collective liée au chantier
4.3. CRTI-weB, le service logiciel « Documents »
4.3.1. L’identification des pratiques métier liées à l’échange de documents
Nous avons ensuite procédé au développement d’un deuxième outil correspondant au second axe de recherche du projet Buid-IT destiné à mener une réflexion sur l’outillage de l’échange de documents au cours de l’opération de construction (voir section 4.1). Comme pour le premier développement, ce projet s’inscrit dans une approche d’ « open-innovation » (Kubicki et al. 2008b) où :- Les spécifications sont établies par les utilisateurs finaux qui formalisent leurs besoins au travers d’interviews et d’enquêtes.
- Ces spécifications font l’objet de validations régulières par les professionnels, notamment lors de groupes de travail.
Le constat, au terme d’une première phase d’analyse, est que les solutions existantes en matière de plate-forme d’échange de documents sont loin de satisfaire les professionnels qui perçoivent une utilité limitée et une certaine complexité dans les outils existants qui leur ont été donnés de manipuler.
L’appropriation d’une nouvelle technologie repose sur deux dimensions (Davis 1989) :
- L’ « utilité perçue » qui est définie comme « le degré auquel une personne croît qu’utiliser un système particulier améliorerait la performance de son travail ».
- La « facilité d’usage » perçue qui fait référence « au degré auquel une personne croît qu’utiliser un système particulier ne nécessite pas d’effort de sa part ».
Or , les études menées sur la perception des plateformes par les professionnels établissent que ces deux aspects constituent des freins à l’adoption de ces technologies. Les acteurs du secteur perçoivent au travers des plates-formes une certaine complexité (Björk 2002), ils souhaiteraient pouvoir bénéficier de solutions simples facilitant leur travail au quotidien (Forcada 2007). Par ailleurs, (Nitithamyong et al. 2004; Nitithamyong et al. 2007) mettent en évidence une utilité perçue relativement limitée. Si les professionnels jugent que les plates-formes ont un intérêt en terme de stratégie, de délai et de communication, ils ne constatent toutefois que peu
La proposition de deux services logiciels pour la coordination de l’activité de construction 156 de bénéfices en matière de coûts, d’amélioration de la qualité ou encore de gestion des risques. L’ensemble de ces aspects est cependant jugé essentiel pour les professionnels qui estiment qu’un système est performant quand il contribue à renforcer ces dimensions.
Outre la dimension technologique, il est apparu que l’appropriation de ces outils était par ailleurs freinée par la difficulté de structurer l’échange entre les acteurs du projet.
Aussi, nous avons commencé par définir les bonnes pratiques en matière d’échange de documents :
- [P1] Standardiser le nommage des documents (au Luxembourg, l’OAI104 a établi une convention de nommage qui est largement utilisée dans le secteur).
- [P2] Décrire et localiser les modifications qui sont effectuées sur une nouvelle version d’un document.
- [P3] Informer les personnes intéressées du dépôt d’un document sur la plateforme ou de sa modification.
- [P4] Transmettre et enregistrer les requêtes aux participants afin de structurer les échanges.
- [P5] Réagir et tracer les réactions relatives à un document.
- [P6] Maîtriser la visibilité d’un document pour les différents acteurs d’un projet en définissant des aires de partage.
- [P7] Superviser et gérer l’échange de documents.
4.3.2. Les services métier pour l’échange de documents
Les différentes pratiques identifiées ont ensuite été implémentées dans un outil sous forme de services métier. Le service logiciel d’échange de documents met en œuvre les services métier suivants (voir Figure 76) :
- Le service métier « Nommage des plans » supporte la bonne pratique P1. Il permet l’utilisation d’une convention de nommage. Il est défini dans le cadre de chaque projet et permet d’associer des méta-données à un document lorsque celui-ci est déposé sur la plateforme.
- Le service métier « Mise à jour de document » supporte la bonne pratique P2 et contribue à faciliter le suivi de la mise à jour d’un document particulier , en renseignant notamment les modifications effectuées.
- Le service métier « Notification » supporte la pratique P3. Il permet à l’utilisateur d’être informé par email du dépôt ou de la mise à jour d’un plan sur la plateforme. Par ailleurs, il informe son auteur de toute action réalisée sur le document (par ex. l’ajout d’une réaction).
- Le service métier « Actions » supporte la pratique P4. Il permet de tracer les interactions liées à un document. Lors du dépôt du document sur la plateforme, l’utilisateur a la possibilité d’y associer des actions (requêtes typées – (Malcurat 2002)). Il s’agit plus particulièrement de requêtes auxquelles nous associons des actions, telles
La proposition de deux services logiciels pour la coordination de l’activité de construction 157 que par exemple, une « demande de validation », une « demande de réaction » ou encore de requêtes qui informent sur le statut du document, telles que « diffusé pour information » ou « bon pour exécution ».
- Le service métier « Réactions » supporte la pratique P5. Il a pour objet de tracer les échanges qui ont lieu autour d’un document donné.
La proposition de deux services logiciels pour la coordination de l’activité de construction 158 - Le service métier « Zones » supporte la pratique P6. Il relève des zones de visibilité de
l’information selon lesquelles les intervenants peuvent, ou non, accéder au plan en fonction des droits qui sont les leurs (selon le rôle au sein du projet). Concrètement, il s’agit des aires suivantes : 1) l’aire MOE accessible à l’architecte et aux ingénieurs, 2) l’aire MOE/MOU qui étend la première à la maîtrise d’ouvrage, 3) l’aire PUBLIQUE qui élargit encore la zone accès aux entreprises de construction et à tout autre utilisateur.
- Le service métier « Tableau de bord des échanges » supporte la pratique P7. Il vise plus spécifiquement le rôle de coordination. Il permet d’obtenir plusieurs vues de synthèse sur les modifications, les réactions, les zones, les actions et les téléchargements. Plus précisément, en ce qui concerne les actions, la vue de coordination présente les diverses échéances et permet de relancer l’action d’un intervenant qui tarderait à effectuer l’action qui lui incombe sur le document.
Tout comme pour le Service logiciel « Compte-rendu », les développements de ce prototype s’inscrivent dans une Architecture Orientée Service (SOA) assurant la description du contexte de coopération.
Une extension de ce deuxième développement porte sur l’amélioration des pratiques de gestion interne des documents au sein d’un organisme. Ces pratiques concernent à la fois les procédures internes de production, validation ou diffusion de documents (tels que les plans, cahier des charges, bordereaux, etc.) et les tâches de dépôt ou récupération de fichiers dans le cas de l’utilisation d’une plateforme documentaire partagée au sein d’un projet.
Des groupes de travail et des interviews ciblés nous ont permis d'identifier les services métier qui permettraient d'améliorer les pratiques internes de production (suivi des modifications effectuées sur les différents indices de plans, stockage centralisé, actions entre collaborateurs), par exemple dans la mise en place d'une démarche qualité au sein de l'entreprise.
Par ailleurs, nous avons également défini des services métiers dont le but est de faciliter les pratiques collectives d'échanges de documents (voir ci-dessus), notamment en assistant la synchronisation des documents produits en interne avec une plateforme documentaire de projet. À ce stade, nous avons développé un prototype de « client interne » (toujours en cours de développement), utilisable au sein d’un organisme (serveur centralisé), et proposant les services métier suivants :
- « Gestion et synchronisation de documents » : suivi des indices, support d’une convention de nommage interne, publication vers une plateforme externe et récupération depuis celle-ci, et gestion d’envois multiples de documents par liste d’attente.
- « Suivi des modifications » : gestion de liste de modifications sur les plans et gestion des relations entre plans (plans composés de références externes).
- « Actions internes » : gestion des demandes de production (demande de modification, demande de validation), actions à réaliser sur un plan reçu d’un partenaire du projet, actions à réaliser pour une diffusion de plan.
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