Définitions

Il tout à fait normale dans l'étude d'un concept de se pencher sur les différentes définitions établies jusqu’alors. Dans le cas des systèmes d'information on s'aperçoit qu’il en existe une grande variété de définition témoin du caractère nouveau, lié à la dimension technologique du concept mais aussi par rapport aux évolutions remarquables des outils et les possibilités qu'ils offrent (le web 2.0, la mobilité, les objets connectés…).

Nous nous limiterons à en citer quelque unes où notamment nous essayerons de mettre en évidence l'évolution des pensées à des intervalles relativement très courts. En effet Reix et al. (2011) définissent le système d'information comme « un ensemble

organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d'acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous forme de données, textes, images, son…) dans et entre des organisations ». Cette définition a le mérite de mettre l’accent

sur les quatre principaux rôles joués par le SI et sur les ressources déployées, elle intègre par ailleurs la notion de l’utilisateur pour définir un SI (la notion de SI relative à la notion d'utilisateur de Reix 2011, cf.1.3.2).

Il est admis que le SI aide l'utilisateur à formuler une représentation (notion de représentation cf.1.2.1.1) et que le SI ne peut le faire sans l'acteur, donc le véritable générateur de l'information est le système interface-acteur. La définition de Reix et Rowe, amendée suite à une discussion avec Jean-Louis Le Moigne en 2002, résulte de cette vision à savoir : « un système d'information est un système d'acteurs sociaux qui

mémorise et transforme des représentations via des technologies de l'information et des modes opératoires. » Ils perçoivent le SI comme un outil technologique également

composé d’éléments sociaux.

Quelque temps auparavant Frantz Rowe (2002), présente le système d’information comme un dispositif qui donne une signification à des données ou des échanges

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interpersonnels à travers des systèmes informatiques ou à travers des systèmes humains seulement. Le système informatique peut être aussi défini comme un système qui utilise les technologies de l’information pour saisir, transmettre, retrouver, manipuler ou afficher l’information utilisée dans un ou plusieurs processus de gestion. Cette définition cherche à englober l'ensemble des éléments et dispositifs en relation avec le SI dans sa conception classique et informatisée.

Kéfi et Kalika (2004) proposent une définition basée sur leur vision dans laquelle la dimension technologique est une composante indispensable des systèmes d’information et que ceux-ci dépasse aussi bien dans leur portée que dans leur rôle les outils technologiques sur lesquels ils se basent. Nous rappelons à ce propos que nous avons distinctement fait le choix de considérer les SI dans leur dimension technologique. « Un système d’information est un ensemble de processus formels de saisie, de

traitement, de stockage et de communication, basés sur des outils technologiques, qui fournissent un support aux processus transactionnels et décisionnels, ainsi qu’au processus de communication actionnés par des acteurs organisationnels, individus ou groupe d’individus, dans une ou dans plusieurs organisations » (Kéfi et Kalika 2004,

p.23).

Les auteurs mettent l’accent explicitement sur le fait que les SI sont un concept plus large que celui des technologies de l’information, ils comportent en outre la composante technologique fournie par les technologies de l’information, des aspects non technologiques liés notamment aux actions et interactions entre les acteurs organisationnels utilisant les SI dans l’accomplissement de leurs tâches (l’analyse d’Orlikowski 1992). L’autre aspect que nous considérons comme important à déterminer dans notre cadre d’analyse et qui est clairement décrit dans cette définition est la restriction du raisonnement aux aspects formels des SI, par opposition aux aspects informels et ce par souci de rigueur dans l’analyse. Néanmoins l’aspect informel des SI ne manque pas d’intérêt selon Boutigny (2014) dans les notions de l’entreprise 2.0 et de

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RSE1. Il estime que le développement des plateformes d’échange (espace collaboratif) entre professionnels quelque que soit leur compétence constitue un référentiel d’expertise inestimable et une source primordiale de veille.

Laudon et Laudon (2013) s'intéressent à l'aspect technique des SI, leur définition reprend les quatre fonctions des SI « un SI est un ensemble de composantes inter-reliées

qui recueillent (récupèrent) de l'information, la traitent, la stockent et la diffusent afin d'aider à la prise de décision, à la coordination et au contrôle au sein d'une organisation »

Cette définition semble classique n'apportant rien de nouveau par rapport aux précédentes notamment du fait qu'elle met l'accent sur les fonctions principales des SI (la collecte, le traitement, le stockage et la diffusion de l'information) largement évoquées par des auteurs du début des années 2000. En réalité, cette définition englobe et le côté technique et le côté managériale des SI ce qui démontre le caractère pluridimensionnel ou pluridisciplinaire du concept.

- Par son côté technique cette définition tente de démontrer que les composantes

inter-reliées peuvent être physiques tel que les interfaces de saisie (ordinateurs,

tablettes…) ou les capteurs (comme les dispositifs de mesure de la température et de l'hygrométrie dans une cave d'affinage du fromage par exemple). Ces composantes peuvent aussi être des logiciels qui collectent des données à partir d'autres logiciels qui à leur tour les fournissent à d'autres logiciels selon le principe de "la relativité des informations et des données" (voir les définitions de l'information)

- Le côté managériale est représenté dans cette définition par le rôle de tout SI à savoir, l'aide à la prise de décision qu'elle soit opérationnelle ou stratégique, la coordination et l'harmonisation des actions de l'organisation pour l'atteinte des

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ORGANISATION

objectifs et en fin le contrôle, indispensable dans toutes les fonctions de l'organisation.

En général les définitions du SI sont soit de type organique répondant aux questions : Qu’est-ce que c’est ? De quoi s’est fait ?, soit de type fonctionnel, répondant aux questions : qu’est-ce que cela fait ? Pourquoi ?

Nous pouvant synthétiser le rôle d'un SI dans la production de l'information dans une organisation en trois activités principales : l'entrée, le traitement et la sortie (figure 03).

Fig. 03. Fonctions d'un système d'information1

1 Source : Laudon et Laudon (2013, p.23)

Entrée

Traitement

Sortie

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 L'entrée : est le processus au cours duquel les données brutes sont fournies au système en provenance de l’organisation ou de son environnement. Comme explicité précédemment, ce qui constitue une "entrée ou input" pour un système peut être le résultat une "sortie ou output" d’un autre système.  Le traitement : est le processus qui transforme ces données brutes pour leur

donner un sens.

 La sortie est le processus de diffusion de l’information traitée aux utilisateurs qui en ont besoin.

Ces trois activités peuvent être enchaînées en quelques secondes en temps réel. Par exemple : les informations liées au niveau des stocks de matières premières dans une entreprise et leurs prix dans le marché, le traitement en temps réel de ses données déclenche le moment opportun l'opération d'achat.

Un autre exemple de l'enchainement des activités de manière synchrone du SI et en temps réel est représenté par le processus de production dans une entreprise. Ce processus est constitué de fonctions de base : l'approvisionnement, le stockage, la production et la vente. En effet une entrée (de données) est déclenchée par la réception de la composante "A" (matière première) dans une usine de fabrication de produit "P" dont la production nécessite d'autres composantes "B" et "C" disponibles en stock. Le traitement de ces données (quantité réceptionnée de "A", quantité disponible de "B" et "C" et autres) permet l'envoi du signal de déclanchement du processus de fabrication reçu par le chef d'atelier, ainsi que l'opération de réception des commandes des clients au niveau du responsable des ventes.

Le SI réalise aussi de manière asynchrone (en temps différé) des opérations et des traitements généralement à des fin d'analyse et de projection (scénarios). Un SI se fonde également sur la rétroaction, c’est-à-dire sur le processus de transmission des informations de sortie aux utilisateurs appropriés pour les aider à évaluer l’étape antérieure et à y intervenir de nouveau si besoin pour des mise à jour par exemple.

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