Factures d’ achats

La procédure est fortement similaire à celle d’une Vente. Dans le Menu «Saisies», sélectionnez

«Achats».

Vous accéderez à la fenêtre principale d’encodage.

Popsy vous propose premièrement les journaux d’Achats disponibles (facturiers et/ou notes de crédit).

Ceux-ci auront été créés dans le menu «Paramètres».

Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux d’achats, davantage adaptés à votre comptabilité.

Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations.

Indiquez ensuite :

La référence du fournisseur :

Si vous ne la connaissez pas, Popsy vous permet de la retrouver par la loupe qui vous donne accès à la fenêtre de recherche des fournisseurs.

Le commentaire : Zone libre à 30 positions.

La période d’imputation : Par défaut, celle en cours.

Les différentes dates:

Par défaut, Popsy vous donne comme date, celle du jour si la période est la période en cours sinon le premier jour de la période sélectionnée et, comme échéance, celle calculée en fonction de la table d’échéance spécifiée dans la fiche du fournisseur.

La référence de la pièce :

Zone libre à 12 positions (code VCS).

Le montant total TVAC³ :

Lorsque le montant est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans les deux devises ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d’imputation).

Si vous modifiez ce montant, le cours sera automatiquement corrigé. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté.

Toutes ces informations apparaîtront dans l’historique du fournisseur.

La barre d’état vous indique en permanence l’état d’avancement de la saisie de votre document.

L’omission d’un élément d’encodage indispensable (le type de journal - la référence du Fournisseur - le montant - ...) est immédiatement signalée dans le bas de votre écran et vous empêche d’accéder au stade suivant. Vous ne pourrez donc pas créer de ligne d’imputation tant que tous les éléments nécessaires ne sont pas encodés.

Cliquez sur le bouton «Créer» afin d’entamer une première ligne d’encodage. Vous atteindrez une nouvelle fenêtre.

Saisie détail facture

Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d’imputation par document. Tant que la fenêtre principale d’encodage n’est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes.

Déterminez les comptes d’imputation et les comptes analytiques éventuels (si le module analytique est disponible). Vous pouvez atteindre par la loupe les fenêtres de recherche de ces comptes.

Afin d’accélérer l’efficacité et la rapidité de votre encodage, Popsy peut vous proposer, par défaut, des comptes que vous aurez préalablement renseignés :

le compte général d’imputation dans la fiche de votre fournisseur, au niveau de l’onglet comptable, le compte analytique, si vous employez la comptabilité analytique, dans la fiche de votre compte

d’imputation au niveau de l’onglet signalétique.

Sélectionnez un code TVA correspondant à cette opération. Seuls les codes TVA dont le type de journal, le type de document et le régime TVA du fournisseur correspondent, apparaissent.

Ici aussi, vous pouvez accélérer l’allure de votre encodage en renseignant un code TVA par défaut dans l’onglet signalétique de votre compte d’imputation.

La création de nouveaux codes TVA est accessible dans le menu «Paramètres». Attention ce sont les codes TVA qui vont déterminer les montants des cases TVA de la déclaration. Veillez donc à utiliser les bons codes TVA afin de d'obtenir une déclaration correcte.

Le commentaire et le montant en devise que vous renseignerez apparaîtront dans l’historique du compte d’imputation. Ce commentaire peut être indiqué par défaut s’il a été au préalable renseigné dans la fiche du code TVA.

Sélectionnez le sens de l’écriture. Par défaut, c’est le sens de l’écriture renseigné dans la fiche du compte d’imputation qui est repris.

Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d’imputation).

Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté.

Validez votre ligne d’imputation pour retourner à la fenêtre principale d’encodage.

Une fois toutes les lignes d’imputation encodées, vous n’avez plus qu’à valider l’opération et abandonner la saisie des achats.

Si l’option «Encodage du total du document» est activée, la validation ne sera possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA corresponde avec le chiffre renseigné dans l’entête du document.

Si vous validez un document d’achat dont le total de la TVA, calculé par Popsy, diffère du montant TVA que vous avez fixé, deux solutions s’offrent à vous :

Le document possède : Résultat :

Une seule ligne d’imputation : La différence de TVA est passée automatiquement sur cette ligne

Plusieurs lignes d’imputation : Popsy vous propose une nouvelle fenêtre.

Corrigez vous-même les montants TVA d’une ou plusieurs lignes d’imputation ou, double-cliquez sur la ligne à modifier et, la correction s’effectuera automatiquement

Les écrans précis de Popsy et la disposition des boutons accélèrent considérablement la vitesse d’encodage de ces lignes d’imputation. Profitez-en au maximum !

Modèles : Si vous recevez régulièrement des factures d’un même fournisseur pour un même montant, vous pouvez utiliser une facture précédente comme modèle. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton « Modèles… » et POPSY vous proposera toutes les factures que vous aurez déjà

encodées. La sélection d’une de ces factures reprend tous les paramètres de la facture. Tous ces paramètres sont bien sur modifiables. Imaginons par exemple que la facture ci-dessus soit identique le mois suivant, il suffira de cliquer sur le bouton « Modèles… » et la fenêtre suivante apparaît :

Vous pouvez classer les factures selon le journal, le numéro de facture, la période, le commentaire, l’échéance, le montant, la devise et le numéro de pièce. Comme toutes les listes de POPSY, cet ordre est modifiable au moyen d’un « clic » droit de la souris sur une des lignes.

Une fois la ligne sélectionnée, Popsy vous propose alors une nouvelle facture, remplie avec tous les paramètres de celle que vous avez choisie

Optimisez votre travail en employant les touches de raccourci.

Exemple d’encodage d’achat avec TVA non-déductible à 50%

Encodage de l’achat avec un code TVA non déductible

Détail de l’écriture dans le journal d’achat :

Encodage d’une facture d’honoraires

Etapes à suivre :

1. vérifier dans le menu « Outils » Options dans l’onglet Comptabilité si l’option Honoraires est cochée

2. vérifier dans la fiche du fournisseur qu’il est possible de lui encoder des honoraires

3. Sélectionner lors de l’encodage le type de facture « honoraires »

4. Vous pouvez éditer vos fiches 281.50 via le menu listes – Administration

Encodage d’une facture de TVA

Encodage d’une facture Intracommunautaire