Diffusion des archives confidentielles:entre transparence et secret49

pratiques des institutions. Les récentes législations sur les archives, l'accès à

l'information, l'information du public et la protection de la vie privée démontrent de cette volonté de clarté dans la gestion des institutions publiques. Ces dernières communiquent sur leurs activités et leurs archives sont généralement mises en valeur au moyen d'un site web. En souhaitant s'ouvrir à l'extérieur et être visible sur Internet, les Archives de l'OMS participent donc à ce mouvement de transparence.

La conceptualisation de leur site web a cependant nécessité de faire face et de répondre à certaines problématiques propres à l’institution : archives confidentielles, fonds non inventoriés, fonds sous embargo, etc. Or nous avons affaire au cas particulier d'une organisation internationale.

"Si les archives des organisations internationales jouissent d’une protection et d’une totale indépendance vis-à-vis des lois nationales, il est du devoir des archivistes internationaux de faire tout leur possible pour respecter les délais de communicabilité institués par les États membres dans leur droit national ainsi que par les autres organisations intergouvernementales." (Becci, 2001 : 9) En accord avec le Code de déontologie adopté par le Conseil international des archives, l’archiviste a en effet un rôle de conciliateur entre les droits des uns et les besoins des autres (Conseil International des Archives, en ligne). "Parmi ses devoirs se trouve celui d’influencer les législateurs de manière à empêcher les excès et à préserver les moyens qui lui permettent de jouer son rôle" (Couture, [et al.], 2003 : 378). Suivant ces principes, RAS a effectivement réglementé l'accès à ses archives en faisant preuve de souplesse. Nous ne sommes pas revenus sur ce règlement d'accès qui nous semblait parfaitement convenable.

Cependant, la réponse à la question "quels fonds présenter sur le site?" s'est révélée plus complexe que prévu. En effet, différentes possibilités s'offraient à nous, mais nous n'étions pas habilités à faire seuls ces choix. Nous pouvions donc tout au plus les influencer.

La première possibilité aurait été de présenter tous les fonds en indiquant pour chacun les restrictions d'accès. Cette option est la plus transparente, si l'on admet que "les chercheurs et les citoyens ont le droit de connaître l’existence de documents non communicables" (Ermisse, 1994 : 134). Nous aurions alors présenté l'intégralité de la liste des fonds (cf. Annexe 2) ainsi que les collections spéciales en renvoyant le chercheur au règlement d'accès. Or, lors de notre analyse préalable, nous avions décelé quelques réticences de la part de RAS à publier des informations concernant certains fonds confidentiels. Dans une optique de sensibilisation, nous avions accompagné une liste complète des fonds de commentaires utiles et aussi persuasifs

que possible et l'avions soumise au directeur de Infrastructure et logistique, dont dépend le service Records et Archives. C'était à ce dernier que revenait la décision finale quant aux fonds que l'on pourrait diffuser sur le site web. Selon ses décisions, et pour différentes raisons politiques et de confidentialité, les fonds ARC004, ARC005, ARC008, ARC009, ARC011, ARC013, ARC014, ARC015 et ARC016 ne seront pas mentionnés sur le site de RAS. Ne nous trouvant pas dans une position propre à contester des décisions prises par la hiérarchie, nous nous y sommes conformés.

L'autre possibilité qui s'offrait alors à nous était de ne présenter que les fonds auxquels les Archives donnent accès. Ces derniers sont ouverts au public et ne portent pas à controverse. Il s'agit des fonds ARC001, ARC002, ARC003, ARC006, ARC007, ARC010, ARC012, ARC017, ARC020, ARC022 et des collections spéciales. C'est cette option que nous avons retenue pour l'élaboration de notre site. L'ensemble des fonds présentés permet déjà au visiteur du site d'obtenir un bon aperçu de l'histoire et des activités de l'OMS. Puis, au fil du temps, il sera enrichi par les fonds dont les délais de confidentialité seront levés. Toutefois, il est toujours possible pour le chercheur qui motive expressément sa demande de consulter certains documents dont l'accès est normalement restreint. Les délais de confidentialité de certains fonds strictement fermés au public ne seront néanmoins jamais levés, sauf autorisation exceptionnellement accordée par les unités créatrices des fonds en question, cela en concordance avec le Règlement d'accès aux Archives de l'OMS (cf. 2.3.3.3).

Aussi sensibles, mais pour des raisons pratiques cette fois, nous avons présenté les collections spéciales (cf. 4.4.4.2). Celles-ci sont ouvertes au public, mais pas encore inventoriées. Or il est difficile pour un chercheur d'exploiter des documents d'archives s'il ne dispose pas d'instrument de recherche. Ces collections étant un atout promotionnel indéniable, RAS souhaitait les présenter sur son site, mais il devra remédier rapidement à l'absence d'inventaire.

Nous avons donc constaté que, malgré la volonté d'ouverture et nos efforts de sensibilisation, les Archives de l'OMS n'étaient pas encore en mesure de communiquer uniformément tous leurs fonds. L'option adoptée s'adapte à la situation de RAS, qui est encore dans une phase de structuration et de traitement des fonds. Il s'agissait d'un premier pas nécessaire, et l'on peut espérer qu'il y en aura d'autres pour arriver à une véritable transparence.

4.1.3 Bilinguisme

La dernière décision qui restait à prendre avant de se lancer dans la réalisation proprement dite du site concernait le choix des langues pour le site de RAS. L'OMS étant une organisation internationale présente dans le monde entier, son site web est disponible en six langues (arabe, anglais, chinois, espagnol, français et russe).

Cependant, il faut savoir que les services internes de traduction de l'OMS ne prennent pas forcément en charge les sites web des unités qui ne collaborent pas directement au niveau sanitaire avec les Bureaux régionaux. Par conséquent, RAS est autonome quant à la gestion de son site et il doit en assumer lui-même la traduction.

Pour le choix des langues, plusieurs paramètres entraient en jeux, l'idéal étant évidemment de publier le site dans les six langues de l'OMS. L'analyse des besoins des utilisateurs a révélé que les échanges avec ces derniers se font principalement en anglais et parfois en français. L'emplacement géographique du siège de l'OMS à Genève, où le français est une langue inévitable, devait aussi être considéré.

D'entente avec les mandants, nous nous sommes donc fixé comme but de publier le site web en bilingue français-anglais, et ce dès son lancement début novembre. Le site a donc été réalisé premièrement en français, puis courant octobre, un budget spécial a été délivré pour financer la traduction professionnelle des pages web en anglais par le service interne de l'OMS. Nous avons ensuite procédé au "clonage" des pages web déjà réalisées en français pour élaborer leur pendant en anglais. Au vu du temps qui nous était alloué, cette publication bilingue constituait déjà une valeur ajoutée certaine.

Cependant, afin d'assurer une égalité de traitement pour tous, RAS devrait envisager d'ajouter dans le futur encore d'autres langues. Pour commencer, l'espagnol pourrait être envisagé comme troisième langue du site, un collaborateur hispanophone de RAS étant à même d'assurer la traduction ainsi que la maintenance du site dans cette langue.