M ENU FICHES

Encodage du total du document pour les ACHATS / VENTES

Activez cette option pour devoir encoder le montant total (TVA comprise) dans l’entête de votre document.

Un contrôle automatique s’opérera entre le montant encodé dans cette zone et le cumul des différentes lignes d’imputation. La validation sera impossible tant que les deux montants ne correspondent pas.

Encodage du total du document pour les VENTES avec impression

Activez cette option pour devoir encoder le montant total (TVA comprise) de votre document de vente avec édition de facture.

Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche.

La Page Signalétique.

Encodez toutes les informations relatives à votre nouveau compte général : Un compte de titre ne peut pas être imputé par la

comptabilité. Il sert essentiellement à rendre votre plan comptable plus lisible en indiquant les différentes

catégories de comptes généraux. Il permet d’extraire des sous-totaux lors des éditions.

L’appartenance du compte :

a) Ordre : tous les comptes d’ordre (classe 0).

b) Actif : tous les comptes d’actif.

c) Passif : tous les comptes de passif.

d) Charge : tous les comptes de charge (classe 6).

e) Produit : tous les comptes de produit (classe 7).

f) Divers : tous les comptes non repris dans les précédents.

Le nom : 3 zones sont disponibles pour un libellé dans trois langues, par exemple.

La catégorie et les zones de tris dont la création est accessible dans le Menu Paramètres.

La devise de référence (si vous avez coché «Multi-devises»

dans les options comptables).

Le sens d’écriture et le compte analytique associé (si vous avez activé les options comptables adéquates).

Le code TVA associé (uniquement pour les comptes de la classe 6 et 7).

Les diverses options de compte(échéance, date valeur, lettrage).

Votre plan comptable est maintenant terminé ! Vous pouvez à présent créer vos Clients et vos Fournisseurs.

Fiches Clients et Fournisseurs

Si vous avez créé votre dossier sur base d’un modèle reprenant une liste de clients et de fournisseurs, la création ne sera peut-être plus nécessaire. Vous pouvez cependant personnaliser ces listes en y ajoutant de nouveaux éléments.

Sélectionnez le menu «Fiches / Clients» ou «Fiches / Fournisseurs». Vous accédez à la fenêtre de recherche.

La Fenêtre de Recherche.

Tapez-y la référence de votre nouveau client ou fournisseur et choisissez ensuite “Créer” pour l’encodage de votre fiche.

La référence est présente dans chaque type de fiche. C’est en fait le moyen de recherche pour l’ensemble de ces fiches.

3. Tapez vos références en profitant de tout l’espace disponible.

4. Prolongez d’un chiffre quand deux références sont identiques.

Encodez soigneusement vos références. Concevez-les de manière logique et mnémotechnique, elles vous feront gagner un temps précieux.

Accédez maintenant aux pages constituant la fiche. Encodez-y les informations voulues concernant votre client ou votre fournisseur, en sélectionnant la page adéquate.

Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche.

La Page Signalétique.

Renseignez-y toutes les informations relatives à l’identité de votre nouveau client ou de votre nouveau fournisseur : le nom de la société, le titre de votre relation dans cette société, son nom, son prénom, l’adresse de la société, ...

Vous avez la possibilité d’utiliser la loupe pour les codes postaux, les noms de localités et les pays.

Cette loupe vous permet d’accéder à la fenêtre de recherche de la zone correspondante.

Créez ou sélectionnez la référence qui vous intéresse pour cette zone à partir de cette fenêtre.

La Page Téléphone.

Cet onglet reprend la liste des différents numéros de téléphone. Bien qu’il soit possible de les encoder dans la Page Signalétique, cette page les reprend tous de manière plus lisible.

Popsy est capable de composer un de ces numéros de téléphone s’il est encodé sous le format canonique et si vous disposez d’un modem raccordé à votre ordinateur.

Le format d’adresse canonique est un format universel de numéros de téléphone, fax, etc.

Nous vous encourageons vivement à utiliser cette nomenclature bien précise. Elle vous permettra de composer directement à partir de Popsy, et en liaison avec votre modem, le numéro de téléphone que vous souhaitez.

Une Adresse Canonique est structurée de la manière suivante :

+Code International du Pays Espace (Indicatif) Espace Numéro d’abonné

Exemple :

+32 (2) 352.83.20

Les éléments de cette structure sont les suivants :

+

Signifie que le numéro qui suit utilise le format canonique.

Code International du Pays

Identifie le pays dans lequel l’adresse canonique est localisée.

Le code international de la Belgique est le 32.

Espace

Il est utilisé pour délimiter la fin du code international du pays.

Attention : uniquement 1

(sans le 0) de l’adresse canonique.

Ce code est optionnel. S’il est présent, il doit obligatoirement être entouré de parenthèses.

Espace Il est utilisé pour délimiter la fin de l’indicatif.

Numéro d’abonné

Numéro à taille variable, qui peut inclure d’autres caractères que des chiffres.

La Page Commerciale.

Renseignez toutes les données commerciales relatives à la TVA, au compte bancaire, à la langue d’édition des documents (langue de référence). Prenez soin de bien encoder le régime TVA qui influencera le code TVA lors des encodages.

La création des zones de tris et des catégories est accessible dans le Menu Paramètres.

La Page Comptable.

Vous renseignez dans cette page :

3 types de comptes (accessibles par la loupe) :

a) le compte de centralisation (si vous avez activé les options comptables adéquates), b) le compte d’imputation,

c) la référence fournisseur du client (ou la référence client du fournisseur).

le type d’échéance et le moyen de paiement.

les niveaux de rappel (Clients).

le paiement par virements détaillés, globalisés ou groupés (Fournisseurs).

la devise de référence du client ou du fournisseur (si vous avez coché «Multi-devises» dans les options du dossier).

la facturation éventuelle de commissions, d’honoraires, d’avantages ou de frais en vue de la génération des fiches 281.50 et 325.50 (Fournisseurs).

La Page Zones Libres.

Cet onglet des fiches clients et fournisseurs vous permet d’encoder les zones libres créées préalablement dans le Menu Paramètres.

Tant que celles-ci ne sont pas définies, l’onglet n’apparaît pas dans la fiche.

Fiches Prospects, Représentants et Contacts

Sélectionnez dans le menu «Fiches» : Prospects, Représentants ou Contacts. Vous accédez à la fenêtre de recherche.

La Fenêtre de Recherche.

Tapez-y la référence de votre nouvelle fiche et choisissez ensuite “Créer” pour l’encodage.

Accédez maintenant aux 3 pages constituant la fiche. Encodez-y les informations en sélectionnant la page adéquate.

Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche.

La Page Signalétique.

Renseignez-y toutes les informations relatives à l’identité du compte : le nom de la société, le titre de votre relation dans cette société, son nom, son prénom, l’adresse, ...

Vous avez la possibilité d’utiliser la loupe pour les codes postaux, les noms de localités et les pays.

La Page Téléphone.

Cet onglet reprend la liste des différents numéros de téléphone. Bien qu’il soit possible de les encoder dans la Page Signalétique, cette page les reprend tous de manière plus lisible.

Popsy est capable de composer un de ces numéros de téléphone s’il est encodé sous le format canonique et si vous disposez d’un modem raccordé à votre ordinateur.

La Page Commerciale.

Renseignez toutes les données commerciales relatives au compte bancaire et à la langue d’édition des documents (langue de référence).

La création des zones de tris et des catégories est accessible dans le Menu Paramètres.

3.6.2. Consultation des fiches.

Cette fonction de Popsy peut être extrêmement utile lors de toute opération de saisie ou de gestion des fiches. Vous pourrez, en effet, grâce au «Surfing», consulter tous les types de fiches disponibles dans Popsy et donc visualiser les historiques, les balances et les graphes des fiches clients et fournisseurs, des comptes généraux et analytiques pour l’exercice de votre choix.

La Page Historique.

Vous pouvez consulter une liste reprenant un détail de chaque écriture effectuée sur un compte, pour une fourchette de dates bien précise et pour un exercice au choix. Vous pouvez les classer par ordre croissant de date et y ajouter tous les mouvements déjà lettrés. Vous pouvez également présenter l'affichage de l'historique par période ou par journaux en devise de base ou dans la devise de référence. Par le clic droit de la souris l'on peut également personnaliser les zones affichées et triez les zones.

Popsy vous affiche en plus le solde en devise de base ainsi que le solde dans les différentes devises de référence. Double-cliquez sur la ligne qui vous intéresse, vous pourrez en consulter le détail et éventuellement l’appeler pour y effectuer certaines modifications (la modification des documents est possible si le mouvement est non-lettré et la période non-clôturée).

La Page Balance.

Cette page affiche la balance de vérification du compte général (dans la devise de votre choix) reprenant le total des débits, des crédits et le solde de chaque période.

La Page Graphe.

Vous pouvez obtenir divers types de graphique, en 2 et en 3 dimensions.