Description

« L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis »

(Conseil International des Archives 2000, p. 7). « Le catalogage est à la bibliothéconomie ce que la description est à

l’archivistique » (Gagnon-Arguin 2012, p. 110).

Si l’on analyse les zones de description bibliographique, on s’aperçoit que celles-ci ne peuvent s’appliquer totalement à la description de documents d’archives. En effet, la description bibliographique vise à décrire une pièce, en l’occurrence un document, tandis que la description archivistique se concentre sur des ensembles de pièces. Parce que les pratiques professionnelles diffèrent entre bibliothèques et Archives, il est important de savoir comment ces dernières procèdent pour décrire les fonds qu’elles conservent. Les documents d’archives en bibliothèques posent en effet le problème de leur signalement auprès du public. Le travail de Sanjuan (2002), s’est justement penché sur la question du signalement des documents d’archives en bibliothèque et la solution offerte par l’encodage des inventaires avec le standard EAD101. L’avantage de ce format est qu’il reflète l’organisation par niveaux, c’est-à-dire l’imbrication des différents composants et sous-composants entre eux (ce qui pallie notamment un manque du format MARC).

La description représente une unité archivistique déterminée et donne une définition précise et intelligible du contenu. Cette opération est complémentaire de l'étape du classement et vise à l'élaboration des instruments de recherche (Juge, Clerembaux 2012). Puisque la structure de la description dépend du classement choisi, chaque niveau de la description correspond à une rubrique du plan de classement. La description assure l'identification des documents et des regroupements entre eux. La standardisation des descriptions grâce aux normes internationales est essentielle. La pratique en matière de description des fonds et des collections d’archives a connu une évolution importante avec l’emploi d’outils informatiques pour la description, la

101 Ce mémoire d’étude est disponible à l’adresse : http://www.enssib.fr/bibliotheque- numerique/documents/1016-le-signalement-des-documents-d-archives-en-bibliotheques.pdf (consulté le 21 février 2014).

présentation et la diffusion des instruments de recherche. Dans ce courant d’informatisation de la description, s’inscrit l’apparition en 1994 de la première norme internationale de description archivistique : la norme ISAD(G). Parce que la notion centrale en matière d’archives est le fonds d’archives, la description archivistique cherche à traduire cette approche organique, par le biais d’ISAD(G) et sa retranscription dans un format ouvert, le langage de balisage XML* (Vatican 2011), permettant une collaboration et un partage de compétences entre les institutions. Mais également, comme tout format ouvert, une indépendance vis-à-vis de l’infrastructure informatique. Développé par le W3C, XML est donc un langage de description et d’échange de documents structurés. Il permet de définir des balises servant à encoder des documents électroniques en format texte.

«

(Guide des bonnes pratiques 2014).

Cette structuration ne définit pas le contenu et les règles de la description archivistique pour renseigner les différents éléments. EAD doit être utilisée en application des normes de description de contenu auxquelles elle fait référence, en particulier de la

Norme générale et internationale de description archivistique, ISAD(G) (Guide des

bonnes pratiques 2014).

La norme EAD s’applique donc dans un langage de balisage pérenne et ouvert. La structure imbriquée des données XML/EAD se prête bien à la structure hiérarchique des niveaux de description d’un fonds d’archives. Par ailleurs, la norme EAD intègre aussi des éléments de description provenant d’autres normes comme MARC21 et UNIMARC.

ISAD(G) et EAD, sont à l’heure actuelle des normes stables, capables d’évolution et indépendantes des fournisseurs commerciaux. Largement employée et reconnue par les archivistes, ISAD(G) garantit tout d’abord le principe de provenance (le fonds étant l’unité de base de la description) et ne se contente pas de décrire simplement les documents qui composent le fonds mais constitue la description combinée de trois catégories d’objets (Conne 2008) :

 les unités documentaires (le fonds et ses composants) ;

 la structure hiérarchique du fonds d’archives, du général au particulier ;

La norme est exercée sur deux axes. Horizontalement, elle décrit toute unité documentaire séparément. Verticalement, elle met en forme des liens hiérarchiques entre les descriptions. Pour refléter la structure organique du fonds, la norme énonce les règles suivantes :

Tableau 1 : Règles de description selon ISAD(G)

Règle 1 La description procède du général au particulier du fonds à ses subdivisions.

Règle 2 Les informations sont appropriées au niveau décrit.

Règle 3 Chaque description est liée à celle de l’unité immédiatement supérieure et le niveau de description* est identifié.

Règle 4 Les informations ne sont pas répétées dans les niveaux inférieurs.

(Conne 2008, p. 29) ISAD(G) comporte 26 éléments descriptifs qui permettent de décrire n’importe quelle unité archivistique. Ces éléments sont répartis en sept zones (identification, contexte, contenu, conditions d'accès, sources complémentaires*, notes, contrôle de la description). Ce type de description spécifique à l’univers des archives, est appelé « description hiérarchique à plusieurs niveaux ». La dernière version d’ISAD(G) date de 1999. Les normes de description des Archives sont donc bien plus récentes que celles de catalogage des bibliothèques. Des bibliothèques peuvent s’intéresser à la description archivistique lorsqu’elles possèdent des fonds d’archives ou qu’elles éprouvent des difficultés à rendre compte d’ensembles de documents dans une description « à plat » comme c’est le cas avec un SIGB (Vatican 2011).

Figure 6 : Schéma des niveaux de classement d'un fonds d'archives selon la

norme ISAD(G)

(Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale 2012, p. 3) Le Canada a très tôt développé des normes nationales pour permettre le catalogage des documents d’archives, sources d’information uniques, en vue de leur diffusion pour répondre aux besoins de la recherche. C’est ainsi qu’en 1990 est parue la première édition des Règles de description des documents d’archives (RDDA). Une version révisée existe depuis 2008. C’est d’après les RDDA qu’ISAD(G) a pu être développé. Les RDDA considèrent également le fonds comme étant la base de la description des documents d’archives. Ces règles sont formulées sur la base de principes fondamentaux, en voici quelques-uns (Gagnon-Arguin 2012) :

 La description répond aux besoins de la recherche

 La description à différents niveaux s’appuie sur des règles communes  Le respect des fonds est le fondement du classement et de la

description archivistique

 Le créateur du fonds est obligatoirement décrit

 La description est le reflet du classement : du général au particulier et indication de la relation entre les différents niveaux

L’adoption des RDDA en tant que norme et l’utilisation de bases de données pour entrer les descriptions des fonds d’archives ont contribué à l’abandon progressif des instruments de recherche traditionnels (sur support papier).

Aux Etats-Unis, il existe également des règles pour la description des archives (privées ou non) et des collections de manuscrits. Celles-ci répondent au nom de « DACS :

Describing Archives: A Content Standard », dont la deuxième édition a été adoptée par la SAA en 2013 et constitue la mise en œuvre américaine des standards internationaux de description de documents d’archives et de leurs créateurs. Ces règles peuvent s’appliquer à tous types et supports d’archives, à tous les niveaux de description (Society of American Archivists 2013).

« DACS facilitates consistent, appropriate, and self-explanatory description of archival materials and creators of archival materials. This new edition reflects the growing convergence among archival, museum, and library standards; aligns DACS with the descriptive standards developed and supported by the International Council on Archives; and provides guidance on the creation of archival authority records. DACS can be applied to all types of material at all levels of description, and the rules are designed for use by any type of descriptive output, including MARC 21, Encoded Archival Description (EAD), and Encoded Archival Context (EAC) »(Society of American Archivists 2014, en ligne).

En Suisse, l’AAS a rédigé des directives pour l’application de la norme ISAD(G)102. Ces règles nationales sont fondées sur la normalisation internationale pour la description des documents d’archives et prennent en compte les particularités du paysage archivistique suisse et des usages en cours, selon l’état de l’art en termes de description archivistique (description à plusieurs niveaux du général au particulier, pour décrire le contexte de création et le contenu des fonds en appliquant le principe de respect des fonds). Chaque institution doit y voir un document de référence à adapter en fonction de ses spécificités (Tögel, Borelli, Groupe de travail Normes et Standards de l’Association suisse des archivistes 2009).

En France, il existe une recommandation, élaborée par le groupe de travail AFNOR «

Description bibliographique des manuscrits modernes et contemporains ». Celle-ci est

relative à la description des manuscrits modernes et contemporains en bibliothèque, intitulée DeMArch103. L’élaboration de cette recommandation s’est inspirée de la norme DACS et s’est référée à d’autres normes, telles les RDDA. Destinée en premier lieu aux bibliothèques, DeMArch peut aussi s’appliquer à d’autres institutions patrimoniales publiques ou privées comme les musées (Agence française de normalisation 2010). Le but est d’harmoniser les pratiques, en considérant les spécificités des fonds conservés dans les bibliothèques, en vue d’informatiser les catalogues de manuscrits (un Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque a notamment été créé104). Un de ces

102 Ces directives sont consultables à l’adresse :

http://www.vsa-aas.org/fileadmin/user_upload/texte/ag_n_und_s/Richtlinien_ISAD_G_VSA_f.p df (consulté le 21 février 2014).

103 La norme est consultable à l’adresse :

http://www.bnf.fr/fr/professionnels/normes_catalogage/a.ead_demarch.html 104http://bonnespratiques-ead.net/guide/intro/autres-normes (consulté le 21 février

catalogues en ligne est Calames105. Celui-ci recense des archives et manuscrits de différentes bibliothèques françaises. La BnF prévoit par ailleurs des ressources et des formations autour de l’informatisation de la description des archives et des collections de manuscrits en bibliothèques106.