de pièce. Comme toutes les listes de POPSY, cet ordre est modifiable au moyen d’un « clic » droit de la souris sur une des lignes.

Une fois toutes les lignes d’imputation encodées, il ne vous reste qu’à valider l’opération et à abandonner la saisie des ventes.

Si l’option «Encodage du total du document» est activée, la validation ne sera possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA correspond avec le chiffre renseigné dans l’entête du document.

Si vous validez un document de vente dont le total de la TVA, calculé par Popsy, diffère du montant TVA que vous avez fixé, deux solutions s’offrent à vous :

Le document possède : Résultat :

Une seule ligne d’imputation : La différence de TVA est passée automatiquement sur cette ligne

Plusieurs lignes d’imputation : Popsy vous propose une nouvelle fenêtre.

Corrigez vous-même les montants TVA d’une ou plusieurs lignes d’imputation ou, double-cliquez sur la ligne à modifier et, la correction s’effectuera automatiquement sur cette ligne uniquement.

Exemple d’encodage de vente avec escompte financier:

Le code TVA particulier :

La fenêtre d’encodage de vente avec deux lignes d’imputations :