Uma vez que este relatório auxilia o nosso estágio no GES no âmbito do mestrado em AE, numa vertente de estudo sobre a necessidade de fomentar a importância para ingressar no ensino superior, consideramos pertinente conhecer as diversas áreas de intervenção do GES. Neste sentido identificam-se as seguintes:
Atividades: 1.Avaliação de Aptidões.
2.Pré-requisitos.
3.Candidaturas de Acesso ao Ensino Superior. 4.Candidaturas aos Apoios do governo regional. 5.Equivalências de habilitações Estrangeiras.
Processos de suporte: 6.Recursos humanos.
7.Aquisição.
8.Sistemas de Informação.
Quadro 5 - Atividades prestadas no GES e respetivos processos de suporte, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
Nos quadros seguintes vemos para cada ponto das áreas de intervenção, quais os passos que são realizados pelos diversos profissionais do GES:
1. Avaliação da aptidão e a orientação dos estudantes da Região para a frequência do ensino superior
1- Marcação da entrevista (Área de Avaliação de Aptidões). 2- Entrevista (Área de Avaliação de Aptidões).
3-Aplicação de testes (Área de Avaliação de Aptidões).
4- Tratamento e análise de resultados (Área de Avaliação de Aptidões). 5- Emissão de relatório (Área de Avaliação de Aptidões).
6- Nova entrevista para comunicação de resultados e esclarecimentos de dúvidas (Área de Avaliação de Aptidões).
7- Arquivo dos Relatórios (Área de Avaliação de Aptidões).
Quadro 6 - Processo de avaliação de aptidões dos candidatos ao ensino superior, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
2. Organização e coordenação, na Região, de ações respeitantes ao acesso ao ensino superior
1- Reunião de lançamento da atividade (Diretor do GES).
2- Divulgação na internet, nas Escolas e nos órgãos de Comunicação Social (Diretor do GES). 3- Realização de parceria com o IPP e o GCDE para a realização dos pré requisitos C na Região (Diretor do GES).
4- Inscrição e distribuição de formulários no GES (Áreas de estudantes).
5- Levantamento do nº de inscrições ao pré requisito grupo C e receção de documentação (Áreas de estudantes).
6- Introdução dos dados dos candidatos através do sistema online no portal do IPP (Chefe de divisão).
7- Preenchimento do mapa de candidatos com indicação das provas desportivas coletivas a realizar (Áreas de estudantes).
8- Reunião com o GCDE para calendarização das provas (Dirigentes). 9- Receção da pauta com os resultados das provas (Dirigentes).
10- Introdução dos resultados dos candidatos através do sistema online no portal do IPP (Chefe de divisão).
11- Envio da pauta por correio eletrónico para o IPP (Dirigentes).
12- Receção da pauta homologada pelo IPP e respetivos certificados (Dirigentes).
13- Comunicação da receção dos certificados e entrega aos candidatos (Áreas de estudantes). Quadro 7: Processo dos pré-requisitos fixados por alguns estabelecimentos de ensino para
3. Organização e coordenação, na Região, de ações respeitantes ao acesso ao ensino superior
1- Divulgação através da internet, escolas e órgãos de comunicação social (Diretor do GES). 2- Pedido e validação da senha para as candidaturas online (Áreas de estudantes).
3- Elaboração e divulgação do calendário por ordem alfabética para a apresentação das candidaturas (Diretor o GES).
4- Marcação das candidaturas no Porto Santo com a escola secundária local (Diretor do GES). 5- Reunião para lançamento do processo (Diretor do GES).
6- Realização das candidaturas online 1ª fase (Áreas de estudantes). 7- Envio de documentação para a DGES (Dirigentes).
8- Arquivo dos processos de candidatura (Coordenadora Especialista).
9 -Receção e arquivo das pautas dos candidatos (Diretor do GES e Assistente Técnica). 10- Realização das candidaturas online 2ª fase (Áreas de estudantes).
11- Arquivo dos processos de candidatura online 2ª fase (Coordenadora Especialista). 12- Realização das candidaturas online 3ª fase (Áreas de estudantes).
13- Arquivo dos processos das candidaturas online 3ª fase (Coordenadora Especialista). Quadro 8 - Processo do concurso nacional de acesso ao ensino superior público,
adaptado do plano de atividades do GES (2014).
4. Organização e coordenação do serviço de concessão de apoios financeiros aos estudantes do ensino superior oriundos da Região
1- Previsão Orçamental para o ano seguinte (Dirigentes).
2- Convocatória de reunião parra lançamento do processo (Diretor do GES).
3- Elaboração de calendário e divulgação do concurso no site, internet e no GES (Diretor do GES).
4- Receção, análise, cálculo da capitação e parecer das candidaturas (Áreas de estudantes). 5- Despacho e comunicação dos resultados. Se o resultado for indeferido passa à atividade (Diretor do GES e área administrativa).
6 - Autorização dos pagamentos (Diretor do GES). 7- Arquivo dos processos (Área Administrativa).
8- Receção de Reclamações e reanálise do processo (Dirigentes do GES).
9- Despacho e comunicações dos resultados referentes às reclamações. Caso o processo seja indeferido passa à atividade (Diretor do GES).
10- Autorização de pagamentos (Diretor do GES). 11- Arquivo (Área Administrativa).
Quadro 9 - Processo do concurso aos Apoios do Governo Regional para a frequência do ensino superior, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
5. Apoio aos emigrantes e seus familiares nos processos de equivalência e equiparação de habilitações estrangeiras de nível superior
1- Entrevista com o “cliente” (Áreas de estudantes).
2- Contacto por email/telefone com a Instituição de ensino superior, com conhecimento ao “cliente” (Áreas de estudantes).
3- Receção da documentação original e cópias no GES (Áreas de estudantes). 4- Autenticação das cópias (Assistente Operacional).
5- Preparação do processo para envio ao estabelecimento de ensino (Áreas de estudantes). 6- Contacto com o candidato sobre o resultado do pedido, 6 meses depois (Áreas de estudantes). 7- Arquivo do processo (Áreas de estudantes).
8- Atualização da tabela de equivalências (Áreas de estudantes).
Quadro 10 - Processos de equivalências de habilitações estrangeiras de nível superior, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
6. Aplica-se a toda a atividade do Gabinete e à gestão dos recursos humanos 1- Necessidade de recrutar recursos humanos? Se não, passar à atividade 5 (Diretor do GES). 2- Informação ao Diretor Regional de educação da necessidade de recrutamento (Diretor do GES).
3- Autorização do Diretor Regional. Se não, passar à atividade 5 (Diretor do GES). 4- Acolhimento e integração dos novos colaboradores (Dirigentes).
5- Identificação das necessidades de formação (Dirigentes).
6- Aprovação das necessidades. Se não, passar à atividade 9 (Diretor do GES). 7- Articulação com o plano de formação da DRE e DRAPL (Dirigentes).
8- Relatório da ação de formação e entrega da cópia do certificado (Formandos). 9- Avaliação de desempenho (Dirigentes).
10- Avaliação da satisfação dos colaboradores através do preenchimento de um inquérito (Diretor do GES).
11- Análise de resultados dos questionários (Dirigentes).
Quadro 11 - Efetuar a gestão dos recursos humanos, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
7. Aplica-se à gestão das aquisições
1- Identificação da necessidade de compra do bem/serviço (Diretor do GES). 2- Solicitação/ Consulta de preços (Dirigentes).
3- Preenchimento do impresso referente à Aquisição (ajuste direto simples) (Dirigentes).
4- Autorização da despesa e cabimento. Envio da requisição ao fornecedor; Se NÃO, o processo fica anulado (Diretor Regional de Educação).
5- Compra para expedição (DRE). 6- Receção do produto/serviço (GES). 7- Confirmação do material/serviço (GES). 8- Receção da fatura para pagamento (DRE). 9- Arquivo da documentação (GES).
Quadro 12 - Descrição do modo de se proceder às aquisições por ajuste direto do GES, adaptado do plano de atividades do GES (2014).
8. Aplica-se à gestão do sistema de informação 1- Pasta de legislação partilhada na rede do GES (Diretor do GES).
2- Atualização à pasta de legislação sempre que ocorram alterações (Diretor do GES e Área de estudantes).
3- Registo da correspondência recebida (Assistente Técnica).
4- Informação solicitada via emails organizada em pastas no Outlook por temas (Área de estudantes).
5- Atualização das pastas (Área de estudantes).
Quadro 13 - Processos de recolha e divulgação de legislação, registo de entradas e gestão do correio eletrónico, adaptado do plano de atividades do GES (2014).