La diffusion des archives : revue et synthèse de la littérature

La littérature concernant la diffusion des archives est relativement peu fournie. En effet, ce sujet est abordé dans deux ouvrages de référence francophones en matière d'archivistique (Couture, Rousseau, 1983 et Couture, [et al.], 2003), ainsi que dans quelques articles de revues professionnelles (Archives, Archivum, Arbido) et ouvrages spécifiques (Ermisse, 1994 et Cohen, 1997). Les professionnels sont unanimes sur un certain nombre de considérations générales à propos de la diffusion des archives. La synthèse ci-dessous en expose les principaux éléments.

3.2.1.1 La diffusion comme fonction archivistique

La diffusion est à la fois une fonction archivistique et une mission pour les services d’Archives ; fonction archivistique car elle est l’aboutissement des activités de création

et/ou d’acquisition, d’évaluation, de classification, de description et de préservation ; mission car "la diffusion de l’information que contiennent les archives est parmi les finalités les plus importantes de l’archivistique" (Couture, [et al.], 2003 : 22). En effet, elle peut se définir comme étant

"l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre et/ou de rendre accessible une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à

leurs besoins spécifiques." (ibid. : 22)

Les notions de communication et de promotion sous-jacentes à cette définition démontrent la tendance actuelle allant vers l’ouverture et la transparence des archives (Laurent, 2003 : 13). On observe véritablement une "mutation de la pratique vers des priorités axées sur la diffusion, sur la promotion de nos interventions et sur l’accroissement de l’accès à la connaissance et au savoir" (Aubin, 1999-2000 : 11). De plus, il est à souligner que

"la diffusion assure aux centres d'archives une renommée grâce à laquelle ils peuvent justifier les ressources qui leur sont attribuées et prétendre au développement des archives dont ils ont la garde ainsi qu'au développement des services qu'ils offrent." (Couture, [et al.], 2003 : 386)

3.2.1.2 Apports d'une politique de diffusion

Occupant donc aujourd’hui une position stratégique au sein du système de gestion des archives, la diffusion se doit d’être intégrée à l’appareil normatif et administratif du service d’Archives. En effet, l’établissement d’une politique de diffusion permet de formaliser les différents aspects liés aux activités de diffusion d’un service d’Archives.

La politique de diffusion peut comprendre

"une identification des clientèles desservies par le centre d’archives, en relation avec son mandat ou celui de son organisme-parrain ; une description des documents dont le centre d’archives a la garde (en relation avec la politique d’acquisition) ; la protection de la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels, le "droit de savoir" des citoyens ; l’égalité d’accès pour les différentes clientèles ; les restrictions imposées par les cédants des archives ; les services offerts à la clientèle et pour les différents types de recherche (en salle, par courrier, etc.) ; une explication de la grille tarifaire, si elle existe ; la réglementation de la consultation des documents (application des mesures de conservation, horaire et calendrier des salles, équipement, enregistrement des chercheurs, protection contre le vol, commande et remise de documents, etc.) ; la réglementation de la reproduction et de l’utilisation des documents ou de l’information (politique de citation, procédés de reproduction, utilisations possibles, droits d’auteur, protection de l’image, tarifs, etc.) ; le prêt de

documents ; l’évaluation des instruments de recherche (niveau et qualité de description) ; l’encadrement législatif ou réglementaire." (op cit., 413-414) Les spécialistes du domaine voient donc figurer dans la politique de diffusion les fonds et la réglementation de l’accès (le "quoi"), le public cible (le "pour qui") ainsi que les moyens et outils d’accès aux fonds (le "comment").

3.2.1.3 Les moyens de diffusion

S’appuyant sur différents moyens, il existe deux ordres de diffusion des archives : la diffusion par les archives et la diffusion par les archivistes (Couture, Rousseau, 1983 : 257).

La diffusion par les archives inclut notamment :

• la mise à disposition des archives,

• la mise à disposition d'instruments de recherche et d'informations générales,

• la publication (sur tous supports),

• l’exposition de documents d’archives, d’instruments de recherche et d’informations générales.

Tandis que la diffusion par les archivistes comprend :

• la réglementation de l'accès, de la consultation, de la reproduction,

• la gestion des chercheurs (le service de référence, la consultation),

• la participation à des activités culturelles ou de formation,

• l'entretien des relations publiques.

Le contact entre les archivistes et les chercheurs se fait de manière directe ou à distance, par téléphone, courrier ou Internet (Cohen, 1997 : 6). La diffusion par Internet,

"assimilable à une publication, permet de pallier la pénurie des ressources qui limite les possibilités de publication d’instruments de recherche ou de guides du chercheur tout en favorisant un accès à distance, une mise à jour régulière à des coûts, à moyen terme tout au moins, plus faibles. Le contenu de ces sites est à la croisée du contenu du guide du chercheur, du dépliant et de l’état général des fonds. Il informe souvent sur les dernières acquisitions du centre d’Archives. Il peut aussi donner accès aux instruments de recherche spécifiques des fonds ou collections et même aux documents numérisés (unités de description complètes ou spécimens). Parfois, il rend aussi disponibles les normes, procédures et règles suivies par le centre d’Archives dans le cours de ses activités." (Couture, [et al.], 2003 : 397)

Un site Internet permet donc de regrouper en un lieu d’accès unique tous les moyens de diffusion précédemment cités, et par là même d’informer le chercheur de manière inédite.

Tous ces moyens de diffusion disponibles pour le chercheur renforcent le rôle de médiateur de l’archiviste. La relation entre l’archiviste et le chercheur est un échange, et la "mission d’information n’est pas à négliger. C’est à l’archiviste qu’il incombe souvent de traduire la demande en termes d’archives" (Favier, 2000 : 192). En proposant un nouveau moyen d’accès à leurs utilisateurs, les services d’Archives doivent aussi se donner les moyens de répondre à la demande : salle de consultation adéquate, procédure de réquisition des documents, copies, indication des droits et devoirs de chacun, etc. (Couture, [et al.], 2003 : 400).

"L’enjeu [de la diffusion] est de faire en sorte que la mémoire soit diffusée de façon à susciter l’intérêt et la curiosité et augmenter le nombre de personnes qui s’y intéressent : il faut adapter, modifier, créer, innover sans nécessairement

vulgariser." (Aubin, 1999-2000 : 13)

Les activités liées à la diffusion touchent donc à la fois la stratégie, la législation, la gestion des chercheurs et la communication des documents. Intégrée à un système de gestion des archives cohérent, la diffusion est un bon moyen d’obtenir visibilité et notoriété, et ainsi de justifier les ressources allouées au service auprès des décideurs.

En définitive, et sur la base des informations recueillies dans la littérature, la diffusion des archives apparaît comme un aboutissement, une finalité des autres fonctions archivistiques. Elle est donc à intégrer au système de gestion du service d’Archives.

C’est pourquoi nous avons établi une stratégie de diffusion pour RAS en nous basant sur les informations recueillies sur le service et l'appareil normatif existant. Celle-ci a permis de placer le site de RAS au cœur d’un dispositif de diffusion clair et intégré à la stratégie générale du service.