Capacité Fonctionnelle

L’évaluation de SIGFiP en matière de capacité fonctionnelle se fonde sur trois critères : 1. couverture fonctionnelle ;

2. présentation de l’information ; 3. normes et conformités financières.

5.1.1.1. Couverture Fonctionnelle

SIGFiP est une application modulaire, qui couvre une large part des fonctionnalités essentielles nécessaires dans un système d’information de gestion des dépenses publiques.

Ainsi trois des quatre phases d’exécution des dépenses publiques sont particulièrement respectées :

ƒ l’engagement préalable, qui consiste ici à émettre un engagement informatisé, numéroté dans une série continue, chaque ordonnateur devant avoir sa série personnelle ;

ƒ la liquidation, qui consiste à constater le service fait ou la livraison du bien commandé et à certifier le montant de la créance publique ;

ƒ l’ordonnancement, qui se concrétise par un mandat de paiement informatisé.

La quatrième phase n’est que couverte partiellement : SIGFIP va jusqu’à l’édition des titres de règlement mais ne peut renseigner sur la date de paiement effectif de la dépense (seule information lui échappant dans la chaîne).

SIGFiP gère également les procédures exceptionnelles d’exécution des dépenses de l’Etat : procédure d’exécution des dépenses par ordres de paiement.

De même, les procédures d’exécution des dépenses sur dons projets et emprunts projets financés sur ressources extérieures sont prises en compte.

SIGFiP permet la saisie et la centralisation des opérations du niveau déconcentré au niveau central.

Il permet de disposer, à tout moment d’une situation exhaustive d’exécution du budget de l’Etat. SIGFiP permet l’édition à tout moment de la situation exacte de l’engagement.

Des états comparant les prévisions budgétaires aux engagements, liquidations et ordonnancements, peuvent donc être produits à tout moment et selon tous les niveaux de détail permis par les classifications budgétaires.

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

Il permet d’établir très rapidement les éléments des dépenses (uniquement) du Tableau des Opérations Financières de l’Etat (TOFE).

Actuellement, toutes les opérations (depuis la demande d’engagement jusqu’à l’ordonnancement) sont enregistrées dans SIGFiP.

Toutes les administrations centrales et institutions sont connectées au SIGFiP. L’extension du réseau aux administrations déconcentrées est finalisée. Les gestionnaires de crédits, les ordonnateurs délégués et les contrôleurs financiers enregistrent, vérifient, valident et éditent les documents relatifs à l’exécution de la dépense directement à partir du système.

L’intervention de chaque acteur est limitée à son domaine de compétence. Les règles et procédures de contrôle sont établies en fonction des applicatifs SIGFIP.

Par contre, SIGFiP n’intègre pas :

ƒ la quatrième phase d’exécution des dépenses publiques dans son entièreté ;

ƒ un module d’élaboration du Budget proposant les fonctionnalités suivantes :

o préparation budgétaire ministérielle qui permet dans un premier temps aux ministères de saisir leurs besoins de financement pour l’exercice N+1 et une fois les besoins des ministères saisis, de consolider puis analyser et valider l’ensemble des demandes ; o préparation des documents pour le Parlement en permettant l’élaboration du projet de

Loi de Finances ;

o initialisation des systèmes de gestion de la dépense en vue de l’exécution budgétaire après le vote parlementaire ;

Avec cette possibilité, chaque acteur intervenant serait astreint à un délai obligatoire pour les tâches qui lui incombent ; ce qui pourrait limiter le délai maximum de traitement d’un dossier.

SIGFiP ne permet pas non plus de prendre en compte les prévisions mensuelles des engagements et des mandatements par catégories de dépenses pour l’exécution du budget.

Cette procédure devrait pouvoir servir à l’amélioration de la prévision des dépenses.

Dans la chaîne des dépenses publiques, la DCF exerce un contrôle a priori portant sur la régularité budgétaire, juridique et financière des opérations de dépenses du Budget Général de l’Etat, des Budgets annexes et des Budgets des établissements publics ; SIGFiP n’intègre pas complètement les processus d’approbation du Contrôle Financier de façon à permettre au Contrôleur Financier ou ses Délégués de rendre compte de leurs activités.

Le système ne comporte pas certains applicatifs visant à faciliter des contrôles tels que sur les prix (introduction dans le système de la mercuriale, ou calcul automatique de prix moyens), sur le fractionnement des engagements (affichage automatique des engagements similaires sur les mêmes lignes budgétaires) ; ou sur les délais de liquidation ou ordonnancement (éditions périodiques d’états de mandats engagés et non ordonnancés après des délais normaux).

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

salariales exécutées sans engagement ou ordonnancement préalable.

Les utilisateurs que nous avons consultés pour cette évaluation ont apprécié diversement le SIGFiP. Ils se sont exprimés dans les termes suivants : «c’est un bon dispositif mais mal fait », « la présentation des états est plus ou moins satisfaisante », « c’est l’un des rares systèmes les plus performants », « SIGFiP facilite le contrôle », « c’est un système fantastique », « le système ne marche pas du tout », « c’est un bon système, mais en ce qui concerne les chargements de crédit, ils ne se font pas à temps ».

5.1.1.2. Présentation de l’Information

L’évaluation attribuée aux capacités de présentation de l’information de SIGFiP repose sur trois domaines :

1. les possibilités de modification de rapports automatiques prédéfinis et de création de nouveaux rapports, ainsi que d’exportation des données ;

2. l’exactitude de l’information présentée ; 3. la mise en page et la pertinence des rapports.

Les rapports standards proposés couvrent la plupart des informations requises pour la présentation de l’information.

SIGFiP comprend une grande variété de rapports standards très intéressants. Cette qualité témoigne de l’expérience de l’équipe de développement en finance publique. SIGFiP est livré avec une liste complète de rapports prédéfinis.

La fonction de présentation de l’information du produit SIGFiP est assurée par une fonction interne de présentation de l’information et non par un éditeur de rapports séparé.

Les rapports standard sont très faciles à imprimer, en quelques clics, à condition de disposer de l’autorisation requise. Ils peuvent être visualisés à l’écran. Les rapports existants présentent des variables souples : par période, par structure, par nature de dépense.

Des rapports ne peuvent pas être créés par l’utilisateur. Cette fonction combinée avec la possibilité d’une part de s’appuyer sur une grande variété de requêtes personnalisées dans la base de données et d’autre part de sauvegarder les modèles de rapports ainsi créés comme rapports personnalisés peut s’avérer utile. De même, les rapports automatiques prédéfinis ne peuvent absolument pas être modifiés, et ne peuvent être imprimés que ponctuellement, un par un, et non par lots. Lorsqu’un rapport est généré par le système, une version électronique ne peut facilement pas être sauvegardée par l’utilisateur en format PDF, Texte ou Excel pour être réutilisée. Cependant, les formats de rapport peuvent être reconfigurés par l’équipe SIGFiP à la demande des utilisateurs désirant un format spécifique.

Des utilisateurs consultés dans le cadre de cet audit ont rencontré des problèmes d’édition et ont déclaré que :

ƒ lors d’une impression, il se plante ;

Rapport – Décembre 2008 ProGenia

ƒ il y a des moments où le papier sort vierge ;

ƒ pour tirer des états qui contiennent le salaire du personnel, il faut aller vers eux (Équipe SIGFiP).

5.1.1.3. Normes et Conformités Financières

SIGFiP devrait est configuré pour répondre aux besoins de conformité de l’UEMOA. En fonction de la complexité des besoins spécifiques, des rapports prédéfinis peuvent être ajoutés dans le système pour satisfaire aux obligations du Bénin. C’est notamment le cas des ratios des indicateurs PEFA (répartition, par ministère ou institution, des dépenses hors dette et projets sur financements extérieurs).